现代企业制度下如何做好办公室工作.doc

.现代企业制度下如何做好办公室工作 集团办公室 宋富强就企业的办公室职能而言，同国家机关单位的办公室相比职能有很大的区别。尤其是现代企业制度下办公室的职能更是趋于全面化、多能化。传统的功能可以概括为“三办”，即办事、办会、办文。对工作人员的要求仅限于“三勤”，即腿勤、手勤、眼勤。随着现代化企业制度的逐步建立，办公室的工作性质和内容也随之发生改变。在此种形式下，现代企业办公室工作的特点与重点、方向与方法是值得深入探讨的问题，也是企业办公室能否适应形式，找准位置、主动工作、发挥职能、优质服务的关键所在。结合现在企业所处市场经济环境以及现代企业经营的竞争性、效益性等特征，综合分析现代企业办公室所从事的工作，现代企业办公室工作具有如下特点： 事务性。随着企业竞争的战略化，现代企业领导的工作重心已有过去的事务处理转变为企业发展战略决策。作为企业办公室，理所当然地要帮助领导处理好企业的具体事务。同企业其他工作部门相比，现代企业办公室的事务处理具有范围广、内容杂、重复多的特点。 服务性。现代企业办公室所从事的活动是一种服务活动，其总任务是为企业领导提供综合服务，辅助领导完成管理职能。当然，现代企业办公室在做会务、公关交际等工作时，客观上服务于整个企业。 公关性。现代企业办公室以公共关系有着天然的联系，企业办公室工作中即渗透着公共关系的因素，又包含着部分公共关系工作。公共关系从本质上讲，是一种企业形象，塑造的艺术，而企业办公室工作中的公共交际、对内对外宣传、办公室环境整理、文件处理等工作都设计到企业形象问题。因此现在企业办公室必须具有公关意识，并掌握相应的公关技能。 专业性。企业都分属于各行各业，所有制不同，隶属关系不同，规模大小不同，这些都决定企业办公室工作的专业性特点。例如，股份制企业办公室就一定要熟悉公司法，知晓资本运作方式与技巧，并能起草公司章程，员工守则等一系列，维护公司正常健康运转的体系文件。现代企业办公室若不能快速掌握所服务企业的行业和专业知识，是无法协助领导做好管理工作的。 商务经营性。随着市场经济体制的推行，现代企业必须以管理效益、经营稳健性为原则，企业的各项活动都必须围绕这个原则目标开展。因此，面对庞杂繁多的事务，现代企业办公室必须采用办公自动化提高办公效率；商场如战场，知晓企业大量秘密的办公室，必须高度保护企业的商业秘密；针对经济一体化，竞争全球化的现实，现代企业办公室人员必须适应企业的国际化大趋势，掌握相关的经济、贸易、法律知识。综合考虑新形势下，现代企业办公室工作的以上五个特点，要做好现代企业办公室工作应该重视以下四个层面的问题。1 转变观点，适应新的形势现代企业办公室工作，要适应企业管理现代化的需要必须树立以下5种观念： 战略观念。现代企业的生产和经营，是社会主义物质文明和精神文明建设的组成部分。企业办公室在协助领导制定和作出决策时应高瞻远瞩，从提高整个社会的经济效益和企业的长远利益考虑，克服短期行为，也就是要有战略观念。 市场观念。在企业走向市场的过程中，企业办公室必须意识到市场的地位和作用，要增强开拓进取精神，大胆探索、深入研究企业在进入市场后遇到的新情况、新矛盾、新问题、掌握市场的发展趋势，为企业领导的科学决策提供高质量、有价值的资料，真正当好企业领导的参谋助手。 竞争观念。在竞争中发挥本企业的优势，扬长避短，提高产品质量，提高管理水平，提高市场竞争能力。当然，在竞争中，不能损人利己，以劣充优，牟取不正当利益。企业办公室在树立竞争观念时，既要想到本企业又要想到客户和国家的利益。 效益观念。作为直接为领导服务的企业办公室，其市场经济意识和经济效益观念的强弱，对领导决策和企业经营战略有很大的影响。企业办公室的一切工作都应以提高企业的经济效益为出发点，无论是办文、办会、办事，都要突出企业的经济效益。 服务观念。为客户服务，是社会主义企业生产经营的宗旨。企业办公室在工作中会碰到与客户直接或间接沟通的一些问题，办公室必须树立牢固的服务观念，采取热情诚恳，细致耐心的态度，把各项服务工作做好。2 当好助手，明确工作重点现代企业办公室工作内容极为繁杂，范围极为广泛。总的说来，现代企业办公室所从事的工作主要有如下12项：公文处理、领导日程管理、会务组织工作、公关交际、信息服务、档案工作、对内对外宣传、值班工作、办公环境整理、印信事务、领导日常生活照顾、特命事项。但现代企业办公室要想发挥更大的作用，就必须依据市场经济的可观规律，规范运作程序，明确工作重点。 适应市场经济需要，开展信息收集工作做好信息工作是现代企业办公室工作的一项主要的职责，这对于促进企业领导决策的科学化、民族化，推进企业的各项工作有着重要的意义。现代企业正处于市场经济逐步完善的环境之中，要想利于不败之地，就需要不断地研究市场，开拓市场，需要不断的促进企业的现代化管理。而现代化企业管理的重要内涵，就是对信息的收集、处理、决策。因此，企业办公室要及时准确地收集各种信息，只有掌握了大量准确的信息，才能对企业的生产、经营、调控起到有效的作用。信息反馈工作要强化中心意识，围绕企业的生产、经营和发展，由被动服务转到主动服务上来。也就是说，企业办公室应注意收集与企业经营活动有关的各种信息，这主要来自两个方面：企业内部信息和企业外部信息。内部信息是指生产经营中质量、销售计划、客户情况、资金投向、成本费用、设备管理等。这些信息为企业组织合理生产活动，提供了必要的依据，既有利于决策的科学化又有利于调动企业人员的积极性还有利于及时解决企业内部存在的问题。外部信息是指国家的经济政策、区域经济发展战略、经济结构、产业结构、企业面临的市场情况、原材料供应情况、国内外竞争对手情况和市场需求变化及其发展趋势等。企业办公室要改变传统的工作方法，运用科学知识，技术手段对所收集的信息进行整理归纳，把高质量的信息提供给领导作为科学决策的依据。随着社会主义市场经济体制的建立和发展，企业办公室为领导提供新、实、准的全方位信息，并协助领导进行管理已成为必要。现代企业办公室辅助决策的职能显得越来越重要，现代企业办公室工作也逐渐转向以辅助领导决策为重点。 适应转换机制需要，重视企业战略研究企业发展战略是关于对企业前途命运的思考，以及通过思考提出主动引导企业适应未来变化的新思路。随着经济全球化、信息化的势在必行，企业的战略研究也日益收到人们重视，并在经济发展中起到重要作用。我国国有企业的升华改革，是为适应世界经济的新变化，以建立现代企业制度为目标。企业办公室承担企业发展战略的管理工作，应该学习和掌握企业战略研究与管理方法，包括战略目标的分析、战略的选择、战略的实施等，面向企业未来发展，从战略高度，为企业作出科学的定位，发动企业员工重视和参与战略研究工作。 适应市场竞争需要，强化公共关系工作在市场经济条件下，每一个企业都要作为独立的利益主体，投身于竞争的海洋，企业要靠自身的力量战胜对手，就必须对自身的机制进行改革，使之适应市场竞争的要求。企业的内部机构改革，必然引起企业职工、干部的震动。如果企业内部的职工、干部有情绪，企业自身机制的改造必定有阻力。因此，在消除内部阻力、加强企业内部的凝聚力和向心力、形成团结向上的企业精神方面，企业办公室是可以协助领导做好工作的。企业办公室可以通过企业内部信息沟通工作让企业职工全面了解企业内情：可以把职工的思想动态、需要、愿望反应给领导；可以协助工会等组织开展丰富多彩的活动，培养职工的归属感，增强企业的凝聚力。另外任何一个企业都是社会经济活动的基本单元，都同社会有着密切的经济联系。企业要生存、要发展，就必须开展外部公关工作，创造一个良好的外部社会小环境。 发挥企业整体效能，切实加强协调工作为充分发挥企业的整体效能，办公室必须加强协调工作，促使企业内外各方面的高效有机运转。企业办公室因其枢纽地位，可以协调企业内部上下之间的关系、企业与地方之间关系、企业职能部门之间的关系、以及领导成员之间关系；尤其要协助领导及有关部门处理好企业与客户之间、企业与社区之间、企业与政府之间的关系。协调工作是办公室代表企业进行的，它必须为本企业领导和本部门树立良好的形象。所以协调工作应坚持调查研究、实事求是的原则，这是协调工作的基础；要讲究协调的方式、方法和艺术，以平等为前提，注意身份，既要慎用指令性语言，也不能做无原则的调和与让步；既要讲原则性又要灵活多变；要树立全局意识，以同制异，求同存异，才能最终达到目的；要注意协调的实效性，从而达到事半功倍的效果。3 掌握主动积极参与实践企业办公室作为企业领导参谋部门，没有决策权，但又要协助领导作出正确决策，这就需要办公室人员很自然的参加到企业的管理工作中去，要精通各项业务，逐渐成为工作中的内行，积极参与各项生产经营活动，通过实践掌握第一手材料，为领导决策提供服务。企业办公室参与实践的主要办法有：一是参与企业的管理活动。企业管理是一项涉及面广操作复杂的系统工程，它包括计划、财务、物资、组织、劳资、技术、设备、生产八大管理体系。办公室人员的参与旨在加强管理堵漏洞，使企业朝着高效益、低消耗的方向发展。二是配合销售部门走向市场。做好市场战略研究，预测未来市场消费走向，以适时调整产品结构，并将这些信息及时、准确、快捷地反映给领导。企业生产经营的健康、快速发展离不开科技进步。现代企业办公室人员要经常了解企业在科技公关过程中遇到的困难、问题以及进展情况，实事求是向领导汇报。4 推行工作自动化体制办公室工作具有工作面宽，机动性高的特点,所以必须建立工作自动化体制 建立以提供决策依据为主体的参谋系统。现代企业办公室必须围绕企业的中心工作即发展经济、不断提高经济效益这个中心，开拓高层次服务领域，为领导提供经营决策系统依据，实现现代企业最佳经济效益。因此，企业办公室要依据提出发现问题确定目标分析问题制定方案综合评价优选方案决策实施决策反馈的自动化体系。 建立以计算机软件管理为主体的决策保证系统。计算机是现代化企业办公自动化主要手段，企业办公室要发挥计算机信息库的作用，把计算机管理与应用作为提供领导决策依据的主要职能之一。 建立以管理为中心的制约调节系统。加强管理提高经济效益是企业永恒的主题。办公室要会同有关部门制定各项管理制度，贯彻落实党和国家的政策和法规，学习和推广同行业或其他行业先进的管理经验，联系企业实际研究管理中的薄弱环节，提出改进意见，定期检查企业年度方针目标的实施情况，协调解决承担的问题，协助财务部门搞好成本核算和经济活动分析，强化成本控制真正起到制约与调节作用，向精细化管理要效益。 建立以督办为主体的办文办事办会系统。企业办公室在搞好日常工作的同时，要把着眼点放在加强督办工作上，对会议决议、政策法规、工作部署和领导平时布置的工作、批示的问题，及时