Word 111教程.doc

第一讲：新建Word文档启动Word 2003应用程序后，Word自动创建一个名称为“文档1”的空白文档。如果要创建新的文档，可以使用下面三种方法：方法一：按Ctrl+N快捷键方法二：单击“常用”工具栏的“新建空白文档”按钮方法三：执行“文件”“新建”，启动并使用“新建文档”任务窗格如果使用前两种方法，Word 2003将基于通用模板创建新的空白文档;使用方法三，有比较多的文档类型可以选择。在任务窗格中，可以新建“空白文档”、“XML文档”、“网页”和“电子邮件”，也可以根据原有文档或模板创建新文档。1.根据现有文档创建文档可以创建一个和原始文档内容完全一致的新文档，具体步骤如下：(1)执行“文件”“新建”，打开“新建文档”任务窗格。(2)单击“新建”标题下的“根据现有文档”，打开“根据现有文档新建”对话框。(3)在对话框中定位到所要参照的原始文档所在的文件夹。(4)选择新建文档所基于的文档。(5)单击“创建”按钮。2. 使用模板创建新文档(1)执行“文件”“新建”，打开“新建文档”任务窗格。(2)在“模板”标题下有“本机上的模板”，单击可以打开“模板”对话框，可以根据需要单击打开“常用”、“报告”、“备忘录”等9种选项卡选择模板。(3)选择一种具体的模板类型，单击“确定”按钮(或直接双击所需模板的图标)，即可以新建此类文档或有向导指示有关文档的具体设置。如果不能满足要求，还可以选用“Office Online模板”或“网站上的模板”。在“最近所用模板”列出了最近使用过的模板类型，直接单击就可以根据该模板创建新文档。第二讲：打开文档Word可以打开的文档类型比较多，包括Word文档、文本文件、Web页、RTF格式文档等等。启动Word应用程序后，单击“常用”工具栏上的“打开”按钮，或执行“文件”菜单中的“打开”命令，即会出现“打开”对话框。如果知道文档的存储的具体位置和名称(包括主文件名和扩展名)，可以直接在“文件名”文本框中输入文档的完整路径。然后单击“打开”按钮即可打开文档。另外一种方法就是沿目录进行查找。过程如下:1.打开“文件类型”下拉列表，选择要打开的文件类型。2.打开“查找范围”下拉列表框，选择文档所在驱动器和文件夹。在中间的文件及文件夹列表框中显示出当前文件夹下的文件夹名和指定类型的文件名。3.选中要打开的文档，单击“打开”按钮，或直接双击即可打开文档。提示:选取同一文件夹中的多个文档，可以将它们一次性的同时打开。如果是最近使用过的文档，还可以单击“打开”对话框左侧的“我最近的文档”按钮，在文件夹列表框中选择此文档的快捷方式，单击“打开”按钮，或直接双击即可打开文档。第三讲：以只读方式打开文档以只读方式打开文档，可以避免改变当前文档的内容。在处理一些重要文档的时候非常有用。具体步骤如下:1. 执行“文件打开”，弹出打开对话框。2. 在文件和文件夹列表框中选定要打开的文档。3. 单击“打开”按钮右侧的下拉按钮，从下拉菜单中选择“以只读方式打开”命令。注意:以只读方式打开某文档后，该文档窗口标题栏的文档名右侧将添加“只读”字样。此时文档不能以原文件名进行保存，这样可以达到保护原文档的作用。要保存对其的修改，可以换名存盘。第四讲：管理最近使用文档列表要打开最近使用过的Word文档，还可以通过单击“文件”菜单下部的文档列表(或在打开“文件”菜单的情况下直接输入文档前的数字编号)来实现。为防止某些重要文档资料泄露，我们也可以删除这个列表，方法如下:执行“工具选项”，打开“常规”选项卡，在常规选项中将“列出最近所用文件”项前的“”去掉。注意:1. 如果想在以后显示打开最近文档的记录，可以勾选此项，还可以设置要显示的文档信息数目，默认为4个，最多可以显示最近所使用的9个Word文档。2. 使用此列表打开文档还有另外一种方法:打开“文件”菜单，然后直接输入要打开文档前的编号。第五讲：制作稿纸我们已经知道了根据模板可以新建不同类型的文档，在Word中有一类叫作“模板向导”，它将一个具体任务分解成一个个步骤，引导使用者操作或进行设置，下面就以Word的稿纸向导为例看看它们的使用方法。执行“文件新建报告”，双击“稿纸向导”，在打开的“稿纸向导”对话框单击“下一步”按钮依次进行设置。1. 页面设置。有三个选项:B5纸、A4纸、B4纸。2. 网格设置。有两种不同类型的稿纸布局:20x20 和 20x15。每页总格数将显示在右下角。3. 选择网格线的种类。一般都选择第一种“网格”。4. 选择页号位置。如果选择“右下角”，每页总格数将不再显示。如果添加附注，将出现在页面左下角。5. 单击“完成”按钮即按照设置显示出稿纸。第六讲：打开文档的副本打开文档的副本是指在打开某一文档时，原文档保持不变并生成一个副本。用户将对副本进行操作，从而起到保护原文档的作用。具体步骤如下:1. 执行“文件打开”，弹出“打开”对话框。2. 在文件和文件夹列表框中选定要打开的文档。3. 单击“打开”按钮右侧的下拉按钮，从下拉菜单中选择“以副本方式打开”命令。以只读方式打开某文档后，该文档窗口标题栏的原文档名左侧将添加“副本(1)属于”字样。提示:如果想对某一文档(以下称之为目标文档)编辑修改并重命名，还可以采用另一种方法“根据现有文档新建”文档。步骤:1. 执行“文件新建.”，在“新建文档”任务窗格中，在“新建”下方，单击“根据现有文档.”。2. 在打开的“根据现有文档新建”对话框中定位到目标文档所在的文件夹并选择新建文档所基于的文档。3. 单击“创建”。Word将创建新文档，文件名为“文档”，完全采用目标文档的格式，可以把它看作是一个尚未存盘的目标文档的副本。第七讲：打开FTP服务器上的文档在连入Internet(或局域网)的情况下，使用Word可以直接打开FTP服务器上的某个文档，用户不必将文档下载到本地磁盘，只需要登录到这台服务器就可以打开相应的文档。在打开FTP服务器文档之前，用户可以按以下步骤将FTP服务器的地址添加到FTP站点列表中。1.选择“文件”菜单中的“打开.”命令，将弹出“打开”对话框，在“查找范围”中选择“添加/更改FTP位置”，打开“添加/更改FTP位置”对话框。2.在“FTP站点名称”文本框中输入FTP地址。如果登录该FTP站点不需要输入用户名，选择“匿名”选项;如果必须输入用户名，则需选择“用户”选项，然后在右侧文本框键入一个用于登录FTP服务器的用户名。在“密码”框中可以指定登录此站点所用的密码，如果不需要密码可以将此框留空。3.设置完毕后单击“添加”按钮将此地址加入FTP站点列表中。如果要修改FTP站点的用户名或密码，可以在列表框中选择该站点，然后在相应的位置进行修改，最后单击“更改”按钮。4.单击“确定”按钮关闭“添加/更改FTP位置”对话框。“打开”对话框中将显示出添加或更改后的FTP站点列表。选择相应的FTP站点，Word自动与远程服务器连接，并在列表框中列出该服务器的目录结构，用户可以在其中选择并打开某一文档。提示:用户也可以在“打开”对话框的“文件名”框中输入FTP地址来寻找或直接打开某一文档。第八讲：打开互联网上的文档在连入Internet的情况下，用户还可以打开位于Internet网上的文档，步骤如下:1.单击“打开”按钮，弹出“打开”对话框。2.在“文件名”框中输入要打开文档的网络地址，此地址必须包括文档名。3.单击“打开”按钮，Word将连接Web服务器，然后以“只读”的方式打开该文档。第九讲：更改文档打开的默认文件夹启动Word 2003，执行“文件”“打开.”，默认情况下，弹出的“打开”对话框中显示的是“我的文档”文件夹内容。如果用户需要经常使用另外一个文件夹存放常用的Word文档，可以通过更改此项设置，更方便地对Word文档进行管理和操作。步骤如下:1.依次执行“工具”、“选项.”，打开“选项”对话框，切换到“文件位置”选项卡。2.在“文件类型”列表框中选择“文档”，单击“修改.”按钮(或直接双击此项)，打开“修改位置”对话框。3.在“查找范围”框中选择用于存放常用Word文档的文件夹，单击“确定”按钮。4.关闭“选项”对话框。默认的打开工作文件夹位置已更改完毕。注意:1.此项设置对“另存为”操作的默认工作文件夹设置同样有效。2.如果在使用Word过程中打开了其他位置的文档或将文档保存到其他位置，执行“打开.”(或“另存为.”)操作，“打开”(或“另存为.”)对话框显示的是Word最近所使用的打开或保存到的文件夹。第十讲：搜索文档之基本搜索 时间一长，用户可能会忘记某个文档的存放位置，这时可以使用Word 2003的搜索功能。1.选择“文件”菜单的“搜索.”命令，打开“基本文件搜索”任务窗格。2.在“搜索文本”框中输入字词，只要它们出现在文档的正文或属性中，都将显示出包含这些字词的文件。3.在“搜索范围”下拉框指定一个搜索位置，可以指定一个具体的磁盘或文件夹，也可以在整个硬盘中查找。4.在“搜索文件类型”下拉框中，指定要查找的文件类型。5.单击“搜索”按钮，Word即开始查找符合条件的文档并显示文档名。注意:1.在设定搜索文本时可以使用通配符“*”和“?”，“*”代表一个或多个字符的任意组合;“?”代表任意一个字符。在“搜索文本”框中输入较多的词汇(用空格分隔)，可以更加准确地筛选出要寻找的文档。2.如果将“搜索文本”留空，将在指定位置搜索出所有符合条件的文档并显示出来。3.将鼠标指针置于显示出的文档名称上，右侧会显示一个下拉按钮，单击按钮打开下拉菜单，可以进行多种针对此文档的操作，本动画演示了把文档路径复制粘贴到文档中的全过程。4.执行“文件”、“打开.”，在弹出的“打开”对话框中单击“工具”按钮，选择“查找.”命令，可以打开“文件搜索”对话框，其使用方法和“基本文件搜索”任务窗格基本一致。第十一讲：搜索文档之高级搜索如果用户知道文档的某些更详细的资料(属性)，可以使用高级文件搜索，这样能精确地找到符合条件的文件。步骤如下:1.选择“文件”菜单的“搜索.”命令，打开“基本文件搜索”任务窗格，单击“请参阅”下的“高级文件搜索”，切换到“高级文件搜索”任务窗格。2.在“属性”下拉列表框中选择文档的某个属性;在“值”文本框中输入一个能与此属性的真实值进行比较的确定值;在“条件”下拉列表框中选择比较的方式。设置完毕后单击“添加”按钮将此条件加入下面的列表框中。还可以继续设置条件，选择“与”或“或”指定条件之间的关系，“与”表示必须同时满足这些条件，“或”表示只需满足其中的一个条件。如本例选择了“文件名”、“作者”两个属性，设定和“文件名”属性真实值比较的值为“FTP”，设定和“作者”属性真实值比较的值为“张三”，分别设定比较条件为“包含”。它们的关系是“与”，也就是搜索的文档必须同时满足两个条件:“文件名包含FTP”、“作者”包含“张三”。3.在“搜索范围”下拉框指定一个搜索位置，可以指定一个具体的磁盘或文件夹，也可以在整个硬盘中查找。4.在“搜索文件类型”下拉框中，指定要查找的文件类型。5.单击“搜索”按钮，Word即开始查找符合条件的文档并显示文档名。提示:1.条件是在高级搜索中对文件属性值设置的限制，从而使其更加明确。每一种属性类型都有一组相关条件。2.执行“文件”、“打开.”，在弹出的“打开”对话框中单击“工具”按钮，选择“查找.”命令，可以打开“文件搜索”对话框，切换到“高级”选项卡，其搜索文件的方法和“高级文件搜索”任务窗格中基本一致。第十二讲：添加、删除文档的个人信息在保存文件之前，可以添加文档的个人信息，步骤如下：1.执行“文件”“属性”，在弹出的属性对话框中切换到“摘要”选项卡，填写相关的个人信息。2.单击“确定”关闭对话框。分发文件时，为了避免个人信息透漏给他人，可以通过以下步骤删除个人信息。1.执行“工具”“选项.”，打开“选项”对话框，切换到“安全性”选项卡，勾选“隐私选项”下的“保存时从文件属性中删除个人信息”项。2.单击“确定”退出对话框。3.执行“文件”“保存”，将自动去除个人信息并保存文档。如果要保留原文档，可以另存为一个副本再进行分发。本例动画中添加了三个属性：标题、作者、单位，执行上述操作后，有关个人信息的“作者”、“单位”在文档保存后被自动去除了。当然也可以打开“属性”对话框，直接删除相关信息后再保存保存文档。提示：1.为了方便对文档文件的处理(例如查找某个文档)，应该尽可能完整地填写文档的“属性”对话框。2.除了文档属性外，文档中可能包含用户不希望与他人共享的信息，如那些被指定为“隐藏”的信息，那些允许您与他人协作共同编写文档的信息。如果要删除这些内容，可以使用Office 2003/XP 加载项：删除隐藏数据，下列类型的数据将被自动删除：(1)批注。(2)以前的作者和编辑者。(3)用户名。(4)个人摘要信息。(5)修订标记。该工具接受文档中的所有修订。因此，文档内容将对应于“审阅”工具栏上的“显示标记的最终状态”视图。(6)已删除的文字。自动删除此数据。(7)版本。(8)VB 宏。模块中的说明和注释将被删除。(9)用于标识文档、以便将更改重新合并到原始文档中的 ID 号码。(10)传送名单。(11)电子邮件头。(12)方案备注。(13)唯一标识符(仅限于 Office 97 文档)但是，在“属性”对话框的“自定义”选项卡中的设置不能按此方法删除，只能手动删除。第十三讲：保存文档的版本变化Word可以记录文档的各个版本，并且将它们保存在同一个文件中。方法如下：执行“文件”“版本.”，在弹出的对话框单击“现在保存.”按钮(注意：如果要在关闭文档时自动保存版本，勾选“现在保存.”后的复选框即可)，在打开的“保存版本”对话框中添加备注以供识别，最后单击“确定”，如果本文档是首次保存，则出现“另存为”对话框，可以对文档命名并存盘。提示：如果需要打开文档的某一历史版本，可以进行如下操作：执行“文件”“版本.”，在弹出的对话框中选择一个要打开的版本，然后单击“打开”按钮。1.将文档另存为网页时，文档的版本信息会丢失，只保留保存前所打开版本的内容。2.如果要将文档的某个版本保存为独立的文件，可以执行以下操作：单击“文件”菜单中的“版本.”命令，选择要保存为独立文件的文档版本，单击“打开”按钮，单击“文件”菜单中的“另存为”命令，在“文件名”框中，输入一个名称，然后单击“保存”按钮。第十四讲：通过“我的位置”快速管理文档在“另存为”、“打开”等对话框的左侧，存在一个“我的位置”栏，使用此栏可以节省访问文件夹的时间，更容易地访问一些文件夹中的文件。在一个对话框中更新“我的位置”栏后，这些更改将应用于包含“我的位置”栏的其他对话框。默认情况下，“我的位置”栏包含指向“我最近的文档”、“桌面”、“我的文档”、“我的电脑”和“网上邻居”文件夹的快捷方式。用户可以向“我的位置”栏添加文件夹的快捷方式(最多256个)，但不能向“我的位置”栏添加文件的快捷方式。一、添加“我的位置”1.在“文件”菜单中，单击“另存为.”，打开“另存为”对话框。2.在“保存位置”列表中，单击要在“我的位置”栏中创建快捷方式的文件夹所在的驱动器、文件夹或Internet位置。3.如果是更下一级的文件夹，在对话框的中部单击选中要添加到“我的位置”栏的文件夹。4.打开“工具”菜单，单击“添加到我的位置”。快捷方式将添加到“我的位置”栏底部。二、从“我的位置”栏中删除快捷方式1.在“文件”菜单中，单击“另存为”，打开“另存为”对话框。2.在“我的位置”栏中，右键单击要删除的快捷方式，然后单击快捷菜单上的“删除”。提示:只能删除添加到“我的位置”栏的快捷方式，而不能删除默认快捷方式(例如“我的文档”)，除非对Microsoft Windows注册表进行编辑。三、重排“我的位置”栏上的快捷方式1.在“文件”菜单中，单击“另存为”，打开“另存为”对话框。2.在“我的位置”栏上，右键单击要移动的快捷方式，然后选择快捷菜单上的“上移”或“下移”。四、更改“我的位置”栏上的图标大小1.在“文件”菜单中，单击“另存为.”，打开“另存为”对话框。2.右键单击“我的位置”栏，然后单击快捷菜单上的“小图标”或“大图标”。 Word入门动画教程15：给文档设置密码 我们可以对Word文档设置打开权限密码和修改权限密码，这样，在打开或修改文档时，将分别弹出一个对话框要求提供密码，如果打开密码错误，将无法打开文档；如果修改密码错误，则只能浏览文档而无法修改。一、设置打开权限密码执行“文件”“另存为”，打开“另存为”对话框，单击“工具”按钮，在菜单中选择“安全措施选项”，在“安全性”对话框中，输入打开文档时的密码(还可以单击“高级”按钮，选择一种加密类型)，单击“确定”按钮，在弹出的“确认密码”对话框中再次输入以上密码。单击“确定”按钮返回“另存为”对话框，最后单击“保存”按钮。二、设置修改权限密码执行“文件”“另存为”，打开“另存为”对话框，单击“工具”按钮，在菜单中选择“安全措施选项”，在“安全性”对话框中，输入修改文档时的密码，单击“确定”按钮，在弹出的“确认密码”对话框中再次输入以上密码。单击“确定”按钮返回“另存为”对话框，最后单击“保存”按钮。提示:1.除了以上的方法外，在“工具”“选项.”“安全性”选项卡中同样可以设置文档的打开和修改权限密码。2.此外，在Word 2003中，还可以设置保护文档密码，可以保护部分文档内容不被修改，以后将给大家详细介绍。第十六讲：预览将要打开的文档打开文档前，用户可以先预览所选文档的内容。方法如下：1.单击常用工具栏的“打开”按钮，在“打开”对话框中定位到要打开文档所处的具体文件夹。2.选中目标文档。3.单击视图按钮右侧的下拉按钮，在菜单中选择“预览”，在对话框中部右侧将出现此文档的预览图，以此可以查看并判断是否为自己所要打开文档。提示:1.连续单击“打开”对话框中的“视图”按钮，中部的文件及文件夹显示区将按“缩略图”、“平铺”、“图标”、“列表”、“详细信息”、“属性”、“预览”顺序切换视图形式。2.在“打开”对话框中，无法对.txt、.xls等文件进行预览。第十七讲：设置文档自动保存时间使用Word 2003时会遇到突然停电或程序停止响应等情况。如果文档没有保存，可能会造成很大的损失。通过设置让Word文档每隔一定时间自动保存，可以让这类损失降低到最小限度。一、设置自动保存时间间隔1.单击Word 2003“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框的“保存”选项卡(也可以在“另存为”对话框的“工具”菜单里执行“保存选项.”命令打开)。2.选中“自动保存时间间隔”项。3.在右侧设置自动保存的时间间隔(范围：1-120分钟)。Word 2003将按所设置的时间间隔自动生成文档的恢复文件。设置以5-10分钟为宜，太短将频繁占用内存，太长则可能在出现意外后有较多的内容不能被自动保存。4.单击“确定”按钮退出对话框。二、恢复操作Word非正常关闭后，再次运行Word 2003，程序会自动打开“文档恢复”任务窗格，左侧列出了出现问题时正在编辑的文档。当鼠标指针移到文档名称上，将出现“这是原始文档”和“这是自动恢复版本”的提示。其中“原始文档”是最后一次手动保存的文件，而“自动恢复版本”来自恢复过程中已恢复的文件，或在“自动恢复”保存过程中已保存的文件。单击列表中需要保留文件右侧的下拉按钮，打开菜单，选择“打开”命令可以直接打开被恢复的文档继续编辑;选择“另存为”命令可以打开对话框换名存盘或覆盖原文档。如果任务窗格中显示了多个自动恢复文件，所有需要的文件都要按照上述方法“打开”或“另存为”。没有进行如此操作的文档在Word 2003退出时都将被自动删除。提示：1.“自动恢复”功能不能替代“保存”操作，处理完文档后，还应该保存文档。2.如果重新启动程序以后没有看到自动恢复任务窗格，可以采用手工方法恢复文档。存放恢复文件的位置一般位于C： DocumentsandSettings用户名ApplicationDataMicrosoftWord，如果存放恢复文件的文件夹中含有后缀名为asd的文件，它就是Word 2003自动保存的恢复文件，我们只要将文件的后缀由asd改为doc，即可用Word打开。附：其他主要保存选项的说明：1.保留备份：选择此选项，修改存盘时会生成一个名为“备份属于”+原文件的扩展名为.WBK的文件作为备份。备份副本与原文档保存在同一个文件夹中，是最后一次修改存盘的上一次备份。每次保存文档时，新的备份都会取代已有的备份。选择“保留备份”选项，Word 将自动清除“快速保存”复选框，因为只能在进行完整保存时创建备份。2.允许快速保存：选择此选项，只记录对文档所作的修改，由于保存的内容较少，因此保存速度很快。但由于每次保存都记录了文档的更改，文档的大小会随着更改次数的增加而增大，同时文档中隐藏者保存着文档的修改信息。完成文档的编辑后，可清除此项，以便完整地保存文档。完整保存会减小文档大小，但需要相对较长的保存时间。3.允许后台保存：选择此项，在保存文档的同时能继续使用Word。后台保存将消耗额外的系统内存，如果系统的内存不多，可取消此项。4.嵌入TureType字体：将创建此文档所用的TrueType(所见即所得)字体与文档保存在一起，这样，即使其他计算机中没有安装创建此文档的字体，打开此文档时，仍可用这些字体来查看和打印文档。嵌入TrueType字体会增加文档的尺寸，如果确认你的文档中没有嵌入TrueType字体，就取消“嵌入TrueType字体”复选框的选择，如果嵌入了TrueType字体，可以同时选择“只嵌入所用字符”和“不嵌入常用系统字体”复选框，只嵌入文档中使用的字体样式，来减少文档的尺寸。5.将Word文件保存为：该下拉列表中显示出Word可以保存的文件格式，用户可以从列表中选择一种作为Word默认保存的文件格式。第十八讲：把文档存为网页使用Word 2003提供的“另存为”或“另存为Web页”命令可以把文档保存为网页格式，Word将删除不支持的格式设置并应用Web浏览器支持的设置。例如，Word中原有的图表、公式和OLE对象、域、字体大小、样式、表格等将被更改;而原有的题注、首字下沉、脚注和尾注、页眉和页脚、突出显示、页边距、分栏、页码、文字效果等将被删除。Word文档另存为Web页的步骤为:1.执行“文件”菜单的“另存为.”(或“另存为Web页.”)命令，打开“另存为”对话框。2.定位到用于保存网页的文件夹。3.选择保存类型为“网页”(或“单个文件网页、或筛选过的网页”)。4.文件及文件夹显示区下方将显示原始的页标题，可单击后面的“更改标题”按钮，在“设置页标题”对话框中更改页标题。更改后单击“确定”按钮，返回“另存为”对话框。5.如果要更改文件名，可在“文件名”框进行。6.单击“保存”按钮。可见文档已转变为网页格式。预览网页:执行“文件”“网页预览”命令，Internet Explorer浏览器会打开并显示网页的内容。提示:Word 2003可以转换成三种格式的网页:单个文件网页、网页、筛选过的网页。如果选择“单个文件网页”，Word会把文件转换为mhtml格式，所有Word文档的内容(包括图片、表格等)都会包含在一个文件里;如果选择“网页”，则会把文件转换成一个带Word自身标记符的html文件，并产生一个存放网页图片的文件夹，里边是Word内嵌的图片(经过了优化，一般不大于60k);如果选择“筛选过的网页”，则会把文件转换成完全符合html标记的网页(去除了Office标记)，同样产生一个相关的网页图片存放文件夹，里边是word内嵌的优化过的图片。一般转换后三种文件“筛选过的网页”最小，而“单个文件”最大。第十九讲：页面的基本设置创建新文档时，首先应该考虑纸张和页边距的问题。否则，完成文档后再进行相关设置可能会引起文档中图片、表格等对象格式的混乱，直接影响到排版与美观。与页面设置相关的内容很多，我们首先要掌握的是纸张和页边距的设置方法。基本步骤：1.执行“文件”“页面设置.”，打开“页面设置”对话框。切换到“纸张”选项卡。2.在“纸张大小”项选择一种纸张类型。也可以根据需要直接在下面的文本框中设置纸张的宽度和高度(如果超出类规定纸张类型的宽高范围，纸张类型将自动显示为“自定义大小”)。3.切换到“页边距”选项卡，选择页面方向：“横向”或者“纵向”。4.在页边距项分别设置上、下、左、右页边距。5.在右下角可以预览设置后的效果，如果符合要求单击“确定”按钮确认设置。假如页边距的设置超出了打印机默认的范围，将出现提示框，可以单击“调整”按钮自动调整，当然也可以忽略后手动调整。第二十讲：利用标尺调整页边距设置页边距一般在“页面设置”对话框中进行，除此以外，还能在Word的页面视图中直接用标尺对其进行更改。1.如果当前视图不是页面视图，首先切换为这种视图。2.如果工作区上方和左侧没有显示标尺，可执行“视图”“标尺”命令。3.如果没有显示垂直标尺，执行“工具”“选项.”，在“视图”选项卡中勾选“页面视图和Web版式视图选项”中的“垂直标尺”项。4.可见标尺分为蓝白蓝三段，水平标尺左侧蓝色区域宽度代表左边距大小，右侧蓝色区域宽度代表右边距宽度;垂直标尺上侧蓝区域高度代表上边距大小，下部蓝区域高度代表下边距大小。将鼠标指针置于标尺的蓝白区域分隔线位置，其形状将变为双向箭头，按住鼠标左键上下左右拖动，即可改变上下左右页边距。注意：1.利用标尺改变页边距只能在页面视图中使用。2.在页面视图中，如果标尺没有显示，可将鼠标指针移向工作区的上侧和左侧(可见一极窄横条或竖条)，水平标尺和垂直标尺将自动出现。3.如果同时按住鼠标的左右键拖动(也可以在按住Alt键的同时按左键拖动)，在改变边距的同时，标尺上将出现数字刻度，可以实时查看页边距大小的变化。第二十一讲：设置纵横混排的版面在同一个Word文档中，我们可以设置纵横交错的页面，以适应宽度要求不同对象的排版要求。设置方法如下：1.将插入点置于要横向页所包含字符的前面。2.执行“文件”“页面设置.”，打开“页面设置”对话框。3.切换到“页边距”选项卡。4.选中“方向”中的“横向”。5.在“预览”“应用于”下拉菜单中选中“插入点之后”。6.单击“确定”按钮。在插入点后将插入一个分节符(在普通视图中可以看到)，把插入点后的内容分至下一页，页面变为横向，而插入点前仍维持原有的页面设置。用同样的方法可以把某个横向页后的其他页更改为纵向页面。提示：1.文档中如果存在分节符，“页面设置”的“页边距”选项卡中“应用于”下拉菜单内会新增一个“本节”项，选择它将只对本节页面进行更改。2.在“页面设置”对话框中，进行页面纵横设置的同时，也可以更改某些特定页的纸张、页边距等设置。第二十二讲：组合应用分栏与文字排列在“页面设置”对话框中，可以对节、整篇文档或插入点之后的页进行分栏，也可以更改指定页面中文字的排列方向。一、分栏1.打开“页面设置”对话框，切换到“文档网格”选项卡。2.在“文字排列”中的“栏数”框内设定所需的栏数。3.在“预览”的“应用于”组合框中选择“整篇文档”或“插入点之后”。如果文档中存在分节符，还会有一“本节”项。4.单击“确定”按钮，关闭对话框。文档页面将按设置改变。二、更改文字的排列方向默认情况下，Word的文字排列方向为“水平”，本例将插入点后的文字排列方向设置为“垂直”。1.打开“页面设置”对话框，切换到“文档网格”选项卡。2.在“文字排列”中选择方向为“垂直”。3.在“预览”的“应用于”组合框中选择“插入点之后”。4.单击“确定”按钮，关闭对话框。插入点后的文字排列方向将变为垂直方向(插入点后页面将变为横向，如果需要保留为纵向，可在第2步后切换到“页边距”选项卡，选择方向为“纵向”)。第二十三讲：改变页面的默认版式单击“新建”按钮或按CTRL+N快捷键新建文档时，Word将建立一个A4纸、上下边距各2.54cm、左右边距各3.17cm、页眉1.5cm，页脚1.75cm的文档。如果对Word这种默认页面设置不满意，可以选择“文件”“页面设置”，在“页面设置”对话框的各选项卡中分别设置所需参数。最后按下窗口左下方的“默认”按钮，此时会出现一个信息框，询问是否更改页面的默认设置，并告诉你此更改将影响所有基于Normal模板的新文档。单击“是”按钮。当前文档页面已转变为上述设置，而且以后单击“新建”按钮新建的文档全部会沿用此页面格式。注:Normal模板是单击“新建”按钮或按CTRL+N快捷键创建文档时使用的标准模板。第二十四讲：设置行号在默认情况下，Word自动统计文档中的行(表格 、脚注、尾注、文本框 、框架 、页眉和页脚中的行除外)，并且可以在文字行(包括空行)左侧显示出行号。一、添加行号1.在“文件”菜单上，单击“页面设置”，然后切换到“版式”选项卡。 2.在“应用于”框中，单击“正篇文档”。3.单击“行号”按钮，在“行号”对话框中，选中“添加行号”复选框，4.选择所需选项。即在文档左侧添加上了行号。此外，用类似方法还可以为节或选定文字添加行号。二、取消某些段落的行号如果不需要对某些段落进行编号，可以跳过这些段落并继续对其后的行进行编号。1.选择要取消行号的一个或多个段落。2.选择菜单命令“格式”“段落”，打开“段落对话框”。3.切换到“换行和分页”选项卡。4.选中“取消行号”项，单击“确定”按钮。提示:1.要查看行号，需切换到页面视图。2.默认情况下，添加的行号为黑色宋体5号字，如果改变行号的字体大小或颜色，可打开“页面设置”对话框，在“文档网格”选项卡中单击“字体设置”按钮，然后在“字体”对话框中进行行号的字体设置。第二十五讲：添加页面边框在“页面设置”对话框中，可以选择一种边框类型来修饰整个页面。步骤如下:1.打开“页面设置”对话框，切换到“版式”选项卡。2.单击“边框”按钮，打开“边框和底纹”对话框(也可以执行“格式”、“边框与底纹”打开次对话框)，在“页面边框”选项卡中进行设置。3.在“设置”栏中选择边框的样式。“无”用于去除边框，“自定义”用于在页面各边添加不同的边框。4.在“线型”框中选择边框要选用的线型。5.在“颜色”中选择边框颜色。“自动”项将移去所设置的边框颜色并采用默认的颜色。6.在“宽度”框中选择边框线的粗细。设置完毕后右边区域将显示出预览效果，可以使用作用于上、下、左、右的四个按钮分别设置四个边框。7.在“应用于”框中选择在哪些页面上添加边框。上面的设置是使用基本线型来修饰页面，除此之外，在Word中还可以使用艺术型的设计来代替这些基本线型，但无法在同一页面使用二种或两种以上的艺术型线型。8.单击右下角“选项”按钮，打开“边框和底纹”对话框，可以设置页面边框相对于文字或页边的距离。第二十六讲：在页面中对齐文本默认情况下，页面中的文本通常是采取顶端对齐。对于某些较为特殊的页面，如文档首页，Word提供了根据页面的顶端和底端(除去上下页边距)对齐文本的命令，本例演示了将文档首页标题文本设置为居中对齐的过程，步骤如下:1.将插入点置于文档标题后，执行“插入”“分隔符”，在对话框中选中“分节符”中的“下一页”项，单击“确定”按钮，为文档添加一个分节符，并将插入点后的内容分至下一页。2.将光标移至要重新对齐的页面中，执行“文件”“页面设置”，打开“页面设置”对话框，切换到“版面”选项卡。3.在“应用范围”中选“本节”。4.在“垂直对齐方式”菜单中选择对齐方式。共有四种垂直对齐方式:(1)顶端对齐:将文本挤向页面的顶端。(2)居中:文本居中，文本上下将出现相同高度的空白。(3)两端对齐:根据页面的高度度均匀地扩展分布文本。(4)底端对齐:将文本挤向页面的底端。5.最后单击“确定”按钮。第二十七讲：把文档打印成小册子Word 2003具有一个“书籍折页”的功能，能够在一页纸上打印两页的内容，打印后可以从中缝装订成折叠的小册子，更便于携带和阅读。设置步骤如下:1.打开“页面设置”对话框，切换到“纸张”选项卡，选择一种纸型，例如“A4”。2.切换到“页边距”选项卡，在“多页”列表中选择“书籍折页”。 如果Word文档的纸张方向没有设为横向，Word会自动将其设为横向。3.切换到“页边距”选项卡，键入或选择“上”、“下”、“内侧”和“外侧”的间距。4.在“每册中页数”列表中，选择希望单个小册子包含的页数，可选择的页数为4的倍数，最大为40。如果文档中的页数超过了选择的页数，Word会自动将文档分成多个小册子来打印。当然用户也可以选择“全部”，以把整篇文档打印成一个小册子。5.单击“确定”按钮，退出“页面设置”对话框。注意:1.预览中将按页序显示页面，而打印时则是按页面的实际装订次序。打印效果可以通过Office 2003自带的虚拟打印机进行预览。2.页数最好控制为等于或近于4的倍数的页数，否则将出现过多的空白页。例如:一个文档中折页共21页，那么将多出3个空白页，打印时次序如下(按页面方向从左至右):第一张纸正面:空白，1；背面:2，空白第二张纸正面:空白，3；背面:4，21第三张纸正面:20，5；背面:6，19第四张纸正面:18，7；背面:8，17第五张纸正面:16，9；背面:10，15第六张纸背面:14，11；背面:12，13如果用的不是双面打印机，执行“文件”“打印”，在“打印”对话框中选择“手动双面打印”复选框。Word会在纸的一面打印，再提示将纸放回纸盒，然后在另一面打印。3.通过“插入”“页码”，可以为每个折页都加上页码，同样也可以添加页眉和页脚。备注:在官方说明中，如果单击“当前页”，Word会打印指定的页面加上属于同一张纸上的另外三页，但经笔者多次验证，除第一张纸外，打出来的均是空白页。可以在“页码范围内”指定页码，但打印出来的同样非指定页，煞是奇怪!不知是笔者方法不对，还是Word 2003中的一个bug，烦请高手告知。另外，选择连续文本后，可以正常选定“所选内容”项打印，但无法打印不连续的选定区域。第二十八讲：拼页除了“书籍折页”，“拼页”同样可以制作小册子，还能制作折叠的请柬、宣传材料等。相比而言，“拼页”使用起来更加自由，可以将连续或不连续的页随意“拼”打在一起。一、设置1.打开“页面设置”对话框，切换到“纸张”选项卡，选择一种纸型，例如“A4”。2.切换到“页边距”选项卡，选择一种纸张方向，选“纵向”把纸张分为上下两页，选“横向”把纸张分为左右两页。3.设置页边距。4.在“多页”列表中选择“拼页”。5.如果仅对选定文字或节进行拼页可在“应用于”列表中选择。6.单击“确定”按钮，退出“页面设置”对话框。二、制作小册子使用拼页，我们可以制作两种小册子，一种是单面打印的，按照拼页页序打印完毕后，沿背面中心线折叠依次排序，然后在纸张外侧装订；另一种为双面打印的。像“书籍折页”一样，用“拼页”制作双面打印的小册子同样需要注意总页数。如果总页数不是4的倍数，可以在文档前后添加空白页补足。打印时可在页码范围中输入具体打印的页码次序，如本例拼页共4页，可输入“4，1，2，3”，然后打印，最后按纸张内侧中缝装订。第二十九讲：对称页边距对于需要双面打印的文档，我们可以将其设置为“对称页边距”，使纸张正反两面的内、外侧均具有同等大小，这样装订后会显得更整齐美观些。设置步骤如下:1.打开“页面设置”对话框，切换到“页边距”选项卡。2.在“多页”下拉框中选择“对称页边距”，这时页边距的“左”变为“内侧”，“右”变为“外侧”，可以看到下面预览中原来的单页变为左右对称的两页。3.设置“内侧”和“外侧”的边距，为了美观和便于装订，最好将内侧(即将来装订一侧)边距设得稍微大一些。如果有固定的装订位置，可以指定装订线距离。本例将装订线设置为1cm，内侧和外侧距离均设为2cm。4.单击“确定”按钮退出对话框。提示:如果使用的非双面打印机，可以执行“文件”“打印”，在“打印”栏中选择“奇数页”，“确定”。打印完毕后，将纸张反转，再打印偶数页。此外，针对打印机的上进纸和下进纸，有不同的打印设置，此文不再赘述。第三十讲：限定每页行数和每行字数出版著作时，出版社有时会要求作者在草稿中按照固定的每页行数和每行字数进行排版。其实要实现起来是非常简单的，可以在Word的“页面设置”对话框中进行设置。1.打开“页面设置”对话框，切换到“文档网格”选项卡。2.单击“字体”按钮，打开“字体”对话框，按文章正文字体设置字体大小，单击“确定”关闭“字体”对话框。3.选中“文字对齐字符网格”项，此时“每行”字符数框和“每页”行数框变得可调，在其中分别设置需要的每行字数和每页行数。4.单击“确定”按钮关闭对话框。附:“网格”四个选项的功能1.无网格:选择此项，Word将采用默认的字符网格，包括每行字符数、字符跨度、每页行数和行跨度等。2.只指定行网格:选择此项，Word将采用默认的每行字符数和字符跨度，允许设定每页行数或行跨度，改变其中之一另一个数值将会随之改变。3.指定行和字符网格:选择此项，允许设定每行字符数、字符跨度、每页行数和行跨度等。改变了字符数(或行数)，跨度会随之改变，反之亦然。4.文字对齐字符网格:选择此项后，可以设定每行字符数和每页行数，但不允许更改字符跨度和行跨度。第三十一讲：设置绘图网格使用网格能够准确地定位图片或图形对象，也能够精确地改变图形对象的大小。可以按以下步骤设置绘图网格:1.在“页面设置”对话框的“文档网格”选项卡中单击“绘图网格”按钮，也可以单击“绘图”工具栏中的“绘图”按钮，从其弹出的菜单中选择“绘图网格”命令，两种方法都可以打开“绘图网格”对话框。2.设置对齐选项。“对象与网格对齐”项，可以使文档中插入或移动图片(或图形)对象时，总是以网格线对齐或以网格单位移动。清除之则可以使对象随意移动。3.在“网格区域”中，分别设置图片或图形对象的水平和垂直方向上移动的最小单位。4.选中“在屏幕上显示网格线”项，将在屏幕上显示网格线。其他设置:1.“对象与其他对象对齐”，可以使图形对象与邻近的已存在的其他对象对齐。2.更改网格线的起点:在“网格起点”中，可在“水平起点”和“垂直起点”框中指定网格的起点坐标。提示:若“对象与网格对齐”项被选中，按住Alt键拖放图形对象，可以暂时屏蔽网格设置，自由移动对象。按住Ctrl键的同时，利用方向键操作也可以达到同种效果。第三十二讲：打印预览在前面的教程中，已多次使用过“打印预览”。通过预览，用户可以在打印前查看文档打印到页面上的实际效果，所谓“所见即所得”。如果用户不满意，可以进行相应的编辑和修改，直到符合要求再打印，这样就减少了纸张的浪费。执行“文件”“打印预览”命令，或单击常用工具栏上的“打印预览”按钮，即可进入打印预览视图。在预览工具栏上，存在以下按钮：1.打印：按当前设置开始打印文档。2.放大镜：可以在放大页面与编辑文档间切换。进入打印预览视图后，工具栏上的放大镜按钮自动处于选中状态，把鼠标指针移至文档页面上时，呈放大镜形状，如果带“+”号，此时无论单击左键还是右键，将按100%比例显示文档内容，同时放大镜变为带“-”号，再次单击鼠标，则恢复成放大前的比例。单击“放大镜”按钮，取消其下陷选中状态，在页面编辑区指针形状变为“I”形，可以不关闭预览直接对文档进行编辑。3.单页：在当前窗口显示一页内容。4.多页：在当前窗口显示多页内容。5.显示比例：设置当前显示的比例尺寸。可以选择一个比例，或直接在其中输入数字都可以按比例显示文档页面。6.查看标尺：在预览状态下显示或隐藏标尺。在预览状态下可以直接使用标尺调整页边距。7.缩小字体填充：通过缩小字号或段落及字符的间距把最后一页的少数文本压缩到当前页面。8.全屏显示：隐藏窗口项目，以此尽可能多地显示文档页面。9.关闭：退出预览模式，恢复原视图方