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word常用技巧Word常用技巧符号的插入的插入手工造词常用快捷键介绍如何加入内部链接和外部链接如何把网页转换成word文档如何把word文档转换成网页如何使用修订格式刷的使用word的加密自动更正文章中的低级错误繁、简体字的自动转换定自义工具栏字体和段落的设置如何打大字消除“吃”字现象如何准确地选定文字如何去除行首的标点符号在用编号工具时，前后不连续怎么办替换的运用如果你喜欢一边看一边修改，请从文档最后部分开始：）在日常工作中，我们经常会用到word，如果掌握一些小技能，可以极大地提高工作效率。在此，我列举一些，供大家参考。为了便于大家理解，我先把本文的一些术语图示下：一、 符号的插入。我们在处理文档时，偶尔需要插入一些符号，通常可以用以下几种方式查找符号。1、到菜单栏上，点视图，找工具栏选项，再在符号栏处单击，这时，我们可以看到计算机屏幕下方已经多出一个符号栏。如下图1-1：图1-12、点菜单栏上的插入，选符号，即弹出一个窗口，我们所需的符号也许里面有呢。如下图1-2图1-23、点菜单栏上的插入，选特殊符号，它会弹出如下窗口，这里面的东西也很实用呵。比如：，等都在这儿能找到。见图1-3图1-3二、 的插入。不要小看这个“”，我们常常看到“二零零三”年，“二00三”年这样的例子吧，这些都是不规范的写法，准确地说，是错别字。一般说来，“”主要有三种插法。1、按住输入法的软键盘，点右键，选单位符号，即可弹出一个带有字的键盘。再次单击输入法的软键盘，方可关闭它。见图2-1图2-12、在插入特殊符号里面，也有一个像的图标，我插入后，通过查找，找到了它，说明它也是的字符，即它们是一个字符，通过此方法也可以找到。见图2-2。图2-23、还有一种更直接的方法，我们通过菜单栏，插入日期和时间，所有问题一下就搞定，是不是很省心？见图2-3图2-3三、 手工造词有些词我们经常用，但它们不是一个词组，我们可以利用手工造词，来增加此词条。这种方法可用于王码五笔型输入法，也可用于智能ABC输入法。以王码五笔为例，按住“五笔型”几个字，点右键，选手工造词，打入你希望添加的词组，点添加即可。见图3-1。图3-1四、 常用快捷键介绍。我是一个不太喜欢记快捷键的人，但后来发现，记住一些快捷键在关键时它会给你带来超值的回报，试试吧。Ctrl+A,是全选；Ctrl+S是保存；Ctrl+C是复制；Ctrl+V是粘贴；Ctrl+Z是恢复。就说复制和粘贴吧，想想word上都有，为什么还记？在word里面当然可记可不记，关键是有些时候，比如浏览网页或者看电子书，你根本就找不到什么复制或者粘贴的工具栏，选中它点右键也没有反应（嘿嘿，因为作者把你的右键给禁止了），这时不妨试试快捷键，也许会有戏。至于恢复Ctrl+Z，在word里面操作也不用说了，但有些时候，当你不在word时，会遇到你写的东西一不小心一下子没了，一时也找不到工具栏什么的，赶快试试Ctrl+Z，或许它会给你带来福音。还有取消键Esc，在你不想进行某项操作时也很有用，在播放多媒体或者幻灯片时，它可以帮你缩小窗口或关闭。按Alt和F4的组合键（Alt+F4）可以关闭当前程序。其次，我想再给大家介绍一下F4，它可以重复你上次的操作，比如你打一个字，马上按F4，这个字能显示出来，你按几下就能出来几个。如果你复制并粘贴了一段话或者一篇文章，它马上可以高速进行贴，不信你试试。再次介绍一下Shift+F1键，按这一对键时，它会弹出一个问号，你指向哪里，它就立即显示你所指方位置的详细情况，方便吧？再次按它们可以恢复原样，也可以直接按一下F1退出。见图4-1。图4-1五、 如何加入内部链接和外部链接1、加入内部链接。在做内部链接前，我们先学加书签。当一篇文章太长时，我们在它的中间选一些关键字，加入书签。操作方法为：先选中你希望加入书签的文字，点菜单栏上的插入，再选书签。在弹出的对话框中，填入你认为能代表此处主要内容的文字。注意，书签中最好不使用标点符号。见图5-1。图5-1书签做好后，你可回到菜单栏，再找插入，点书签选项，在它弹出的窗口中点击你插入的任意内容，文章页面即可迅速跳转到该内容的位置。用此方法还可以加入一篇文章的内部链接。你可以在文章题目下方先列一个文章的大纲或目录，并在你大纲所需内部链接的每一个位置都插入书签，这时你选中一行目录的文字，点右键，选超级链接，再点右下侧的书签，再选中你需要链接处的书签即可，这样就给一篇文章建立起了内部链接。见图5-2。图5-2当你点已做好内部链接的文字，跳转到链接位置时，会弹出一个Web工具栏，点该工具栏上面朝左的浅蓝小箭头，图5-3，即可回到文章加入内部链接的目录处。图5-32、加入外部链接。其实，word也能像网页一样实现页面间的链接，方法为：选中你希望加链接的文字，点右键，再点超级链接，看到弹出窗口的右边中部有一个浏览目标，点文件，找到你希望链接的目标即可。希望加入web页（就是网页哟）的超级链接，在弹出窗口的第二个空格栏内填入完整的网页地址即可。见图5-3。图5-3有时我们在word里面输入一个网址或者邮箱，再打一下空格，它会自动生成超级链接。如果不希望它链接，先选中它，点右键，进入超级链接选项，选取消超级链接即可。如果你希望通过word的超级链接启动outlook程序给你写信，你可以写上“给我写信”，然后在超级链接web页里面填入：mailto:。请注意，将红色的部分换成你的邮箱，要不要试试效果：“给我写信”。六、 如何把网页转换成word文档。如果你有一批网页，希望转换成word文档，可以参考后面讲的批量将word转换成网页，它们的方法很相似。如果只是一篇文章，你可以将网页另存为文本文件，当然更常用的是选中你需要的文字内容，然后新建一个word文档，粘贴。因为网页比较复杂，你会复制进来很多你不需要的东西，比如表格，人工换行符，一些链接等等。图6-1为选定所需文本。图6-1在word的表格里面进行文字编辑是一件比较烦心的事，我们可以将它先转换成文字。方法为：先全选这个表格（按住它左上角的十字箭头即可全选），然后点菜单栏上的表格，选转换，再选表格转换成文字。有时你会发现此时将表格转换成文字的选项是灰色的即不可选，那就先将全部内容再转换成表格一次，然后再转换成文字。图6-2为将网页转换成文字。图6-1有时会遇到有些网页非常顽固，有些东西你就是删不掉，不要紧，这时只要你将文档内容复制到一个文本文件里面，再复制回来就可以了，现在里面没有了乱七八糟的垃圾代码，但此时你处理的有关格式（比如文字大小，颜色等）也会丢失。七、 如何把word文档转换成网页。由于网页制作工具人们使用较少，所以不少人认为网页制作是一件非常麻烦的事，但网页自有网页的好处，比如，别人不太容易修改，在做相关链接时，跳转也顺畅得多，甚至你可以做一个目录，然后做几个页面，为自己的工作或者资料建一个小网站。把单个word转换成网页的办法是打开文档后，点文件，选另存为，在保存类型中选web页即可。如图7-1：图7-1如果你有20个word页面，也需要这样处理吗？不用，微软为我们提供了批量处理工具，方法如下（注意，用此批量处理工具同时可以将一批网页处理处word文档）：先新建两个文件夹，一个用于存现在的word文档，一个用于存即将转换好的网页文件。再在两文件夹的外面新建一个word文件，或者打开word程序，选菜单栏上的文件，点新建，选其它文档，后面有个转换向导，点它，然后选确定，如图7-2：图7-2几秒钟后，word会弹出一个转换向导窗口，选下一步，选word转换成其它文件格式，在下拉列表中，选择html格式，它就是网页的格式，如图7-3：图7-3再进行下一步，找到源文件夹，再找到目标文件夹（它们都是你预先建好的），再选下一步。见图7-4。图7-4再选下一步，点新窗口右侧中部的全选，你会发现上面方框的文件都到下面的框里了，再进行下一步。稍等一下，你就可以享受微软帮你批处理文件的快乐了。见图7-5。图7-5八、 如何使用修订。如果，你的word文档有请他人帮助你修改的需要，试试修订是个不错的办法，它可以告诉你，谁在什么时候把你的文章作了哪些修改。如果在不同的用户名下，它还会自动用不同的颜色区别开来，以供你参考。你可以通过工具选项找到修订，也可以激活状态栏上的修订二字，激活它。在工具栏打开它后，选突出显示修订，然后在它弹出的三个复选框内打勾，关闭即可。见图8-1。图8-1此后，你所做的任何修改，word均会进行详细记录。如果将光标移动到你所改动过的位置，它会弹出提示条，告诉你谁（用户名）在什么时候对此文章作过修改。见图8-2。图8-2对于别人的改动部分，你可以选中它，然后点右键进行接受或者拒绝修订。但相对来说，这都比较麻烦。你大可不必管它，只需要再在此基础上按自己的意思进行修改即可，而不去一一地接受或者拒绝。如果你是最终定稿者，在你修改完以后，点任意一处修改过的内容，点右键，选下方的接受或者拒绝修订，再在弹出的窗口中选全部接受，所有的修订内容都被一次性地接受了。如图8-3：图8-3九、 格式刷的使用。经常使用格式刷，会减少你的不少劳动。甚至在一篇文章定稿以前，你都不太用设定它的格式，在排版中，有时会遇到莫名奇妙的异常情况，这时，选中一部分正常的文字，对异常的文字刷一下，一般会复原。格式刷可以包含很多信息，远非人们一般理解的字体大小、加粗等简单用处，不妨多试着用用它。在选定一段文字后，将格式刷双击，可以多次使用它。不想用时再点一下它的图标即可。在刷格式时，你可以选定需要复制格式的文字进行刷，也可以在文档的左侧空白处（术语叫文本选定区）刷。对于每个小标题只有一行，且小标题较多的文章，在左侧单击的效率最高。十、 word的加密有时，我们需要对word进行加密，加密的方法为，点菜单栏上的工具，找选项，再选保存，下面有两个框，对吧，你填入密码，然后按步骤操作即可。还可以点文件，另存为，点弹出窗口右上角的工具，再点常规选项，会弹出加密窗口。如图10-1。图10-1在给文件加密时，如果你的内容非常重要，绝不可以让第三方看到，请你用六位数（含六位数）以上的密码，最好是数字和字母混合型的密码，如果你乐意，也可以加入特殊符号，这样保密性会更好，因为现在一些破解软件可以破解一些简单密码，特别是六位数以下的纯数字或字母的密码。顺便提一下Excel的加密，因为它的操作稍稍复杂一点（类似Word加密的第二种方法）。方法为，点文件，找另存为，然后点弹出窗口右上角的工具选项，再点下拉列表中的常规选项，这样就可以生成一个加密的表格文件。还有一个简易加密法，你可以改一个文件名和文件扩展名，比如你把“word讲义.doc”改成“风光.jpg”，别人打开时，什么东西也没有，需要用时，再改回去即可。注意改扩展名后测试一下，有时改成相关的扩展名依然能打开的，比如你把“doc”文件改成“txt”文件，有时别人仍然可以看到内容。十一、 自动更正文章中的低级错误修改文章中的错别字时，逐字逐句很麻烦，效率也不高。其实，word完全可以给我们当一个助手，对于文章中的低级错误进行初步扫描。特别要注意你的文档中，word给你划红色波浪线的部分，它出错的可能性非常大，划绿色波浪线部分也要注意，这些都是word给你的出错提示。文章短时，我们可以对它的提示逐个修改，方法为，按住波浪线点右键，看它的提示，有错则改，无错放过。如图11-1（看到了吧，这是一篇通讯员来稿，被word把错别字给揪出来了）。图11-1如果文章太长，这样改会比较累，你可以点格式工具栏上的拼写与语法按钮（此按钮的标志为一个“字A”加上下面的一个蓝色的小勾,见下图划红矩形的部分），它会弹出一个提示框，在按照框内的提示进行修改即可，此时无论你在框内还是框外改均有效。如图11-2：图11-2十二、 繁、简体字的自动转换有时我们会遇到一些繁体字的文档或者网页，或者希望把简体字转换成繁体字，word其实就能轻松地实现这一功能。我们只需要选定需要转换的文本，然后点工具栏上的“繁”或者“简”按钮（它们是一组键，点右边的小角形会出现下拉列表供选择），就可以转换了。如果选定，则转换选定的内容，如果不选定，则转换全部内容。如图12-1：图12-1顺便说一句，如果你想翻译简单的英语单词，可以通过菜单栏上的工具，语言，词典进行查找。十三、 定自义工具栏可能有些朋友有些失望，因为他发现他的工具栏上没有“拼写与语法”及“繁、简”转换按钮，此时我们需要自定义工具栏。你可以点常用工具栏或格式栏最后一个工具后面的小三角形，看看它的下拉菜单中有没有你要的工具，如图13-1：图13-1如果仍然没有，你可以再点自定义选项，进入自定义工具界面（注意，如果你右击常用工具栏或者格式栏上的任何工具，均可以弹出自定义工具界面）。自定义工具里面的东西很多，可以选一些实用的放到工具栏上，方法为，找到你需要的工具，按住它，直接拖到工具栏即可，看到没，图13-2就找到了繁简转换工具。图13-2还有，在遇到困难时，不要忘记用“帮助”。Word的帮助非常实用，可惜很多人都似乎忽略了它的存在，只要找准了关键词，用帮助能让你的很多问题得到解决。十四、 字体和段落的设置因为我们的很多内容都是统一格式的，只是标题等少数地方是不一样的格式，所以我们可以把文章设成一个统一的格式，修改时只改动少数地方即可。方法为：点菜单栏上的格式，找“字体”，然后在字体选项中设成你希望用的文字，比如宋体，小四，常规，然后选默认，它会跳出一个确认对话框，点是即可。以后你在输入文字时，文字格式全会按你的默认设置出现。设置如图14-1：图14-1有时，我们会发现一些文章的段与段之间，我们没有用回车符，但它们还是自动空一行，删不掉，可能是别人在段落格式中有过设置。你可以通过菜单栏的格式，段落，然后在弹出窗的右上角，将段前段后间距调成0即可。如果选“自动”，段与段之间就是有一个自动的空行，是删不掉的（本文就用了自动）。同时，如果你在弹出的该窗口中将特殊格式选项选为首行缩进，则在你回车进行下一段时，它会自动在首行缩进两个空格。如图14-2：图14-2十五、 如何打大字有时我们需要一些比较大的字，但在格式栏上可选的字体并没有我们需要的那么大，这时可以通过在字体大小设置框内进行修改，达到我们想要的字体大小，比如在里面填入500，就可以生成一个很大的字，试试吧。如图15-1：图15-1十六、 消除“吃”字现象有时我们打字，把光标插入一段文字前，再加新内容时，会发现光标后面的字被“吃”掉，这可能是文档进入了改写模式，你会发现下面的状态栏的“改写”呈高亮显示，双击它，让它变灰即可，同时也可以通过菜单栏上的工具，选项，编辑中找到它，去掉勾即可，还可以点键盘上的Insert键进行切换。如图16-1：图16-1十七、 如何准确地选定文字当鼠标在一段文字之中的时候，双击可以选定一个词，三击可以选定该段文字。如果鼠标在文档左侧空白处，单击选定右边的行（这和格式刷用法很类似，对吧），双击选定一个段落，三击选中全篇文章。如果你在选取时，在取了一个选点后，在你定下第二个选定点之前，按住Shift键,可以进行两选定点之间的选择,此方法非常实用。如果你同时按下Ctrl和Shift键，还可以进行矩形选取，如图17-1。图17-1顺便说一句，在windows窗口下，按定Shift键或者Ctrl键可以快速准确地选定多个文件或文件夹，非常适用，试试吧。十八、 如何去除行首的标点符号有时，我们发现标点符号出现在行首，如何让它消除并不再出现在行首呢，我们可以通过菜单栏上的“格式”，段落，中文版式中，把“按中文习惯控制首尾字符”项内打勾，行首的标点就自动调整了，如图18-1。图18-1十九、 在用编号工具时，前后不连续怎么办有时我们用编号