提高公文流程管理效率案例1.ppt

1 提高公文流程管理效率项目 单位 党群工作部日期 2013年12月11日 钱晓晶 马娇 张晟铭 钱艺 金亚芳 内容 2 项目背景 诊断分析 改进措施 项目收益 持续改善 项目背景 1 2 3 我们为什么要这样做 提高公文流程管理效率是一个企业高效运转的基础 公文流程效率低制约着大红山铜矿的运作效率 4 项目背景 2 2 公文流程管理效率低直接反应出大红山铜矿的管理水平和形象 给决策 办公效率 生产率 上情下达 下情上报带来了一定程度上的困难 特别是对生产率的影响较为突出 转办周期长 导致公文误期而影响工作 纸质传送缓慢 存在流程繁琐 占用空间大 导致办公效率低 决策缓慢等问题 纸质传送 造成纸张浪费 油墨 碳粉浪费和打印 复印设备的磨损高等 公文流转环节过多 不便于明确责任 加强公文运转跟踪 容易造成公文办理中的扯皮 推诿 影响工作质量和效率 纸质传送 导致人力的移动浪费 等待浪费 重复浪费 影响工作效率 传送程序繁琐 重复 影响工作人员情绪 导致办公效率低 内部单位来文质量不高 出现返工浪费 传统的办公模式的文件安全性 可靠性较低 对信息的安全带来了很大的威胁 工作效率低 内容 5 项目背景 诊断分析 改进措施 项目收益 持续改善 6 公文转办流程 诊断路径 诊断分析 1 8 办公室签收 登记拟办 领导一批阅 各单位来文 办公室主任提出拟办意见 领导二批阅 领导三批阅 领导四批阅 领导五批阅 领导六批阅 领导七批阅 送领导二批阅 送领导三批阅 送领导一批阅 承办部门 送领导四批阅 送领导五批阅 送领导六批阅 送领导七批阅 办公室转交承办单位 返回各单位来文 7 终点在 终点 诊断分析 2 8 8 矿属单位呈报文件 请示 转办过程中 我等的花儿也谢了 诊断分析 3 8 9 太多的外界的需求 随时得放下手边的工作去做别的事情 受到周围很多因素的干扰 工作没有效率做事没有方法 常运用自己所熟悉或直觉想到的方法做事 诊断分析 4 8 10 使用问题树查找问题的原因 诊断分析 5 8 来文质量不高 转办效率低 转办周期长 公文工作人员兼办其他工作 传递程序繁琐 日来文过多 办理缓慢 领导公出多批阅不及时 领导公务繁忙批阅不及时 呈送不规范 外来文件传送渠道单一 内部文件 请示传送渠道单一 公文工作人员责任心不够 11 实施难度 公文流程管理效率低的影响 大 中 小 高 中 低 诊断分析 6 8 利用九宫图对问题进行排序 1 4 3 5 6 2 8 7 9 12 工作设想 最终目的 现状 过程中 意识淡薄被动应付职责不清 领导重视统一思想理清思路杜绝 两张皮 认识到位主动工作责任明确脚踏实地 诊断分析 7 8 13 工作设想 先以二工区为试点运行 成熟后全矿覆盖 二工区 内容 14 项目背景 诊断分析 改进措施 项目收益 持续改善 15 从 到 转办周期长领导批阅不及时耗材浪费大人工浪费 缩短了转办周期领导批阅及时减少耗材浪费减少了人力资源 移动浪费 改进措施 1 5 原来的纸质呈报 送交批阅改成网络化批阅 改造前的呈文渠道 纸质 改造后的承办渠道 网络 16 各单位呈报文件排版格式错误 返工重报送 导致开展工作延迟 重新打印呈报 导致耗材浪费 人力资源的浪费 重新报告 导致移动浪费 返工浪费 时间浪费 规范公文排版要求 减少返工浪费 减少耗材浪费 减少人力资源浪费减少移动浪费 返工浪费 时间浪费 规范公文排版格式 文件格式 排版不正确 请重新整理呈报 谢谢 格式排版不对 不要啦重新打 改进措施 2 5 17 改进措施 3 5 加强沟通 拓宽外来文件接收 报送渠道 矿只有一台手动传真机 只能在上班时间内接收 手动传真机与电话串联 过程中如工作人员接听办公电话 将无法及时接受文件 因只有一台传真机 如有故障 无法及时接收文件 只能采用交通工具代送 导致及时办理时间延后 or 缩短了文件接收时间 能及时按照文件要求执行或上报材料 18 兼职 专职 1 分工太多 不能及时转办文件 2 责任意识不强 不及时转办文件 3 人员跟换频繁 程序不熟 1 专心转办文件 提高公文办理率 2 责任意识强 办文及时 跟踪督办及时 人员更换频繁 改进措施 4 5 设置专职工作人员 采用网络转办后流程 19 办公室签收 拟办 单位呈报 办公室主任审核 领导一批阅 领导二批阅 领导三批阅 领导四批阅 领导五批阅 领导六批阅 领导六批阅 承办部门 改进措施 5 5 内容 20 项目背景 诊断分析 改进措施 项目收益 持续改善 21 项目收益 1 2 2012年 耗费纸张15 5包 油墨55盒 碳粉9盒 维修5次 硒鼓8个 订书针5盒 蜡纸8盒 2013年 消耗纸张8 5包 油墨40盒 碳粉6盒 维修3次 硒鼓5个 订书针3盒 蜡纸6盒 22 项目收益 1 2 2012年45 46万元 2013年31 209万元 节约14 251万元 23 项目收益 2 2 2012年 每天办理各类文件 请示11份 延期办理文件 请示7份 失误办理5份 原来传送1份文件需要5分钟 2013年 每天办理各类文件 请示18分 延期办理文件 请示7份 失误办理1份 现在传送1份文件只需1分钟 内容 24 项目背景 诊断分析 改进措施 项目收益 持续改善 25 持续改善 1 3 70 90 100 转办周期 工作人员责任意识 网络承办 领导批阅 状态良好 可控制计划偏差 需立刻关注 70 80 80 90 80 26 急 重 缓 轻 戛洒镇计划生育办公室需要代办的工作矿内职工各需请的各类计划生育假假条及办证需该的章配合各省 市 县 镇计划生育办公室人员对矿上职工做违反 云南省计划生育条例 的思想工作 回答矿属各单位职工关于计划生育条例的各类问题对外来参观下井人员劳保服的发放及回收矿属各单位职工打印文件资料 我们需要的药方 时间管理 公司下发的文件各省 市 县 镇送交文件矿属各基层单位及外协经济实体单位送交文件矿属各单位签发文件及上报公司请示 报告 召开会议时的会场服务为户口在大红山铜矿但不属于矿上职工的人办理计划生育各类证件接待上访职工违反 云南省计划生育条例 的人员 并作好各类违反条例的案例笔记 有效地运用时间 降低变动性