论高校图书馆藏书搬迁工作的实施.doc

论高校图书馆藏书搬迁工作的实施第4期(总114期)情报探索2007年4月论高校图书馆藏书搬迁工作的实施吴爱琼(福建工程学院图书馆福州350014)摘要根据目前许多高校图书馆新建,扩建的情况,针对藏书搬迁这一实际工作,系统地探讨了高校图书馆藏书搬迁前,中,后的工作准备与实施问题.关键词高校图书馆藏书搬迁20世纪90年代以来,随着国家对高等教育的投入增加.许多高校相继新建或扩建了图书馆.不管是新建还是扩建图书馆都要涉及到搬迁问题.高校图书馆藏书搬迁工作组织得好坏.都直接影响到新馆能否及早被读者利用,馆藏文献资源能否充分发挥应有的作用.图书馆藏书搬迁工作.不仅是图书资料的简单迁移.而应讲究高效,省力,富有效果,如果缺少周密的计划.没有科学的组织,轻者将会造成人力物力上的浪费,重者藏书严重混乱.使得图书查找困难.甚至造成藏书资源的流失.因此研究如何在最短的时问内,用最好的质量,最快的速度,最少的费用完成藏书的搬迁工作,是很多新建和扩建高校图书馆面临的一项重要课题.1搬迁前的准备工作1.1外出调研图书馆搬迁是个巨大的工程,不仅仅是简单的搬运工作,实际上它是图书馆合理布局,改善管理和促进发展的一个契机.借助搬迁做出一个通盘的新馆布局方案.让高校图书馆在学校教学和科研服务中发挥更大的作用.因此.在图书馆搬迁之前到兄弟院校进行参观,交流,了解兄弟院校图书馆的先进的管理模式,服务方式和馆员们奋发向上的精神面貌,将对整个图书馆的搬迁工作起到积极作用.在外出调研时要尽可能多了解兄弟馆在搬迁工作中积累的经验,再根据本校,本馆的实际情况总结整理出一套适合本馆搬迁的方案.以尽量避免搬迁工作中的失误.让搬迁工作做到精心策划,充分准备,统一部署,协调作战,指挥得当,管理科学.1.2选择适用的图书馆自动化管理软件现代高校图书馆自动化,网络化,数字化程度的提高,离不开软件系统的支持.许多高校图书馆的自动化管理软件都是早期选用的.但随着图书馆规模的增大,新馆服务模式的改变.以及市场上先进管理软件的开发运用.不少旧的图书馆自动化管理软件已不适合新建或扩建后的图书馆管理.因此借此搬馆契机重新选择好软件系统是做好图书管理工作的基础.为了选择一种好的软件系统.要由专业技术人员对市场上的有关情况进行调查.了解每种软件的价格情况和实际运用情况.到使用过此种软件系统的图书馆进行调研.了解软件公司的售后服务情况,并最终确定选择哪种软件.选择优良软件系统,是搬馆后做好藏书管理,提高读者服务质量的基本保证.1-3回溯建库.统一索书号图书馆藏书搬迁是图书回溯建库.统一索书号的一次良机.有不少馆因历史原因,存在部分图书还未入库以及藏书中存在两种或多种索书号并存的现象.如不进行回溯建库与索书号的统一.势必造成藏书搬迁后的排检困难.1.4更换磁条新馆藏书搬迁中应考虑的一项工作就是更换磁条.随着高校图书馆读者服务工作理念的改变.以师生读者为中心成为图书馆的工作重点.由于近年来高校新馆的服务模式都采用全开放式的统一门禁系统,传统图书馆管理方式要进行适当的调整.例如,传统图书馆图书防盗采用的永久性磁条,与全开放式的统一门禁系统管理方式已不适合.应更换为可充消磁条.现有图书里的永久性磁条有的已经使用几年甚至十几年.要把它们彻底找出拆下,再换成可充消磁条.工作难度很大,困难很多,需要很长的时间才能完成.更换磁条是一项以方便读者为主要目的的基础性工作.这项工作是现代图书馆管理中的重要组成部分,它为改变图书馆的服务模式起到基础保障作用.1.5藏书清点与清理(1)藏书搬迁之前要做好清点工作.藏书清点是将所有库存图书实数与财产帐进行核对.通过清点藏书能做到对馆藏心中有数,为新馆确定库位,架位提供最为可靠的数据.通过对清点结果的分析对比.还可以反思图书采购中对品种,复本量的确定.把将来藏书结构中侧重的专业学科图书的种类.作为调整新馆藏书结构,布局的依据.(2)藏书清理整序工作.藏书清理整序工作是做好搬迁工作必不可少的前提.它不仅须要解决多年遗留问题,如:旧书整理,外借书刊的催还等.而且还要对典藏水平做一次系统的,阶段性的总结和优化,让新馆从一个较优的基础上起步.具体来说,清理工作包括以下内容:藏书剔旧:剔除内容陈旧,不合时宜的馆藏.既有利于优化馆藏结构,又可卸下包袱,轻装搬迁,剔旧可结合藏书清点.一起进行.藏书整序.在搬迁前将所有未按系统排列的馆藏统统归位.比如象架位紧张时抽下的复本,临时存放他处的书刊,乱架图书以及选出的流通率高的书刊等,都应按序排列.这样可以避免新馆规划中的盲目性以作者简介:吴爱琼(1978一),女,本科学历,助理馆员,研究方向:读者服务工作.1032oo7年4月情报探索第4期(总114期)及搬迁中的遗漏或错架,此工作也应与藏书清点工作一起进行.清理工作头绪很多,工作量很大,需要人员和时间上的保证才能完成,应从搬迁一年前开始.在正常开馆的同时,重点进行藏书清点,剔旧,整架,对架,催还等工作.1.6提前规划,合理布局(1)提前规划.科学,全面,系统地规划是搬迁工作成功与否,效率高低的关键.高校图书馆的搬迁不是单纯的搬运东西,也不同于一般的房屋搬迁.从改进图书馆管理服务工作新起点而论,图书馆搬迁是科学管理的前提,离不开合理的科学规划.新馆搬迁应立足全局,提前做好搬迁前,搬迁中,搬迁后的规划工作.(2)合理布局.新馆藏书布局就是根据图书馆性质和藏书特点,结合新建图书馆的建筑结构,将整个图书馆空间作为一个整体考虑,来科学合理地划分藏书存放区域.把新馆的藏书组成一个有序,高效的有机整体,科学安排读者和藏书的流动路线,是很多新建或扩建的大型图书馆必须着手解决的问题.新馆藏书布局需要有一定的前瞻性.它对以后图书馆的任务能否顺利完成至关重要.所以藏书布局涉及到图书馆的百年大计,一旦确定一般不容易改变.因此新建或扩建的大型图书馆应根据读者需要和文献特点进行藏书布局.将不同的文献纳入不同的流通渠道,使藏书的流动更加顺畅和快捷,更好地使读者流和文献流在最恰当的地方最优化地结合在一起.从学校现期和长期的发展规模,以及各系学科,专业的设置,我们要以本馆的实际情况为出发点,设计出“藏,借,阅”一体化的管理布局,以提高藏书利用率.减少拒借率,为能做到科学,合理地布局新馆库房,应考虑以下五个因素:一是要依据现存全部藏书量和今后藏书发展规划,安排新馆库房空间占用量:二是要以方便各类读者,并考虑为今后待发展读者留足空间,安排库房占地:三是要保证馆内工作人员的工作方便及工作台案的摆放空间:四是要合理安排排架方位,注意安全通道和光线;五是要考虑现代化设备占地位置和电源配置情况.除此之外,是否采用”分库入藏”制和是否采用”全开架借阅”制这两种因素对能否实现合理布局新馆库房也有直接影响.总之,新馆藏书布局要科学合理,既要适应当前需要,又要考虑今后发展规模.认定藏书布局是否合理.最终要看是否方便读者借阅,是否便于馆员对于藏书的管理.2实施搬迁工作2.1组织动员一项工作的好坏,人是决定性因素.计划得再好,忽略了人的执行作用,也是行不通的.应将做好人的工作贯穿于搬迁工作的始终.搬迁前,要在馆内不同层面进行组织动员.首先要成立以馆长为组长的图书馆搬迁工作领导小组,成员由各部主任组成,下设搬运调度,后勤保障等几个小组,组织协调搬馆各方面的工作;第二,党组织要宣传发动,激励广大共产党员在搬馆工作中发挥先锋模范带头作用;第三.召开全馆动员大会,进行思想动员,统一全馆认识,明确各自任务,让大家认识到建馆和迁馆是图书馆百年不遇的大好事,104在思想上应高度重视,群策群力,让部门以及每个人明确自己的职责,让全馆人员全力以赴.2.2读者服务工作的保证与搬迁时间的选择图书馆搬迁期间会出现读者服务工作不和谐的地方,如:服务读者的工作人员不足,图书乱架严重,馆员对读者的要求响应不快等.因此图书馆应建立起读者至上的服务理念,克服搬迁”特殊时期”给图书馆服务工作带来的不便,以及做好读者的宣传工作,让读者了解图书馆近期的工作计划,以保证图书馆在搬迁期间的读者服务质量.图书馆搬迁工作要多利用假期开展,如更换磁条,统一分类号等工作对读者的借阅会造成非常大的影响.为了做好搬迁工作,同时保证读者服务工作的开展,应把影响读者较大的工作放在假期中进行.2-3图书搬迁的实施(1)图书打包.图书打包是藏书搬迁工作中工作量最大,任务最艰巨的一项工作,而且工作要仔细,全馆要统一行动.具体做法是:首先,在打包前按图书分类号和书架的顺序写好标签,标签的内容包括图书类型(中文自科书,中文社科书,英文书或工具书等),分类号,包次号,以便搬迁后对号入座;其次,是确定每包书的厚度以便对新馆书架空间的充分把握:再次,是图书馆闭馆,全体馆员参与打包工作,或采取边打包边开放的形式(可缩短闭馆时间,减少对读者的影响);最后,将打包人员分成两人一组,其中一人为专业人员,负责从书架上搬书并确定一包书的高度以及在包上注明信息,另一人专门负责打捆,并把打好的包放在原书架上或按要求的地方放好.要调动所有能调动的力量参加图书打包工作,但要作简单的指导,说明与培训,例如,每一张序号纸要与它前面的书打在一起,并打在书包的最上面;打包顺序要按照分类排架的顺序进行,切忌不按序号纸的顺序打包;进行正确的打包方法与要领的示范.以防止散包,打好的包必须按要求堆放等.(2)书包序号的编写.书包的序号不宜用流水号.因为越到后面数字越大,操作起来不够直观和方便,而且流水号除了表示书包之间的先后次序外,没有其它的实质性意义.由于打包的序号要贯穿到图书的上架中,所以应尽可能地使每个序号对新库的上架具有可操作性.因此序号应来自于新书库的书架布局,即用新馆与旧馆一一相对应的架位号来作为书包序号.这样一方面可使书包一目了然地对应新馆中书库的书架,做到上架快捷而方便;另一方面对搬运的要求也不会太严格.(3)包装材料与搬运方式的选择.书籍在搬运过程中容易磨损,为了避免书刊在搬运中的损失,必须进行适当的包装.高校图书馆都有较多的藏书,包装材料的支出是一笔不菲的费用,有几种方案可供选择.其一,使用专业打包机,它打包方便牢固但费用高;其二,用原先购书时积攒下来的包装纸进行二次利用.这种包装纸质量不错,用塑料丝绳捆扎成包非常整齐,但旧包装纸远远不够用,新买的又比较昂贵,且这种打包法不是每人都会;其三,可采用最经济实用的塑料丝绳和编织袋,先用丝绳捆成十字捆,再整齐装入编织袋.袋上第4期(总114期)情报探索2007年4月中文图书CNMARC格式中606字段的着录问题陈小平(安徽省建L.z-业学院图书馆合肥230022)摘要围绕CNMA1LC格式中606字段的着录规范,以及着录时容易出现的问题进行了分析研究.关键词中文图书CNMA1LC606字段CNMARC的运用为我国书目数据库的建立和书目数据的处理提供了可靠的标准和依据.它以详尽描述书目信息,多途径,快而准确地找到所需文献线索为读者所青睐.但是,CNMARC各字段的着录还不够完善.本人在多年的编目工作实践中,感到CNMARC中的606字段的着录中有一些问题需引起注意和重视,现总结出来,与大家探讨.1606字段的涵义606字段在CNMARC格式中被命名为学科名称主题字段.本字段含有用作主题标目的普通名词或短语.当所编文献为多层次主题文献时,本字段可重复.它有两个指示符,其中指示符2未定义,指示符1表示主题词的级别,用于区别主要词和次要词,如果一个术词涵盖资料中心内容或主题,则该术语被视为主要词(取值1);如果涵盖属不太重要的方面,则被视为次要词(取值2);当不区分主要词和次要词时,取值为0.这里有一个问题需要指出,在实际工作中,很少存在用一个术语便可以表达其中心内容的文献.因此,CNMARC经常采用多个606字段重复着录,这说明指示符1的定义意义不大.606字段有7个子字段,分别是:$a款目要素,所用主题标引系统规定的术词形式,不重复:$i形式复分,主题标目的附加术语,可重复;$x学科主题复分,说明该主题标目所描述的课题,可重复;$v地区复分,说明某个地名与该主题标目所描述的课题有关,可重复;$z年代复分,说明该段时间与该主题标目所描述的课题有关,可重复;$2系统代码,所用主题标目系统的代码形式标识,不重复;$3规范记录号,标目的规范记录控制号,不重复.2606字段着录的规范控制我国国家标准文献叙词标引规则(GB/T38601995)中规定了主题组配公式,该主题组配公式将文献主题成分及其次序规定为:主体因素,通用因素,空间因素,时间因素,文献类型因素.其中主体因素指文献论述的关键性主题概念,包括各种事物,学科,问题,现做好标识,这种做法在搬迁时要有专人跟车,防止途中散失.搬运最好采用分组展开,专人指挥的方式,这样可尽量避免搬运中出现混乱现象.各馆可根据本馆具体情况参考与选择其中包装材料与搬运方式3搬迁后的拆包,排架,整理图书搬到新馆后就要拆包,排架和整理.如果是“临迁”,图书拆包,排架和整理的工作量相对小一点:如果是”回迁”,图书拆包,排架和整理的工作量很大,这是图书馆搬迁中工作量较大的一项工作.为了提高工作效率,图书拆包,排架和整理的工作应采取分片包干,责任到人的办法.动员全馆人员参与拆包排架外,还可请勤工助学的学生参与这项工作.具本做法是,先统一按书包序号中