程序文件-样品管理程序.doc

。邵阳县质量监督检验及计量检定所程序文件文件编号：SYCJQS04-2011 第1页 共6页主题：样品管理程序第4版 第1次修订颁发日期：2013年12月01日1 目的样品的代表性、有效性和完整性将直接影响检测结果的准确与否，因此必须对样品的接收、流转、贮存、处置和样品的识别等各个环节实施有效的质量控制。根据客户要求做好样品的保密与安全工作。2 范围本程序适用于检测业务中样品的接收、标识、流转、贮存、处置等环节的管理。3 职责3.1 办公室负责对样品的收发、标识、流转、贮存、处置的管理；3.2 专业室负责检测过程中样品的管理；3.3 办公室对样品管理进行日常监督。4 工作程序4.1 样品的接收4.1.1 抽取样品的接收抽样人员回站后应立即将随身带回或亲自押交的样品及抽样单交办公室，办公室应清点样品，认真检查并记录样品状况（包括外观、数量、型号规格等）、配件及资料的完整性，填写相应的样品登记表、任务分配单和流程卡。4.1.2 客户送检样品的接收办公室在接收客户送检的样品时，应对样品（名称、标识、状态、数量）、检验项目、检验标准、检测方法（尤其是非标准方法、自定的检验方法）及其它相关信息给予确认，并指导客户准确填写样品检测委托单中所有信息，对于不符合标准、规范要求的样品，退还给客户或按双方达成的协议进行处理。样品接收后接样人员将样品信息分别登记在检测样品登记表上。样品检测委托单经核对验收双方签字后,将第二联交客户作为领取检验报告的凭证。邵阳县质量监督检验及计量检定所程序文件文件编号：SYCJQS04-2011 第2页 共6页主题：样品管理程序第4版 第1次修订颁发日期：2013年12月01日4.1.3 办公室接收样品后，对样品进行编号，加贴唯一性识别标识。4.1.4 检测员在对接收的样品是否适合于检测有任何疑问，或对客户的检测要求不明确，或认为样品不符合规定要求，有异常情况时（包括包装和封条），办公室应与客户联系，取得进一步说明和认可后再进行检测。4.1.5 当检测方法要求对样品进行重新抽样时，执行抽样程序。4.2 样品的识别4.2.1 样品的识别包括不同样品的区别识别和样品不同检测状态的识别，按编号规则要求对送检样品进行唯一性编号，其编号要和委托书的编号以及原始记录、报告编号相对应，样品的唯一性标识中不包含客户名称。4.2.2本实验室编号规则：“SYZJ+年号+W（D、F）样品序号” （“年号”4位数、W为委托检验、D为定期监督抽查、F为职能部门（质监、工商、法院、农业等）委托检验、“样品序号”为3位顺序号），如：2013年县工商局送来化肥产品委托检测，样品编号为SYZJ2013-F000。4.2.3样品的检验状态标识：样品根据其不同的检验状态分别标识为待检（黄色）、在检（红色）、检毕（绿色），并按不同的样品存放架（区域）存放。4.2.4 样品标识一直跟随样品出入库及整个检测过程。4.3 样品流转4.3.1 样品检测工作按“客户办公室检测室办公室客户”流程流转，由办公室将已编号并贴有黄色待检标识的样品与相关资料一同分发至检测室。在办理交接过程中，相关科室必须在样品登记表或流转卡记录样品的状况。4.3.2 检测人员在接收样品和归还样品均应在检测样品流转卡上签字，检测样品流转卡由样品管理员保管。4.3.3 检测的样品由办公室及时通知专业室领取，领取人在样品登记表邵阳县质量监督检验及计量检定所程序文件文件编号：SYCJQS04-2011 第3页 共6页主题：样品管理程序第4版 第1次修订颁发日期：2013年12月01日或流转卡上签收，如检测员暂不能领取，可暂存放在办公室。4.3.4 样品接收后，检测人员应在检测工作开始前认真核对样品信息及相关资料要求。如发现疑问时，应及时通知综合办公室并与客户取得联系，提出需要询问的具体问题。如需要客户必须进一步明确的，则应通过书面方式向客户提出书面答复的要求，在取得进一步说明确认后再进行检测工作。4.3.5 样品外包项目由办公室负责将外包样品按保存要求送到分包单位，并按分包控制程序执行。4.4 样品的制备4.4.1 需进行加工制备的样品由检测人员加工制备，并负责制备过程中标识的转移；4.4.2 样品的制备应遵循检测标准的规定和要求进行；4.4.3 在样品制备、检测过程中发现样品有缺陷，要及时通知客户。4.4.4 样品在制备、检测、传递过程中应加以防护，应严格遵守有关样品的使用说明，避免受到非检测性损坏，并防止丢失。样品如遇意外损坏或丢失，应在原始记录中说明，并向室主任报告，在办公室备案，必要时应立即与客户联系。4.4.5 检测人员在完成检测后，应将样品及其检测报告、任务分配单，流转卡及相关资料一并交办公室入库保管。4.4.6 监督抽查不允许客户与检测人员接触，并谢绝客户进入检测室观察，检测报告中体现客户名称的页面由办公室打印，最后由办公室装订。4.5样品的存储、处置 4.5.1检测室负责样品在检测期间的管理。4.5.1.1检测室将检测完毕后并标识为绿色检毕的样品交样品管理员保管。4.5.1.2样品室的样品管理应有专人负责，限制出入。样品应分类存放，邵阳县质量监督检验及计量检定所程序文件文件编号：SYCJQS04-2011 第4页 共6页主题：样品管理程序第4版 第1次修订颁发日期：2013年12月01日标识清楚，做到账物一致。样品存贮环境应安全、无腐蚀、清洁干燥且通风良好。4.5.1.3 已保管的样品无特殊情况，不得调出和借出。当遇以下特殊情况经检测室负责人批准才可调出、查看：a.当样品用于抽样检查时；b.当样品有异议或抱怨时；c.客户要求归还时。4.5.1.4 各类检测后的样品均应在其各自的保管期内分类妥善保管，应按样品性质和专业要求将其不同贮存条件通知样品室，在检测过程中出现异常的样品要及时上报综合办公室解决，这些样品需妥善保存至问题解决。4.5.1.5 各类不同样品的保存期限：实验室对检测样品的保管期限一般设定为6个月，对稳定性差的样品的保管期根据样品性质可缩短为2周至1个月。4.5.1.6样品管理员对样品在其保管期间的保存、安全、保密、完好负责。4.5.1.7样品贮存条件应达到客户提出的要求，对有特殊贮存要求的样品应建立贮存环境的监控设施，并对环境监控过程实施记录。4.5.1.8 易燃、易爆和有毒的危险样品的贮存必须遵守安全作业管理程序，应隔离存放，做出明显标记，相关检测室应根据专业要求，对危险样品保管和处理作出具体规定。4.5.1.9 当贮存保管条件达不到客户要求时，及时向客户声明，经客户同意后采取其它保管方式。4.5.1.10 超过保存期的样品由样品管理员负责清理。4.5.1.11 如果已检样品的报告存在申诉期，则样品留样期不得少于报告申诉期，一般不少于15天，特殊样品根据要求另行商定。4.5.1.12 已检样品的处置可能存在以下情况：邵阳县质量监督检验及计量检定所程序文件文件编号：SYCJQS04-2011 第5页 共6页主题：样品管理程序第4版 第1次修订颁发日期：2013年12月01日 客户要求领回的样品（包括客户委托处理的样品）； 客户不要求领回，但有利用价值的样品； 报废、报损的样品； 会造成公害，必须监护处理的样品。4.5.2 处理方式4.5.2.1对于事先有协议客户需领回的样品，办公室应及时书面或电话通知客户领回。客户领回样品时，领样人员需凭取样凭证，由办公室办理退样手续（未交检测费的暂不退还样品）。客户需在留样期内提前领回样品时，应在所保存的委托检测单上签注“对本检验报告无异议”之后，方可由办公室办理退样手续。4.5.2.2 留样期已过的客户委托处理检测样品，办公室应按与客户签订的合同要求处理。有约定的处理结果应以书面形式通知客户，取得客户认可。4.5.2.3 客户不要求领回，但有利用价值的样品（包括部分报废、报损样品），办公室应分类填写样品处理申请表，说明处理方式，由办公室负责人审核，报质量负责人批准后方可进行处理。必须监护处理的样品，收发员应征求检测员的建议，按规定办法监护处理，防止污染环境及造成危害，监护处理应有记录。办公室应归档保存所有样品处理记录，保存期一般为三年。4.5.2.4 客户暂不要求领回，超过留样期半年的样品，办公室应分类造册后，移入样品封存库保存。4.6 样品的保密与安全4.6.1 本所应严格按照与客户签订的合同或有关规定进行样品的检测、存贮和处置，严格执行保护客户机密信息和所有权的程序的规定，对客户的样品、附件及有关信息负保密责任。留样期内的样品不得以任何理由挪作他用。4.6.2 对要求担保的样品，应根据客户的特殊要求作出相应安排，包括邵阳县质量监督检验及计量检定所程序文件文件编号：SYCJQS04-2011 第6页 共6页主题：样品管理程序第4版 第1次修订颁发日期：2013年12月01日样品接收、流转、贮存、处置及附件资料的管理，采取安全防护措施，保护样品的完好性和机密性。5 相关文件5.1保护客户机密信息和所有权的程序5.2抽样程序5.3安全作业管理程序