浅析如何创新企业档案管理工作.docx

。浅析如何创新企业档案管理工作荀玥摘要：档案是企业各项工作的原始记录，是传承企业经营活动的重要无形资产，企业档案管理要做到与时代同步发展，就必须与时俱进，以创新思维指导档案工作的开展。要做好企业档案管理工作的创新，就必须认真反思目前档案管理中存在的问题，强化责任意识，提高自身素质，拓展管理方法，升华管理理念，不断推进档案资源管理的集约化和信息化建设，确保档案管理工作的标准化和档案资源的共享。 关键词：企业；档案管理；创新 企业档案作为企业生产、经营和管理活动的原始记录，是企业维护合法权益必不可少的凭证，对企业的发展具有重要的参考利用价值。随着信息化迅猛发展的大数据时代到来，对档案管理工作提出了更高的要求，档案工作要适应这个要求，必须要有新思维、新理论和新方法，创新是档案工作发展的必然要求。只有创新档案管理工作，解放思想，破除因循守旧观念，才能与时俱迸，树立大服务理念，使档案工作适应和服务于企业的发展；才能摆正位置，适应企业经营发展的需要，在企业发展的大环境中发展自己；才能使档案工作充满生机和活力，促进档案管理工作可持续发展，跟上时代的步伐。 一、企业档案管理创新的必要性和紧迫性 档案管理作为企业管理工作的一部分，必须适应现代企业和新时期发展的需要，树立新的观念，建立新的体制，实行新的管理制度。企业档案工作和其他方面的工作不同，不是只局限于某一领域的活动，也不仅仅是档案工作人员的事情，而是需要企业所有部门所有成员共同参与才能取得成效的一项事业。档案是一种信息资源，档案的原始记录性和信息性满足企业需求，形成了档案的价值。档案为企业各项工作提供查考凭据，是进行科学研究的基础和前提，是生产活动的参考依据。目前，档案以其所载信息的原始性、真实性、技术成果的可重复性及可考查性使其具有更高的利用价值，它在企业的发展中起着承前启后的作用。企业没有创新就没有活力和希望，档案工作也是如此。企业的发展、科技的进步，对档案工作管理手段、管理方式提出了更高要求。当前企业档案管理过程中存在着一些弊端，传统的管理模式已难以适应企业发展的需求，档案管理模式落后、管理科学化水平低下、档案管理现代化意识不强，硬件设备和技术落后、档案现代化基础工作较差等问题依然阻碍了档案事业的发展。档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，造成了档案材料更新速度慢、整理归纳周期较长、编制检索工具中出现求“多”不求“精”等现象。为此，新时期企业档案管理工作的创新日显紧迫，信息化、人性化、服务化的发展趋势对企业档案管理提出了新的挑战。因此档案工作人员必须具有创新精神，打破因循守旧，墨守成规的僵局，积极开拓和探索档案管理的各项功能。 二、现阶段企业档案管理工作中存在的主要问题 1.档案管理人员缺乏责任心和专业知识。企业领导和档案管理人员对档案管理工作的重要性认识不足，认为档案管理工作是“冷板凳”，是附带工作，干好干不好无关大局，造成档案管理人员工作责任心不强，对工作麻痹大意，缺乏积极主动精神。有的单位甚至会安排一些不具备档案管理专业知识的人员从事档案管理工作，有的人只是粗浅的知道一些档案收集、整理、归档和装订工作，不能科学、规范的进行档案管理。 2.档案管理的信息化程度较低。现阶段，计算机技术在档案管理中越来越发挥着重要作用，电子档案目前已基本普及。但在软件设计与开发过程中，档案管理人员基本不参与，仅仅是使用者，而软件开发和设计者作为非专业人员，在一些方面会忽略档案者对软件的要求，故二者的脱节造成了电子档案不方便使用的状况。 3.档案管理职责不明、责任不清。目前，各企业档案管理制度参差不齐，尤其是涉及到专业管理的财务、人事档案，没有纳入企业档案的统一管理中，造成各门类档案保管分散，各自为政，很少交流和合作，以致档案基础数据不清晰，管理不统一，责任不明确。 4.档案工作设备较落后。部分企业对档案工作投入很少，档案库房的面积狭小，相关的设备陈旧，更新速度慢，硬件投入少，影响了工作效率。特别是在计算机方面，有的企业还处于手工操作阶段，有的企业虽然有了计算机设备，但档案管理人员电脑操作技能水平不高，技能有限，使档案管理的效率和准确性难以得到保证。 三、企业档案管理创新的思路和措施 1.观念创新，服务企业发展目标 企业档案工作是一项基础性的工作，它集科学性、管理性、服务性为一体，也是一项综合性的工作，贯穿于企业各个部门、各个单位。企业的各类档案，涵盖内容丰富、形式多样，是市场经济条件下企业的一种资产，属于企业重要的信息资源，也是企业各极领导进行科学决策的重要依据和参考资料，档案的开发利用对企业的兴衰成败有着不可估量的意义，对于企业的生存发展也起着至关重要的作用。因此，在信息化科技时代，企业档案工作者更应该强化责任意识，摒弃档案工作可有可无和为企业管理附属工作的错误观念，充分认识到新时代档案管理工作的重要性。对档案管理要有创新想法，加强结构创新、制度创新和科技创新。要紧跟乃至超前预测企业发展的动态，做出管理上的转变，深入基层业务部门了解弄懂档案的内涵关系和保存意义，对各种档案资料做到心中有数。要对档案资源进行深入挖掘提炼，将档案精品提供给企业档案利用者，使死资料变成活档案，让企业档案利用者从中获得启迪，拓宽发展企业的思路或维护企业的合法权益，使档案资源走出档案室，更好地为企业的生产经营发展服务。 2.结构创新，提升档案管理人员素质 建立一支高素质的档案管理人员队伍，是企业档案管理工作创新和提升的前提。企业发展了，企业的档案管理工作也应上水平、上档次，为此，要大力提升企业档案人员及兼职档案员的业务水平，适应现代企业和新时期发展的需要。 首先，企业要注重提升档案管理人员的工作水平。有的企业在档案管理方面的专业人才很少，特别是基层的企业，有的只配备1名档案工作人员，甚至还是兼职档案管理人员这就需要增加人员。企业在招聘工作人员时要特别慎重，不仅要注重专业技能，员工上岗前还要对其进行科学有效的培训。工作中，更要加强对他们的业务指导，。切实提高其工作水平和业务能力。其次档案管理工作人员要积极转变观念，正确调整自己在工作中的角色。有的档案工作人员对档案管理工作缺乏深入了解，认识仅仅停留在表面，工作做不到位。因此，企业应适时举办档案管理培训班，对档案管理人员进行有针对性的培训。档案管理人员也应积极主动参加培训，学习系统的档案管理知识，做到对专业知识的精通并熟练运用。由于档案管理工作日益电子化管理，档案管理者同时也要提高自己的计算机操作能力。同时，档案管理人员要转变角色，提高认识，用职业道德规范严格要求自己，不麻痹大意，确保任何档案案卷不损坏、不丢失、不错漏，包括音像资料和网络资料，对涉密档案要强化保密观念，遵守保密法规，规范自身行为，严格保守秘密。 3.制度创新，适应现代企业发展要求 现代企业制度的基本特征是产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学。企业档案工作要适应现代企业制度，就必须在企业档案工作中进行制度创新。 制度创新的实质就是要从企业的实际出发，规范档案管理工作。目前各类性质的档案管理制度虽然有不少，但是各企业在制定档案管理制度时相互借鉴的内容较多，从企业管理实际出发的内容较少，有些档案分专业进行规范管理，造成不同性质的档案规范不统一，有些档案仍分散在各部门、各单位，有些重要的需上交上一级部门的档案未及时归档，造成档案管理不规范，降低了档案利用率，统一规范的制度改革和创新迫在眉睫。 规范企业的档案管理工作，应结合企业自身实际建立健全相关档案规章制度，实行规范化管理。档案管理部门应根据有关档案法规和规范，结合企业自身业务工作实际，制定档案利用制度、档案统计制度、档案保密制度、档案库房管理制度等切实有效的档案管理制度，明确档案员岗位责任制、主管档案工作领导责任制，编制档案工作的年度方针和目标，全面加强归档文件的全程管理。各归档部门应配备专职人员或指定专人负责文件的收集归档，每年按规定按时移交归档文件，从各个环节严格把控。 此外，应建立档案考核机制，建立荣誉激励机制，制定公平详细的考核办法，明确职责、奖罚分明，不论是领导干部还是普通档案工作人员，都应参与到公平竞争优胜劣汰的竞争机制中，从而调动企业档案人员的工作积极性、主动性，用制度来规范企业档案工作管理，激励档案管理人员不断创新、不断进步。 4.科技创新，加快档案信息化建设步伐 档案信息化是指在企业档案管理活动中，全面应用现代信息技术，对企业档案信息资源进行有效采集、管理并提供利用。当前，档案信息化建设已经成为档案事业应对信息社会的必然选择，实现档案工作各环节的计算机化，是实现档案系统整体功能提升的基础和手段，为企业及时提供各种原生信息，满足企业生产经营和决策的需要。企业档案信息化的建设，要坚持技术与管理并行，将企业档案信息化纳入到企业信息化建设之中进行，要加强对电子文件和电子档案管理方法的研究和实践，要注重档案信息化工作的标准化和规范化的建设。在企业档案信息化建设中，制度建设是保障，数字化是建设的核心，安全与保密是建设的保证，提供利用是建设的最终归宿。 加速档案的数字化步伐。档案数字化指的是使用一些先进的数字化技术对传统介质的档案进行处理，最终形成数字档案信息资源的过程。近年来，档案出现了电子化的趋势，传统的纸质档案逐渐被取代，大量的磁性载体、光介质载体开始出现，档案出现了纸质版和电子版共存的多元局面。因此当前档案管理的一个重要的内容就是将这些庞大的档案妥善管理，其中一个重要的途径就是进行数字化的处理，构建电子文件数据库以及电子影像档案数据库，并在此基础上对系统信息进行加工，开展计算机网络传输，实现档案的合理储存以及高效开发利用，最终达到档案的共享以及经济效益的双赢。 加快档案数字化的标准建设。档案数字化建设的目的是实现档案信息资源共享，要建立规范统一的数据库形式，将各项标准制定出来，要有一致的文件格式、统一的数据描述标准、全文数据库标准等等，在工作中标准的设置要科学、可行。档案数据在制作时要做到三统一：著录项目统一、著录格式统一以及检索语言统一。数字化加工的过程一定要进行严格的管理，无论是扫描、数据的录入还是图文的编辑都要按照标准进行，努力实现标准化。这样，各企业以及内部各单位才不会各自为战，整个档案工作数字化建设才会相互协调，相互衔接，真正做到资源共享，方便查询和使用。 结束语： 随着计算机技术的进步，新的档案管理