论非语言行为在秘书职场中的作用.doc

江苏财经职业技术学院毕业论文标题： 论非语言行为在秘书职场中的作用系 别： 人文法律系 专 业： 文秘（财经） 学 号： 0910502104 姓 名： 邓重坤 指导教师： 二一二年 六月十五日12摘要随着经济的飞速发展，现代企业公司不断增加，对于秘书人员的需求量也在增长。大部分秘书人员在职场工作中只注意语言交际，以为语言是传递、领悟信息的唯一途径，而忽略了体态语言、空间距离语言和环境距离语言等非语言行为的信息传递作用。秘书是一个富有挑战性的职业，非语言行为不仅能够帮助秘书人员跨越工作障碍、加强职场人际关系，而且可以提高工作质量和效率，使秘书人员不论是面对上司还是同事、下属都能够自然应对。由此可见，非语言行为在现代秘书职场中起到了越来越大的作用，这是秘书人员在职场中不可忽视的一种技能与修养。 关键词：非语言行为；秘书职场；作用目 录摘要1目 录2引言31非语言行为的定义及特点31.1非语言行为的定义31.2非语言行为的特点32秘书职场中常见的几种非语言行为52.1面部表情52.2姿态动作52.3距离62.4环境63合理运用非语言行为在秘书职场中的作用73.1注重体态语言，跨越工作障碍73.2运用空间距离语言，加强职场人际关系83.3领悟环境语言，提高工作质量和效率9结束语9致 谢11参考文献12论非语言行为在秘书职场中的作用引言随着现代社会的进步与发展，秘书在职场中起到了举足轻重的作用，同时，秘书的非语言行为也越来越受到人们的重视。一名优秀的、值得领导信任和依赖的好秘书，必定能够为领导提供好的参考决策，为人处事分寸拿捏得当、把握尺度。秘书职场中，在使用语言行为的同时，辅之以非语言行为进行交际、信息传递，无论对秘书自身素质的提升，还是对工作效率的提高、职场人际关系的加强都大有裨益。1非语言行为的定义及特点1.1非语言行为的定义语言和非语言，是秘书在职场中进行交际沟通的两种实现方式。语言行为是通过语言手段（包括文字和言语等）进行交流沟通、信息传递的过程。一切不使用语言进行的交际活动，是对非语言行为的广义理解。它是通过体态、空间距离、环境距离等方式进行交流沟通、传递信息的过程。非语言行为存在于我们的日常生活中，我们每个人都在无形中使用非语言行为对语言行为进行补充说明，使信息得到更好的交流传递。面部表情、声音、外貌、行为举止以及交谈双方之间的空间、时间距离、环境等都属于非语言行为，它们可以自然流露出语言行为无法表达的深层含义。生活中我们常常用挥手表示再见；点头表示肯定，摇头表示否定意思；皱眉头表示不高兴；把耳朵靠近讲话人的嘴巴，可以理解为大声讲或者是我在仔细听；把一个手指放到嘴唇前，可以表示为小声讲或者是别说话。由此可以看出，非语言行为在特定的环境下具有其本身的含义，人们的各种非语言行为可以表现出他们没有用语言表现出的各种思想和内心情感。作为秘书，理解各种非语言行为的意义并合理运用是十分有必要的。1.2非语言行为的特点秘书在社会交往中，“有声的第一种语言”是人们常用的特殊工具，同时，很多人对于“无声的第二种语言”也是十分注重的。1 李玉堂.谈教师非语言行为的作用J.石油教育，1998（02）1为了更好地认识到非语言行为的作用，对它的特点也要有一定的了解。结合非语言行为的定义和秘书的实际工作，我们可以将非语言行为大致可以归结为以下几个特点：第一，具有很强的真实性非语言行为不易受人意识的控制，某些时候表现出来的非语言行为是在无意间发生的，特别是一些本能的生理反应。当某个人做了亏心事的时候，他的手不停发抖，额头冒汗，即使他说的多么地头头是道、大义凛然，我们可以毫无疑问地判定他是在紧张、害怕，他说的话不值得我们相信。非语言行为不像语言行为受到理性思想的控制，它大都发自人们内心深处，很难对它进行掩盖和控制。第二，具有环境的制约性同一个非语言行为在不同的文化背景下通常会存在理解偏差，即便是在同一文化背景下，对非语言行为的理解也是酌情景而论。美国人在与别人交谈时眼睛常常看着对方，这是尊重对方的表现，否则被人认为是不真实的；然而葡萄牙人则会避免眼睛直视他人，以此来表示对对方的服从与尊重。非语言行为不是一成不变的，虽然在其形成发展过程中产生了特定的含义，但是同一个非语言行为处于不同的场合、不同的氛围、不同的文化背景下时，可能有着不同的意思，甚至也会因为发出者的不同而有所差异。第三，具有联合性非语言行为一般依附于语言行为，不会孤立出现，并且在实际职场生活中通常是多种非语言行为联合使用的。当领导在开会时，他的眼睛、表情、身体会随着开会内容配合行动，做出相应变化。当他生气愤怒时，即使尽力去克制自己的情绪，但皱着的眉头、略微严肃的表情、沙哑的声音等多种非语言行为却联合地“出卖”了他。实际生活中，非语言行为大都是联合传播、协同送出的。第四，具有辅助性我们平时在说话时，表达的意思会随着说话的抑扬顿挫产生相应的变化，同一句话放在不同的环境下也会表达出不同的意思。与人交往过程中，你的面部表情、声调、手势或者人与人之间保持的距离等非语言行为，都可以无形中补充和增加语言在信息传播中的缺陷，对语言行为具有辅助性功能。虽然语言行为明了直接，但如果仅仅用语言进行交往沟通是远远达不到理想的效果，而非语言行为本身就携带了相当丰富的信息，秘书在职场生活中运用语言的同时，恰当地借助非语言行为的辅助性功能可以获得令人满意的成果。2秘书职场中常见的几种非语言行为不同领域的研究者对于非语言行为的分类也都发表了各自的看法，最早在1956年Ruesch Kess首先提出了Action language (动作语言)、Sign language(手势语言)和Object language(客体语言)。其中，Object language(客体语言)指的是譬如气味、服饰、颜色之类等方面。K.W.Back将它分为三类，即静态无声的、动态无声的及其声的。另外，1978年M.Knapp提出了七分法，即Physical characteristics（身体特征）、Body motion and Kinesic behavior（身体动作和体语行为）、Para motion and Kinesic behavior(副语言)、Artifacts(化妆用品)、Touching behavior(接触行为)、Polemics（近体语言）、Environmental(环境因素)。2 梁西智.非语言行为的特点与分类J.阜阳师范学院学报（社会科学版），2004（05）2秘书职场中的非语言行为可以弥补和克服秘书在工作中使用语言行为的不足和交际障碍，由于传递信息与接收信息者的着眼点有所差别，所以秘书职场与其他领域中的非语言行为有共同之处也有相异的部分，秘书工作中的非语言行为大致可以分为体态语言（包括面部表情、姿态动作、界域、服饰等）、空间距离语言、环境语言。而秘书在工作中常见的非语言行为可以分为以下几种：2.1面部表情“在所有的非语言行为中，面部表情是人们生活中最重要的传递感情而又能普遍被人们接受的一种方式。”3 杨真洪，包家珍.论文化交流中的非语言行为J.西安理工大学学报，1998（04）3对于秘书来说，常常受到角色特点的限定，并由于工作内容的需要和职业本身的特征，从而形成了丰富多彩又不乏个性的面部表情。秘书在职场中，经常要与他人打交道，除了需要生动的语言之外，灵巧的表情也是相当必要的。比如说，在人际交往中，假如秘书人员总是面无表情，难免会与他人产生隔阂，使得他人越来越疏离自己。人们常说“眼睛是心灵的窗户”，在与人交往时，要注意对方的眼神，从一个人眼神中流露出来的情感最为直接地显现出了他的心理活动，同时，交谈时注视着对方，会表现出诚恳和尊重。自然、流畅的面部表情可以展示出秘书人员的知识、文化、性格、修养和品味。恰当、准确地运用面部表情，不但可以省略掉有声的口头语言，减少交流障碍，而且可以产生“此时无声胜有声”的最佳效果。2.2姿态动作不同类别的姿态动作可以显示出人们的社会地位、性格特点以及从事的职业等。做为秘书人员，你的一个姿势动作常常可以反映出你情绪的高低，姿态的变化也体现了你在交际氛围中的一种态度。端庄、稳重、大方的姿态，正确的立、坐、行等姿势，都能给人留下美好印象。作为职场秘书，你的言行举止不仅体现了你个人的品德，而且反映了领导的用人眼光，你的一举一动都受到大家的观察考量。秘书在陪同领导坐车时，要自觉打开车门，用手挡住车门框上方，切忌作旁若无人状或作出让人误会的动作。作为秘书人员，当你坐着与人谈话时，如果无精打采，翘着双脚，那会给人一种没有规矩、不稳重的印象；如果你正襟危坐、侧耳倾听，双腿微微伸开，身体稍向前倾，那么效果就显然不同了。作为秘书人员，要找准自己的位置，切忌动作错位，不仅要做到维护自己的形象，不失体面，还要为领导树立良好的形象，赢得下属的尊重。2.3距离人与人在交往时，总要各自占据一定的空间，相互间保持一定的距离，这个距离虽然是无声的，但是能像语言一样传达某种含义，对人际交往具有潜在的影响和作用。秘书在与人交往过程中应当保持适当的距离，远近拿捏恰当，因为当我们与他人的距离过近时,我们每个人都假设自己处于一种看不见的处境中，这时便会不自觉地产生一种压迫感。但这种个人范围主要取决于他所处的文化背景或种族限制。如果秘书不注意这种空间距离，容易使人产生误会，甚至会造成工作的失误。比如说，秘书在与同事交谈时，平时是保持在一臂之内，而突然拉大了两人的谈话距离，那么你的同事就会认为这种距离是某种含义的表现，如不感兴趣、生气、敌意等。两个人之间应当保持怎样的空间和距离，这往往是由彼此之间的关系程度、相互牵连的程度以及彼此相互喜恶程度来决定的。因此，秘书在职场中是否善于运用距离，对于增强人际交往效果是一个很重要的技巧。2.4环境环境语言，“是一种借助外部环境（主要是指交际场所）处理人际关系的无声语言，对语言行为进行补充说明。”4 陆道夫，顾红曦.试论人际交往中的语言行为和非语言行为J.广东民族学院学报（社会科学版），1995（02）4这两者在人际交往中不像语言行为那样直接陈述，而是利用一定的距离或者场景向他人展现和表明。在某种意义上，用来交际的房间或地点也可以看做是交际过程中的一个组成部分。信息的发送者，是环境和房间的设计者、支配者、拥有者以及选择者，而使用房间的那些人则是信息的接受者。这一信息对环境和房间的使用者都会产生特定的影响，比如，秘书在工作中常常会到饭店、银行、法院和教堂等公共场所处理工作等事项，那么就会发现它们巧妙地设计布置，使人产生一些诸如敬畏、庄严、优雅、宁静或安全等感觉，因而一进入就能领略到其中的交际氛围和交际意义。作为秘书，要时常注意环境语言，领悟其中显露出来的交际信息。秘书要能够及时领略不同环境中展现出来的不同交际信息，从而采取一系列与之相对应的交际方法，更好地完成工作并得到他人的赞同与赏识，而不致于让人弄得无所适从、笑话百出。总而言之，不管是以直接述说为主的语言行为，还是以体态语言、空间距离语言和环境语言为主的非语言行为都会对秘书的工作产生各种各样的影响，那么，这就要求秘书人员在工作中不断地总结经验，剖析并研究秘书职场中的语言行为规律，认真准确地掌握各种语言艺术，做到有效工作，灵活工作。3合理运用非语言行为在秘书职场中的作用3.1注重体态语言，跨越工作障碍“非语言行为的调控，很大程度上影响着工作是否可以顺利进行。”5 杨玉斌.非语言行为在外语教学中的作用J.沈阳教育学院学报，2002，4（2）5应届毕业生初入职场进行交际时，难免会羞涩，或多或少有为难情绪，担心说不好或是被他人笑话，因而无法调控好自己的体态语言，更谈不上注意他人的体态语言。这种困扰在职场中常常构成工作障碍。作为职场新人，多多少少会遇到一些令人烦恼的事。比如说一些老员工对新人大呼小叫，有时候甚至会找茬挑刺，那就会影响上班的心情。在遇到类似的情况之后，要即时摆正心态、端正态度，分析原因，用自信和勇气去承受别人的冷落和嘲讽。做好自己该做的，把这些问题当做是磨练自己的毅力、磨练性格的一个方法，想办法去缓解与同事间的关系，用微笑用行动去化解大家之间的尴尬。 对于你的上司，你是否真正的了解？上司开会时皱着眉头，是表示疲惫还是表示不赞同？接受媒体采访时，上司看手表并与秘书进行眼神交流又是什么意思？作为秘书，遇到诸如此类的情况你都能及时意会么？“只有认准所服务领导的文化特征，才能协调好与领导的工作关系；只有大致了解领导的主要交往对象的文化特征，才能协助领导争取到应有的支持和配合。”6 冯溪屏.行为语言与文化识别兼论秘书必备的一种基本素质J.秘书，2006（12）7 吕定禄.浅谈秘书工作中的体态语言J.职大学报，2005（01）8 张南雁.谈非语言行为对交流有效性的影响J.广东民族学院学报（社会科学版），1995（02）6每一位上司都有着丰富精彩的人生经历，从而形成了各自特有的习惯和行为方式，了解了上司的各种体态语言，秘书便可以更好地配合上司工作，得到上司的信任和依赖，同时，也可以增加上司对你的好感，做出更有力于你的决策，这对秘书的职业生涯也是非常有帮助的。因为刚步入社会，很多方面都基本不懂，所有同事都可以称得上是前辈是师傅。做为职场新人不但要调节好自己的体态语言，还要注意他人的体态语言，要学会察言观色，该说的要说，不该说的不说，最重要的是向他人虚心学习，必须诚心相待。得当、自然的体态语言不仅可以使你消除心理压力，跨越工作障碍，而且可以为你赢得大家的喜爱与赞赏。3.2运用空间距离语言，加强职场人际关系在工作中，作为一名秘书常常会面临形形色色的人，因此，处理好人际关系是秘书职业生涯中十分重要的一大课题，尤其是对大企业的职场人士来说，良好的人际关系是安心工作、舒心生活必不可少的条件。当今的毕业生，绝大多数是独生子女，刚走出学校的大门，具有较强的自我意识，来到错纵复杂的社会大环境中，更应该维持好人与人之间的空间距离，将自己的人际关系坐标调整好。秘书在处理人际关系时，除了要注重语言技巧外，还要注意非语言行为技巧，人与人之间保持合理的空间距离也是十分必要的。秘书在工作中合适、恰当地控制与人之间的距离，会增加彼此间的亲密程度。但是如果距离调控不到位，则不能收获令人满意的效果，反而可能导致人际关系破裂。当双方交往仅仅处于初级阶段时，如果距离过近，可能会使对方产生反感，导致交际失败。在工作职场中，除了职位上有差异，人格上都是平等的。在员工和下属面前，作为秘书，我们只是领导的代言人而已，经常会代表领导发布一些命令，指挥下属办理事情。在这个时候，秘书的工作态度、对人的亲近程度就会直接影响到下属的工作积极性，从而影响工作质量和效率。有一些秘书没有认识到空间距离语言的重要性，总是认为自己是领导最亲近的人，觉得自己持有特权，存在一种高高在上、不可一世的态度，那么在无形之中就会使你和下属之间产生隔阂，出现一种人人畏之的局面。秘书在与人交往沟通过程中，首先要注重自己的非语言行为，合理运用空间距离语言，给人一种属于你自己的独特气质，让对方乐意与你交际；再者就是要善于体察对方的真正需求，通过对方的非语言行为领悟对方的内心想法和行事特点，从而做到“对症下药”，正确掌握双方之间的空间距离，达到交际目的。作为一名称职的秘书，职场中应当注意使用正确的称呼，主动和领导、同事问好，注重交际技巧，培养良好的行为举止。秘书人员如果恰当的运用空间距离语言并养成文明优雅的举止习惯，必定会使你在工作中左右逢源，受到大家的欣赏和尊重。3.3领悟环境语言，提高工作质量和效率非语言行为在秘书职场中运用广泛，通过对方的各种动作、姿态、谈吐、表情、修饰等洞察其内心秘密，这样能够收到意想不到的社交效果。它能够运用在生意场上、办公室里、舞场上等各种场合去观察人、了解人，通过环境语言领悟深层信息，从而更加轻松、有效地完成工作。在气氛友善的办公室，同事间就容易配合默契、协调联动，也就容易做出成绩。在同一个办公室里工作，与同事相处久了，对彼此之间的生活状态和兴趣爱好，也都有了一定的了解。作为秘书，要处理好大家之间的亲疏关系，根据每个人的特征处理好彼此间的交往关系。乐观和幽默能够营造一种轻松的环境氛围，有利于秘书与同事的关系变得亲近，消除工作中的劳累，有助于工作质量和效率的提高。有很多秘书在工作中非常积极主动，不论是上司交代下来的工作任务还是同事间的帮助，都会十分认真积极地完成。但是一看办公桌，资料杂乱地堆放着，水杯放在资料上，电脑上打开了好多个窗口，整张桌子杂乱无章。作为秘书，工作时积极主动是应该的，但仅仅积极主动是远远不够的，你的工作还必须保证质量和效率，即对自己完成的每一项工作，只有在检查无误后才能交给别人。有一些秘书认为对于办公桌、办公室环境这种小事没必要精益求精，因为工作环境不会影响到工作的顺利完成，但是这种环境可以体现出一个秘书的工作态度。作为秘书，