关于监理合同成本控制工作讨论(1).docx

浅析项目工程监理合同的成本控制 -上海项目成本部 黄亮近几年来，万达对监理的重视程度不断提升，服务要求和标准也不断提高。与之相对应的是，监理合同的成本在近几年过程中的也在不断提升：对比上海项目公司最近3年的已建、在建及拟建项目监理费用，可清晰看出这一趋势（详见表一）。其中2013年度定标的金山项目监理合同，合同金额已超千万（每项目超千万的合同数量一般在20个左右），每平米指标达到21.97元。集采协议价格的涨幅是其主因，以上海金山项目为例：原上报监理人员投入计划表确定的人员投入指标为0.7人/万平米*月，按2012集采价格水平测算，合同平米指标约为16元/m2，按2013年集采价格计入后，合同平米指标略超25元/m2。表一编号项目在建状态建筑面积（m2）合同金额（元）费用指标（元/m2）涨幅(%)1宝山万达已建298,2052,602,980 8.73-2松江万达在建316,7005,220,086 16.4889%3金山万达拟建457,70010,055,858 21.97140%监理合同的成本控制中是较易忽视的一环，但是针对上文述及的趋势和变化，项目公司成本部应采取有针对性的成本控制措施。根据集团监理合同范本、监理合同招标流程及相关要求，并结合上海公司已完项目经验，以下分阶段阐述对监理合同成本控制工作的一些想法：一、 招标阶段：1、 严控投入人数指标；重点关注监理人员投入计划表的编制，提前主动与工程部、集团质检部沟通，在确保满足集团要求的前提下，尽量控制总投入人月次的数量。以金山项目为例，我们最终确定的监理投入人员指标为0.66/万平米*月，与在建的松江项目人员投入水准基本一致（详见表二），略低于集团质检部0.7人/万平米*月的要求。监理投入人员指标的确定的必要条件：根据各投标单位的协议价格测算的合同金额平米指标不超25元/m2。（建议：应区分当地与异地企业中标后的合同金额平米控制指标，体现差异性，确保监理人员投入计划的一致性。如当地按20元/m2，异地按25元/m2）表二：项目建筑面积（万m2）总投入人月次服务期（月）平均投入人员（人/万平米*月）松江万达31.67623300.66金山万达45.77840280.662、 监理单位的选择监理属集团二类标，项目公司须在品牌库中选择单位即可。但鉴于监理服务的特殊性，选择入围单位时，应重点考虑区域性，优选项目当地的供方单位。3、 熟悉监理招标相关流程，按时保质完成招标工作与一般工程类项目招标相比，监理合同的招标流程相对特殊，除正常流程外，需增加以下流程（质量管控的相关流程，流程编号以ZG开头）：1） ZG12.1监理人员投入计划表报批上报时间：项目公司成本部监理招标文件发出前10天发起流程审批人：项目公司成本副总项目公司工程副总项目公司总经理质量监管部项目经理质量监管部分管副总经理质量监管部总经理（抄送集团成本部分管招标副总经理）2） ZG12.2监理单位招标文件报备上报时间：发标前7天发起审批人：同ZG12.13） ZG11监理招标技术标评审申请上报时间：项目公司成本部评标前7天发起流程审批人：同ZG12.14） ZG12.3监理单位招标结果报备上报时间：成本部定标前3天发起具体流程为：同ZG12.1二、 过程实施阶段：由于目前监理招标合同价格确定模式相对固定，合同金额人员投入指标和集采协议价格几乎无调整空间。在此背景下，对于监理合同，工程实施过程中的成本控制显得尤为重要。根据监理合同范本中相关条款，我们梳理汇总了与合同金额相关的条款（详见附件），并对应其内容，拟采取下述管理手段：表三：监理合同范本条款梳理序号名称相关合同条款问题注意事项及建议条款编号条款内容支付计算公式1合同费用描述专用条款 3.13.1.1 监理费用必须包括在各阶段所需要的增加、减少监理工程师的所有费用，也包括工程结束后的缺陷责任期的监理服务所需要的费用。3.1.2 包括必要的取样、监督各种试块地制作、送试块、试样去测试、检测的费用；超时工作、节假日加班、以及各部分的工期延长的监理服务及其他为适当地完成上述监理服务范围的一切费用。3.1.3 包含执行监理工作所引起的一切费用，含监理直接成本、监理间接成本、监理税金和监理利润。包括(但不限于)监理人员工资、旅费、住宿费、往返工地现场交通费、所需外部服务支出、行政管理人员工资(如行政、管理、经销、后勤和指导人员薪金)、事假、病假和假日薪金支出、各类人员保险费支出、退休费等津贴支出、监理人监理人有关规定交缴的有关税金总额，如营业税、所得税和个人入息税等项。3.1.4 监理人员现场办公用房由委托人负责解决。合同价款中包含其他办公所需要的床、桌、椅、设备、电话、宽带、工作餐、上下班交通工具、加班餐(如有)等监理人自备的任何设备所需要的费用。3.1.5 监理人需在每月下旬按合同条款作出相应付款申请，经委托人代表，即委托人审核，并经委托人最后认可后，委托人将根据审核结果如期付款，所有付款以人民币结算。/1、“缺陷责任期”概念，根据合同协议书条款，“缺陷责任期”的定义因为：本工程保修阶段（即本工程保修期开始后两年）合同有效期=监理责任期=监理服务期限定义：监理人承诺监理责任期是包含保修期间监理责任期在内，起计日期以委托人书面通知为准，结束日期以最终保修终止日期为准。监理服务期限包括：（1）自本工程施工准备阶段开始（包含前期准备阶段：地勘和设计）至整体工程综合验收备案完成；（2）本工程保修阶段（即本工程保修期开始后两年）。监理办公室：总包合同范本通用条款第12.1款第3点：总承包商必须在工程现场为业主、监理单位、造价咨询单位提供办公室,办公室面积不少于500平米，费用已包含在措施费中。专用条款 3.2/3.33.2 如发生经委托人认可的额外工作，双方协商确定报酬金额。3.3 如果委托人需要监理提供额外的监理服务，所需要的费用将根据合同附件中监理人所呈报的监理工程师月工资按照每月30天折合为日工资进行计算。专用条款 2.22.2监理人安排有关监理工程师常驻现场以确保对正常工作时间以外的夜间、节假日施工进行有效监理。此部分加班费用已包括在监理取费中，由监理人承担。2合同支付2.1预付款合同协议书 2.1本合同签订并生效后7个工作日，监理人应按合同价款10%的金额向委托人提交履约保函（有效期至本工程竣工验收后三个月）。履约保函的有效期应覆盖至本工程完成竣工验收备案完成且移交业主后三个月。履约保函应符合本合同附件八所列的履约保函格式。委托人在接受履约保函且本工程开工后7天内支付合同总价的10%作为预付款；预付款=合同价*10%2.2进度款支付（月度款）月进度款支付 = 月度付款-月度扣款2.2.1月度付款（不含奖金）合同协议书 2.2监理服务期间监理费按月进行支付，监理费按照合同价款扣除奖金部分*70%/监理服务期月数。每月的监理费在下个月10日前支付。月度付款（不含奖金支付）=（合同价款 - 月度奖金 - 月度项目奖金）*0.7/监理服务期月数*0.9扣除的“月度奖金”应为包含管理费、利润、规费、税金的综合价格。通用条款 第22条5、监理工作质量保证金：委托人将在每月向监理人支付监理服务费的同时，暂扣当月监理服务费金额的10%，作为监理工作质量保证金，用于监理服务实施期及缺陷责任期由于监理人责任造成委托人损失的补偿。如未发生，委托人在工程的缺陷责任期结束后30天内，向监理人一次性无息返还剩余的监理工作质量保证金。2.2.2月度扣款月度扣款 = 监理人员延期到岗扣款 + 更换监理人员扣款 + 出勤考核扣款2.2.2.1监理人员延期到岗扣款合同附件四：对监理人的约束、考核和奖惩5、若监理人不能按本条规定的时限投入监理人员，应承担如下责任：（1）总监理工程师延迟到岗解除合同，纳入不合格供方名单。（2）总监代表延迟到岗每周扣减监理费1万元（不足一周的按一周计算，下同），最多不超过监理合同额的10%。（3）除总监和总监代表以外的高级监理人员和主要监理人员延迟到岗每人每周扣减监理费5000元，最多不超过监理合同额的10%。（4）其他监理人员延迟到岗每人每周扣减监理费2000元，最多不超过监理合同额的10%。（5）人员延迟到岗超过50%的，委托人有权终止合同，监理人纳入不合格供方名单，并追究监理人其他违约责任。监理人员延期到岗扣款 = 总监代表延迟到岗周数*10000 + 高级（主要）监理人员延迟到岗累计周数*5000 + 其他监理人员延迟到岗累计周数*2000/1、延迟天数不足一周的按一周计算；2、计算延迟时间时，应根据合同附件四：对监理人的约束、考核和奖惩中对监理人员提前到岗时间要求进行计算；3、因延迟到岗扣除的费用累计不超过合同金额的30%。2.2.2.2更换监理人员扣款合同附件四：对监理人的约束、考核和奖惩4、若监理人违背本条规定，应承担如下责任：若进场总监与合同中约定的不一致，监理人需承担监理合同额的20%的违约金，且委托人有权解除合同，没收合同履约保证金，纳入不合格供方名单。（1）若合同中约定的总监代表更换的，每人次扣除监理费10万元。（2）若高级监理人员或主要监理人员更换的，每人次扣除监理费5万元。（3）未经委托人同意擅自更换监理人员的，除承担上述责任以外追加扣除监理费5万元。（4）除人员辞职等不可抗力原因以外，主要监理人员更换人次数量超出投标主要监理人员总人数30%的，委托人有权终止合同，并追究监理人其他违约责任。更换监理人员扣款 = 合同金额*20%（更换总监） + 100000*每人次（更换总监代表） + 50000*每人次（更换高级或主要监理人员） + 50000 （人员更换未经委托人同意）合同解读：一般监理人员在委托人同意的情况下，可以更换，不发生扣款。2.2.2.3出勤考核扣款合同附件四：对监理人的约束、考核和奖惩三、关于监理人员出勤的规定1、项目监理部全体人员必须全职常驻现场，否则参照前款延迟到岗的标准承担责任。2、总监、总监代表和主要监理人员休假、病事假需向委托人书面提出申请并经委托人批准，否则应参照前款延迟到岗的标准承担责任。对总监未经批准擅离岗位的责任参照总监代表延迟到岗的责任标准的2倍执行。同时，出现本项所述情况给委托人造成损失的，全部由监理人承担。3、总监和总监代表不得同时请假，各专业高级监理人员或主要监理人员超过1人的不得同时请假。4、项目监理部必须真实考勤（要求采用指纹考勤的方式进行考勤）并经总监签署，每月提交委托人备查。发现监理人弄虚作假的，每次扣减监理费5万元。5、若根据工程实际进展情况部分监理人员不需按本合同要求的时间到岗或在岗，监理人应书面提出调整方案报委托人审批，并按委托人批复的意见执行。出勤考核扣款 = 总监代表考勤异常周数*10000*2 + 高级（主要）监理人员考勤异常累计周数*5000 + 其他监理人员考勤异常累计周数*2000 + 50000（考勤记录弄虚作假）1、如经委托人批准的请假，按合同解读不予扣除费用，是否合理？2、一般监理人员请假无需经委托人批准1、考勤异常天数不足一周的按一周计算；建议：1、经委托人批准的请假，如属偶发性的，费用可不扣除；2、一般监理人员的请假，如属偶发性的，费用可不扣除；3、过程中调整监理人员投入计划：（1）增加人员投入的，不增加费用；（2）减少人员投入的，需出具承诺函，同意调整合同金额，不能同的不予审批计划；2.3奖金款支付合同附件四：对监理人的约束、考核和奖惩3、对监理人的阶段考评结果分为优良、合格、不合格。（1）在考评季度各月考核无不合格且2个月为优良的，阶段考评结果为优良。（2）在考评季度有两月考核结果不合格，或有一个月不合格且无优良月度的，阶段考评结果为不合格。（3）除上述两种情况，阶段考评结果为合格。奖金：合同价款中包含的奖金，根据阶段考评结果决定发放比例。（1）支付方式：根据季度考核情况作为奖金形式按季度支付，即本季度支付上一季度奖金，监理月度考核评分表见附表，支付原则具体如下所述：每季度初，委托人将按监理月度考核评分表见附表对监理人上季度的服务质量进行评价和打分。如工程按计划完工，未出现质量、安全事故，委托人在本季度支付乙方上一季度的奖金。监理人定期考核分值和奖金之间的对应关系见下表： 监理人定期考核分值 发放奖金比例 不合格 0% 合格 80% 优良 100%（2）整个监理服务期结束后，如整个考核期项目无较大及以上安全、质量事故且委托人对监理的整体考核在及格以上（含及格）的，委托人将阶段中未支付的奖金全额一并支付。5、考核或考评不合格的对监理人按如下约定追究责任。（1）月度考核不合格的发文到监理公司总部警告。（2）连续两个月考核不合格的扣除两个月度监理费的20%。月度监理费按监理费总额减去奖励基金后按合同工期平均计算（下同）。（3）连续三个月考核不合格的，除再扣除一个月度监理费的20%以外，终止监理合同并列入不合格供方名单。（4）阶段考评不合格的，追加扣除该阶段各个不合格月度监理费的20%（已扣除的不重复）。（5）连续两个阶段考评不合格的，终止监理合同并列入不合格供方名单。（6）整个施工监理服务期累计30%以上的月度考核不合格的，列入不合格供方名单。奖金款支付金额 = 奖金款支付基数*发放奖金比例 - 考核不合格月的监理费用扣除奖金支付基数（？）= 当月投入人数 * （每人月度奖金 + 每人月度项目奖金） 考核不合格月的监理费用扣除金额 = 月监理费用（含奖金）* 合同规定扣除费用的不合格考合格月数 * 20%月监理费用 = ( 合同金额 - 奖励基金 ）/监理服务期月数奖励基金（？） = 奖金金额1、每季度的奖金款支付基数如何计算？按平均支付，还是按实际投入支付；2、月考核评价的分数标准不明确3、奖励金额是否等同于奖金金额？1、季度支付；2.4质量保证金支付合同协议书 2.5合同价款的5%作为监理工程质量保证金，在工程竣工验收两年后30天内（不计利息），向监理人一次性支付。质量保证金 = 合同价款*5%阐述应为“合同结算价款的5%作为监理工程质量保证金”通用条款 第22条5、监理工作质量保证金：委托人将在每月向监理人支付监理服务费的同时，暂扣当月监理服务费金额的10%，作为监理工作质量保证金，用于监理服务实施期及缺陷责任期由于监理人责任造成委托人损失的补偿。如未发生，委托人在工程的缺陷责任期结束后30天内，向监理人一次性无息返还剩余的监理工作质量保证金。3合同结算价款合同结算金额 = 合同金额 + 奖励金额 - 月度扣款金额 - 考核不合格月的监理费用扣除金额 - 其他合同扣款3.1奖励金额合同附件四：对监理人的约束、考核和奖惩奖项级别 奖项类别 奖金(万元)国家级 优质工程奖项 50省（直辖市）级 单位工程优质奖项 20省（直辖市）级 分部工程优质奖项 10/3.2其他合同扣款其他合同扣款 = 收受财物违约金 + 办公设备到位事项罚款罚款 + 转包或分包监理业务的违约金 + 克扣监理人员工资及奖金的违约金 3.2.1收受财物违约金专用条款 2.1（4）监理公司及监理驻场人员不得收受施工方现金及其他任何有经济价值的物品，一经证实，监理人承担金额相当于所收财物510倍的违约金。收受财物违约金 = 财物金额*A(5-10)也可在月度付款中扣除3.2.2办公设备到位事项罚款专用条款 44、监理办公设备要求：监理人必须按照下表要求为监理项目部配备办公设备，在监理进场3个月后，委托人就监理项目部的相关设备到位情况进行检查，如发现设备没有按照要求配备齐全且不能满足施工质量管控要求的，委托人将自行购买配置，委托人将按照购买价格的两倍从监理费用中扣除。（合同附有清单）办公设备到位事项罚款罚款 = 委托人自行购买设备的价格*2也可在月度付款中扣除3.2.3转包或分包监理业务的违约金通用条款 第四十三条2、未经委托人的同意，监理人不得将监理服务的任何部分予以再委托或转委托。如发生此类事情，将按监理人违约处理，委托人有权要求监理单位支付违约金500万/次并直至解除本监理合同,监理人还需承担因此引起的一切损失。监理人因监理服务的需要，经委托人书面同意聘用专业技术人员和辅助工作人员不属分包。转包或分包监理业务的违约金 = 5000000*次数也可在月度付款中扣除3.2.4克扣监理人员工资及奖金的违约金合同附件四：对监理人的约束、考核和奖惩克扣监理人员工资及奖金的违约金 = 克扣金额*5也可在月度付款中扣除三、 结算阶段目前所使用的监理合同为固定总价合同，根据2013年度万达广场施工监理项目合同范本（以下简称合同），合同总价是人员单价x投入人员的人月数。根据合同范本专用条款3.1.1条，“监理费用必须包括在各阶段所需要的增加、减少监理工程师的所有费用，也包括工程结束后的缺陷责任期的监理服务所需要的费用。”即一旦根据集团批准的人员投入计划确定了监理合同总价，无论实际的人员投入是增加还是减少，均不调整总价。这样就会带来一个问题：监理公司如果减少施工过程中投入的人员，业主无法进行有效的约束。合同附件四第三项第四条规定“项目监理部必须真实考勤（要求采用指纹考勤的方式进行考勤）并经总监签署，每月提交委托人备查。发现监理人弄虚作假的，每次扣减监理费5万元。”以及合同附件四第四项规定“由委托人每月对监理人进行考核，考核内容见附表，附表内容可能根据项目实际情况进行调整，但调整不违背本合同的其他规定和相关法律法规”、“根据季度考核情况作为奖金形式按季度支付，即本季度支付上一季度奖金，监理月度考核评分表见附表”。但是附表中关于考勤的权重仅占8%，而合同附件四第四项同样也规定“整个监理服务期结束后，如整个考核期项目无较大及以上安全、质量事故且委托人对监理的整体考核在及格以上（含及格）的，委托人将阶段中未支付的奖金全额一并支付”。监理公司只要能保证合同过程中的业主考核在及格及以上，在考核中只占很少比例（8%）的人员考勤基本流于形式。根据万达项目的施工特点，工期肯定不会拖延，监理公司出于成本考虑人员投入很有可能会比签订合同的数量有所减少，这样在合同中就会出现一些漏洞。以上海金山项目为例，合同金额超一千万，假设项目期间无重大事故发生且监理考核均为及格及以上，即使监理单位减少人员投入10%，按照合同业主最终还是应全额支付监理奖金而不是扣除对方实际未发生的20万奖金。因此通过奖金对于监理单位进行约束的力度就比较小，业主将无法通过扣款的手段约束监理单位按照约定足额投入资源。2.合同费用的支付1） 月度付款根据合同协议书第六款2.2条“监理服务期间监理费按月进行支付，监理费按照合同价款扣除奖金部分*70%/监理服务期月数。每月的监理费在下个月10日前支付”。同时合同通用条款22条规定“监理工作质量保证金：委托人将在每月向监理人支付监理服务费的同时，暂扣当月监理服务费金额的10%，作为监理工作质量保证金，用于监理服务实施期及缺陷责任期由于监理人责任造成委托人损失的补偿。如未发生，委托人在工程的缺陷责任期结束后30天内，向监理人一次性无息返还剩余的监理工作质量保证金。”按照此付款条件，监理公司每月得到的服务费是恒定的，不论他实际投入的人员有多少，都是按照合同总价（固定总价）扣除奖金部分后的平均到整个服务期的7折后再扣除10%计取。针对上述条款，有2点值得商榷：1. 监理服务费贯穿整个工程均为恒定值，不利于根据工程进度调动监理单位投入人员的积极性。以上海金山项目为例，监理合同固定总价10055858元。按照合同条款，在28个月的服务期内，每月进度款固定为182,251元，无论工程处于开工阶段还是高峰的赶工阶段，均恒定不变。因此，建议修改合同付款条件，将月度付款与人员考勤结合，即将原条款“监理服务期间监理费按月进行支付，监理费按照合同价款扣除奖金部分*70%/监理服务期月数。每月的监理费在下个月10日前支付”修改为“监理服务期间监理费按月进行支付，监理费按照合同单价（扣除含费率的月度奖金及月度项目奖部分）*本月考勤人数*70%。每月的监理费在下个月10日前支付”。这样在实际操作中可以将考勤表、季度考核表与付款计算表合一，方便快速、无争议的支付监理费用（详见本文附件一上海金山万达广场监理合同付款计算表）。2. 月度款暂扣10%，累积之后与合同总金额的比值非恒定为5%（根据合同协议书第六款2.5条“合同价款的5%作为监理工程质量保证金，在工程竣工验收两年后30天内（不计利息），向监理人一次性支付。”）以上海金山项目为例，监理合同固定总价10055858元。按照合同条款，在28个月的服务期内，每月进度款暂扣20250.12元。