采购合同样本与审批制度.docx

D版序：A(0)鲲鹏科技发展有限公司采购合同签订审批流程及管理制度文件编号：受控状态：发放编号：编写：审 核：批 准：发布日期：2012年3月5日 实施日期：2012年3月 30 日第9页，共9页一、目的为加强公司采购合同管理工作，防范合同采购风险，维护公司利益，依据相关法律法规结合公司运营管理特点，特制定本办法。二、原则本办法规定采购合同管理的基本原则、审批管理流程和审批权限，明确采购合同管理部门的职责，规定采购合同管理的具体内容。三、适用范围本办法适用于生产产品（项目）所需要原材料及日常所需要各种物资的对外采购合同的签订、履行和管理。四、合同形式采购合同的订立必须采取书面形式。经签约双方协商的有关修改采购合同的文书、传真、电报图表、电子邮件、报价单和会签表等，均属于合同管理的范围。五、合同内容要求1、 合同内容必须完整，合同基本要素必须齐全。2、 条款应当明确、具体、文字表达严谨，书写工整。六、管理组织采购部负责具体采购合同的谈判、起草、执行、变更，采购部经理、装备生产厂厂长、运营质管部经理，计划财务部经理，副总裁、总裁对采购合同进行程序流程的审核和审批。七、合同的签订1、 签订合同物资采购的供方，按照公司批准的合格供应商目录，由采购部采购工程师与物资供方商定后提交物资报价单，采购工程师在提交物资报价单时，要选择2-3家合格供应商的报价，按照“单位价格最低、付款账期最长、物资质量最优”的原则，确定本批次合格物资供应商并起草采购合同后，按照本制度规定的工作流程和审批权限规定，履行报批手续，经批准后与供方签订合同，见附件一、附件二。2、合同账期公司对供应商付款采取延期支票（2-3个月）、银行承兑、账期支付（电汇、网银）、月结支付等。3、 职责划分3.1、采购部负责合同签署前合同询价、议价、定价工作。3.2、计划财务部和运营质管部配合信息检验付款方式及发票等商务条款。3.3、其他职能部门在各自部门职责范围内对采购合同的管理提供支持。八、合同履行1、履行合同1.1、合同生效，即具有法律约束力，必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。1.2、在合同履行过程中，采购部应对合同的履行情况以履约管理台账的形式作详细全面的书面记录，并保留相关能够证明合同履行情况的原始凭证。遇履行困难的合同，必须及时向相关参与合同管理的部门通报，并报告相关公司领导。2、合同变更及纠纷处理2.1、严格按照合同约定维护公司权利和履行公司义务。在合同履行中出现下例情况之一，采购部应及时报告公司，并按照国家法律法规、公司有关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。2.1.1、由于不可抗拒力致使合同不能履行的。2.1.2、由于对方在合同约定的期限内没有履行合同所规定的义务。2.1.3、由于情况变更，致使我方无法按约定履行合同，或虽能履行但会导致我方重大损失的。2.1.4、其他合同约定的或法律规定的情形出现。2.2、合同发生纠纷时，应会同法律顾问与合同对方协商解决;协商不成需进行仲裁或诉讼的，应协助法律顾问办理有关事宜。九、合同的保管采购部对采购合同要有专人管理，采购部每次签订合同后将原始合同交给计划财务部归档保管；采购部留存采购合同的复印件，并建立采购合同台账。十、本办法自公司总裁批准之日起生效。十一、本办法解释权归采购部。附件一：采购合同签订及审核流程附件二：采购合同审批页附件三：采购合同范本(参考)附件一：采购合同签订及审核流程部门步骤申请部门采购部运营质管部计划财务部副总裁总裁提出采购申请需求交期确认合格供应商名录中选择开发新供应商成本分析询价 交期比价 账期议价 价格 通过结果汇总制作采购合同采购合同审批3000内签订合同供应商备货进度跟踪到货，检验入库提供相关票据填写应付账款单申请付款考核评审小组审核未通过审核5000内审批按照账期付款商务条款审核10000内审批10000以上审批附件二：采购合同审批页合同编号产品（项目）单号申请部门物料名称采购金额付款方式供应商名称采购工程师采购部门意见采购部经理：运营质管部门意见运营质管部经理：计划财务部财务部经理：管理部门意见副总裁：管理部门意见总裁：附件三：采购合同 合同编号： 签订地点： 需方（甲方）：鲲鹏科技发展有限公司供方（乙方）：根据中华人民共和国合同法等相关法律法规，甲乙双方经协商一致，订立本合同，以资信守：第一条 甲方采购的物品名称和成交价格：(金额单位：人民币元)序号产品名称型号规格参数数量单位单价总价1合计：（大写） 含17%增值税专用发票第二条货款结算1、结算依据：在结算时应提交乙方开具的增值税专用发票、甲方出具的验收合格报告。2、结算方式：款到发货。3. 运输方式：快递4、运费：由乙方承担。第三条 质量技术标准及售后服务1、乙方提供的是全新的合格产品。物品的质量技术标准按国家法律法规规定的标准以及甲方技术协议所要求的技术标准执行。2、产品的质保期为甲方对产品验收合格之日起一年，乙方应按生产厂家的保修规定和服务承诺做好保修等免费服务。但属于正常合理的损耗应由甲方承担。3、乙方售后服务响应时间为收到甲方书面通知后5个工作日内。否则，甲方可自行组织维修，因此所发生的费用由乙方承担，甲方有权在应付未付货款和其他应付乙方的款项中扣除。4、乙方应当负责免费为甲方培训操作及维修人员，培训内容包括基本原理、操作方法和维修保养。5.设备投入正常运行后，乙方将定期派员工对甲方使用的设备进行检测，保证设备正常运行。6.在质保期内，产品自然损坏的所有零配件甲方均应以快递方式寄回乙方，邮寄费用、零配件费用由乙方承担。若出现重大问题，无法通过电话、传真、电子邮件等方式解决，乙方须派工程师到甲方处查看指导，所产生的全部费用由乙方承担。7.质保期满后，乙方提供终生有偿维修服务，服务价格（包括但不限于零配件价格、维修费用）不得高于市场同等价格。8、产品在质量保证期内，如因乙方原因导致产品出现质量问题的，乙方应对存在质量问题的产品进行更换或者修复。如因乙原因造成的产品质量问题或产品缺陷导致甲方及（或）任何第三方受损的，由乙方承担赔偿责任，如甲方为此不得不向受损害的第三方支付了任何费用或赔偿的，乙方应当按照甲方支付的金额全额向甲方进行赔偿。9. 产品出现质量问题无法区分双方责任的，甲方可委托有资质的第三方对产品进行质检，双方同意以质检结果来认定责任方，质检费用最终由责任方承担。第四条 安装与调试1.乙方应负责对产品进行安装及调试，应当提供安装调试的全部图纸和技术资料，直至产品正常运行，产品调试后由甲方进行验收。2.乙方应当自带产品安装、调试过程中所需的各种工具、仪器仪表及易损零部件。第五条 交付和验收1、交付时间：款到后发货 ;交付地点：需方指定地点2、验收时间：甲方必须于乙方提出书面验收申请后10个工作日内按照产品设计图纸和技术协议组织验收。甲方验收合格后应当出具验收报告。验收不合格的，乙方应立即进行修改或重做。如经两次修改或重做仍不能通过验收的，乙方有权单方解除本合同。3、验收标准：1)单证齐全：应有产品合格证(或质量证明)、产品出厂检测（验收）报告，使用说明书、保修证明、发票和其它应具有的单证;2)质量符合国家法律法规规定的标准、招标文件和投标文件的要求。第六条 产品包装乙方负责对产品进行包装，产品包装应符合国家标准，依照国家有关规定作出警示标志或者中文警示说明，表面储运注意事项，以保证产品在运输过程中保持完好，由于包装不当或未作出警示说明造成产品在运输过程中有任何损坏，或货物在运输途中因其他原因发生损坏或丢失的责任，由乙方承担。第七条 知识产权和保密义务1.甲方向乙方提供的技术图纸等相关资料的所有权和知识产权均归甲方所有。2.乙方不得私自留存、复制或使用甲方提供的设计图纸等相关资料，为除甲方之外的任何其他单位或个人进行产品加工。如甲方提供了图纸进行加工的，乙方应在在产品交付时同时返回。3.甲、乙双方对产品的技术资料、产品用途、产品数量等与本合同相关的信息负有保密义务。任何一方如果泄露这些信息，要向对方承担赔偿责任。第八条 乙方的违约责任：1、乙方不能按期交货的，甲方有权迟延支付应付未付货款。除不可抗力因素外，乙方应向甲方支付延期违约金，每迟延交付一日，按总价款的0.5计算。迟延超过日的，除按前述标准支付违约金之外，甲方有权单方解除本合同。2、乙方所交货物品种、数量、规格、质量不符合国家法律法规和合同规定的，由乙方在甲方指定的期限内负责包修、包换或退货，并承担由此而支付的实际费用。如乙方在指定期限内无法修复或更换的，甲方有权要求退货，并可要求乙方返还已支付的货款。第九条 不可抗力甲乙双方任何一方由于不可抗力原因不能履行合同时，应及时向对方通报不能履行或不能完全履行的理由，以减轻可能给对方造成的损失，在取得有关机构证明后，允许延期履行、部分履行或不