组织行为的有效性沟通概述ppt课件.ppt

第九章行为的有效性 第一节有效的信息沟通第二节对组织变革的有效管理第三节组织的发展 1 第一节有效的信息沟通 一 沟通的概念二 沟通过程三 沟通的要素四 沟通的特点五 沟通的类型六 沟通网络七 沟通障碍及其技能提升 2 一 沟通的概念 沟通是指人 群体 组织之间传递可以理解的信息的过程 沟而不通沟而能通不沟而通 3 沟通的目的 1 交流信息 2 表达感情 3 建立关系 4 控制他人 4 二 沟通过程 5 三 沟通的要素 信息源信息接收者信息 信息的编码和译码通道反馈沟通背景沟通障碍 6 四 沟通的特点 互动性动态性不可逆性社会性 7 五 沟通的类型 1 按照沟通所使用的符号系统的类型 可以划分为言语沟通和非言语沟通 2 按照信息流向分类 上行沟通 下行沟通 平行沟通和斜向沟通3 按照组织系统分为正式和非正式沟通 4 按照信息是否被反馈可以分为单向和双向沟通 8 9 10 六 沟通网络 11 链式 轮式 12 A B C D 秘书专政 式沟通网络 13 星式 14 A B E C D 圆式 15 5种正式沟通网络的比较 不同沟通网络对行为的影响 16 不同沟通网络模式的比较 一般认为 在信息交流受到限制时 集中化的结构 如轮形结构 对简单问题的解决是效率高的 但对复杂问题的解决非集中化的结构 如圆形结构 可能更有效 因为大家的满意度高 17 一 符号系统障碍及其技能提升 1 言语编码障碍和译码障碍A 一类是编码 发送能力噪音 如编码错误 或编码能力不佳 逻辑混乱 不了解受讯人等等 B 另一类是选择性知觉编码发送噪音 七 沟通障碍及其技能提升 18 19 20 21 22 一 符号系统障碍及其技能提升 2 信息量障碍信息量障碍包括信息量过多以及信息量不足两种情况 通常被称为沟通的数量噪音 沟通的数量噪音是指沟通传递的信息量过大或过小 因而引起使对方无法恰当接收 理解 或因沟通的信息量小而缺乏必要的沟通内容和意义 23 一 符号系统障碍及其技能提升 语义障碍 沟通双方语言文字不统一 或对同一词汇有不同的理解 其意义就可能被歪曲或误解 断章取义 笑林广记 卷九 贪吝部 吃人 篇是这么个段子 一人远出回家 对妻云 我到燕子矶 蚊虫大如鸡 后过三山硖 蚊虫大如鸭 昨在上新河 蚊虫大如鹅 妻云 呆子 为甚不带几只回来吃 夫笑曰 他不吃我就够了 你还敢想去吃他 24 一 符号系统障碍及其技能提升 歧义句也是典型的语义障碍 放弃美丽的女人让人心碎我叫他去开刀的是他父亲鸡不吃了鸟不打了 25 一 符号系统障碍及其技能提升 A 正确运用语言文字 要措辞得当 语义明确 切忌模棱两可 要通俗易懂 不用生词 偏词 在非专业场合不用专业术语 简单明了 切忌冗长累赘 尽量用中性词 避免评价性言辞 平时最好用简单的语言 易懂的言词来传达讯息 而且对于说话的对象 时机要有所掌握 有时过分的修饰反而达不到想要完成的目的 26 B 充分考虑对方的知识背景 针对对方情况选择用语 C 缩短信息链D 提倡双向沟通E 实行例外和须知原则 避免信息过量 27 二 非言语沟通障碍及技能提升 1 非言语沟通障碍主要是信息内容含糊 2 巧妙使用非言语A 注意自己的面部表情 B 注意自己的眼神 C 注意自己的衣着 D 注意说话的语音 语调和语速 E 注意自己的其他肢体语言 28 非言语沟通技能 人体拷贝 领到数字的同学通过身体造型将数字往后传 只能通过身体语言 传到最后一个人时这个同学把数字告诉出来 29 二 心理障碍及其克服 1 个性对沟通的影响A 态度障碍B 气质影响2 心理过程对沟通的影响A 认知B 情感情绪对沟通的影响 30 二 心理障碍及其克服 3 知识和经验 4 角色冲突 31 三 环境障碍及其消除 光线颜色空气声音空间距离A 亲密距离B 人际距离0 5 1 2米C 社会距离1 2 3 6米D 公共距离3 6米以上 32 四 倾听障碍及技能提升 倾听技巧表现出兴趣全神贯注 使用目光接触适时沉默选择安静的地方留适当的时间用于辩论注意非语言暗示 33 四 倾听障碍及技能提升 没听清楚时及时请求重复适时发问 站在对方的角度思考 寻求双方的理解及时反馈不要争辩不要打断 34 四 倾听障碍及技能提升 不要从事与谈话无关的活动不要过快地或提前作出判断 草率地给出结论不要让别人的情绪直接影响你不要故意夸大或淡化他人信息 35 组织变革指组织根据外部环境变化和内部情况的变化 及时地改变自己的内在结构 以适应客观发展的需要 更好地实现组织的目标 一 变革的起因组织作为社会系统的一个部分 随着社会系统的变化 而必须进行不断的调整 组织的稳定性是相对的 而变革对于任何组织则是绝对的 促使组织变革的原因包括 外部环境 内部环境和成员状况的变化 一 外部环境变化1 技术的不断进步 2 价值观念的变化 3 具体制度结构的变化 二 内部环境的变化1 决策失灵 2 沟通阻塞 3 机能失效 4 缺乏创新 第二节对组织变革的有效管理 36 三 成员状况的变化组织成员的工作态度 工作期望 个人价值观念等方面的变化 如果与组织目标 组织结构 权力系统不相适应 也必须对组织作相应的变革 不相适应或相互矛盾主要有下列几种表现 1 限制成员发展机会 2 等级分明 地位差别大 使组织成员产生强烈不公平感 3 只靠奖惩手段推动成员工作 4 组织政策 措施等的时滞效应 5 组织只重任务 不重情感 6 组织制度或工作方法的老话 二 组织变革的作用和过程提高组织适应环境的能力 确保组织的生存与发展 2 增加组织的活力和员工行为的改变 促进各项工作的改革与创新 组织 技术 管理水平 生产效率和效益 37 38 三 组织结构变革的内容 一 从组织结构着手进行变革 即通过改革组织所有制形式 产权结构以及组织内部的机构形式 以及部门与管理幅度的调整 机构精简来实现组织变革 这项变革往往是组织改革过程中的重点和难点 二 从技术着手进行变革 主要是引进与采纳新技术 新工艺 新设备 开发新产品以及技术改造 来进行组织的变革 三 从人事方面着手进行变革 通过改变人的思想观念 目标价值以及提高人的素质来开展组织工作的变革 39 四 变革阻力和发动员工的作用 一 可能遇到的阻力 1 心理因素造成的阻力 由于长时期生活在相对稳定 变化不大的组织环境中 一些人形成了照章办事 按部就班 因循守旧的思想 特别是组织的一些上层领导认为一动不如一静 存在求稳怕乱 不愿担风险的思想 成为组织变革的巨大阻力 2 经济因素造成的阻力 在商品经济社会 金钱在实际生活和人们的心目中 占有重要地位 如果一项变革引起人们的收入直接或间接地下降 就将遭到反抗 3 社会因素造成的阻力 4 来自地位的阻力 一项变革常常会因改变了原来的体制或结构 调整了人事关系 使组织中权力和地位的关系重新进行配置 造成一部分人丧失或者削弱了原来的地位和权力 从而产生不满和抵触情绪 40 5 来自习惯的阻力 人们总是按照自己的习惯对外界事物做出反应 在一定的组织中生活和工作长期形成的习惯 可能成为个人获得满足的根源 一旦改变了原来的生活方式和工作方式 就不免产生某种不安全感 心理不踏实 产生抵触情绪 二 组织变革阻力产生的原因A 企业员工在个人利益和整体利益上难以取舍 B 员工不明变革的意义 对变革的发动者缺乏信心 C 员工对变革的后果不确定 D 员工对自己的能力产生怀疑 认为变革是对自己的一种威胁 41 三 克服组织变革阻力的措施主要有 1 企业的人力资源要为组织变革服务 2 加强与员工的沟通 让员工明白变革的意义 3 适当地运用激励手段 4 引入变革代言人 5 运用力场分析法 6 培植企业的精神领袖 42 四 注意的问题 1 认清组织变革的动力和阻力 2 发动和鼓励下级人员参与制定变革规划和实施变革 3 组织成员必须感到有一种非改不可的压力和紧迫感 4 从组织外部引进一些新的观点 思想和意见 以帮助组织成员找到组织变革的新方法 新途径 5 为了避免组织变革的失败而造成的时间 资源 财力的浪费 确保组织变革的成功 在组织变革的开始阶段 应把组织变革的创新项目安排在小范围进行 从小规模的实验中取得成功的经验后 再加以普遍的推广 6 要善于捕捉变革的最佳时机 及时变革 43 五 正确地导入和管理变革 一 卢因关于组织变革过程与方式的理论 44 45 二 组织变革的程序 勒温程序卡斯特程序克利程序 46 对以上研究结果的归纳 我们认为组织变革有七个步骤 1 认识到进行变革的必要性2 管理者对计划中的改革必须提出明确的目标3 进行具体分析 确定要改革的问题4 要正确地选择改革的方法5 制定改革计划6 执行改革计划7 评价总结改革结果 47 组织结构设计实例 基本原则1 不同的环境下组织应采用不同的组织结构 组织环境的特点与采用的组织结构类型要相符合 2 组织中不同部门应根据各自环境特点的不同而采用不同的组织结构 48 组织结构设计实例 可以借鉴的组织设计结构1 功能化结构 2 市场化结构 3 产品化结构 4 地理区域化结构 49 六 关于组织变革的热点问题 20世纪90年代以来 关于组织变革管理问题谈论最多的热点问题就是 激励组织创新和创建学习型组织 一 激励组织创新1 创新的定义所谓创新 就是应用于组织的产品或服务的开发 生产过程等进行改进的某种新的思想 50 2 创新的来源 1 有机的组织结构利于创新 2 创新与较长的管理期限有关 3 创新通常产生于资源短缺 4 创新型组织中部门间的交流程度都很高 二 创建学习型组织1 学习型组织的含义与特征所谓学习型组织 就是在发展中形成了持续的适应和变革能力的组织 学习型组织具有五个基本特征 1 存在一个大家一致赞同的共同愿景 2 人们能够摒弃其原有的思考方式 以及解决问题或执行工作的标准规程 3 组织成员们把组织的过程 活动 功能及其与环境的交互作用看成是一个相互联系的系统整体的一部分 51 4 人们能够打破横向的或纵向的界限 彼此公开的进行交流 而无需顾虑会受到批评或者惩罚 5 为了一起工作以达到组织的共同愿景 人们能够升华其个人利益和牺牲部门的利益以服从组织的整体目标 2 学习型组织的建立要使组织成为一个学习型组织 其管理者应该怎么做 1 建立政策 2 重新设计组织结构 3 重新塑造组织文化 52 一 组织的气氛组织气氛就是组织内部的一般人际环境 一 良好气氛的构成要素 领导质量 公平奖酬 适当的信任 合理的工作压力 上下的沟通 机会 工作使命感 合理的控制管理 责任 员工参与 二 气氛度量和气氛仿形曲线 第三节组织的发展 53 组织气氛度量因素的两种调查内容 54 55 理普特和施密特组织发展阶段 二 组织发展 一 组织发展的概念 二 组织发展的阶段性 56 米尔斯的企业组织发展的历史演变 57 三 组织发展的有效管理 一 组织发展范围及干预措施 接下页 58 续前表 59 二 组织发展的内容1 组织发展调查2 组织发展规划 1 对当前组织进行分析 主要内容有 管理人事的要求 改进工作的需要 管理人员储备 3