经济合同管理办.doc

巨建201122号 签发人：吕耀能关于印发经济合同管理办法的通 知各中心、子公司、部门、区域公司、专业公司、项目部：为推进公司制度化、规范化管理，加强公司各类经济合同的管理，降低经营风险，提高合同履约率，特制定经济合同管理办法，现印发给你们，请认真学习，贯彻执行。特此通知附：经济合同管理办法 XX建设集团有限公司 二O一 一年二月二十四日主题词：印发 合同 管理 通知 抄送：董事长，领导班子。 共印：115份 XX建设集团有限公司办公室 2011年2月24日印发 校对：金水根 打印：程 娟XX建设集团有限公司经济合同管理办法第一章总则1.1目的为规范公司各类经济合同的管理，维护公司的合法权益，提高公司的经济效益和社会信誉，降低经营风险，提高合同履约率，特制定本办法。1.2适用范围1.2.1经济合同的签订、履行、变更和终止，应在本办法指导下进行。1.2.2本办法所指经济合同包括建设工程施工合同及分销合同（分包、购销、租赁合同，简称“分销合同”），不包括劳动、劳务及其它经济合同。与合同有关并经双方确认的协议、文书、传真、数据电文等均视为补充合同，为合同的组成部分。1.3管理职责营销管理中心是经济合同的主管部门，对合同的签订、履行、变更等负有指导、审核、监督、跟踪责任。各子公司、区域公司、分公司、专业公司对本管辖范围内的经济合同承担直接管理责任。各职能部门应对分工范围内的合同要素进行动态跟踪管理与服务。项目部是工程相关合同实施的主体，对合同的签订、履行、变更等负全责。第二章合同的起草、谈判、审批与签订2.1 建设工程施工合同2.1.1谈判与起草2.1.1.1公开招投标工程，合同谈判前经营部应根据招投标文件、中标通知书以及其他相关资料起草有利于工程目标实现的合同文件，若是业主方起草的合同文件，须根据招投标文件及其他相关资料认真核对合同价款、工期、质量、履约保证金支付与返还、工程款支付、质量保修金返还、竣工结算、违约与索赔、保修期限等合同实质性条款，对其中不利于合同目标实现的条款应制订谈判应对策略。谈判时由营销管理中心牵头，子公司（区域公司、分公司、专业公司）、项目承包人应参加合同的谈判工作。2.1.1.2非公开招投标工程，经营部应会同相关人员对项目的信息情况加以证实或进行实地考察，根据项目条件和可行程度等编制“工程信息评估表”（附表1）并履行签字手续，报请总裁审核同意后起草合同条款并进行合同谈判。2.1.1.3 谈判结束后，经营部应根据谈判结果修改相关内容，合同进入评审或者审批程序。2.1.2评审合同造价在5000万以上工程及特殊工程由营销管理中心组织相关人员按“建设工程施工合同评审流程表”（ 附表2）进行合同评审，评审完毕后填写“建设工程施工合同评审表”（附表3），并履行报批手续。2.1.3审批合同造价在5000万以下工程，由经营部组织相关人员按“建设工程施工合同签订审批表”（ 附表4）要求，逐级履行审批手续。2.1.4签订合同通过评审或审批并经总裁或总裁授权委托人签字后，按规定登记后交由相关人员送至建设单位，经建设单位签字盖章后，相关人员应及时将合同传递至经营部。2.2分销合同2.2.1 分销商的选择经营部应根据已有分销商履约情况，建立合格分销商名录，项目部应从名录中选择合格分销商。从名录外选择分销商时须认真审查对方的主体资格、资信能力、技术素质等。2.2.2起草、谈判项目部应按照分销合同示范文本并结合工程实际起草合同。谈判时合同主要条款（工期、质量标准、付款方式、结算办法等）应尽量与主施工合同保持一致，以利于履约。2.2.3审批经营部组织相关人员按“分销合同签订审批表”（附表5）要求，逐级履行审批手续。2.2.4签订合同通过审批经项目承包人签字及分销商签字、盖章后，相关人员应及时将合同传递至经营部。2.3 补充合同补充合同应按主合同的流程进行起草、谈判、审批、签订手续，各职能部门按“补充合同签订审批表”（ 附表6）要求，逐级履行审批手续。2.4 合同管理流转程序2.4.1建设工程施工合同按“建设工程施工合同管理流转程序”（附表7）进行流转。2.4.2分销合同按“分销合同管理流转程序”（附表8）进行流转。第三章合同履行与跟踪3.1合同履行3.1.1 合同签订后，项目部及职能部门负责对经济合同（建设工程施工合同、分销合同）进行全面交底，向相关部门、人员介绍各个合同的范围、各方责任与义务、合同的主要经济指标，合同风险防范，履约中应注意的问题，将合同责任进行分解，落实到部门或个人。3.1.2 合同履行过程中，对出现合同未曾约定的新情况或对事先约定的事项进行变更的，均要及时形成书面文字，以双方签章的补充协议、签证或会议记录等形式记载，使之形成合同附件，并及时传递至经营部。3.1.3 履行过程中，子公司（区域公司、分公司、专业公司）合同管理人员应及时掌握合同执行情况，对涉及合同履行中的变更、解除及出现的新情况等重要事项，应及时向营销管理中心汇报。3.1.4 分销合同履行过程中涉及的重要书面文件，如计价单、现场签证原件等，在正式结算前不宜交分销方持有。3.1.5 履行过程中若向对方发通知、要求等书面文件，须建立发文登记制度。当面送达的须要求在与发文内容相同的书件上亲笔签章并保存该书件；邮寄送达的，须采以特快专递或挂号信形式送达，且要说明书件最主要的意思表示内容；其他送达方式若不能以有效证据证明送达的，不宜采取。3.1.6 合同履行过程中时刻保持证据意识，注意及时收集、保管双方往来的所有原始书面资料记录。3.1.7 拨付款项、材料，交接机械、设备、零部件，一般应要求对方合同签署人亲自签字领取，若领取人为非合同签署人，相关职能部门须要求对方提供合同签署人签章的授权委托书。3.1.18合同做为对外经济合同的重要法律依据和内部明确职责的凭证，有关人员应保守合同秘密，并及时归档。3.2合同的跟踪3.2.1原则合同造价大于5000万元的工程，由营销管理中心牵头进行跟踪，合同造价小于5000大于1000万元的工程由各子公司（区域公司、分公司、专业公司）牵头进行跟踪并将跟踪记录上报营销管理中心备案，合同造价小于1000万元的工程，由各子公司（区域公司、分公司、专业公司）跟踪。营销管理中心做为合同的主管部门，应当对项目各部门的履约情况进行管理、分析，协调各部门的联系，确保信息畅通。3.2.2合同跟踪流程3.2.2.1合同签订后由经营部编制并发放“工程概况表”（附表9）。合同造价5000万以上的，营销管理中心在合同签订后按“合同风险监控分解表”（附表10）并结合合同约定进行合同风险防范交底，将合同要素进行分解，并向个风险监控部门发出重要风险提示，各风险监控部门结合项目管理要求将合同要素进行细化并根据要求做好分工及职能范围内的风险防范及监控工作。3.2.2.2 合同执行过程中出现严重偏差的应及时上报营销管理中心，营销管理中心组织相关部门制订纠偏策略，项目部及各相关职能部门进行合同纠偏，营销管理中心对合同的纠偏处理结果应进行回访，纠偏处理结果符合要求，则合同继续履行，不符合要求，继续进行纠偏并上报公司主管领导。3.2.2.3营销管理中心应根据工程的实际情况组织相关部门对所跟踪的工程不定期进行巡查。3.2.2.4 未按上述要求进行跟踪的，按公司相关规定进行责任追究。3.2.3跟踪要求3.2.3.1涉及合同跟踪的部门应安排专职或者兼职的合同跟踪管理人员；3.2.3.2合同跟踪管理责任人对其职责范围内的工作应及时、准确的完成；第四章合同履约评价4.1在工程竣工验收合格、结算审定后1个月内，由营销管理中心组织相关部门对经济合同进行履约评价(附表11)。4.2合同履约评价表由经营部归档保存，合同履约评价的结果做为公司类似工程承包人选择的重要依据之一。第五章 合同台账的管理4.1经济合同签订后，经营部及相关职能部门合同管理员应分类设立台账，要求如实反映符合合同签订、履行、变更和解除以及结算等情况。4.2各台账应包括合同编号、建设单位、工程名称、工程造价、签约日期、履行期限、备注等。详见样表“经济合同管理台账”（ 附表12）。4.3企业各部门合同管理人员在建立台账的同时，合同评审或审批单以及合同履行过程中的往来信函、电报、电话记录等法律凭证，应登记编号，保存备查。4.4视实际情况，在年底由各部门合同管理员对本部门合同进行整理，将已执行完毕的合同整理移交档案室集中管理。18第六章合同档案管理5.1营销管理中心是经济合同的主管部门，各中心（部门、区域公司、分公司、子公司、专业公司、项目部等）均应设专职合同管理员或以合同管理职责为主的兼职管理员。5.2各类经济合同及附件确保有一份原件传递至公司档案室保存，由经营部合同管理人员负责将原件传递至公司档案室。5.3合同的编号5.3.1每份合同签订后，应按照统一的编号原则对合同进行编号，以便于合同管理。5.3.2各类合同编号原则如下图所示： 5.4其它合同档案管理参见公司有关合同档案管理办法。第七章合同争议纠纷的处理6.1合同出现争议和纠纷时，宜首先由双方协商解决，协商不成时，应上报公司，经董事长批准后，由合约法务部参与提起诉讼或仲裁。6.2出现诉讼（仲裁）案件,相关部门应及时上报合约法务部，由合约法务部牵头相关部门，采取有效应对措施，以避免造成不必要的经济损失。6.3诉讼（仲裁）纠纷案件结案后，合约法务部应与相关部门做好书面总结，认真分析不利后果产生的原因，以便公司整体合同管理水平逐步得到提高。第八章附 则本办法自2011 年3月1 日起试行。第九章附表附表1工程信息评估表附表2建设工程施工合同评审流程表附表3建设工程施工合同评审表附表4建设工程施工合同签订审批表附表5 分销合同签订审批表附表6 补充合同签订审批表附表7 建设工程施工合同管理流转程序附表8 分销合同管理流转程序附表9 工程概况表附表10合同风险监控分解表附表11 合同履约评价表附表12经济合同管理台账表附表1工程信息评估表 日期： 年 月 日建设单位工程名称建设地点联系人及联系电话前期来人口述情况：核实情况：评估意见及拟派项目经理：分管领导意见：注：一、填写内容：1、项目基本概况；2、规划许可证、土地证、施工许可证等；3、建设单位营业执照；4、履约保证金（支付及返还时间）5、结算办法；6、工期；7、付款办法；8、开工时间；9、项目的可行性（包括地位位置，市场销售前景等等）9、同区域类似楼盘售价以及建设方的信誉及资金来源等情况。二、调查情况提供原件或复印件。附表2建设工程施工合同评审流程表业主提供或经营部自拟合同草稿NY签订正式合同文本召开合同评审会议合同草稿修改反馈建设单位提出修改意见讨论通过讨论否决放弃经营部通知建设单位附表3建设工程施工合同评审表初次评审 修订（原合同评审编号）编号：工程名称中标方式建设单位名称项目承包人合同起草单位评审日期参加人员工程概况评审意见：评审结论： 评审召集人签字 ：会签栏：审批意见：总裁： 年 月 日附表4建设工程施工合同签订审批表合同编号： 报批日期： 年 月 日工程名称中标方式建设单位项目承包人起草单位起 草 人拟订合同实质性内容送审意见本人对所有合同条款均予确认，拟签订，请公司审核。送审人： 日期：拟订合同审批情况表合约法务部意见： 初审人： 日期：营销管理中心总经理意见：总经理： 日期：合同风险提示审定意见总裁：日期：（分销合同工程名称）签订审批表附表5合同编号： 报批日期： 年 月 日工程名称项目承包人分销单位招标方式分销内容起草人资金支付方式其它拟订合同实质性内容项目部送审意见本人对所有合同条款均予确认，拟签订，请公司审核。承包人： 日期：材料供应部意见审核人：日期：法务部意见审核人：日期：区域公司（子公司、分公司、专业公司等）审核人：日期：拟订合同审批情况表营销管理中心总经理意见：总经理： 日 期：合同风险提示审定意见总 裁：日期：注：分包合同材料供应部不需要审批，涉及购销（如材料买卖、设备租赁等）合同材料供应部须审批、签字。附表6补充合同签订审批表原合同编号： 补充合同编号： 日 期： 年 月 日工程名称中标方式建设单位项目承包人起草单位起 草 人拟订补充合同实质性内容补充合同条款与原合同条款差异送审意见本人对所有合同条款均予确认，拟签订，请公司审核。送审人： 日期：拟订合同审批情况表合约法务部意见： 初审人： 日期：营销管理中心总经理意见： 总经理： 日期：合同风险提示审定意见总裁：日期：附表7建设工程施工合同管理流转程序合同修正招投标工程合同签订合同审批合同洽谈Y继续履行合同纠偏履行偏差N诉讼结案合同起草合同洽谈议标工程监控/跟踪必要时合同公证合同实施合同变更履约评价履约完成正常履行必要时法律顾问参与项目部领取中标通知部门附表8分销合同管理流转程序合同实施项目部合同变更合同送审合同洽谈合同起草合同修正合同签订履约评价合同完成正常履行部门继续履行合同纠偏履行偏差监控/跟踪调解诉讼结案附表9工程概况表（样表）1建设单位： 2工程名称： 3工程地点： 4承包范围： 5项目承包人： 6面 积： 7结构形式： 8层 次： 9开竣工日期： 10合同总工期： 11工程质量目标： 12安全生产目标： 13工程结算办法： 14合同总价： 其中：自营业务分包：15履约保证金： 16工程付款办法： 17违约责任： 18其它：19合同订立日期： 年月日 经营部 年月日建设工程施工合同风险监控分解表附表10（ 工程）合同编号： 制表日期： 工程概况 工程存在的风险、应采取的措施及可能造成的后果注：括号内数字越小，风险越大。