合同综合管理.doc

北京城乡建设集团有限责任公司总承发包二部文件 合同综合管理办法 文件编号 : CXEB-HTYS-2009-001 1 总则1.1目的：为更好地贯彻依法治企的经营方针，规范企业的管理制度，严肃各类合同的订立、履行、变更和解除活动，提高合同履约率，减少合同纠纷，防范经营风险，提高经济效益，确保企业健康发展。1.2依据：依据中华人民共和国合同法、中华人民共和国建筑法等相关法规和企业综合管理体系程序文件的有关规定。1.3适用范围：二部及所属项目部对外签订的合同和具有合同性质的协议、承诺书、委托书等，均适用本办法。 2 合同管理工作的领导、组织机构及职责2.1二部的合同管理工作在二部经理的领导下进行。二部范围内对外签订的合同和具有合同性质的协议书、委托书、承诺书等，以及合同变更、终止、合同结算等全部管理活动，一律在二部经理的领导下进行。2.2二部经理按管理职责授权预算合同负责人、项目执行经理及各部门负责人直接负责合同管理工作。 2.2.1预算合同负责人职责（1）建立、健全合同管理体系，工作程序和办事规则，主持合同管理的日常工作。（2）主持重要经济合同的谈判、签订、变更、结算工作。（3）定期向二部经理汇报合同管理工作。（4）负责牵头工程分包合同联审工作。2.2.2 法务部职责（1）规范对外签订合同的文本，统一制式合同。（2）参加二部合同的联审工作，对联审范围内的合同的合法性，有效性把关。（3）代表二部办理合同纠纷的调解、仲裁或诉讼工作。（4）每月末收集二部各单位分包合同并进行整理、汇总、归档。（5）负责二部对外合同、协议、往来函件的起草、把关。2.3二部预算部、人力资源部、财务部、材料部、法务部，是二部合同管理工作的业务部门，对合同文件进行保管、归档及过程管理。上述各部门组成合同管理工作的运行体系，在二部经理的领导下开展工作。2.3.1业务部门分管合同范围（1）合同预算部管理建设工程施工合同、工程分包合同、建设工程协议书、承诺书等。（2）人力资源部管理劳动合同、劳务分包合同等原件。（3） 法务部 保存二部所有经过合同联审的经济合同以及协议、承诺书、往来函件的复印件，并按项目工程分开存档。（4）财务部管理贷款合同、担保合同原件，同时保存材料合同、加工合同、买卖合同、租赁合同等合同文本原件。（5）材料部管理材料、机械分包合同、加工合同、买卖合同、租赁合同、工程分包合同等原件，并进行存档，项目工程完成后进行移交。（6）项目经理部安全组管理安全生产协议、环境保护协议等，临时用电协议由项目部电气负责人分管。（7）二部办公室管理二部办公场地、房屋、设备、设施、交通工具及大型大批量办公、生活用具用品（电脑、复印机、文件印刷等）的买卖、保修单据等。2.3.2业务部门职责：（1）办理签订本部门分管的合同业务工作。（2）审查本部门分管的合同专业内容，并组织联审。（3）对本部门分管的合同的履约状况进行监督检查。（4）每月末汇总所管合同文件的管理信息，建立合同台帐，填报合同月度报表，上报法务部存档。（5）对所管合同文件进行编目、登帐、保管、归档。2.3.3各项目部职责（1）各项目部在二部经理授权范围内负责起草本单位对外签订的各类合同文件，5万元以下的经济合同经二部经理授权后，根据实际需要，由项目执行经理代表法人代为签订合同。5万元以上的经济合同签订必须经过二部联审程序，各项目部执行经理在二部经理授权范围内作为法人代理人签字，并按管理程序上报二部主管部门审查、审批，执行二部合同联审程序。（2）对合同内标的物的数量、规格、型号、品种、质量标准、价格价款、交货地点、验收形式等条款负责。（3）对本项目工程的各类合同文件进行编目、登帐、保管、归档。3、合同签订、审查、审批的管理3.1合同的签订必须依法进行合同签订必须依据国家及省、市有关合同管理的法令及法规，符合政府监管部门的要求，遵循建筑市场的有关规定，执行行业法规和制度。3.2签订合同的基本要求（1）合同是二部与其他法人单位、非法人单位或自然人之间保护合法权益、明确双方权利和义务的法律文件。签订合同必须遵守中华人民共和国合同法及其相关规定，不得违规签订。（2）签订合同前，首先审查对方是否具备法人资格及其社会信誉，将调查的资料进入合同管理档案确认其具有履行合同的能力后，方可与之签订合同。（3）五万元以上的大宗材料采购合同必须进行招投标程序和合同联审程序。 （4）五万元以下的采购合同经二部经理授权后，各项目部可自行签订，并报财务部（原件）、法务部（复印件）各一份，自存一份（原件）。 （5）签订合同必须坚持平等互利、协商一致、合法和能履行的原则。（6）合同条款的内容必须：用语确切、责任明确、字迹工整。3.3合同文本的规定3.3.1建设工程施工合同、房屋建设工程质量保修合同、建设工程劳务分包合同、借款合同、劳动合同、担保合同、工程分包合同为示范文本，必须由二部主管部门组织签订。3.3.2材料、机械分包合同、加工合同、买卖合同、租赁合同必须使用二部统一制式文本，由项目部执行经理组织签订。3.4合同联审制度 3.4.1二部对合同文件实行联合审查制度，联审工作由拟签订合同单位、主管部室、联审部室执行。3.4.2合同联审组织机构（1） 组长：刘合平（经理）副组长：白杰（书记） （2）固定成员：材料部、预算部、人力资源部、财务部等各部室负责人及法律事务专员（3）非固定成员：各项目部执行经理、生产负责人、技术负责人、材料负责人3.4.3合同联审成员的分工与责任3.4.3.1经理刘合平：企业法人代表，经济合同的最终审批人。3.4.3.2副组长：负责合同联审过程中的协调工作，负责协调解决因合同引发的法律纠纷。3.4.3.3项目执行经理：项目部经济合同的第一责任人，5万元以下的经济合同，经二部经理授权后，可自行签订。5万元以上的经济合同报主管部门联审。负责确定合格分承包方；负责监督、履行合同全过程，及最终结算工作；负责向材料部门提前提供工程的总体进度计划，以便与材料部门制定采购计划。3.4.3.4预算部合同员：辅助经理牵头合同联审，协调各部门间的工作，及时签订各种经济合同，对项目部各类经济合同的签订负主要管理责任，负责合同管理的全过程到合同结算履行完毕。3.4.3.5预算部：辅助经理签订建设施工合同。在合同履行过程中进行两算对比，掌握工程实际施工成本，为生产经营管理提供依据；按照工程中期付款的审批程序，根据施工进度及时向甲方报量，为工程款支付做准备；协调相关部门工作为最终结算做充分准备；与技术部门协调做好工程洽商工作。3.4.3.6人力资源部：考察选拔合格劳务分承包商，通过招标选择合理价格、降低劳务成本；组织签订劳务分承包合同，在合同履行过程中随时监督分承包商的工作；解决劳务纠纷，防止发生投诉案件；辅助经理及项目执行经理做好劳务队伍的最终结算，到合同履约完毕。3.4.3.7财务部：参与各类经济合同的签订和履行，保存所有合同原件，并将合同分类存档；掌握企业的债权、债务情况；根据资金状况，科学合理周转资金；根据报量，依据合同及时向甲方催要工程款；在向分承包方付款中要严格履行付款程序，严禁违规付款，越权付款的行为；安全履行合同，确保项目资金健康运行；财务部门每月要向经理提供详细的资金台帐。3.4.3.8法律事务专员：参与企业重大经济合同的签订，为合同联审提供法律依据，对因合同签订引起的法律纠纷负相关责任，规避企业经营风险，并配合经理组织相关部门解决法律纠纷。3.4.3.9项目部材料组：负责材料部门的合同签订，负责合同履行的全过程。合同签订前，要认真考察，选择符合要求的合格承包方，通过招标降低成本；合同履行中，监督分承包方的供货时间、质量、服务，与生产、技术、财务部门充分协调，确保达到工程的各项管理要求；合同履行完成，配合经理、项目执行经理和财务部门完善结算工作；材料部门每月要向二部经理提供合同台帐。 3.4.3.10项目部生产组：对工程分承包方、劳务分承包方的选择、评价过程和施工负管理责任；负责分承包协议签订的组织与报审，负责监督管理，工程分承包方的施工全过程；合理安排劳动力，科学组织施工，高速高效、安全可靠完成施工任务，完成各项指标；负责施工过程的质量监督工作；节约使用材料，降低施工成本；协调各专业工长，配合材料部门监督管理分承包的合同履行全过程；配合劳资部门，负责工程分承包方结算工作。3.4.3.11项目部技术组：根据建设施工合同要求，通过质量设计，质量计划确保达到各项质量目标；科学编制施工组织设计、施工方案指导施工；广泛采用新技术、新工艺、新材料降低施工成本，争创科技示范工程；依据甲方提供的工程变更程序和洽商程序，发生变更和洽商后及时上报甲方审批，并与预算部门协调工作，提前完善工程洽商，并保存资料，为企业在结算时向甲方索赔提供依据；对分承包方在合同履行中及时提供技术服务、技术指导、质量监督，确保分承包方合同履行符合项目工程的质量标准。 3.4.4合同联审范围以下合同必须执行合同联审制度：（1）建设工程施工合同由二部经理组织，预算部、法务部、各项目部进行联审。（2）建设工程劳务分包合同由人力资源部、法务部、项目部进行联审。（3）工程分包合同、材料、机械分包合同由项目经理部、技术组、生产组、材料组、二部财务部、法务部进行联审。（4）合同金额在5万元以上的加工合同、买卖合同、租赁合同由预算部、材料部、财务部、法务部进行联审。（5）二部对外签订的借款合同、担保合同由财务部、法务部进行联审。（6）合作协议，含有垫资、让利条款的协议、承诺书由预算部、法务部、相关项目部进行联审。3.4.5合同联审的内容主要包括：（1）当事人的名称和住所；（2）标的物；（3）数量；（4）质量；（5）价款或报酬；（6）履行期限、地点和方式；（7）违约责任；（8）解决争议的方法。 3.4.6合同联审的业务分工3.4.6.1拟签订合同的项目工程负责对合同当事人的名称、住所的真实性，签约的主体、资格和履约能力，合同标的（品种、数量、质量、金额）的准确性，履行合同的期限、地点、方式的可行性进行审查；并具有详细的第一手调查资料。3.4.6.2合同主管部室及其他联审部室审查所签合同文件的规范性、价款、品种、质量、数量或报酬的合理性、违约责任及解决争议，是否符合二部的实际情况，合同执行的可行性，有无违约被罚的可能性。如发现不良行为，应及时纠正。对发现影响合同履约的不良因素，及时提出合理化建议。3.4.6.3 法务部对合同的有效性、合法性进行审查。 3.4.7合同联审的程序（1）凡二部经营过程中标的为5万元以上的经济合同必须进行合同联审程序。（2）工程分包合同、材料采购合同在签订前，主管部门须将合同与分承包方的详细资料交项目部合同预算员，由合同预算员送项目执行经理审批，再由预算员送相关部门进行联审，依次签属意见，最后报经理批准签订，交还合同主管部门。劳务分包合同由二部人力资源部组织相关部室进行联审。（3）合同主管部门参考联审意见修改无误后才能签订合同。3.4.8合同联审的形式收到与本部门有关的合同后，在部门意见处签审意见，（详见合同联审记录表）并负责合同在履行全过程中的相关工作承担相关责任。 3.4.9合同联审工作时限3.4.9.1二部主管部室接到报审合同文件后，当日内出具审查意见，递交其他联审部室。3.4.9.2其他联审部室接到联审合同文件后，当日内出具审查意见，返交主管部室，有主管部室送交合同签订工地。3.4.9.3联审同意生效的合同文件在二部流转天数不得超过两个日历天。3.4.9.4合同审查底稿附在正式合同后，复印件由法务部归档。3.5合同的签订权限3.5.1合同金额在5万元以下（含5万元）的加工合同、买卖合同、，由各项目部项目执行经理在经理授权下组织签订，并代表法人签字。 3.5.2建设工程施工合同、建设工程劳务分包合同、工程分包合同、材料、机械分包合同及合同金额在5万元以上的加工合同、买卖合同、租赁合同、运输合同，在履行合同联审手续并经二部经理批准后，各项目执行经理在二部经理授权下可代表法人签字。3.5.3签订合作协议，含有垫资、让利条款的协议、承诺书，必须由二部经理审查签字后再进行签订盖章。3.5.4已盖章的空白合同一律不得带出。3.5.5未经二部经理授权，严禁在合同中代表法人签字。3.5.6严禁各项目及部门超越权限对外签订合同。3.6签订合同注意事项3.6.1主管部门在签订合同前要认真考察合格承包方，最好选择有良好业绩支撑、有资金实力，质量、服务、信誉好的分承包方，与我单位有良好合作史的单位优先考虑。3.6.2确定的合格分承包方要有全套的资料，如：营业执照、法人委托书、资信证明、进京许可证、材质单等证明企业实力、产品质量的相关资料。资料不全不能成为合格分承包方。3.6.3合格分承包方经项目执行经理认可后，才能启动合同联审程序。3.6.4与业主签订建筑施工合同要遵循公平对等、友好协商的原则，即与甲方保持良好的工作关系，又要尽最大努力规避我方风险，在协议的条款上要与业主充分协商，与业主签订施工合同、补充协议、付款协议要慎重行事。3.6.5合同签订时，合格分承包方必须由法人签订，如由法定代表人签订，则需提供法人授权委托书，并加盖法人公章。3.6.6对外签订经济合同要使用我项目部提供的制式合同，严禁使用对方的文本合同。3.6.7对外签订经济合同要充分发挥我方优势，在合同文本、违约责任、解决纠纷的方式、付款方式和质量的约定等条款上要签订对我方有利的约定。3.6.8对外签订经济合同在解决纠纷的方式上，应注明由我方注册地点法院解决。（北京市丰台区人民法院）3.6.9对违约金的约定：违约责任要写对我单位有利的约定，尽量不要写明违约金额，最好注明：甲乙双方友好协商解决。3.6.10付款期限：不要约定“货到付款”，或“工程完工后付款”，而要写明“货到验收合格，经监理代表确认后付款”或“工程完工验收合格，经监理确认后付款”；付款时要及时提供与所付款项相符金额的发票，发票的收款单位要与合同单位一致。3.6.11合同联审相关部门要对合同、协议的签订严格审核，并在部门的范围内承担责任。3.6.12在合同履行过程中相关部门要各自把关严格监督，在合同主管部门的迁头下，团结协作，高质量、高标准地完成工作。3.6.13对外签订的经济合同各相关部门要对合同履行的全过程负责，起到监督管理作用，谁失职追究谁的管理责任。3.6.14对外签订的经济合同只有在经理授权和经合同联审后才能盖章生效。 4合同联审底稿和批件、合同印章使用及合同文件归档4.1二部使用“合同联审表”记录合同联审工作。4.2印章使用4.2.1二部对外签订合同，乙方印鉴栏内一律印盖合同专用章，同时印盖合同经办人，或委托代理人，或单位负责人名章。4.2.2各项目部及各部门签订合同需盖集团章的，经合同联审后和二部经理签字后，执盖章申请表到集团总部主管部门盖章。4.2.3各项目部及各部门签订合同需盖二部章的，经合同联审及二部经理签字后，执合同文本到二部办公地点盖章。4.2.4各项目部签订合同盖项目公章的（必须是合同金额为5万元以下的采购合同，超此金额严禁盖项目公章），由项目执行经理审批盖章，并保存合同原件一份，上报二部财务部门（原件）、法务部（复印件）各一份。4.3二部法务部及财务部保管合同文件正本和联审表原件；各项目部保管合同文件副本和联审表复印件。4.4合同文件归档执行二部档案管理办法。 5.违反二部合同管理的行为及责任：5.1未经联审擅自订立合同，或未经授权，超越代理权签订合同的，对直接责任人员给予处罚；情节严重的给予解除劳动合同的处分；造成损失的，赔偿损失。5.2在签订合同时，未认真审查对方的主体资格、资信和履约能力、质量情况，造成合同无效或上当受骗，合同条款不利于我方的，对直接责任人给予警告、处分、扣发工资的处罚；情节严重的给予解除劳动合同的处分；造成损失的，赔偿损失。5.3签订和履行合同过程中，因不负责任被诈骗或在结算过程中存在重大过失，未严格审核，给企业造成损失的，或在生产中质量、工期上达不到标准有重大安全事故、质量事故发生的，对直接责任人员给予记过和处罚；情节严重的给予解除劳动合同的处分；造成损失的，赔偿损失。5.4建设工程洽商、验收、结算等施工资料，没有及时呈报甲方签字认可的，不履行督促职责的，这些资