三级秘书操作题与理论知识ppt课件.ppt

秘书国家职业资格鉴定 三级考前辅导 1 我们的未来是怎样 铁饭碗 不是在一个地方吃一辈子饭 而是一辈子到哪儿都有饭吃 2 考试心得 1 要充分了解考试题型 合理安排好答题时间 考理论时 要先选择秘书基础知识的题来作答 因为这一部分有些题还是需要时间来思考的 等基础知识的题答完 再去答职业道德的题 因为职业道德题很多都是直观题 千万不要犹豫 不要左思右想 不要在职业道德上浪费时间 理论部分题量还是比较大的 大家一定要抓紧时间 实务部分先是情景题 同学们一定要边看录像边找点 千万不要等两遍都放完了才回忆 那会漏掉很多点 而且浪费时间 拟写实务题的答题要点就是 把你自己认为和该部分相关的内容都朝上写 决不能让卷子空着 还有就是尽可能用书里的语言答题 口语不要太多 3 2 要有良好的心态 看很多人都说资格证很难考 要有一种赢取胜利的主动心态 积极一些 树立自信心 别还没打仗就畏首畏尾 3 要做历年考题 做历年考题一是熟悉题型 二是锻炼答题思路 三是题库是一定的 有些题在每年的考试中也可能出现 这一点很重要 4 要注意休息 不要搞疲劳作战 有效的看书是关键 最后总结就是 书读一遍 课听一遍 录像看一遍 题做一遍 4 学习的方法 第一步 整体感知教材 理清逻辑思路和教材结构 第二部 听课后 认真阅读一遍教材 回顾老师讲的知识点 第三步 做一遍指南上的题目 全部认真做 根据情况再去看书 巩固知识点 第四步 做一遍真题 做到心中有数 看书的方法 整体感知 部分探究 回归整体 思考 5 二 其他要注意的问题 1 选择题量大 题型多 时间少 有单项 多项选择两类 125道题 时间只有90分钟 2 操作技能题主要偏重实际操作 包括某项工作的方法 内容 写作的格式等等 并且形式很灵活 这就要求大家掌握多种知识的同时学会灵活运用 6 国家职业资格鉴定基础知识试题解析 劳动和社会保障部秘书国家职业资格统一鉴定试卷由两个卷册构成 卷册一为基础业务素质部分 包括职业道德和秘书基础知识 卷册二为秘书技能操作部分 包括案例分析和工作实务 7 2006年起秘书职业的鉴定方式调整为理论知识考试 包含职业道德和基础业务素质两部分 和技能操作考核 包含案例分析和工作实务两部分 秘书国家职业资格二级还须进行综合评审 理论知识考试和技能操作考核时间分别为90分钟和120分钟 均实行百分制 成绩皆达60分及以上者为合格 8 9 国家职业资格全国统一鉴定考核方案 10 职业道德答题技巧 职业道德单选题一般情况下 并且冷静的话 多数人都能够答对 关键在于审题一定要冷静 和高考一样 会有一些题目的问法有些特别 所以一定要看清题目 11 职业道德的八个主题 文明礼貌爱岗敬业诚实守信办事公道勤劳节俭遵纪守法团结互助开拓创新 12 典型习题 单项选择 天时不如地利 地利不如人和 反映的是 道德规范的具体要求 A 团结互助 B 爱岗敬业 C 遵纪守法 D 诚实守信 13 典型习题 多项选择 从业人员要做到公平公正 应从哪些方面严格要求自己 A 坚持按原则办事 B 不徇私情 C 不计较个人得失 D 不畏权势 14 典型习题 案例分析 请根据下列案例并结合所学的职业道德知识 回答第5 7题 2004年11月题 张军大学毕业后应聘到一家民营企业做研发工作 经过一年努力 他成功地开发出一种新型软件 企业因此获得良好利润 但张军的工资却没有增加 这时 张军的一个同学劝他到另一家大企业就职 并说工资可以提高五倍 张军认为自己和企业签订的协议还没有到期 就没有去 15 5 张军的行为符合 的职业道德要求 A 办事公道 B 文明礼貌 C 团结互助 D 诚实守信 16 6 张军的做法 反映了他 A 不懂得自身的真正价值 B 不懂得维护自身利益 C 具有较强的职业责任感 D 有着团结合作精神 17 7 张军的做法 A 我认为是与时代相背的 B 我认为是虚伪的表现 C 我估计现实中很少有人这样做 D 如果我是他 也会这样做 18 职业倾向测试题目 同样是选择题目 是单项选择题 这个时候 在回答问题时 首先要站在保护组织利益的角度 然后再从法律的角度考虑 最后从自身的角度出发 不过提醒大家的是 同样要审题严谨 如何应对职业倾向测试 19 对于职业道德的个人表现部分1 符合普通的道德和习惯做法2 测量你的成熟度3 符合辩证法 不走极端 20 关于职业倾向测试 在这里提醒大家的是 这些题目前后都有一定的关联 其实和电脑测评十分相似 即前后的题目有逻辑关联性 如果不注意这些 就有可能会出现问题 例如 03年6月22日考题 三级 第39题 你乐于服从指示吗 A 从不B 较少C 较多D 总是 21 答案可以是C 也可以是D 因为这两个题目反应了不同的工作作风 和46题 你致力于做好工作吗 A 从不 B 较少 C 较多 D 总是 联系起来 因为做好工作光服从 可能是不行的 还要有自己的思路和观点 22 2007年11月7日31题 31 如果你的一位朋友答应开车带你去游玩 但他 她 未能准时到来 你会 A 无所谓 相信朋友迟到一定是有原因的 B 非常生气 埋怨朋友说话不算数 C 有点生气 但相信朋友会尽快赶到 D 有点担心 朋友是不是遇到麻烦了 23 2008年11月7日36题 36 我认为 对一个人来说是最重要的 A 热情 B 乐观 C 热心 D 开朗 24 所以 根据我们对职业道德题目的分析和研究 我们认为 职业道德的题目难度并不高 关键是结合自己的实际情况 以一个具有良好就业心态的人的身份回答 就完全可以获得通过 高分也是有可能的 25 题量分布 选择题业务部分100题中包括 公文 事务文书 商务文书 收发文处理 档案管理28题办会 20题办事 包括接待 办公环境 办公室日常事务 办公用品管理及信息管理28题沟通基础 5题办公自动化 包括WIN的安装 计算机基础 网络知识 WORD EXCELL PPT等 10题速记1题法律 企管 公关 财经常识等8题 第二部分是理论部分 26 基础知识试题 命题思路选择题分单项选择题和多项选择题 单项选择题重点考查考生对秘书理论知识的基本概念 定义 观点 知识要点的把握是否准确 此类试题要求考生牢固掌握知识 技能要点及其应用方法 多项选择题考查的内容包括秘书专业某个知识模块的若干项 对秘书工作程序性行为导致的 可以 应当 否定 等结果作划分与选择 对同一模块或不同模块相关知识技能作比较等 27 命题思路 选择题分单项选择题和多项选择题 单项选择题重点考查考生对秘书理论知识的基本概念 定义 观点 知识要点的把握是否准确 此类试题要求考生牢固掌握知识 技能要点及其应用方法 多项选择题考查的内容包括秘书专业某个知识模块的若干项 对秘书工作程序性行为导致的 可以 应当 否定 等结果作划分与选择 对同一模块或不同模块相关知识技能作比较等 28 1 选择题的特点 选择题题量大 覆盖面广 拟题的随机性强 考生掌握的知识必须全面 系统 不能靠机械的记忆和背诵 一定要在深刻理解和相应操作训练的基础上 把理论与技能综合起来把握 29 2 选择题作答技巧 选择题有的是考查概念 观点 知识点及其之间的联系与区别 有的是考查理论知识如何运用于实际操作 因此 在作答单项选择题时 最关键的是要求考生准而快地确定答案 非对即错 但有的考生将答案改了又改 这说明考生对考查的内容没有把握 无谓地浪费了有限的时间 致使未能把题做完 对多项选择题的判断 最关键的是要注意各选项之间的逻辑关系或知识要素内涵 通过逻辑分析断定所选项的正确性 此种题型通常涉及各知识点联系密切 要点相对集中的内容 考生只要熟悉涉及的知识点 选择的正确率就较高 30 3 选择题答题技巧 1 直觉分析法 根据题干直接选出正确答案 属于顺向思维判断法 有些单项选择题所涉及的内容 考生已经烂熟于心 有的是最基本的常识 不需要再费心思考量决断 这种方法比较适合单选题 2 排除法 排除法是在不能确定正确答案时采用的一种逆向思维判断法 如果不能一眼看出正确答案 应首先排除明显荒诞 拙劣或不正确的答案 一般来说 选择题尤其是单项选择题的题干及其答案几乎直接摘抄自教材 其他备选答案可能是命题者自己设计的 也可能是有悖常识的错误答案 31 3 词语分析法 抓住题干中的关键词语 或者将词语间作有机的联系 然后确认正确答案 4 逻辑联系法 将选项中的某些词语与题干中的某些要点作逻辑联系 然后判定正确答案 5 比较法 四个选项中有一个或两个选项不属于一个范畴或类属 那么 余下的三项或两项则为选择项 这种方法适合于多项选择题 6 猜测法 实在不知道确切的答案也不要放弃 要充分利用所学知识去猜测 一般来说 排除的项目越多 猜测正确的可能性就越大 32 7 常识法 根据人们日常生活 学习 工作积累起来的经验或惯例总结出来的约定俗成的认知作选择 不用通过专门的学习 8 设例法 如果对所有选项都不能确定对错 可以按每个选项隐含的意思假设一个例子 然后进行比较和区别 最后确定正确答案 9 综合交叉法 可同时利用两种或两种以上的方法 集中考虑正确答案和错误答案的关键所在 可先用排除法将错误项排除 然后在剩余选项中进行再次选择 以此类推 33 例题解析 一 单项选择题例题 秘书要做好保密工作 为了记事备忘 最好用速记记 选自2006年11月五级秘书试卷 笔试 单项选择题第46题 A 笔记本B 记事本C 秘本D 记录本 解析 可用排除法 因为 项都没有 秘密 的迹象 只有 项说得很明确 我们知道秘书用速记 秘本 不仅方便 高效 重要的是能起到保密作用 尤其是 速记符号 俗称 保密文字 所以答案只能是 项 34 例题2 沟通中开放友好的身体语言包括 选自2006年11月五级秘书试卷单项选择题第42题 A 手势 动作 体态B 语调 语速 用词C 服装 服饰 体态D 表情 态度 动作解析 可用直觉分析法或还原法 因为题干已经提示 身体语言 了 手势 动作 体态 都属于身体语言 其他 项中的语词都有不属于身体语言的语词 也可以将 项还原成完整的一句话 从语义和语法角度考虑均无错误 毫无疑问 答案为 35 例题3 企业的办公格局和车间的设计属于企业文化的 选自2006年11月四级秘书试卷 笔试 单项选择题第47题 A 精神层B 制度层C 物质层D 行为层解析 可用设例法或猜测法 考生有可能会在A C两项中犹豫不决 可以这样考虑 企业的办公格局和车间的设计是企业文化的表层反映 是企业员工创造的物质文化 它比较具体 而精神层较抽象 如企业风貌 风气等 答案显然为C项 36 例题4 当上司确定出访后 秘书要在出发前做好充分的准备工作 这包括等方面的准备 选自2006年11月二级秘书试卷单项选择题第64题 A 思想 组织 物质和资料 B 思想 物质和资料 C 环境 组织 物质和资料 D 物质和资料解析 可用逻辑联系法 上司出访要做多方面的准备 大多数考生选择 项 其实 秘书为上司出访要做的事情很多 大到制订出访方案 小到 针头线脑 考虑要周到细致 A项答案才是正确的 37 二 多项选择题例题5 影响接待规格的因素有 选自2006年11月四级秘书试卷多项选择题第96题 A 对方的要求 B 对方与我方的关系 C 突然的变化 D 上一次的接待标准解析 可用设例法 如A项 对方的要求也许是没有道理的 显然这项被否定了 如B项 假设对方的来访事关重大或我方非常希望和对方发展关系 再假设是上下级关系 往往以高规格接待 如C项 假设总经理突然接到一个紧急会议通知 他可委派其他人来完成接待工作 虽使接待规格降低了 但也属正常 如D项 假设某医药公司副经理接待某药厂药品推销员 这也属正常 以此假设的例子 答案为 38 例题6 填写介绍信可以用 选自2006年11月四级秘书试卷多项选择题第102题 A 毛笔B 钢笔C 圆珠笔D 铅笔解析 可用经验法 凡是有一点生活和工作经验的考生做本题并不难 即使不去专门记忆这些技能知识 只要根据平常的生活经验也能找对答案 项为正确答案 39 例题7 在多边性商务活动中 人们经常采用的礼宾次序是 按来宾所在国或地区名称的拉丁字母顺序排列 选自2006年11月三级秘书试卷 笔试 多项选择题第97题 A 按报到时间顺序排列B 按来宾身份排列C 按与东道主的关系远近排列D 不排列 随便坐解析 可用综合交叉法 先用逻辑分析法 如 项显然不符合事实逻辑 应当排除 项是一种常用礼宾次序的方法 答案为 项 40 例题8 下列文书的内容具有前瞻性 预测性的是 选自2006年11月三级秘书试卷多项选择题第118题 A 总结B 计划C 调查报告D 可行性研究报告解析 可用比较法 在时间概念层面 总结 与 调查报告 是同类 重在叙述过去 属于 过去完成时 而 计划 与 可行性研究报告 是同类 重在对未来的预测 属于 将来进行时 答案为 项 41 秘书三级操作技能考试辅导 42 注意事项 1 考试时间 120分钟 2 请仔细阅读各种题目的回答要求 在规定的位置填写您的答案 43 一 情景录像题 请看案例分析素材 找出录像中秘书行为 表现及工作环境中正确或错误的地方 每题连续播放两遍 第一段应至少找出10 15处正误点 第二段应至少找出10 15处正误点 44 45 一 命题思路这类题的考查重点是考生对秘书理论知识与技能要点的把握 涵盖了基础知识和工作技能的全部内容 从办公管理的工作流程 办公管理工作任务的了解程度 岗位技能的熟知程度以及从中反映出的秘书的综合素质等方面对考生加以测试 二 答题技巧1 准备充分 自信面对 只是把考题的表达方式由书面题型换成了真实的人来表现出来 其考察本质相同 没有必要惧怕 2 抓住重点 各个突破因为表达方式及实际拍摄的局限性 真正能够用人的行动来表现的知识技能点相对于整个考试的考点而言是非常有限的 也就是说 只有能演出来的知识技能点才会在这个题型中考到 46 3 以人物为中心 发散思维首先从 主角 人物着手 抓住录像中秘书所接触的人和事 认真观察结合知识技能点找出正误 比如 秘书一出场 我们首先应该想到的就是他的着装配饰 是否穿着得体的职业装 衣服和鞋子 配饰等的搭配是否合适等 秘书出现在办公场所 就要考虑办公环境 设备摆放 如办公环境是否有绿色植物 桌面是否整洁 物品摆放是否有序 或者秘书专门走到空调前调试 这就是一个关于办公室温度的考点 如果有客人来访 就要着重看秘书的待人接物 如对客人接待礼仪是否到位 接待客人时对工作使用的文件档案是否有保密意识 对事务的处理是否合适等 录像播放完毕后 也可以以秘书为中心 依次回忆所接触的人物和发生的事情 从起因 经过 结果各方面 结合知识技能点找出正误 47 3 以人物为中心 发散思维首先从 主角 人物着手 抓住录像中秘书所接触的人和事 认真观察结合知识技能点找出正误 比如 秘书一出场 我们首先应该想到的就是他的着装配饰 是否穿着得体的职业装 衣服和鞋子 配饰等的搭配是否合适等 秘书出现在办公场所 就要考虑办公环境 设备摆放 如办公环境是否有绿色植物 桌面是否整洁 物品摆放是否有序 或者秘书专门走到空调前调试 这就是一个关于办公室温度的考点 如果有客人来访 就要着重看秘书的待人接物 如对客人接待礼仪是否到位 接待客人时对工作使用的文件档案是否有保密意识 对事务的处理是否合适等 录像播放完毕后 也可以以秘书为中心 依次回忆所接触的人物和发生的事情 从起因 经过 结果各方面 结合知识技能点找出正误 48 4 抓住 特写镜头 提示考点在此类题中 从出题者角度考虑 这样的考试中 测试考生的考点一定会要考生看清楚 不会一带而过 所以我们要特别注意特写镜头 这些特写镜头一般有这样的形式 镜头停留 比如 秘书组织会议工作 镜头停留在会场主席台名签上 这时我们就要注意看主席台上的座次排列是否合适了 镜头由近及远 镜头由近及远的展现是要考生从局部观察整体效果 比如 镜头从秘书办公桌慢慢拉开 刻意展现出整个办公室的场景 这时思维就要随镜头思考 办公室布局是否合理 光线是否充足 是不是有强光影响电脑显示器的使用等 49 镜头从远到近 镜头从远到近不断推进时 方便我们从整体观察局部效果 这类镜头也多数含分 如 镜头从办公室全景逐渐推进到秘书管理领用现金的抽屉上 一串钥匙挂在上面 很明显这就是给我们的提示 一般情况下 特写镜头的提示多半是在静态考点上展现 只要我们认真观察 不放过每一个细节 拿到此类分数是不难的 总之 这类题的规律就是 因点设题 据题找分 只要找准题点 那就非 正确 即 错误 只要正确表述出来就可以得分 不需要再做修改 50 录像题一般涉及的问题 办公室的环境管理会议的组织与管理电话的接听与拨打秘书的接待工作 51 会议组织 管理 一 例会准备1 会议时间 上午 8 00 11 00 下午2 00 4 00 2 收集议题 秘书在会议前将各位有关人员的议题收集并筛选 确保会议的质量和效率 筛选后的议题按重要程度予以排序 然后交会议主持人签字认可 议题一般1 2个主要和1 2个小议题为宜 3 会议室的准备 小型 设备齐全 室内清洁 调温设备 茶具 饮水机等 座位安排 4 通知与会人员5 准备会议需要的文件材料 52 A主持人座位B与会者座位C会议桌D盆栽植物E投影幕布F照片或图画G展示橱柜H饮水机I窗户J门K挂钟 53 二 例会中工作1 提前到达 开窗通风 调好室内温度 打开饮水机 摆放好茶杯和茶叶 2 做好会议记录 秘书承担 关于会议记录的方式在录像中不好考查 三 会后工作1 撰写会议纪要2 检查 督促会议决定的贯彻情况3 清理会议室 为下次会议做准备 54 办公室日常事务 一 办公室的环境管理1 绿化 会客室 上司办公室 2 空气 新鲜的 气味的调整 3 光线 自然光 灯光 4 声音 安静 5 办公室的安全 55 二 办公责任区的管理对上司办公区的管理 提前到达 开窗换气 植物浇水和修理 桌面文件整理和用品检查 饮料准备 清洁卫生 公共责任区的管理 1 卫生2 设备管理维修个人办公责任区管理 以桌椅为范围的平台 计算机 档案柜 文件夹 电话 地面 墙壁等一切物品和设备 1 清洁地面 平台 计算机 电话 2 整理文件夹3 桌面上只摆放目前进行的工作资料4 离开座位时覆盖文件5 下班后桌面上只摆放电脑 电话 文件资料收藏到抽屉或文件柜 56 接打电话 一 接听电话1 铃响不过三 特殊情况应主动道歉 对不起 让你久等了 2 先行问候3 记录4 及时通报5 涉及上司的工作进入日志 上司参加会议的时间 地点的变动 需上报审批文件的期限 以便随时提醒上司 57 二 拨打电话1 拨打前的准备 拨打时间是否合适 拨打复杂电话要有底稿 2 铃响七声再放下 电路出现故障 主动再拨打 拨错后主动道歉 并说声再见 3 先行问候 并通报单位名称4 做好拨打记录 58 接待工作1 见客人 起立 倒水 让座 送读物2 引导 3 开电梯 进 出 4 坐车 开车门 上下车次序 安排座位 自己座位 5 车中交流 注意谈论隐私 宗教 忌讳 6 送客 起立 送别赠送礼品 送达指定地点再见 59 7 宴请 座次 男女主人对坐 男主人面对门 上菜 餐具次序 客人的爱好等等 注意 场地的选择 点菜时要注意对方有无忌口 迎客的方式 入座的顺序 关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项 可能涉及到招标书的准备工作和投标 注意其日期 秘书要为上司准备好信息资料 电话保密工作 会议通知包括哪些内容 最后通知对方 并致歉 60 8 商务活动中的签字仪式注意 迎客 秘书在大门口迎接 领导在会议室等待迎接 客人应坐在右边 签字厅应整洁干净 签字桌应为长桌 桌布应为绿色 事前应准备好签字用具 如合同文本 签字笔 吸墨器等 桌上要摆放双方国旗 入座座位 助签人应在主签人的后面 其他随从人员的位置要注意 合同第一次交换由助签人完成 第二次交换由签字人完成 到最后要照相留念 注意站的位置 共饮香槟酒互相庆祝 最后谈话要注意 不谈政治 宗教 不问婚否 语言 注意OK在不同国家的意思不同 61 9 有关商务旅行 秘书与领导一起出行 可能还有其他人员 注意 做好出行前的准备 拟定出访方案 包括意图和目的 出访时间 地点和路线 费用情况和简单要求等 召开全体出访人员预备会 给上司提醒 62 10 有关沟通 如员工家属来闹事注意 秘书有无做到换位思考 耐心倾听 秘书有无做到日常接待 如倒水等 如果对方着急 秘书不可以急 应该有耐心 秘书在接待过程中要注意保密工作 与对方说话时 不能出现有 让我告诉你 的电话和地址 即在未经领导的授权下 不能说出领导的电话和地址 对方提出一些要求 秘书要向上级请示 若上级正在开会或接待他人 秘书不能直接进去向领导说 而应写成便条形式 把领导叫出来汇报 领导在未吱声的情况下 秘书不应该说出该如何如何决定 63 录像考试情况总结 根据以上梳理 我们可以对工作环境 工作表现和个人行为作出如下判断 1 办公室内绿色植物 有 对 无 错 2 办公室内环境 自然 能用窗帘遮住强光 对 否则就错 3 将电脑 打印机等用电设备 放置在一起 便于电源接线和管理 对 否则错 4 办公桌 椅 堆放文件 错 整洁是 对 5 阳光直射电脑屏幕 错 6 电话铃响 三声内接听 用语规范 对 否则错 7 记录 一边接电话一边记录重要信息 对 否则错 8 对上级布置工作落实 能马上落实 对 否则错 64 9 会议准备 能迅速确定会议议程 时间 地点及人员 并准时通知 对 否则错 10 进入会场时间和设备检查 提前进入会场检查并调试设备 对 否则错 如准备多媒体投影仪却没有在会中发挥其作用 错 11 会议开始时宣布议题 并做好引导 能在会议中先宣布会议议题 引导大家充分发表意见 对 否则错 12 会中出现情况的应对 能在与会者之间出现矛盾冲突时采用柔性策略化解矛盾 保证会议顺利进行 对 否则错 13 会议记录 能在会议中安排秘书做好会议记录 对 否则错 65 14 会后总结 能及时总结会议发言 形成会议决议 并责任到人 分工明确 对 否则错 15 会议落实 能否与领导和员工沟通 使员工为共同目标而合作 对 否则错 以面谈的形式与上级进行沟通 尊重对方 有理有节 对 否则错 这个问题可分解为两个答案 16 对于一些大型会议处理 在前能对会场进行现场检查 对 否则错 17 处理突发事件 对会议中的突发事件有应对能力 对 否则错 18 着装 符合职业要求为对 否则错 19 接待 起立为对 否则为错 引导者在客人左侧为为对 否则为错 送客时客人在前为对 否则为错等等 20 宴请 男主人面南为对 否则为错 左手拿刀 右手拿叉为对 否则为错 66 二 秘书三级工作实务题 一 命题思路工作实务题主要考查考生在全面掌握秘书知识与技能的基础上 解决实际问题的能力 这种题型工作任务具体 考核的量化指标明确 操作性较强 对于三级考试 相对于四级 五级 其工作任务复杂程度增加 除了要把逻辑性的工作流程贯穿在答题始终之外 还需要做综合性的分析 二 答题技巧1 了解 便条 备忘录 的卷面出题形式 答题如果没有要求不要照搬形式 如果题目中要求用备忘录形式答题 答案中则要有备忘录格式 发自 发给 日期 主题 等 其它形式 如电子邮件形式 同理按要求 67 工作实务题大致有三种类型 一 程序简答类例 备忘录发自 行政经理苏明发给 秘书钟苗日期 年月日内容 公司新成立的开发部近期有 名员工要出差 请你帮开发部列出我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤 我看过后再交给他们参考执行 谢谢 68 参考答案 1 申请人提交费用申请报告表 说明人员 时间 用途 金额等情况 并签字 2 领导审核申请报告 并签字批准 3 将费用申请报告提交财务部门 预借现金 4 在商务消费中 要索取正规发票 发票中的时间 项目 费用等应与实际用途相符 出差回来后 将发票附在 出差报销单 后 去财务室报销 5 实际需要超出计划费用时 要提前报告领导 批准后才能报销 69 二 修改拟写类 例1备忘录发自 行政经理苏明发给 秘书钟苗日期 年月日主题 修改初秘书草拟的文稿根据总经理的指示 初秘书为我公司改造总装车间之事草拟了一份给总公司的文件 我阅后 发现存在不少问题 请你在此基础上 重新改写一份公文 并列出原公文存在三个主要错误 以便明天我和初秘书交流 注 原文见附件 70 附件 请示报告总公司 我公司总装车间自建成至今已有二十五年了 这期间虽经两次大规模的扩建 但仍无法满足我公司军品生产和民用产品的生产 鉴于目前总装车间面积的过小和设备的陈旧 为了保证我公司能保质保量地按期完成今年的生产任务 须立即对总装车间进行扩建和改造 经测算 此项工程共需经费100万元 目前 我公司已自筹80万元 还差20万元 希望总公司拨给专项经费10万元 请阅知 另外 我公司离休干部的交通费问题也亟待解决 请一并批准 分公司 公章 二00四年八月二十日 71 例1参考答案 关于总装车间改造所需经费的请示总公司 我公司总装车间建成至今已有5年了 这期间虽经两次大规模的扩建 但仍无法满足我公司军民产品的生产需要 鉴于目前总装车间面积过小 设备陈旧的现状 为了保证我公司能保质保量地按期完成今年的生产任务 须立即对总装车间进行扩建和改造 经测算 此项工程共需经费100万元 目前 我公司已自筹80万元 尚有20万元的缺口 希望总公司拨给专项经费20万元 妥否 请批复 分公司 印章 二00四年八月二十日 72 原文存在的三个主要问题 1 标题拟写错误 请示与报告混用 不符合公文标题拟写要求 2 内容一文多事 不符合 一文一事 原则 3 数字使用不对 应用阿拉伯数字 二十五年 改为 25年 结束语使用不对 此外公文中存在着多处病句 73 例2便条钟苗 请尽快将昨天我公司王总与天地公司就双方合作加工20万件女式衬衫一事达成的初步意向拟写成文 其中应将我公司提供厂房 人员和原料等 及天地公司提供设备和技术等事项一一注明 完成后请交我阅知 行政经理苏明二00四年三月九日 74 例2参考答案 意向书宏达公司 以下简称甲方 与天地公司 以下简称乙方 经过友好协商 双方本着平等互利 共同发展的原则达成如下初步意向 1 双方合作加工万件女式衬衫 2 甲方提供厂房 原料和人员 3 乙方提供服装生产的专用设备和技术 4 未尽事宜在正式签定合同时予以补充 甲方乙方宏达公司 印章 天地公司 印章 代表签字代表签字二00四年三月九日 75 三 实际操作题 例1 便条钟苗 江苏远祥公司副总经理等五人将于 月 日至 日来我公司进行考察 请你按公司惯例做出接待计划与安排 计划形成后交我审阅 待批准后再去相关部门交办具体事宜 谢谢行政经理苏明年月日 76 这种类型的题考查考生联系实际 把秘书理论转变为实际能力的水平 评分的依据主要是两点 一是理论 程序 应符合教材相关知识点 二是能把教材中的理论要求转变为实际工作的文案或方案 77 接待江苏远祥公司考察团计划 一 接待规格 远祥公司是知名企业 是我公司的主要客户 此次接待由我公司王总主要陪同 高规格接待 二 日程安排 见下表 三 接待经费 考查团成员食宿在本公司航天宾馆 预定3个标准间 150元间一天 餐饮50元人 预计本次需要接待经费元 其中食宿餐饮费用元 工作费用元 纪念品元 交通费元 经费由公司接待经费列支 78 79 备忘录发给 施林 行政部经理发自 初萌 秘书日期 2003年1月6日内容 总经理来京行程安排 初萌 年 月 日电子邮件收件人 LU 抄送 主题 关于新闻发布会的准备工作内容 年 月 日 80 2 答题时一般不能只答出大纲 还要有进一步的说明和阐述 3 理顺答题思路 体现出前后的逻辑性 81 三 例题分析背景说明 你是宏远公司行政秘书钟苗 下面是行政经理苏明需要你完成的任务 便条钟苗 为规范公司对于文件的收集和整理的行为 公司拟召开一次座谈会 请你将会议文件收集的要求和内容 会议文件立卷归档的意义以备忘录形式提供给我 谢谢 行政经理 苏明2007年3月15日 82 参考答案 备忘录发自 秘书钟苗发给 行政经理苏明日期 2007年3月15日主题 会议文件收集整理的要求和内容 会议文件立卷归档的意义内容 1 收集会议文件资料的要求 1 确定会议文件资料的收集范围 2 收集会议文件资料要及时 确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全 3 选择收集文件资料的渠道 运用收集文件资料的不同方式方法 4 与分发文件资料一样 收集会议文件也要履行严格的登记手续 及时采取措施补救毁损的文件资料 5 收集整理过程中要注意保密 83 2 需收集的文件资料 1 会前准备并分发的文件 包括指导性文件 审议表决性文件 宣传交流性文件 参考说明性文件 会务管理性文件 2 会议期间产生的文件 包括决定 决议 议案 提案 会议记录 会议简报等 3 会后产生的文件 包括会议纪要 传达提纲 会议新闻报导等 3 会议文件的立卷归档会议文件资料的立卷归档概念解释 会议文件立卷归档的意义主要有以下四点 第一 保持会议文件之间的历史联系 便于查找利用 第二 保持历史的真实面貌 反映工作的客观进程 第三 保护会议文件的完整与安全 便于保存和保管 第四 保证会议秘书工作的联系性 为档案工作奠定基础 复习时应熟悉并掌握办事 办会 办文的程序内容 梳理各环节的逻辑关联 对关键环节重点记忆 84 操作题范例 如 背景 您是宏运公司行政部秘书 下面是行政经理 需要您完成的几项任务 1 公司生产的红木家具一直很畅销 但近期销售出现下降趋势 客户服务部建议使用询访法或问卷来进行市场调查 请告诉我询访法以及问卷法的优劣势所在 行政经理 2003年5月20日 85 参考答案 询问法 是调查人员对调查对象进行分别访问 交谈以了解或核实情况 1 优点 面对面交谈 可追问 可讨论 了解情况全面深入 且能随时察言观色 易辨别情况的真伪程度 2 缺点 费时费力 难以作大规模的调查 而且问题难有统一 科学的标准 所以情况不易作定量分析 问卷法 是把了解的情况设计成不同类型的题目并组合成书面问卷 由被调查者做书面答案 优点 用数字或符号表示答案 便于计算机统计 缺点 答案有限 只有几种大体类型 无法调查特殊及深层的情况 86 1 利用工作方式 1 开设阅览室 2 档案外借 3 制发档案复制本 4 出具档案证明 5 提供咨询服务 6 印发目录 7 举办档案展览2 利用工作的要求 1 依法开展 2 主动 及时开展 3 完善服务方式评分标准 1 本题满分20分 2 每答出1点2分 3 若阐述符合情理 可酌情给分 但满分不能超过20分 4 在叙述中出现错字 别字 每3个字可扣除1分 但最多扣除3分 87 背景说明 你是光华公司行政秘书钟苗 下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务 便条钟苗 江苏远洋公司副总经理等五人将于9月25日至28日来我公司进行考察 请你按公司惯例做出接待计划与安排 计划形成后交我审阅 待批准后再去相关部门交办具体事宜 谢谢 行政经理苏明2003年11月21日 88 参考答案 1 说明接待计划的三项内容 1 接待规格 2 日程安排 3 经费列支 2 人员安排中计划中应写明 1 主要陪同人员 2 主要工作人员 3 住宿地点 标准 房间数量 4 宴请时间 地点 标准 人数 5 会见 会谈地点 人数 参与人员 3 日程安排计划 1 日期 时间 地点 2 活动内容 3 陪同人员 4 接待经费计划 列支 1 工作经费 2 餐饮费 3 住宿费 4 交通费 5 参观费 6 其他不可预见