设备物资采购管理制度.docx

设备物资采购管理制度第一章 总则1、为认真贯彻公司的发展战略、执行公司的方针政策要求、提高公司经济效益，结合本公司具体情况，制定本管理制度。2、本办法所指的机械设备，是指构成固定资产的机械设备（使用期限超过1年、同时单位价格不低于5000元；使用年限超过2年的非生产经营主要设备的物品，并且单位价值在2000元或以上）。3、本办法所指物资材料（以下简称“材料”）是指构成工程构造物本身的各种消耗性材料，包括主要材料、其它材料（不包含辅助材料、低值易耗品、零星材料）。4、各项目部要建立健全机械材料管理机构，各级材料管理人员、仓库管理人员要求保持相对稳定；出现人员工作调动或离职，必须办清交接手续。第二章 机械设备的采购管理1、机械设备的购置计划，选型，购置，验收。1.1设备的购置计划和选型原则。1.1.1需求计划必须与公司发展状况与目标相适应。1.1.2新购设备的技术性能尽可能与社会生产力水平相适应。1.1.3新购设备的技术参数尽量与公司原有设备配套。1.1.4新购设备必须满足施工技术、工艺、质量、职业健康、安全要求，并符合环保、能耗等相关规定。1.2设备购置建议书的编写。对于大型设备和公司台帐内没有同类型的中型设备的购置，必须编写设备购置建议书。设备购置建议书由公司物质设备部负责编写，内容必须实事求是地阐述购置设备的理由和经济分析。1.3设备年度采购计划的编制。1.3.1公司物质设备部根据公司在建项目和拟中标的项目情况，并结合公司自有设备的情况，在每年一季度完成年度设备采购计划的编写，并报公司分管副总经理。1.3.2分管副总经理主持召开由公司经营部、建设管理部、建设管理部和财务部人员参加的会议，对年度设备采购计划进行讨论，并形成会议纪要存档。1.4设备采购计划审批程序。1.4.1公司物质设备部将年度设备采购计划和设备购置建议书以及相关讨论会的会议纪要，报送总经理。1.4.2总经理审核后，呈报公司董事会、股东会审批。公司董事会、股东会审批的年度设备采购计划的总预算作为年度设备采购的控制预算，原则上年度采购设备总价不应突破控制预算。1.4.3年度控制预算包括当年所有采购的具备固定资产条件的大中小型设备。1.4.4预算外的设备采购计划和当年计划外的大型设备采购计划都必须按该审批程序执行。1.5设备采购的审批。1.5.1控制预算清单内的设备采购，由需求的使用单位向公司提出申请，报公司物质设备部审核，经分管副总批准后启动设备采购程序。1.5.2突破控制预算和当年计划外的大型设备采购都必须由总经理批准后，启动采购计划审批程序。1.5.3每年年终总经理向董事会和股东会作年度设备采购计划执行情况的汇报。1.6设备采购过程的管理。1.6.1对于专业性较强或公司没有使用过的设备，在进行采购前，公司物质设备部应组织相关技术人员与供应商的技术人员进行技术交流，有条件的可组织现场考察，并形成技术经济分析意见供有关领导决策参考。1.6.2公司公司物质设备部应在公司合格供应商名单中邀请不少于三家的供应商进行询价和比价。1.6.3公司物质设备部将询价比价的情况填写比价表，报建设管理部经理审核，然后送分管副总经理。1.6.4分管副总经理组织有关部门经理以及相关技术人员召开供应商审定会议，研究确定采购的供应商，以及相关技术和商务条件，并在比价表中填写评审意见。参加评审人员最后在比价表上签名。1.6.5公司物质设备部根据评审意见，会同公司财务部有关人员进一步与选定的供应商进行议价以及合同谈判。1.6.6拟定采购合同，并按顺序送公司财务管理部（负责支付条款的审批）、分管副总经理、总经理、董事长批准。1.7设备验收。1.7.1新购置的机械设备的验收由公司物质设备部主持，联合使用单位机材组等参与验收。1.7.2验收时，根据购销合同和技术文件，核对设备的发票、货运单、装箱单、设备说明书、质量说明书、技术资料，对设备的技术检验（包括外部的检验，空转检验，带负荷的检验，生产质量，控制精度等），运作情况应符合本身的技术标准。在验收检验中，如发现有质量问题和运输损坏问题，要作详细的记录以便与生产厂家或供应商交涉，及时更换、维修或索赔。1.7.3调试合格后，填写“购置机械设备验收单”后，统一编号和标识，登记“固定资产台帐”和“机械设备登记卡”、“机械设备交接单”。机械设备标识必须在验收合格后地一个月内按照公司统一规定实施。1.8设备款支付：总公司负责大、中型设备款的支付；使用单位负责中小型及以下设备款的支付。2 、 公司本部非生产性设备的购置计划，选型，购置，验收。2.1计划、选型、购置。2.1.1在购买固定资产前，公司物质设备部必须会同财务管理部根据使用部门的要求，编制好购买计划和预算，经公司有关领导批准后由公司物质设备部安排实施。2.1.2如果购买时数量超出计划预算的，必须重新调整计划，并说明原因，待有关领导再次批准后方能实施。2.1.3对于精密仪器和价格较高（单台套价值大于5万元或一批次总价大于20万元）的固定资产（如大型电脑设备、大型环保设备、房产等，行政用车除外）的购置，必须与使用单位以及有关技术部门作出论证报告，经分管领导和总经理批准后，应参照大型设备采购程序进行采购。2.1.4选型时，必须充分考虑产品的价格、性能、适用性、可靠性、美观性、维修保养与售后服务的统一。2.1.5购置单价大于3万元的非生产性固定资产都必须签定购买合同。2.2验收2.2.1物质设备部负责组织使用单位、财务管理部对所购置的固定资产进行验收。验收要以合同要求、招投标书、产品说明书、技术规格、发票等为依据，如果不符，则视情处理(或维修,或退换,或索赔)。2.2.2经验收合格，则公司物质设备部负责填写固定资产验收单，并建立台账，然后报送公司财务管理部入帐。3、项目工地试验设备和仪器购置计划，选型，购置，验收3.1计划、选型、购置3.1.1在购买固定资产前，公司物质设备部必须会同公司财务管理部根据使用单位的要求，编制好购买计划和预算，经公司分管领导批准后安排实施。3.1.2如果购买时数量超出计划预算的，必须重新调整计划，并说明原因，待有关领导再次批准后方能实施。3.1.3对于精密仪器和价格较高（单台套价值大于5万元或一批次总价大于20万元）的固定资产必须与使用单位以及有关技术部门作出论证报告，经分管领导和总经理批准后，应参照大型设备采购程序进行采购。3.1.4选型时，必须充分考虑产品的价格、性能、适用性、可靠性、美观性、维修保养与售后服务的统一。3.1.5购置单价大于3万元的固定资产都必须签定购买合同。3.2验收3.2.1公司物质设备部负责组织使用单位、财务管理部对所购置的固定资产进行验收。验收要以合同要求、招投标书、产品说明书、技术规格、发票等为依据，如果不符，则视情处理(或维修,或退换,或索赔)。3.2.2经验收合格，则公司物质设备部填写固定资产验收单，并建立台账，然后报送公司财务管理部入帐。第三章 物资材料采购管理1、材料采购以材料总需用计划为需求依据，根据各种材料的需用时间，由公司或公司授权组织采购，采购的方式包括：竞价采购、议价采购、合作商供应、零批采购。2、实施材料采购前，项目部编制采购申请表，由公司物质设备部、建设管理部、分管副总经理、总经理批准同意后进行采购。3、材料采购前，项目部做好材料市场调查；实施采购时，采购人员必须认真核对材料名称、规格、型号、技术要求、需求数量、预算价格、进货时间等资料，确保采购的材料符合并满足相关技术规范、设计和施工要求。4、 经过采购确定的材料单价，除了采购时事先约定的调价原则出现外,不得随意变更；若事先未约定，但供货过程中出现材料市场价格行情波动较大，供应商无法再按原材料中标价供应时，由项目部收集资料并报请分管副总经理批示是否继续原合同的执行。5、竞价采购按下列程序进行：5.1 对于非特殊要求、技术标准明确的大批量采购的工程材料，采取招标竞价采购的办法。5.2根据材料总需用计划，编制采购申请表以及编制竞价采购文件(包括:采购事项、评标办法和合同条款等)，报分管副总经理审批。5.3竞价文件评审通过后，邀请符合条件的竞价人（合格供方或通过资审的竞价人）参与竞价。5.4报价人编制和递交报价文件。5.5由公司物质设备部部门经理主持开标会议，评委评标，确定中标人。5.6由公司物质设备部门经理确认中标结果，并发出中标通知书。5.7由公司物质设备部部门经理组织合同的谈判。5.8按公司合同审批程序办理合同审批和签订工作。6 、议价采购按下列程序进行：6.1议价采购条件。6.1.1已组织材料竞价采购，但报价时报价方不足三家。6.1.2已组织竞价采购的材料，在当月或相邻月份仍需另外采购同类材料时。6.1.3组织采购期间，材料市场价格高于投标预算价格（注：市场价格以政府机构公布、材料价格信息网站公布等官方材料信息价格，或者材料供应地的市场调查报告为准，并形成书面报告）。6.1.4工程项目设计指定或业主单位建议使用（提供书面材料），有特殊要求的工程材料。6.2议价采购过程。6.2.1满足议价采购条件时，项目部以采购申请表及书面申请报告形式向分管副总经理提出议价采购申请。6.2.2议价采购申请经分管副总经理批准同意后，由物质设备部组织相关人员和/或项目部人员成立议价小组。6.2.3议价小组通过市场调研，选择议价对象，在目标单价或目标总成本的控制下进行议价，提出较为统一的初步推荐意见以书面报告报请中心主任审批，议价小组成员必须在书面报告上签字确认。6.2.4议价结果经分管副总经理审批同意后，按公司合同审批程序办理后续工作。7、合作商供应按下列程序进行：7.1合作商供应的条件。7.1.1国家专营材料，如：柴油、汽油的供应。7.1.2材料在各项目普遍使用，年度内公司各项目需求较为频繁。7.1.3在我司以往项目供应业绩较多、供应材料质量稳定、供应评价较好的供应商。7.1.4供应商供应的材料能致力于为项目在用料成本节约上发挥有效作用的，如：燃料油的供应。8、零批采购供应按下列程序进行：8.1零批采购供应的条件。8.1.1单种材料需求的数量较少，且单批预算金额不足 10 万元。8.1.2业主供应的材料未到位前，经业主同意先由我司自行小批量采购的材料。8.2零批采购供应过程：8.2.1满足零批采购供应条件时，项目部以采购申请表报请采购申请。8.2.2项目部将所需要材料的品种、规格、技术要求、数量、需用时间向合格供应商或有资质供应商提出报价邀请。8.2.3对供应商报价进行比价选择供应商，比价人员在比价表进行签字确认。8.2.4经相关分管副总经理审批同意后，由项目部办理后续工作。9、公司授权项目部的采购，原则上按照以上相关条款进行竞价、比价采购，并就相关采购过程与