库存管理制度.doc

成套设备分公司库存管理制度为进一步加强成套设备分公司的库存管理，提高库存管理水平；确保分公司库存商品的安全、完整以及库存资金占用的合理性、准确性；并加强管理人员的责任，规范货物运转流程，特制定本制度。第一条 管理范围（一） 分公司的库存商品：进口元件、国产件及电控柜、标准件、外协件、辅料、劳保、工具、钢材（材料及结构件）、退料、在制品。（二） 分公司货物运输管理。第二条 库房岗位设置及职责（一） 设立库房管理员，负责收、发、保管库存商品。（二） 设立存货核算员一名，统一负责库存商品数量的收入、发出和结存的核算。（三） 利用ERP系统或其他核算软件按产品的规格型号建立“库存商品”数量明细账，用以存货的收入、发出和结存的数量明细核算。第三条 建账管理财务部门设置“库存商品”一级科目，同时将库存商品分10类设置二级明细账，负责库存商品收入、发出、结存的成本核算。第四条 货物入库管理1、 货物运抵时，库房管理员须与采购员根据采购计划、采购订单和供货商送货单对物资进行清点复核。2、 质检员根据清单检验货物质量，质量不合格由采购员办理退货，合格后质检员在入库单上签收同时库管员将入库单与送货单核对，查点货物的数量、规格型号等。查点无误后在入库单上签字。3、 货物办理入库时，采购人员通过erp填写入库单，入库单一式四联，一联二联交财务，待财务在一联盖章后返给业务员留存，三联交存货核算员登记存货数量明细账，四联交质量留存。财务人员根据入库单与对方开具的增值税发票明细进行核对，核对无误后在一联注明已开发票并进行账务处理。4、 外协件（是先出库再入库还是延续以前只入加工费？）回厂后按项目填写外协加工费单，质检员与经办人员及部门领导签字后方可到财务挂账。5、 包装费在包装完毕后按项目填写包装加工费单，质检员与经办人员及部门领导签字后方可到财务挂账。6、 运输费待货物回签单到厂后与运输合同及运费清单附在一起方可到财务办理挂账。7、 外协件、包装费、运费挂账完毕需等发票到后才能办理付款手续。第五条 货物存放管理1、将库房分为项目码放区、配送备货区、公用货区、不良存货区2、将各种按项目采购的元件按项目分筐码放，使用时根据出库单进行整体出库；即将出库的公用货物存放在配送备货区。利用备货区可以再次清点货物，以免发错；公用的货物摆放在公用货区，货物应有账目，载明货物数量、规格型号；积压、呆滞货物摆放在不良存货区，货物应有清单，载明货物数量、规格型号、积压原因。增加积压，呆滞货物处理办法，及明确保管时间上限3、入库物资都放到指定区域的货架和货位上。4、 货物不得混合乱堆，摆放要安全、整洁。5、 货物在存放时，应对货物进行相应的维护保养，控制好库房的湿度、温度，搞好仓库清洁卫生。6、 严格按照销售公司的安全管控体系的相关制度要求，加强库房的防火、防水、防盗等安全管理。第六条 货物出库管理1、 库房应按项目出库，从公用库出的元件应先从公用库转到实际用的项目，并遵循“先进先出、推陈储新”原则。2、 库房货物对外发放，必须办理出库手续，填制“出库单”，出库单各项目要填写齐全，不能漏项。必须有负责人签字、经办人员签字、库房保管员签字方能发货。3、 不允许以个人名义写白条办理货物的出库。4、 出库单一式三联，一联留存、二联库房核算、三联交财务核查，内容应包括：出库单号、收货单位、日期、货物的规格型号、数量；负责人签字；经办人签字；库房管理员签字。5、 领用人按出库单提货，有条件的应提前将出库单交予库房，由库管员备好货后组织安排搬运货物并按要求时间送到班组。以提高班组工作效率。库房核算员根据出库单登记存货数量明细账，做出库处理。第七条 货物退货管理退回的货物，由质检部确认是否是产品质量问题，再按照公司相关退货制度办理退货手续。第八条 货物的盘点管理为保障各销售分公司库存资产的安全性、完整性、准确性，及时、真实地反映库存资产的结存及利用状况，使库存资产的盘点更加规范化、制度化。盘点原则：真实、准确、完整、清楚、及时。1、 分公司的库房管理员应负责存货盘点的具体工作，财务部门负责实物与账面的核对及差异的分析、处理。2、 盘点时间要求：每月进行一次小盘点（自盘、抽盘）；每半年进行一次大盘点（自盘、全盘、复盘），每半年的大盘点要求将盘点明细表、盘点汇总表上报财务，财务对盘点情况进行汇总，上报分公司领导，并根据上报情况对存货进行抽查盘点，抽查率不低于30%。3、 每月的小盘点可根据自身实际情况，对每月入、出库较多的货物、单位价值较高的货物进行重点抽查。记录盘点结果，与财务部门账面进行核对，对存在差异的进行分析、处理。4、 每半年的大盘点，要求对库存商品进行一次全面的盘点。盘点时按照货物的规格、型号进行清点，将清点数量填入盘点明细表对应栏目内，并与库存数量账核对，对存在差异的库房管理员应查找原因，如：日常记录有误产生的差异，应有依据的及时进行调整；如为特殊原因需上报处理。及时做出库存盘点明细表转交财务，财务部门将货物的单价填入盘点明细表，计算出实际库存金额并与账面金额核对，对存在差异的找有关人员进行分析，做出盘点情况汇总表。对于存货的盘盈、盘亏的情况要写出书面报告及时上报销售公司，待有关领导审批后方可进行账务处理。5、 盘点明细表、盘点汇总表由库存管理统一设置，要按照表中的格式填写，以便数据的汇总与分析。6、 应妥善保存每次的盘点资料，以备内部、外部审计的检查。第九条 库存资金占用管理1、 技术部按物资部提供的库存明细，在下发的采购、外协单应先选用公用库存，在确认没有库存后再进行供方选择。2、 物资部根据实际情况合理制定安全库存量，不增大公用货物订货量，导致库存资金占用过大。3、 分公司的库存资金占用纳入考核管理评价体系，应严格控制库存资金的占用，加速库存周转。除非考评体系重新进行规定，否则坚决不同意！4、 利用erp将库存货物信息共享，技术部在满足用户需求上应首先选用库存 物资，减少采购量，以降低库存资金占用。第十条 货物运输的管理1、 委托具有较大规模和实力的运输公司发运货物。2、 与运输公司签订正式的运输协议、合同。协议、合同的内容要全面、具体。3、 要求运输公司发货及时，缩短运输时间，货物到达地点准确。运输过程中确保货物的安全、安整，