办公用品管理流程.ppt

贵州台金农业技术开发有限责任公司 办公用品管理流程设计 二零一二年十一月 办公用品管理流程设计 流程设计的目的流程结构设计 办公用品流程设计的目的 企业行政办公用品包括笔 胶水 订书机 复写纸 复印纸 印泥 笔记本 档案袋 碳粉 墨盒 硒鼓 计算器等 它们与企业日常办公活动息息相关 行政部办公用品管理流程的设计目的明确职责分工 梳理 规范办公用品的各项日常操作步骤 有效管理和使用企业的办公用品规范企业办公用品的采购 保管 发放 使用等工作 合理控制办公用品的使用 消耗和费用支出 降低企业的办公费用和经营成本逐步实现企业管理的规范化 标准化和程序化 提高企业的管理水平和竞争力 办公用品管理流程结构设计 办公用品管理流程结构 办公用品日常管理流程1 关键节点工作执行标准2 流程执行工具3 关键事项与考核指标 办公用品申购管理流程1 关键节点工作执行标准2 流程执行工具3 关键事项与考核指标 办公用品采购管理流程1 关键节点工作执行标准2 流程执行工具3 关键事项与考核指标 办公用品领用管理流程1 关键节点工作执行标准2 流程执行工具3 关键事项与考核指标 办公用品比价管理流程1 关键节点工作执行标准2 流程执行工具3 关键事项与考核指标 办公用品验收入库流程1 关键节点工作执行标准2 流程执行工具3 关键事项与考核指标 办公用品管理流程与工作标准 办公用品日常管理流程图办公用品日常管理工作标准流程关键事项与考核说明 主办部门 行政部 办公用品管理制度建设 各职能部门 审批 行政人员 流程名称 办公用品日常管理流程 总经理 行政经理 办公用品采购 领用与使用 办公用品报废 办公用品报废申请 审核 审核 审批 开始 1 拟定办公用品日常管理制度 3 办公用品申购 4 办公用品采购 5 办公用品验收入库 6 领用审查 办公用品发放 7 监督办公用品的使用 办公用品使用 9 报废处理 8 报废审查 结束 领用申请 编修部门 签发人 签发日期 审批 采购 是 否 2 统计办公用品库存 执行办公用品日常管理制度 审批 权限内 权限外 办公用品需求 办公用品管理工作标准 办公用品管理制度建设办公用品采购领用与使用办公用品报废 办公用品管理制度建设 行政人员调查 收集相关企业或优秀企业的办公用品日常管理制度结合本企业的文化和实际情况 拟定适合本企业的办公用品日常管理制度执行工具办公用品日常管理制度企业制度编写规范 办公用品采购 统计员工或部门的办公用品需求盘点办公用品库存 统计需采购的办公用品执行工具企业内部采购管理制度办公用品申购单办公用品采购单办公用品预算表办公用品入库登记表办公用品入库凭证 领用与使用 行政人员对办公用品领用申请进行审查明确公共办公用品的保管人与责任人监督 调查的内容包括办公用品领用传票与办公用品台账 办公用品申请书与办公用品实际使用情况 办公用品领用登记表与实际用品登记表等执行工具办公用品台账办公用品领用传票办公用品领用登记表实际用品登记表 办公用品报废 核对办公用品报废申请表的填写是否正确 是否已经主管领导审批调查报废申请情况是否属实检查办公用品报废申请单是否已经行政经理审批对经过报废申请审批的办公用品进行出售或销毁处理登记已经报废处理的办公用品的名称 编号 报废日期 处理方式等执行工具办公用品报废申请表办公用品报废登记表办公用品管理制度 流程关键事项与考核说明 办公用品日常管理制度拟定办公用品库存统计办公用品使用监督办公用品报废审查办公用品报废处理费用控制 办公用品日常管理制度拟定制度拟定及时率 目标值为100 制度拟定一次性通过率 目标值为100 制度拟定合理性 拟定的制度内容符合实际 办公用品库存统计统计及时率 目标值为100 统计准确率 目标值为100 办公用品使用监督监督及时率 目标值为100 监督公平性 监督过程中无徇私行为 监督标准统一 办公用品报废审查审查及时率 目标值为100 审查出错次数 目标值为0次 办公用品报废处理报废处理登记准确率 各项信息登记准确 无错漏登记报废处理准确性 报废用品价值评估准确 出售或销毁工作符合规定 费用控制办公用品日常管理费用节省率 目标值在 以上办公用品采购预算空置率 采购费用控制在预算范围内 办公用品申购管理流程与工作标准 办公用品申购管理流程图办公用品申购管理工作标准流程关键事项与考核说明 主办部门 行政部 办公用品需求统计 员工 财务部 流程名称 办公用品申购管理流程 行政经理 行政人员 采购申请 费用预算与审批 开始 3 递交办公用品清单 1 填写办公用品需求单 6 核准费用预算 结束 编修部门 签发人 签发日期 7 采购所需办公用品 办公用品采购 2 统计办公用品采购需求 审核 审批 办公用品申购管理流程图 4 市场询价 5 统计费用预算 办公用品申购管理工作标准 办公用品需求统计采购申请费用预算与审批办公用品采购 办公用品需求统计 各部门员工填写并提交办公用品需求单行政人员统计办公用品采购需求对库存办公用品进行统计 结合需求 确定需采购办公用品的类别 数量执行工具办公用品需求单办公用品库存单 根据采购需求统计结果 填写办公用品采购清单将办公用品采购清单递交行政经理审批执行工具办公用品采购清单办公用品管理制度 采购申请 费用预算与审批 根据行政经理审批确认的办公用品采购清单 对各类办公用品进行市场询价至少确定三家供应商 对供应商的价格进行对比分析根据各供应商报价统计费用预算编制详细的办公用品费用预算表 内容包括品名 单价 数量 总额等财务部核对各项办公用品的数量是否符合实际对行政部提交的预算表进行审核 确认数据无误执行工具办公用品预算管理制度办公用品预算表 办公用品采购 行政人员根据审核通过的办公用品采购清单及预算表 将采购任务分配给想要的采购部门或人员执行工具办公用品采购清单办公用品预算表企业内部采购管理制度 流程关键事项与考核说明 办公用品采购需求统计统计及时率 目标值为100 统计准确率 需采购办公用品的类别 数量统计准确办公用品市场询价询价及时率 目标值为100 价格对比度 至少确定3家供应商 找到价廉物美的供应商办公用品采购预算预算合理性 办公用品预算符合实际情况 预算合理预算准确度 预算准确 误差控制在 以内 办公用品采购管理流程与工作标准 办公用品采购管理流程图办公用品采购管理工作标准流程关键事项与考核说明 主办部门 行政部 制定采购计划 行政部 财务部 流程名称 办公用品申购管理流程 行政经理 选购办公用品 洽谈价格 开始 2 制定办公用品采购计划 3 参与比价及筛选供应商 4 协助洽谈价格 结束 编修部门 签发人 签发日期 5 配合提货 办公用品验收入库 1 统计办公用品采购需求 审批 审批 办公用品采购管理流程图 选购物品 支付货款 6 验收办公用品 7 入库登记 办公用品采购管理工作标准 制定采购计划选购办公用品洽谈价格办公用品验收入库 制定采购计划 根据各部门办公用品需求表 统计办公用品采购需求编制办公用品采购需求表本剧办公用品需求表 制定办公用品采购计划采购计划的内容包括供应商信息调查 采购时间 采购人员 采购方式 采购预算等 执行工具 办公用品采购需求表办公用品采购计划表 选购办公用品 根据审批通过的采购计划 参与比较与筛选供应商比价管理流程参照 办公用品比价管理流程与工作标准 执行工具 办公用品采购计划表企业内部采购管理制度 洽谈价格 根据供应商报价 结合以往采购价格 协助进行价格洽谈确定各项需采购办公用品的价格 执行工具 办公用品预算表 办公用品验收入库 配合相关部门在规定时间内提货保证办公用品及时送达检查所采购办公用品的质量 及时发现质量问题对无质量问题的办公用品进行统计办公用品验收入库流程参照 办公用品验收入库流程与工作标准 核对确认待入库办公用品的数量 种类 及时记录多购或少购的情况 并进行处理登记办公用品的实际入库数量 入库时间 入库经办人等信息 执行工具 办公用品采购计划表办公用品验收报告办公用品入库清单 流程关键事项与考核说明 办公用品采购计划制定价格洽谈办公用品提货办公用品检查验收办公用品入库登记 办公用品采购计划制订 采购计划制订及时率 目标值为100 采购计划可操作性 计划制订符合实际 具有可操作性采购预算合理性 采购预算合理 符合实际 价格洽谈 采购成本节约率 目标值为 以上 办公用品提货 提货及时率 目标值为100 采购按时完成率 目标值为100 提货过程损耗率 提货过程的办公用品损耗率控制在 以内 办公用品检查验收检查验收细致度 检查验收工作细致 能及时发现所采购办公用品存在的问题验收及时率 目标值为100 办公用品入库登记 入库登记及时率 目标值为100 入库登记准确率 入库信心登记准确 无差错 办公用品比价管理流程与工作标准 办公用品比价管理流程图办公用品比价管理工作标准流程关键事项与考核说明 主办部门 行政部 收集价格信息 行政部 采购人员 流程名称 办公用品比价管理流程 行政经理 产品及价格比较 开始 2 筛选供应商 3 比较产品 5 洽谈价格 结束 编修部门 签发人 签发日期 6 确定候选供应商 洽谈并确定价格与供应商 1 收集供应商价格信息 审批 未通过 4 比较价格 采购办公用品 7 确定采购供应商 通过 配合 提供信息 办公用品比价管理工作标准 收集价格信息产品及价格比较洽谈并确定价格与供应商 收集供应商价格信息确定供应商的资质与信誉根据所收集供应商的信息及采购人员提供的信息 初步筛选信誉良好 价格合理的供应商执行工具办公用品管理制度 收集价格信息工作执行标准 对初步筛选的供应商的产品进行质量 规格方面的比较 如将同一价格范围的办公用品的质量进行比较对不同供应商同一质量或规格的办公用品进行价格对比 将各供应商按价格高低顺序进行排序执行工具办公用品管理制度办公用品预算表 产品及价格比较工作执行标准 流程关键事项与考核说明 会场整理与清扫会场整洁度 会场感觉 整洁 无卫生死角会场整理及时率 目标值为100 会议文件编制会议文件编制及时率 目标值为100 会议文件编制准确度 目标位文件符合企业文件编制要求 内容符合实际 无错漏会议决议发布与督办决议发布及时率 目标值为100 决议督办及时率 目标值为100 会务工作改进会务工作改进措施执行率 目标值为100 会务改进工作目标达成了 目标值为 洽谈并确定价格与供应商工作执行标准 根据各供应商的信誉 质量与报价 结合企业采购预算 在采购人员的协助配合下与供应商洽谈价格根据洽谈结果 确定物美价廉的候选供应商将候选供应商及报价交行政经理审批经行政经理审批 确定采购供应商执行工具办公用品管理制度企业内部采购管理制度 流程关键事项与考核说明 供应商价格信息收集价格信息收集及时率 目标值为100 价格信息收集准确率 目标值为100 价格比较价格比较合理性 价格比较符合实际 工作 合理价格洽谈价格洽谈有效性 价格洽谈合理 能以最少资源实现最大利益 办公用品验收入库流程与工作标准 办公用品验收入库流程图办公用品验收入库工作标准流程关键事项与考核说明 主办部门 行政部 验收办公用品 行政部 采购人员 流程名称 办公用品验收入库流程 行政经理 办公用品入库 开始 3 办公用品入库 5 验收入库手续 结束 编修部门 签发人 签发日期 6 报销办公用品费用 报销办公用品费用 1 验收办公用品 是 4 开具入库凭证 否 审批 2 退换货 采购办公用品 合格 办公用品验收入库工作标准 验收办公用品办公用品入库报销办公用品费用 验收办公用品 对所采购办公用品进行验收 检查质量 及时发现问题检查所采购办公用品数量 确定数量无误如检查发现质量不合格的办公用品 相关采购人员应与供应商进行联系采购人员与供应商商定不合格的退换货处理方法 若退货 则采购人员需重新进行采购 若换货 则采购人员根据企业换货管理制度进行操作执行工具办公用品管理制度企业内部采购管理制度 办公用品入库 确定质量合格的办公用品的类别 数量清点完毕后将办公用品入库填写办公用品入库登记表经行政经理审批确认后 行政部开具办公用品入库凭证检查入库登记及审批手续是否已办理完毕确认后 在办公用品入库登记表上签字并填写日期执行工具办公用品管理制度办公用品入库登记表办公用品入库凭证 报销办公用品费用 确认办公用品入库手续已办理完毕根据实际情况计算需报销的实际费用到财务部报销费用执行工具企业财务管理制度 流程关键事项与考核说明 办公用品验收办公用品入库入库手续签收 考核指标与目标值检查验收细致度 检查验收工作细致 能及时发现所采购办公用品存在的问题验收及时率 目标值为100 验收准确率 所验收办公用品的类别 数量 质量等信息准确无误 办公用品验收 办公用品入库 考核指标与目标值入库及时率 目标值为100 入库准确率 目标值为100 入库手续签收 考核指标与目标值入库手续签收及时率 目标值为100 入库手续齐全性 入库手续齐全 无缺少或未办理等情况 办公用品领用管理流程与工作标准 办公用品领用管理流程图办公用品领用管理工作标准流程关键事项与考核说明 主办部门 行政部 领用申请审批 行政部 员