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企业公文写作及行文规范 1 前言 公文是一个组织 企业 的脸面 在公务活动中具有代表公司书面沟通交流的作用 可以说是公司整体形象的书面代表 公文处理的正确与规范代表企业的管理水平和管理质量 同时 也可为企业创造效益并减少不必要的损失 2 一 公文基本知识二 公文格式规范三 公文语言规范四 公文结构规范五 常用公文写作六 常见问题分析 主要内容 3 一 公文基本知识 五 公文处理的依据 六 公文的行文规则 4 党政机关公文是党政机关实施领导 履行职能 处理公务的具有特定效力和规范体式的文书 是传达贯彻党和国家方针政策 公布法规和规章 指导 布置和商洽工作 请示和答复问题 报告 通报和交流情况等的重要工具 党政机关公文的概念 一 什么是公文 5 2020 1 6 6 企业公文是指企业在实施管理 处理公共事务和对外进行公务活动的过程中 所形成的具有法定效力和特定体式的文书 是传达贯彻党和国家的路线方针政策 贯彻企业发展目标 开展经营业务 颁布规章制度 请示和答复问题 指导和商洽工作 汇报情况 交流经验的重要工具 企业公文的概念 公文旨在 办事 一种管理工具 6 二 公文的特点 7 三 公文的作用 领导指导作用联系公务作用宣传教育作用依据凭证作用规范言行作用 8 四 公文的种类 党的公文 决议 公报 指示 条例 规定 决定 意见 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要 行政公文 命令 令 议案 公告 通告 决定 意见 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要 企业公文 决议 指示 条例 规定 公告 通告 决定 意见 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要 9 2020 1 6 10 党政机关公文处理工作条例 中央中央办公厅 国务院办公厅2012年4月16日发布 2012年7月1日起正式实施 原中共中央办公厅1996年印发的 中国共产党机关公文处理条例 和国务院2000年发布的 国家行政机关公文处理办法 于2012年7月废止 党政机关公文格式 国家质量技术监督局 国家标准化管理委员会2012年6月29日发布 2012年7月1日起正式实施 原国家质量技术监督局1999年发布的 国家行政机关公文格式 2012年7月废止 国务院公文主题词表 1997年12月国务院办公厅发布 1998年2月1日起执行 新 条例 的公文要素中取消了 主题词 一项 五 公文处理的依据 法规依据 10 GB T9704 2012 党政机关公文格式 GB T15834 1995 标点符号用法 GB T15835 1995 出版物上数字用法的规定 GB T16159 汉语拼音正词法基本规则 GB T148印刷 书写和绘图纸幅面尺寸GB3100国际单位制及其应用GB3101有关量 单位和符号的一般原则GB3102 1 13 空间和时间等所有部分 量和单位 五 公文处理的依据 国标依据 11 2020 1 6 12 一是上下级关系 即领导和被领导关系 这是直接垂直的关系 一般在上下一级之间 二是隶属关系 不论大小和级别 都在同一系列内 三是平级关系 是在一个系列中的同等级别的机关或者部门 单位之间的关系 四是非隶属关系 指不是同一垂直系列不发生直接职能往来的机关及其部门 单位之间的关系 行文关系 六 公文的行文规则 12 2020 1 6 13 行文方向 上行文指公文向上级机关单位运行 行政公文的上行文有议案 报告和请示等 下行文指公文向下级机关单位运行 下行的行政公文较多 平行文指公文向同级或不相隶属的机关单位运行 函 通知 意见等都可以平行 泛行文指公文可以同时上行 下行或平行 并向社会公布 行政公文中的公告和通告就属此类 13 企业公文的行文规则 确有必要 注重效用依法行文 党政分开企业部门行文企业各部门在职权范围内 可以互相行文 可以向下一级单位的有关业务部门行文 企业各部门向下一级单位行文只能采用函的形式 部门对外单位行文 需主办部门草拟文稿 由公司统一行文 联合行文联合行文的前提是同级 公司和分公司不得联合行文 联合行文一定要协商一致的原则 联合行文确有必要 属于党 政各自职权范围内的工作 不得联合行文 14 企业公文的行文规则 抄送规则向下级机关或者本系统的重要行文 应当同时抄送直接上级机关 受双重领导的机关向上级机关行文 应当写明主送机关和抄送机关 上级机关向双重领导的下级机关行文 必要时应当抄送其另一上级机关 请示规则一文一事 只写一个主送机关 不抄送下级机关 下级机关的请示事项 如需以本机关名义向上级机关请示 应当提出倾向性意见后上报 不得原文转报上级机关 不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文 不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文 报告中不得夹带请示事项 一般不得越级请示和报告 如遇特殊情况 必须越级请示 报告时 应当同时抄送被越过的上级单位 15 二 公文格式规范 16 眉首 印制份数顺序号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 主体 标题 主送机关 正文 附件说明 附件 发文机关 成文时间 印章 附注 版记 主题词 抄送机关 印发机关和印发日期 公文格式的具体项目 17 三 公文语言规范 一 语言的表达方式 二 公文语言的特点 三 公文常用特定用语简表 18 表达方式 又叫表达方法 表现方法 它是运用语言形式来介绍情况 陈述事实 总结规律 阐明观点 抒发感情的具体方法与手段 叙述 描写 抒情 说明 议论 一 语言的表达方式 19 二 公文语言的特点1 明晰 意思明白清楚 不晦涩 无歧义 选用含义确定 自己明白的词语 要选通俗易懂的词语 不要用过时 冷僻的词语 2 准确 能恰如其分地说明情况 阐述做法 表达思想 要认真分辨词类 要精心辨析词义 3 简朴 要简明扼要 实事实说 直陈直叙 不冗长繁杂 不浮华藻饰 实事求是 实话实说 叙事说理 开门见山 20 4 庄重 端庄 郑重 一般不使用口语 方言 土语 要用规范的书面语 你们的来信我们收到了 其中的内容经过阅读都已明白了 来函收悉 专门写了这份函件答复你们 特此函复 攒钱 积累资金 太棒了 优秀 优异 优良 把钱装进自己腰包 中饱私囊 一般不用描写 抒情 不用比喻 夸张 反语 象征 借代 婉曲 欢呼雀跃 鸦雀无声 比喻色彩 莺歌燕舞 柳暗花明 比拟色彩 气贯长虹 怒发冲冠 夸张色彩 笑容可掬 热泪盈眶 描写色彩 袅袅娜娜 羞羞答答 糊里糊涂 呆里呆气 摹状描写色彩 叽叽喳喳 嘻嘻哈哈 噼里啪啦 稀里哗啦 摹声描写色彩 啊 哦 嘿 哎呀 感叹抒情色彩 恰当地使用专用语 21 公文常用特定用语简表 22 23 24 25 四 公文结构规范 一 公文的标题 二 公文的开头 三 公文的主体 四 公文的结尾 五 公文的引用 附件 附注 26 公文标题是整篇公文的 眼睛 应概括公文的主要内容 正确使用文种 做到准确 精练 让阅读者通过标题及时了解文件的主旨和要义 公文标题由发文机关名称 事由和文种组成 一般不能缺项 但参照省政府办公厅的做法 在向上级呈送 请示 报告 等公文时 可以省略发文机关名称 公文标题如需多行排列 应做到每行词意完整 排列对称 长短适宜 使用梯形或菱形 不应使用上下长度一样的长方形和上下长 中间短的沙漏形 公文标题中如果联合发文机关较多 常用的处理方式是 三个和三个以下机关联合发文时 应列出所有发文机关的名称 四个及四个以上机关联合行文时 可以采用排列在前的发文机关名称加 等 的方式 一 公文的标题 27 公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 特殊情况下可以使用顿号 引号 括号 破折号 如果在标题事由部分 不是发文机关名称部分 出现多个机关 人名等并列时 每个机关名称 人名之间应用顿号分开 不使用空格 转发文件 原文件标题过长时 可用原文件发文字号代替 公文中的小标题一般应控制在四级之内 层次序数依次可用 一 一 1 1 标注 一级标题字体用黑体字 二级标题用楷体字 三级 四级标题用仿宋体字 一般不用宋体字标注小标题 也不用 加粗 的方式标注小标题 掌握此规律 可以使公文层次清晰 美观 便于阅读 一 公文的标题 28 1 常规式开头发文原因发文根据发文目的文件形成过程2 引据式开头3 情况式开头 二 公文的开头 29 1 分条列项式2 文章式3 篇段合一式4 领起用语式5 小标题式6 章断条连式 三 公文的主体 30 1 使用公文结尾专用语表强调表指示 提出要求 发出号召等 表祈请2 交代有关未尽事宜3 无专门的结尾 正文写完自然结束 四 公文的结尾 31 在公文的正文中引用文件时 应同时标注发文字号 便于查找原文 发文字号的年份应用六角括号标注 如 公文中引用 龙银人发 2015 1号 文件时 2015年应用六角括号标注 不应使用方括号 圆括号 方头括号等 六角括号 可以在Word中工具栏 插入 符号 中找到 也可在输入法中软键盘里的 标点符号 中找到 公文中如有附件说明 在正文下空一行左空二字编排 附件 二字 后标全角冒号和附件名称 如有多个附件 使用阿拉伯数字标注附件顺序号 如 附件 1 附件名称后不加标点符号 附件名称较长需回行时 应当与上一行附件名称的首字对齐 而不是顶格编排或与附件顺序号对齐 如下所示 附件 1 2 五 公文的引用 附件 附注 32 附注用于请示公文印发传达范围等需要说明的事项 居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行 如 联系人 联系电话 请示类公文必须标注联系人和联系电话 以便于上级机关在办理该公文时 与熟悉该公文的人员联系沟通 协调事项 各类公文以及日常使用的汇报稿 落款处的成文日期 均应使用阿拉伯数字将年 月 日标全 年份应标全称 不再使用汉字进行标注 如 2014年1月1日 不再写成 二 一四年一月一日 五 公文的引用 附件 附注 33 五 常用公文写作 一 通知 二 报告 三 请示 四 意见 五 批复 六 会议纪要 七 函 34 一 通知 1 适用范围批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 2 通知的特点运用的广泛性使用频率高种类多时效性强 35 3 通知的主要类型 处理文件性通知 批转 转发 印发 发布 批转下级机关的公文 上级单位对某一下级的来文批注意见后印发给下属单位贯彻执行 转发上级 同级或不相隶属机关的公文 将上级 同级或不相隶属机关的来文 印发给自己所属下级单位贯彻执行 印发 发布某些行政法规 布置性通知 工作通知 要求下级机关或有关单位办理某些事项 知照性通知用于告知某一事项或某些信息 任免通知 36 4 通知的写法 标题主送机关正文通知缘由 背景 根据 目的 意义通知事项 因通知的类别不同而写法各异执行要求 也可不提要求 37 4 通知例文 中国烟草总公司职工技术培训中心关于举办高级物流师国家职业资格培训班的通知行业各直属单位 中国烟草机械集团有限责任公司 中国烟草国际有限公司 中国烟草实业发展中心 为推行国家职业资格证书制度 提高烟草行业物流管理人员的专业技能水平 根据国家局 总公司2008年度国内培训计划的安排 定于2008年11月在郑州举办高级物流师国家职业资格试点培训班 现将有关事项通知如下 一 培训对象二 培训内容与形式三 培训时间与地点四 培训费用五 其他事项二 八年九月九日 38 二 报告1 适用范围向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 2 报告的特点单向性 陈述性 事后性 综合性3 报告的种类工作报告 向上级机关汇报某一阶段工作的进展 成绩 经验 存在问题及打算 汇报上级交办事项的结果 汇报对某一指示传达贯彻的情况 等等 专题报告 做完某项工作后向上级机关或主管部门汇报工作情况 综合报告 综合汇报某阶段的工作 对一阶段内各方面的工作作一个总的回顾 总结经验教训 提出今后的设想 情况报告 汇报本地区 本单位发生的重大事件 或在一定范围内带有倾向性的情况 答复报告 以汇报上级机关询问的某一事项的情况为内容的报告 39 4 工作报告和情况报告的区别工作报告反映的是经常性的常规工作情况 情况报告反映的是偶发性的特殊工作 工作报告的内容相对确定 情况报告的内容多不确定 因时因事而异 工作报告的写法基本稳定 情况报告的写法比较灵活 有的工作报告有不同程度的说理 情况报告重在叙述 说明有关情况 40 5 报告的写法 标题主送机关正文报告导语 背景 情况 目的 依据报告主体 成绩 做法 经验 体会 打算 安排 情况 原因 教训 措施报告结语 重申意义 展望未来 模式化的套语 41 6 报告写作中的注意事项 严格使用文种 不要与请示混用 报告中不得夹带请示事项 材料要客观真实 实事求是 42 7 报告的例文 山东中正热力集团公司关于2009年度工作情况的报告集团公司各部门 各控股公司 受董事会委托 做工作报告 请予审议 一年来 集团公司以年初制定的八个纲领性文件为总抓手 在管理 主业拓展 现有供热系统技术改造 新的经济增长点培育等方面取得了显著成绩 是浓墨重彩 可圈可点的一年 第一部分值得肯定的成绩第二部分主要存在的不足第三部分来年的主要工作二 九年十二月二十九日 43 1 适用范围向上级机关请求指示和批准 2 请示的特点期复性 单一性 一文一事 一个主送机关 针对性 时效性 3 请示的种类请求指示的请示 这类请示 多涉及政策上 认识上的问题 请求批准的请示 这类请示 多涉及人事 财物 机构等方面的具体问题 三 请示 请示的六种情况 对有关方针政策不够明确需要上级作出明确解释 需要对某项政策规定作出变通处理有待上级审定作答 工作中出现新情况新问题而无章可循无法可依 需要请求上级解决本地区本单位的具体问题和困难 按规定不经请示无权自行处理的问题 工作中出现了本部门无法独立解决的困难和问题 必须请示上级以求得帮助 44 4 请示的写法标题 包括发文机关 事由和文种发文机关有时可以省略 不能写成 报告 或 请示报告 标题中一般不出现 申请 请求 类词语 正文 原由 提出请示事项的理由 背景及依据 请示的原由是请示的关键 写得充不充分 直接关系到请示事项能否成立 关系到上级审批的态度问题 必要时要举事实 列数据 事项 请求上级机关指示 批准的具体事项 要符合实际 具有可行性和可操作性 要具体 明白 如果较复杂 要分清主次 一条一条地写 结语 以上请示 请批复 以上意见当否 请指示 以上请示 请审批 等等 45 5 请示的规则一文一事单头请示不越级请示不得抄送下级机关不把领导个人作为主送机关 46 6 请示的使用范围 第一 下级机关遇到新情况 新问题 因无章可循而没有对策或没有把握 需要上级机关给以指示的时候 要用请示 第二 下级机关在处理较为重要的事件和问题时 因涉及有关方针政策必须慎重对待 需要报请上级机关批准时 要用请示 第三 下级机关在工作中遇到问题 虽然有解决的办法 但由于职权 条件的限制 没有权力或没有能力实施这些办法 需要上级帮助解决的时候 要用请示 第四 下级机关对有关方针 政策和上级机关发布的规定 指示有疑问 需要上级机关给予解答时 要用请示 第五 下级机关之间在较重要的问题上出现意见分歧 需要上级机关裁决时 需要请示 47 7 报告和请示的区别 行文内容不同 请示是向上级机关请求指示和批准 报告是向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 文目的不同 请示为解决某一具体事项 请求上级指示或批准 要求上级答复 报告是向上级汇报工作 为上级决策提供依据 不要求上级答复 行文时间不同 请示必须事前行文 报告事后行文或工作过程中行文 主送机关数量可以不同 请示只有一个主送机关 请示有时可写多个主送机关 受文机关处理方式不同 写作侧重点不同 报告重点在汇报工作情况 报告中不能夹带请示事项 请示中所陈述的情况只是作为请示原因 其重点仍是请示事项 48 8 实际工作中如何准确区分报告和请示 报告和请示属于上行文 有时难以分辨 因为请示工作时也涉及工作汇报和反映本级机关的情况 实际工作中 可以按照文件用途来区分报告与请示 报告有三个主要用途 例行汇报全面工作和按照上级要求汇报专项工作 反映需要引起上级关注的重要情况 回复上级机关询问的事项 请示也有三个主要用途 遇到新情况新问题无章可循时请求上级指示 遇到政策不清晰 不明确或是相互矛盾时请求上级答复 需要举办某项活动 推进某项工作 申请资金政策而批准权限在上级机关时 请求上级批准 49 9 请示的例文 公司第三分公司关于招聘新员工的请示 公司 由于本分公司业务的发展 急需增聘副经理1名 具有专科以上学历的业务员3名 其中女性2名 副经理拟刊登广告向社会公开招聘 业务员从今年毕业生中招聘 可否 请批复 公司第三分公司 年 月 日 50 四 意见1 概念 对重要问题提出见解和处理办法 2 意见的特点广泛性多向性多用性3 意见的分类建议性意见 上行文 提出的建议 设想要切实可行 指导性意见 下行文 注重原则性和灵活性的结合 规定性和变通性结合 能为下级办文留有更多的创造性余地 评估性意见 平行文 要体现科学性 公正性 51 4 意见的写法标题 发文机关 事由 文种正文开头 一般先概括 分析当前面临的情况 问题和必须采取措施的原因等 以 为了 现提出如下意见 的句式引出意见的主体 主体 主体部分写具体的意见 即目标 任务 实施要求 措施办法 或者建议事项 意见等 一般以条文形式分述具体意见 评估性意见则写具体的鉴定结论 结语 建议性意见一般用 以上意见供领导决策参考 以上意见供参考 作结 呈转性建议意见一般用 以上意见如无不妥 请批转 执行 之类语句作结 指导性意见意见常用 以上意见 请结合实际情况贯彻执行 等语作结 鉴定性意见通常写完主体部分的结论即结束 不再另写结语 52 五 批复1 适用范围批复适用于答复下级机关的请示事项2 批复的特点被动性 先有请示后有批复 针对性 批复内容有很强的针对性 请示什么事项 就批复什么事项 权威性 上级机关通过批复表态准许怎样做 不准许怎样做 下级机关必须执行上级机关的批复意见 53 3 批复正文的写法正文一般包括批复引语 批复内容和结束语三个部分 批复引语 引叙来文 引用公文 应当先引标题 后引发文字号 如 你局 关于 的请示 发 号 收悉 批复的事项即针对请示中提出的问题 给予明确具体的答复 如果完全同意的 就写上肯定性意见 一般要求复述原请示主要内容后才表态 不能只笼统写上 同意你们的意见 如果有的同意 有的不同意 就要写明同意的内容及写明不同意的理由 如果不予批准 一定要写明理由 结束语的写法 此复 特此批复 专此批复 等 也可省略结束语 54 4 写作批复的注意事项吃透请示的内容 研究请示的内容是否与近期的工作以及党的方针政策 国家的法律法令相符 要研究请示事项的可行性 态度鲜明 批复清楚 批复的内容要简单 明确 不能含糊不清 也不能避而不答 55 5 批复的例文 中国保险监督管理委员会关于设立广州国汇保险经纪有限公司的批复 你们提交的广州国汇保险经纪有限公司设立申请材料收悉 经审核 批复如下 一 批准设立广州国汇保险经纪有限公司 二 公司注册资本 人民币500万元 其中 陈戎出资200万元 出资比例为40 何伟生 阮广杰各出资150万元 出资比例各为30 三 公司业务经营区域 中华人民共和国行政辖区 不含港 澳 台 四 公司住所 广州市越秀区农林下路5号亿达大厦701室 五 公司可经营下列业务 六 核准陈戎的董事长任职资格 核准何伟生的总经理任职资格 七 公司须持本批复及中国保监会颁发的 保险经纪机构法人许可证 到工商行政管理部门办理有关工商登记手续 方可开业 八 公司应依法经营 并执行中国保监会的有关政策 相关内容可登录中国保监会网站查询 二 七年十月三十一日 56 六 会议纪要 1 适用范围适用于记载 传达会议情况和议定事项 2 会议纪要的特点纪实性 概括性 指导性 57 会议纪要 会议纪要不加盖印章 其他要素与公文的一般格式相同 3 会议纪要的格式 58 4 会议纪要的发布 会议纪要一般不向其他机关 单位发送 只发向本机关领导人 直属部门和下级机关 单位 发文范围在抄送栏内以 发 送 等字样后面加冒号标明 会议纪要向上级机关呈报 应以报告的形式向上报送 59 5 会议纪要的写法 标题会议名称 文种 物理学会X射线专业委员会第三届学术交流会会议纪要事由 文种 关于解决粮食购销体制改革后遗留问题的会议纪要成文日期 一般加括号标写于标题之下正中位置 以会议通过日期或领导人签发日期为准 也有出现在正文之后的 60 正文前言 一般是概括会议的基本情况 包括会议的名称 目的 内容 时间 地点 规模 参加人员 主要议题和会议成果等 主体 会议的主要精神 会议议定的事项 会议上达成的共识 会议对与会单位布置的工作和提出的要求 会议上各种主要观点及争鸣情况等 结尾 简短 强调意义 提出希望和号召等 有的将参会人员放在结尾 61 6 会议纪要的例文 浙江欣捷建设有限公司2009年第一次管理座谈会会议纪要时间 2009年2月22日地点 主持人 出席 本次会议讨论了总公司对口部门与各分公司工作衔接 工作流程 公司内部管理等事宜 总结了企业内部管理存在的不足 确定了财务报表统一 相关证书借用 贯标小组组建 档案管理 分公司专业人才招聘等事宜 现将会议议定事项纪要如下 一 会议听取了 二 会议指出 三 会议对解决现阶段的问题作了明确 1 2 浙江欣捷建设有限公司2008年2月22日 62 1 适用范围 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 2 函的特点平等性和沟通性灵活性和广泛性单一性和实用性3 函的分类按内容分 商洽函 平行机关或不相隶属机关之间商洽工作 联系有关事宜的函 询问 答复函 指不相隶属机关之间互相询问 答复处理有关问题的函 请批 批准函 向不相隶属的业务主管部门制发的请批函 七 函 63 按照文面规格分 公函 按一般公文格式和要求行文 便函 格式灵活 简便 写法较自由 可不写标题 不编文号 便函不列入正式文件范围 请批 批准函 向不相隶属的业务主管部门制发的请批函 按照行文方向分 去函 也叫来函 发函 即主动发出的函 复函 是针对来函所提出的问题或事情 被动答复的函 64 4 函的写法 标题发文字号主送机关正文发函缘由事项结语 希望要求 65 5 函的例文 关于商谈 品牌电脑价格的复函 厂业务部 贵厂3月23日 关于 品牌电脑报价的函 号 收到 情况已悉 与同类产品相比 贵厂所报价格偏高 如果贵厂能在所报价格上再优惠10个百分点 我方则会愉快地接受贵方价格 希望近日收到贵方回复 一旦得到贵方确认的价格 我方将立即向贵厂发出正式订单 合作愉快 公司 公章 2003年3月26日 66 函与请示的区别使用函还是请示 主要依据发文机关与受文机关的关系 函主要用于平级单位之间 不相隶属单位之间以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间的工作往来 向主管单位请求批准有关事项 主管单位用复函批准请求事项 请示则是用于有隶属关系的上下级机关 下级机关用请示向上级机关行文请求指示 批准重要事项 函与批复的区别函有发函与复函之分 复函是用于回复不相隶属机关来函提出的事项 批复则是用来批准答复下级机关的请示 从使用范围来看 函比批复更广泛 使用更灵活 67 六 公文写作中常见问题 一 关于公文文种有关问题 二 关于公文内容有关问题 68 一 关于公文文种有关问题生造文种把没列为文种的公文种类作为文种使用 新 条例 规定公文种类为15种 即 决议 决定 命令 令 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要 除此之外 均不可直接行文 但可作为 印发 颁发 式 通知 的 附件 行文 混用文种 请示 和 报告 两种文种张冠李戴 该用 请示 的用了 报告 例如 公司关于申请核销 的报告 该用 报告 的却用了 请示 例如 公司先进性教育领导小组关于 工程情况的请示 69 请示 和 函 有时也存在混用 条例 规定 不相隶属单位之间相互商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项时用函 可是有些单位当有求于对方 不相隶属单位 时却用请示 通报 和 通知 不分而错用 误以为 通报 只有批评错误或表扬先进的功能 而缩小了其使用范围 不适当地用 通知 取代 通报 例如 公司关于一季度现场安全文明施工大检查情况和下一步整改工作要求的通知 把握不准二者的区别 在部署重要工作 转发或批转有关重要方案时 错用 通报 代替 通知 例如 公司关于明确信息网络安全防护几个问题的通报 公司关于转发 的通报 70 意见 和 批复 不分而错用 答复下级单位有关请示事项时应使用 批复 却用了 意见 例如 公司关于 工程更新改造计划的审核意见 批复 和 决定 不分而错用 例如 某子公司向省公司报送了 公司关于 事故和违纪人员的处分决定 省公司就此下发了 公司 上级单位 关于同意 公司 下级单位 对 事故和违纪人员的处分决定的批复 这就产生了 批复 和 决定 不对应的两个问题 批复 和 复函 不分而错用 有些对不相隶属单位的询问或申请批准事项的答复 错用 批复 例如 公司关于 发电有限公司建设 机组并网意向的批复 有些对下级单位的请示应用 批复 而错用 复函 例如 公司 上级单位 关于 公司 下级单位 业绩考核指标有关问题的复函 71 截止 和 截至 这两个词都是动词 都有 到 为止 的意思 但 截止 是终止 结束的意思 而 截至 大多指一个过程 一件事情暂告一段落 并不是终止或结束 截止 一般用在时间之后 如 展览到5月30日截止 截止 如果用在时间之前 就需要加一个介词作补语 如 展览截止到5月30日 截至 用于时间之前 不能用在其后 如 截至7月30日 共有5000人参观了展览 不能写成 截止7月30日 共有5000人参观了展览 二 关于公文内容有关问题 1 词语使用方面字词的误用是公文写作中长期存在和普遍存在的 顽疾 直接影响到公文的准确性 72 翻两番 在使用时会发生计算结果不对的情况 主要是没有弄清楚 翻 番 的含义 翻一番 指增加到原来数目的两倍 翻两番 是指在 翻一番 的基础上再乘以2 以此类推 如 200吨翻一番是400吨 200吨翻两番是800吨 200吨翻三番是1600吨 必须 与 必需 意思不同 必须 是必要 一定要的意思 用来加强语气 如 各分 支行必须按照要求 认真开展xxxx工作 而 必需 是一定要有 不可少的意思 如 物价 工商等部门要加强大米 猪肉 蔬菜等群众生活必需品的市场监测和管理 决不 与 绝不 两词在公文及讲话稿中出现的频率很高 强调的侧重点有所不同 决 有一定 必定的意思 用在否定词前面 表示坚决不能 强调的是主观态度 如 决不反悔 而 绝 有绝对的意思 用在否定词前面 表示绝对不能 强调的是客观上完全否定 排除其他可能性 如 绝不可能 73 增加了 与 增加到 增加了 是在原数基础上 向上增加若干个原数 增加到 是包括底数 指增加后的总数 以上 与 以下 以上 以下 等词与前面的数字连用 习惯上应包括前面的本数在内 百人以上即含百人 千人以下即含千人 不应把本数排除在外 但是 为了使界限的划分清晰准确 应注明本数是否包含在内 74 滥用模糊词语 如 变电站已经运行了20至30年 急需改造 错用异型词语 如 笔画 笔划 订货 定货 分内 份内 宏图 鸿图 就座 就坐 狼藉 狼籍 流连 留连 模仿 摹仿 凝练 凝炼 人才 人材等 时间表述含糊 用时间代名词而不用具体日期 年份随意省略 年份不使用公元纪年 前后矛盾 概念不清 例如 我公司严格遵守与贵行签订的协议 恪守信用 想尽办法 如期归还了所欠贵行的2亿元贷款本息 由于 我公司已无力筹集资金按计划偿还贷款 特商请贵行延期 党中央 国务院及各级党委 政府 今年 我公司制定和完善了 公司 管理办法 等有关法规 表述不准确 如 2004年我公司利润总额3 5亿元 而上年达到5 7亿元 75 2 语法方面成分残缺 如 我公司各级领导深入一线 严防死守 不惜一切代价确保了抢险救灾的物资供应 纠正 这段话在 严防死守 之前省略了 带领广大职工 容易产生歧义 应当补全 成分多余 如 关于上报 的报告 标题中 上报 为多余项 搭配不当 如 请你公司采取有效措施 理顺产权 防止国有资产流失 并将有关整