财务报销审批流程____1208.ppt

华胜连锁财务报销管理规定 目录 付款规定出差管理及报销规定员工借款管理规定费用报销审批程序配件采购付款程序礼品管理规定 请求付款程序 请款标准 发票及费用报销填单要求 付款时间 其它注意事项 付款规定 应付款项金额在5000元以上的付款 应提前3天通知财务 应付款项金额在5000元以下的付款 应提前1天通知财务 要求 按公司授权及审核流程申请付款 并提供已批准的合同 所有采购付款应提供供应商开具的发票和有仓管员和验货人签名的有效入库单及送货凭证 付款规定 请求付款程序 员工报销时应在 华胜专修连锁管理系统中 填写 费用报销单 配件采购付款填写 配件采购付款单 差旅费报销应填写 费用报销单 和 出差申请表 按公司授权审核签字 前台业务支款填写 支付证明单 付款规定 请款标准 经办人发起申请 部门负责人审核 分店总经理审核 批 片区总经理审核 批 主管副总裁审批 总裁审批 总部总监审批 会计 出纳付款 付款规定 发票及费用报销填单要求 举例说明费用报销单填写 有实物形态的报销 填制行政采购入库单 入库单 注意事项 1 单据填写应在系统中填列 摘要填写要简明扼要 费用的归类要准确 使审批人对付款事项清楚明了 2 经手人 证明人 部门经理审核 总经理审批人 会计审核 受款人签字齐全后方可支取款项 一般情况经手人与受款人应为同一人 3 审批回避规定 有权审批的总经理 不能审批自己及与自己有亲属关系的人的支出及报销 分店总经理或其亲戚经办的支出 在总经理权限内的 由费用归属部门主管经理 股东优先 签名证明后报销 超权限的由区域运营总经理或总部总裁 副总裁审批 4 紧急情况下需要报销而有权限审批人又无法操作系统时 需电话或短信或QQ联系当事人同意后方可办理 并在事后五天内由审批人完成审批流程 由总裁或者副总裁审批的除外 付款规定 发票及费用报销填单要求 5 所有付款 报销均应提供合法的发票作为有效的报销凭据 6 油路费 差旅费的支出应注明目的地及事由 7 餐费的支出应注明事由及人数 姓名 付款规定 发票及费用报销填单要求 付款规定 发票及费用报销填单要求 合法有效的凭据 1 合法的发票应套印有县 市 以上税务机关发票监制章 或财政机关票据监制章 或国家允许用票单位 如邮政 电讯 铁路 公路 航空等部门 自行确认式样的票据 2 维修用配件 辅料 精品等货品的采购需尽量提供正式的增值税专用发票 3 小额零星配件 辅料等货品的采购确实不能取得正式发票的 应提供加盖供货单位财务章的正式收据 金额小于500元 4 费用报销 行政采购 维修用工具 所有设备 工程款项的支付等需提供正式发票 普通发票或增值税发票均可 5 除小额零星采购外 收据均不能作为报销或付款的依据 6 原始发票应妥善保管及时报销 以避免遗失 原则上财务不受理丢失发票的报销业务 特殊情况如发生原始发票遗失 被盗等情况 应取得原签发加盖公章的单位证明 并说明原始凭证的号码 签发日期 金额和内容 由经办单位负责人签字批准后 方能代作原始凭证履行报销程序 如确无法取得证明的 如火车 轮船 飞机票等凭证 应由当事人写出详细情况 出具相关证明 经本部门负责人 财务部经理和公司总经理签字批准后 代作原始发票报销 公司报销 付款时间为 每星期二 五全天 其他时间均不予报销 除规定时间内允许报销外 其他时间一般不给予报销 特殊情况经批准除外 每月的最后一个工作日不受第一条规定的限制 工作时间均可到财务部报销 采用月结方式结算的供应商的货款应在月度13日 20日付款完毕 报销凭证填写必须规范 如填写不符合要求 财务部有权拒绝报销 出现以下情况之一 财务部将不予付款 在支付款项时没有取得发票 财务部所签出支票一律填写支票抬头 如不能确认收款人则不予付款 结帐时各部门的申请人未协同供应商或收款人一起办理结帐手续 报销规定具体详见报销相关制度与规定 付款规定 付款时间 固定资产必须要有使用部门提前报批的预算及保管部门签字确认的入库单据 所有实物形态资产的采购均应提供有行政或者库房管理员签字确认的入库单 为了保证零星配件及辅料采购的质量能及时联系供应商 应在发票的背后用签字笔或钢笔写上供应商 联系人及供应商电话后才给予付款 付款规定 其它注意事项 拟出差的人员应提交 出差计划 明确出差目的与工作事项 审核通过后填写 出差申请单 明确出差交通工具以及时间 可预支出差的费用 总部人员出差由部门负责人审核 出差申请单 并提报至行政备案作为考勤依据方可预定车票 分店由总经理批准 出差人员根据出差实况编制 出差报告 公司统一安排会议不需提交 主要对其出差期间进行的工作和工作进展进行总结 出差报告提交总经理 总监 总裁批准后 交分店或总部行政备案 出差费用报销 出差管理及报销规定 出差申请流程 原则上一会一人 各部门人员出差 原则上要定任务 定时间 定地点 定人数 实际出差天数超过原计划天数的费用 需经分公司总经理批准 否则 财务部不报销 出差天数的计算 原则为 当天12时以前出发 12时以后返回的按一天计算 当天12时以后出发 12时以前返回的 按半天计算 各分店也不得超标准接待出差人员或违反上述规定 对超过标准的 财务有权拒绝报销 并对相关接待人员按违纪予以处理 总部工程人员短期外派到分店时 由分店负责食宿安排 不报销酒店住宿及餐费补贴 报销时须提供已获批准的 出差申请表 出差报告 出差管理及报销规定 一般规定 餐费标准 原则上出差应在各分店或总部食堂就餐 会议伙食集中提供 如分店没有伙食提供 则餐费报销标准为 早餐10元 餐 中餐20元 餐 晚餐20元 餐 乘火车出差的 按餐费标准补贴 招待餐费的支出应在 差旅报销单 中列明客户姓名 人数及相关项目 招待餐费开支前应事先得到总经理的批准 大额 超过2000元招待费用需提报总部事前审批 如餐费中包含以下用餐费用时 不应再报销餐费 公司支付的公共用餐费用 宾馆 酒店房费中已含的餐费 会议提供的用餐 已经得到批准的招待餐费 食堂就餐 出差管理及报销规定 出差标准 住宿标准 除会议提供外 应优先选择 如家 7天 等经济连锁酒店 由公司行政部统一安排预订 出差管理及报销规定 出差标准 备注 一类城市范围 上海 广州 深圳 北京 大连等国内消费水平最高类城市 二类城市范围 除一类城市以外的所有省会城市 直辖市及宁波 苏州 无锡 厦门 青岛 东莞 温州等市区 三类城市范围 除一二类城市以外的地域 住宿标准 如出差人员个人或其他原因需调整住房标准时 应事先得到批准 若出差人员个人原因需调整住房所产生的高于标准房费的差额需要自已承担付款 两人 同性别 一同出差 住宿标准按各出差人员产生住宿标准的费用总和的60 予以报销 连续在分公司所在城市出差3天以上的 由分公司行政安排入住公司宿舍 住宿费凭住宿发票 入住酒店明细账单 在规定标准范围内按实际住宿天数计算报销 超标准的 超出部分自理 出差管理及报销规定 出差标准 交通标准 出差管理及报销规定 出差标准 交通标准 自带交通工具或接待单位提供交通工具的出差人员不报销市内交通费 凡不符合乘坐飞机条件的人员 因公事紧急需乘坐飞机的 总部人员须副总裁及以上人员事前批准 分店人员须经分公司总经理事前批准 否则超出规定的费用个人自理 出差管理及报销规定 出差标准 出差不允许报销的费用包括但不限于以下项目 客房酒吧 酒店洗衣费用 礼品 除非事先取得批准 未经允许的招待餐费 其他未经允许的费用 出差管理及报销规定 出差标准 差旅费借款及报销程序 出差计划应事先得到规定授权的批准 总经理的出差应提报区域经理审批或无区域经理的报总部人力资源总监 应提前一天到财务申请借款 出差费用借款应及时报销或还款 出差结束后最长不超过10天结清款项 只有结清前次费用 才有可能再次借支差旅费 注意事项 国内出差人员报销差旅费时 应详细填写 费用报销单 将原始发票按类别贴在纸上 在边上注明明细项目及金额 早餐费用可不提供发票 中餐及晚餐的报销应提供用餐发票 按发票金额报销 但最高限度不超过上述国内出差补助标准 出差管理及报销规定 程序及注意事项 关于出差的特别规定 总经理出差非因总部统一会议安排的要提前写书面报告到人资部门申请 出差是去工作的 是要有效果的 是需要回来交流信息的 不允许把对员工的奖励和出差混为一谈 奖励就奖励 出差是去工作的 出差者在外要维护店和连锁体系的名声和利益 总裁 副总裁出差的交通 住宿及伙食费用实报实销 随领导出差或总经理指定陪客户前往外地考察参观者 按特殊情况处理 利用出差或调动工作之便 回家探亲办事的 相关费用个人自理 绕道和探亲期间一律不报销出差伙食补助费 住宿费和市内交通费 出差者如要在当地旅游 会后 可报总经理批 但要自费 出差管理及报销规定 特别规定 借支款项对象须是本公司内部人员 外部单位人员原则上不允许借支任何款项 特殊情况 外部单位人员借支款项 不能使用本公司借支单等财务相关单据 须与本公司另行签订借款合同或借款协议 审批权属总部总裁办 员工借款管理规定 借款对象 员工借款指公司预付因工作需要 用于差旅费及零星采购等用途的费用 借支款项不允许代他人或者以他人名义办理借款 借款必须按指定用途使用 不允许用于私人支出 借款时应填写 借款单 注明用途 预计金额 以及还款时间 由相应的有权限审批人签字批准 方可领用 借款人工作地点发生变动 原则上须在变动前及时结清款项或办理转户手续 否则后果由原借款人承担 前款不清 后款不借 杜绝一事多借 一借多用 长期挂账 及个人占用公司资金的现象发生 特殊情况 员工不能及时核销前款而需要两次及以上借款的 必须由总经理 公司副总裁批准 员工借款管理规定 借款规定 差旅费借款 根据已经批准的出差申请预计出差费用 2000元以下的借款 总经理批准 超过2000元 8000元的借款由区域总经理审批 超过8000元以上的由总部总监或分管副总裁 总裁审批 零星采购借款 零星采购主要由行政部 精品采购人员 配件采购人员负责采购 其他部门原则上没有零星采购的职责 特殊情况由副总裁批准后方可借款 财务部备用金 收银员可以申请备用金200元 以备找零 日常经营费用借款 预算内 或无预算1万元内 由总经理批准 预算外且1万元以上 含1万元 2万元以内的借款由区域总经理批准 预算外且2万元及以上的借款由华胜总部副总裁批准 预算外的借款事项列入公司审计重点项目 员工借款管理规定 借款原则 员工借款管理规定 借款流程 还款时间要求 出差借款 借款人须在返回公司上班第一天开始计算 十天内按费用报销流程办理手续 凭经有权审批人签字审批后的单据到财务部办理还款手续 其他非备用金借款 借款人须在费用发生之日起一周内结清款项 备用金借款 按备用金相关规定执行 特殊情况不能及时结清借款的 须向公司提出书面申请 说明原因 注明预计归还日期 经公司总经理或副总裁同意批准后 可延后还款 否则对逾期不结清借款的 财务部将从其工资中直接扣回 直到结清为止 员工借款管理规定 还款规定 副总裁或总裁批准方可支付的费用 总经理个人经办费用 500元 总经理原则上不直接经办费用支出 工资及奖金发放 预算外且累计金额 5万借款及员工因私借款 维修担保挂账金额超担保人工资2倍的 业务部折扣费 预提费 业务费 赔款等单笔金额 5000元或占维修金额比例超过30 含30 预算外广告 媒体活动 促销品金额 2000元的 其他特殊事项 如不良资产管理 二手车买卖 员工意外支出 分店专项预算等 具体详见 连锁体系店财务授权表 费用报销审批程序 总经理批准方可支付的费用 原则上公司所有发生的费用均应有总经理批准 生产性常规性开支 分店财产保费金额 1万元的支出 具体详见 连锁体系店财务授权表 费用报销审批程序 各审批人职责 按照 财务审批规定 执行 出纳人员 对所有费用报销单据的合法性 审批流程作最终的审核 各部门经理 对本部门人员所报销费用内容发生的真实性 必要性 支出合理性进行审核 人事行政部经理 对所属范围内发生的费用的真实性 必要性 合理性 合规性进行审核 财务部主管或者经理 对公司所有费用报销的合理性 合法性以及真实有效性监督 对超出标准或连锁体系有关部门规定的额度范围外的 向连锁体系申报 对于虽然在费用标准之内但费用支出存在重大问题或缺陷的费用 财务经理应及时提出质疑 并报总经理解决 同时报连锁体系各相关部门备案 总经理 对公司在经营过程中所有费用控制和审批 超过总经理审批权限的要报总裁或者副总裁审批 任何人不得越权审批 总经理的个人费用支出应报副总裁或总裁审批后财务方可支付 费用报销审批程序 授权规定 各审批人在符合以下条件的可以授权他人代为审批 审批人外出前以书面形式将被授权人以及权限等报财务部和财务部备案 总经理对重要项目的授权必须取得其总裁的批准 审批人必须对被授权人在授权范围内的行为负责 有明确管理制度并能准确计量的审核项目可授权专人负责 有明确管理制度的固定费用可授权专人负责审批 费用报销审批程序 配件中心采购配件 配件款项采用月结的付款方式 月底分店配件部整理配件发货单和入库单 汇总合计并和系统中的数据进行核对无误后交分店财务部 会计人员核实配件部交来的单据是否准确 并在 配件采购月结付款单 上的财务主管出签字确认会审 每月的13号 20号 财务部支付上个月供应商的配件款 支付前 分店财务要和总部配件中心财务进行对账 核实付款金额和发票开具情况 交配件部经理或者维修部经理签字审核 分店总经理签字审批后 财务部出纳支付该笔款项 配件采购付款程序 非配件中心采购配件 日常零星现结采购配件 仓管员办理入库手续 填写 配件采购月结付款单 在经办人处签字 配件主管证明 财务主管审核 维修经理或者副总经理审核 并由总经理审批后财务出纳或者收银员支款 要求受款人签字 支款者本人在支款人处签字 非配件中心月结采购配件月底分店配件部整理配件发货单和入库单 汇总合计并和系统中的数据进行核对无误后交分店财务部 会计人员核实配件部交来的单据是否准确 并在 配件采购月结付款单 上的财务主管出签字确认会审 配件部经理或者维修部经理签字审核 分店总经理签字审批后 财务部出纳在每月的13号 20号 支付上个月供应商的配件款 月底 财务部汇总统计非配件中心采购的配件的供应商明细以及采购金额的汇总表 分别提交至总部配件中心和总部财务部备案 配件采购付款程序 礼品管理原则 礼品管理应遵循购买 保管 使用部门分别管理原则 既发放部门与管理礼品部门分开 采购人与管理人分开原则 礼品的采购 领用 发放应严格按公司费用预算进行管理 公司组织活动需要发放礼品时 应尽量取得供应商的支持和赞助 原则上各公司不备有礼品库存 本规定所述礼品不包括精品部的汽车精品 财务部和行政部将不定期对公司的礼品采购 保管和发放情况进行抽查 对违反本规定的行为予以处罚 礼品管理规定 市