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案例学Word2003 制作资金预算表制作统一邀请函 1 案例3 制作资金预算表 资金预算是企业财务管理系统中一个重要的环节 企业要对每一笔开销和收入都计划周详 这样才能做出准确的评估 更好地制定企业规划与目标 制作一个包括自动计算功能的资金预算表并不一定要到Excel中去完成 在Word2003中也是可以实现的 下图所示就是一个在Word中制作完成的某公司的资金预算表 通过该表可以一目了然地了解到这个企业在一段时间内资金的收支情况 2 案例说明 制作资金预算表 3 案例知识点 制作资金预算表 制作资金预算表的重点在于表格中各种数据的计算 通过插入域实现数据的自动更新Word中公式的使用方法通过向表格中插入书签实现表格的自动化处理Word中表格单元格默认标识的使用 4 制作步骤 3 1为表格标题添加域 在制作表格之前 先要为表格命名 也就是说 为表格添加一个标题 这里将涉及到添加域的方法 具体的操作步骤如下 1 启动Word应用程序 打开一个空白文档 2 执行 文件 页面设置 命令 打开 页面设置 对话框中的 页边距 选项卡 3 表格是横向的 在 方向 选项区域中选择 横向 单击 确定 完成页面设置 4 在文档的编辑区域中输入资金预算表的标题内容 光魔工业2003年12月资金预算表 5 选中标题内容 将其设置为 二号 加粗 双下划线 且 居中 显示 5 制作步骤 3 1为表格标题添加域 6 由于标题是 2003年12月 的资金预算表 也就是说 下个月时 标题的日期要进行修改 月月如此 会比较麻烦而且易出错 因此 在标题中插入一个 日期域 以使其能随着系统日期的改变而改变 选中标题中的日期内容 执行菜单栏中的 插入 日期和时间 命令 打开 日期和时间 对话框 7 在 语言 国家 地区 中选择 中文 中国 随即在 可用格式 列表框中将以中文显示日期和时间 在其中选择 2003年12月 格式 并选中 自动更新 复选框 6 制作步骤 3 1为表格标题添加域 8 单击 确定 按钮 完成日期域的设置 9 设置完日期域后 也许此时在文档中不会看到有什么变化 这是因为没有设置域底纹的显示 如果希望显示出已设置的日期域 可执行菜单栏中的 工具 选项 命令 打开 选项 对话框中的 视图 选项卡 10 在 显示 选项区域的 域底纹 下拉列表中 包含了三种域底纹的显示方式 即不显示 始终显示和选取时显示 可以根据需要进行选择 在此选择 选取时显示 选项 7 制作步骤 3 1为表格标题添加域 11 单击 确定 后 当用鼠标单击标题中的日期时 就可以看到日期域以灰色底纹显示 当下个月再填写资金预算表时 该标题中的日期就会自动变为 2004年1月 并依此类推 12 为了使标题行与下面的内容有一段距离 可以调整其间距 选中标题内容 执行菜单栏中的 格式 段落 命令 打开 段落 对话框中的 缩进和间距 选项卡 13 在 间距 选项区域中将 段后 间距设置为 2行 行距 设置为 单倍行距 14 单击 确定 按钮完成其间距的设置 至此 表格的标题部分就制作完成了 8 3 2制作资金预算表 1 表格 插入 表格 命令 2 在 表格尺寸 选项区域中 将 列数 设置为 9 行数 可根据需要自定 在此也设置为 10 3 单击 自动套用格式 按钮 在 表格样式 下拉列表中选择 典雅型 样式 单击 确定 按钮 返回 插入表格 对话框 4 单击 确定 按钮 将表格插入到文档中 5 表格 表格属性 命令 设置表格的 居中 对齐 行高 列宽以及单元格的大小和单元格中内容的 居中 垂直对齐方式等 9 3 2制作资金预算表 6 调整表格边框 将表格的第二行选中 单击鼠标右键 选择 边框和底纹 命令 打开 边框和底纹 对话框中的 边框 选项卡 此时可以在 预览 区域中看到目前第二行的表格样式是左 右为 双线 边框 上 下为 单线 边框 7 在 线型 下拉列表框中选择 双线 然后单击两次 预览 区域中代表 下边框 的按钮 这样 在 预览 区域中能够看到第二行中的下边框也为 双线 边框 8 单击 确定 按钮 完成设置 10 3 2制作资金预算表 9 合并单元格 将第1行3 4列的两个单元格合并 第1行5 6 7列的三个单元格合并 第1列的第1 2行两个单元格合并 第2列的第1 2行两个单元格合并 第8列的第1 2行两个单元格合并 第9列的第1 2行两个单元格合并 第10行2 3列的两个单元格合并 第10行5 6列的两个单元格合并 10 合并完单元格之后 适当表格的调整行高和列宽 并在表格中输入内容 11 表格设置底纹 首先选中 编号 列的表格内容 右击鼠标 执行 边框和底纹 命令 11 3 2制作资金预算表 12 在 填充 选项区域中 单击 其他颜色 按钮 在 颜色 对话框的 标准 选项卡中 选择 RGB 255 204 204 单击 确定 按钮 完成 编号 列的底纹设置 13 将 日期 支出 和 备注 列的底纹设置成 象牙色 将 收入 列的底纹设置成 RGB 204 236 255 将 余额 列和第10行中包含 收入总计 和 支出总计 的单元格设置成 浅青绿 设置完成底纹效果后表格如图所示 12 3 2制作资金预算表 13 3 3使用公式计算表格数据 表中的 收入 和 支出 列的金额都作了填写 余额 和 收入总计 支出总计 列需要计算得出 在Word中要实现计算功能 就需要借助于 公式 功能 具体的操作步骤如下 1 将光标停留在表格中要插入公式的单元格中 在此选择 收入总计 右侧的单元格 2 执行菜单栏中的 表格 公式 命令 打开 公式 对话框 3 在 公式 输入框中将自动输入计算公式 SUM ABOVE 在 数字格式 下拉列表中选择所需要的数字格式 14 3 3使用公式计算表格数据 提示 SUM ABOVE 表示向上求和 SUM BELOW 表示向下求和 SUM LEFT 表示向左求和 SUM RIGHT 表示向右求和 4 单击 确定 按钮完成操作 这样 计算结果就出现在单元格中了 提示 当表格中的数据变化时 只要在含有公式的单元格中单击鼠标右键 执行 更新域 命令 即可将计算结果进行更新 15 3 4通过书签计算表格数据 如果是横向求差 那该怎么办呢 比如要计算 2003 12 1 日的余额 就只有在 公式 输入框中输入计算公式 12000 7500 在 数字格式 下拉列表中选择所需要的数字格式 单击 确定 按钮 计算结果将自动显示在单元格中 但是 当表格中的数据变化之后 就要重新再定义公式中的参数 这样就非常麻烦了 还不如使用 计算器 方便 这时 就可以采取 书签 的方式进行计算 16 3 4通过书签计算表格数据 书签 是在文档中的一种标记 它代表了一段预先定义的文字或区域 若将表格中的数据标记为书签 然后将书签添加到公式中代替原来的具体数值进行计算 则即使参与计算的单元格数据值发生了变化 公式也不用重新定义 只要执行刷新操作就可以得到新的计算结果了 1 选中刚才计算出来的数值 4500 执行菜单栏中的 插入 书签 打开 书签 对话框 2 在 书签名 输入框中输入所定义书签的名称 这里输入 in 代表余额 17 3 4通过书签计算表格数据 3 单击 添加 按钮即可将数据标记为书签 即给余额列定义了书签标记 提示 如果表格中没有 书签 标记显示 说明没有定义它的显示状态 可以执行菜单栏中的 工具 选项 命令 打开 选项 对话框中的 视图 选项卡 在 显示 选项区域中选中 书签 复选框 然后单击 确定 按钮即可 4 将填有 收入总计 和 支出总计 数值的两个单元格分别插入书签名为 income 和 expend 的书签 18 3 4通过书签计算表格数据 5 现在就来利用书签进行数据的计算 将光标定位在 余额 列的最后一个单元格上 执行菜单栏中的 表格 公式 命令 打开 公式 对话框 6 在 公式 文本框中输入计算公式 income expend 在 数字格式 下拉列表中选择所需要的数字格式 7 单击 确定 按钮 完成设置 19 3 4通过书签计算表格数据 利用书签计算比起直接使用数字计算的优势在于 当数值发生变化时 无需重新输入公式 只要刷新结果就可以了 从而实现了Word中表格的自动化计算 例如 将 支出总计 中的数值改为 16000 00 然后选中刚才的计算结果 按下键盘的F9键进行刷新 随即显示结果将随之改变 20 3 5利用单元格标识计算表格数据 在Word文档中使用的表格 每个单元格都有一个惟一的标识 可以直接在公式中引用这个标识来确定单元格 Word中对于单元格的标识规则是 使用字母代表列 数字代表行 在公式中引用单元格时 必须符合一定的格式 1 引用单个单元格 则在每个单元格之间要使用逗号将其分开 2 引用单元格区域 则使用选定区域的首尾单元格来定义整个区域 在首尾单元格之间要使用冒号分隔 21 3 5利用单元格标识计算表格数据 3 引用整行或整列的单元格 则使用只有数字或字母的区域来表示 例如 在公式中引用表格的第三行的单元格 表示为3 3 而C C则表示表格的第三列 此种引用方法允许在计算时自动包括表中一行或一列的所有单元格 但是在公式中引用区域单元格 指该区域不是整行或整列 时 在添加了单元格之后需要重新定义公式 22 3 5利用单元格标识计算表格数据 例如 计算表中的 余额 余额 第一个单元格的标识为 h3 其结果是 d3 g3 将光标停留在 h3 中 执行 表格 公式 命令 在 公式 输入框中 输入公式 在 数字格式 下拉列表中选择所需要的数字格式 单击 确定 按钮 h3单元格即有计算结果了 计算h4单元格中的公式 h3 d4 g4 后面的单元格计算方法依次类推 提示 计算公式 h3 d4 g4 的来历 单元格h4的值除了是其所对应的 收入 d4减去 支出 g4外 还应包括h3中的余额 23 3 5利用单元格标识计算表格数据 利用单元格的默认标识进行的计算与使用书签计算的方法是一样的 在数值发生变化时 都可以通过按键盘上的F9键进行刷新显示的计算结果 在Word2003中表格的数据计算中 书签和单元格标识是可以混用的 这给计算提供了更大的方便 24 常见问题解答 调整列宽时如何不影响相邻列的宽度在调整表格某列宽度的时候 往往会影响相邻列的宽度 其实只要在调整宽度的时候按下Shift键 然后再用鼠标进行调整工作 就可以在调整列宽时不影响邻列的宽度 25 常见问题解答 2 如何快速删除表格删除整个表格 选中整个表