作业指导性文件管理制度.doc

作业指导性文件管理制度一、目的 对与公司作业指导性有关的文件和资料进行控制，确保各相关场所及时得到并使用文件的现行有效版本。 二、范围 适用于作业指导性文件控制。 三、职责 （一） 总经理负责批准发布作业指导性文件。 （二）总公司负责编制公司管理制度；分公司负责各类体系文件的归口复制、发放、回收、销毁和归档管理。 （三）各工段负责控制本部门适用的有关作业指导性文件。 （四）各工段负责人负责属本部门适用文件的签收和贯彻实施。四、管理内容文件应按其使用范围和性质，由其相应领导审批后生效。审批人应就文件的充分性和适宜性进行评价，如文件的功能、便于使用、所需资源、方针和目标、与管理知识相关的当前和未来的要求；必要时，可采用会签或会议方式予以沟通，确保文件的使用者都能理解和得到相应的文件。 （一）文件审批和发布权限(一览表) 1、各工段自行发布的指导性有关文件由公司相关领导审批，但应在综合部备案。 2、文件编号按 文件编号规定的有关规定执行。 3、文件的发放和领用 4、文件发放前，由分发部门视发放对象和目的，分受控文件和非受控文件。受控文件应加盖红色“受控”印章，并注明分发序号后发放。文件领用人应在文件发放/回收登记表上签收。 5、各部门应宣传贯彻或传阅受控文件的内容，及时使有关人员了解文件内容。 6、文件因破损严重影响使用时，使用者应向发放部门办理更换手续，交出破损文件，换发新的文件。 7、 受控文件不得随意自行复印。文件因丢失或其它原因（如提供给顾客、供应商、认证、咨询机构）而需申请领用时，由申请人填写发放记录，发放部门核准后发放；提供给 顾客等相关方的文件，不加盖“受控”印章，不做更改（换）控制，但必须做好发放记录。 8、 受控文件的使用人因工作岗位变动时，其使用文件按如下方式管理： （1） 在本公司调动到性质相同的岗位，保留原使用文件； （2） 调出本公司或调到与原岗位无关的岗位时，原使用文件由发放部门收回或作出相应的调整。 （二）文件的使用 1、所有场所使用的有关文件应是现行有效的版本。 2、所有文件使用人应经常查阅受控文件清单和本部门适用的受控文件清单，了解文件的现行修订状态。 （三）文件的更改 文件更改时，由更改申请者填写文件更改/废止申请单，按原审批程序批准后进行更改，并将更改后的正稿及相应的文件交至发放部门，由发放部门按原发放单位进行发放，同时收回相应的作废文件并在文件发放/回收登记表上作相应的记录。 （四）文件的管理 1、本公司的文件以书面形式为准。 2、 任何人不得在受控文件上乱涂乱画乱改，不准私自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。 3、当组织机构、职责和权限调整，文件控制部门应组织对文件适宜性的评审，确定是否修订，修订文件应重新履行审批。 4、与质量/环境体系相关的文件都必须分类存放在干燥、安全的地方。 5、各部门文件由本部门负责人保管，体系维护专员每季对各部门文件保管情况进行检查。 6、 对受控文件，各部门负责人应及时填写本部门的适用受控文件清单，并及时按需更新。 7、 公司综合部汇总填写受控文件清单，并及时按需更新。 （五）文件的作废与销毁 1、所有失效或作废文件由原拟制部门通知发放部门，发放部门文件管理员按原发放清单逐一收回并记录于文件发放/回收登记表。 2、作废文件的原稿上加盖“作废”印章，保存于发放部门，不作销毁,其余副本作废文件，由发放部门填写文件更改/废止申请单，经由原文件批准部门批准后，作统一销毁处理。 3、作业现场不准保留“作废”文件。其余留用的作废文件，经文件管理部门负责人批准后，由文件管理人员加盖“作废”印章后方可保存参考。 （六） 外来文件的管理 1、收到外来文件的部门,需识别其适用性,并控制分发,以确保其有效性。 2、 公司综合部负责收集作业指导性文件及与其它要求的最新版本,统一编号,加盖“外来文件”印章,分发到相关部门使用,