公司文件档案管理制度——南京罗巍律师.doc

公司文件档案管理制度第一章 总则第一条 为做好文档的收发、立卷、保管、借阅、销毁等工作，保证公司文件的完整性，便于查找与利用，特制定本制度。第二条 本制度适用于公司全部文件、记录、档案资料的管理。第二章 文档的定义与范围第三条 本制度所称“文件档案”（以下简称“文档”）是指公司各部门在经营过程中产生的行政管理、人力资源管理、购销管理、财务管理、工艺文件、生产记录等方面直接形成的对公司有保存价值并且应纳入档案管理的文件资料。第四条 文档的表现形式包括纸质或电子文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等。第五条 文档的范围包括但不限于公司章程、规章制度、会议文件、请示批复、工作计划和总结、专业资料、统计报表、财务审计材料、年鉴、合同协议等公司在工作中形成或使用的具有查考价值的文件资料。第六条 综合办 是公司档案管理部门，设全职或兼职档案管理员，负责公司文档的收发、分办、立卷归档、保管使用。各部门负责人要保证部门档案资料及时归档，并对其部门档案的完整性和正确性负责。各部门应当按自身的工作职责范围，建立本部门的档案资料管理系统。第三章 文档的收发第七条 文档一般由密级、紧急程度、标题、发文字号、签发人、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、报（送）单位（部门）、印发部门和时间等部分组成。 密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。 紧急程度分为“特急”、“急件”。 第八条 公司 综合办 统一负责收发文件并分别建立登记簿。每份文档公司 综合办 都应有发文卡或收文卡，在收文卡上要注明文件承办结果。第九条 所有外来文件均应先原件存档，档案管理员接收原件时必须和部门负责人办理交接文件手续。 第十条 根据工作需要以公司名义报出、下发的文件由相关部门有关人员拟稿再按审批程序上报。 第十一条 签发权限如下：董事会会议纪要、公司内部高级管理人员任免文件等由董事会作出决议，由董事长签发或由董事长授权副董事长签发；公司日常经营管理文件、以公司名义对外发、报文件以及总经理办公会议纪要等由总经理签发；部门文件由部门负责人签发。需要会签的由 综合办 安排。 第十二条 凡以公司名义印发的正式文件须统一登记编号，发文办理完毕后承办人须把公文签发稿正本及有关附件、资料及时交送收发管理员统一保管，年底转交给公司档案室立卷归档，不得私自保存。第四章 立卷归档第十三条 立卷应根据文档的相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。 第十四条 文档根据内容的重要性确定收藏时间，分为永久、长期和短期。第十五条 文档按一定的特征进行排列和系统化，必须层次分明、编写页码、填写卷内文件目录。不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。 第十六条 各部门形成的文件，自行立卷；收、发的专业性文档由承办单位立卷，非专业性文档由公司 综合办 立卷。 第十七条 各部门于 3 月底前将上年度文件材料立卷完毕，交档案室统一存档；人事档案、财务档案、科技档案等有特殊要求的，由其职能部门负责管理。第五章 文档的保管第十八条 档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。 第十九条 胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。 第二十条 涉密档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。第二十一条 库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。 第二十二条 未经许可，不得将文档带到公共场所。 第二十三条 文档管理人员的姓名及其保管文件范围将在公司内网上公开，以便本部门及其他部门相关工作人员与其联系。第二十四条 文档管理人员因调离、辞职离开该岗位的，应当与接任人员办理交接清点手续，在交接清楚后方可调离、辞职。第六章 文档的查询与借阅第二十五条 查阅和借阅文件，需经部门负责人同意，在文档管理人员处办理查询、借阅登记手续。第二十六条 凡需借阅、抄录涉密文档的，必须经公司部门负责人书面同意。涉密等级较高的，须 总经理 批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。第二十七条 总经理 借阅文档可通过档案管理员办理借阅手续直接提档。第二十八条 查阅应在管理员在场的情况下进行，阅完后由管理员立即收回。第二十九条 借阅文档必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的文档要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，须如期归还。 第三十条 借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。第三十一条 借出的档案要注意保密，不得带离公司，不得让无关人员翻阅。确有需要带出公司使用的，须经部门负责人书面同意。第三十四条 归还档案时，由管理员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。 第六章 文档的销毁作废第三十五条 对多余、重复、超过保存期限或无失去保存价值的文件材料，经 部门负责人并总经理 批准