行政财务管理制度.doc

行政、财务管理制度行政管理制度总 则 为使公司办公工作实现规范化、程序化、制度化，进一步加强管理和协调，明确办公程序，提高办公效率，保障和促进公司战略目标的实现及各项业务的发展，制定本制度。办公会议1、 每周一下午5:00，公司由总经理主持，进行周例会（如遇特殊情况改期的，由行政部通知改期），各部门负责人应各自安排好工作时间，不得无故缺席，若因工作原因无法按时出席例会，则须提前告知请假。2、 各部门需要在例会提出并研究的事项，应在会议召开的上周五前以书面形式提出并附背景说明，报分管副总或总经理，由办公室通知有关部门做好会前准备（包括会议材料等）3、 如有工作需要，由总经理主持，其他领导参加，不定期召开，必要时由办公室主任负责记录和协助督促会议议决事项的协调落实。公文处理1、 各部门原则上不得以部门名义对公司外的单位发正式文件。2、 凡以公司名义发出的公文、函件及用公司印章的，行政部对内容和文字有权审核，并负有把关责任。3、 行政部负责文书档案的管理工作并负责指导全系统的文档工作。4、 行政部负责制定公司保密工作条例并指导全系统的保密工作。印章使用和管理办法1、公司印章包括：公章、部门专用章（即项目章、技术章、财务章）、私章等。2、凡涉及公司重要合同、协议、对外承诺、担保、授权等事宜的文书及其他重要事由的文件，报总经理或分管副总签批后用印。2、涉及具体分管业务的一般性函件、报表、证明等，由行政部审核，经分管领导签批后用印。3、除上述之外的一般性函件、介绍信或其他事由等，由行政部批准后用印。4、印章的保管必须安全可靠，以免发生意外。同时做好印章使用记录。5、未经公司总经理或分管副总批准，不得将印章拿出公司或交由他人代管。6、不得在空白介绍信和空白纸上盖印。7、违反本办法规定用印者，除追究印章管理人员的责任外、还将追究该单位负责人的责任。保密工作1、 公司秘密即指涉及公司利益、依照一定程序确定、在一定时间内只限一定范围内的人员知悉的事项。2、 行政部是公司保密工作职能部门，每个员工均有保守公司秘密的义务和制止他人泄密的权利。3、 公司保密范围划分的原则是：如被不应知悉者获知，将会对公司利益造成下列后果的各类事项，均属公司秘密。（一）损害公司经济利益； （二）损害公司声誉； （三）损害公司对外关系； （四）妨害公司业务的开展； （五）妨害公司有关规定、制度、计划的实施；（六）危害公司秘密业务情报来源的安全。4、 对于模范遵守本条例的员工将予以表扬，对于制止他人泄密行为或发现他人泄密及时报告、使公司能及时采取措施补救的员工，将视情况予以表扬和奖励。5、 对于违反本条例，玩忽职守，造成失密、泄密，使公司受损失者，给予处罚。行政处分，直至依法追究法律责任。对有过失及时报告并积极协助采取措施补救的，可酌情减轻处罚；对造成泄密后故意隐瞒不报的，将予以从重处罚。 人事管理制度1、 用人部门向行政部提出详细要求，行政部根据要求，向用人部门推荐应聘人员，并附有关材料（身份证、学历证明、职称证明等有关证件的复印件以及个人手写详细简历），由用人部门或是分管副总进行面试和业务考核。2、 同意聘用后，行政部签署审核意见总经理或分管副总批准，即可通知拟来人员到岗上班试用。3、 员工在试用期间被证明不符合录用条件者，所在部门应将考核鉴定报行政部。行政部审核并报总经理或分管副总批准后，办理解除劳动合同的手续。4、 行政部负责拟制应届大学毕业生、研究生年度接收计划，并具体安排上述人员的工作岗位。各部门均不得自行接收、安排大学毕业生、研究生实习或见习。5、 公司根据统一管理与分级负责相结合的原则对全体职工进行考核，并对符合各级岗位任职条件的职工予以聘任，对不符合各级领导岗位任职条件的职工予以解聘。6、 公司外部培训包括半脱产学习、短期全脱产学习和长期全脱产学习。凡公司正式职工均可申请参加外部培训，职工申请外部培训的内容应是业务工作需要并与本人工作岗位密切结合。7、 员工根据工作需要经总经理或分管副总批准可参加有关专题的短期脱产学习，短期培训的培训时间不应超过三个月。参加短期脱产学习各部门原则上一次不应超过两人。8、 参加公司外部培训的人员，在培训结束后应将本人培训期间学习成绩、相关证书交行政部审核，考核成绩不合格、未毕业或未结业者应将总公司支付的学费或代培费退还公司。财务管理制度总则每月25日为公司结算日，财务部门需将财务报表、收支核算报表、财务分析报表同时上报分管副总和总经理。1、 工程、材料款支付制度（一）每月25日前各部门上报下月计划支付款项给财务部门。（二）每月5日前由分管副总报总经理签字批准。（三）每月10日支付计划内款项。注：不在计划内的款项，如无特殊原因，一概不得支付，特殊原因需由主管副总报情况说明，并由总经理签字同意后方可支付。2、 报销制度（一） 每周二为报销日，其他时间一概不得报销。（二） 报销流程（如附件）附件：日常费用审核报支 (补充)申请人填写费用报销单据审核人员按规定审核l 各公司费用单据交各公司助理审核；元固和设计部费用单据暂交唐亚茹审核；同胤、新济和工程部费用单据暂交行政部梅娟审核；总经理、副总经理及行政部的费用单据暂交王怡审核；l 总部人员费用单据有财务人员审核；l 各个审核人员在审核过程中应严格核对各项费用的属实，并严格遵照公司规定；如对单据有疑义，可征询申请人本人或公司负责人的意见。各公司负责人核准签字总部财务、行政审核出纳付款l 总部财务根据各个公司每月所提出的下月用款计划，对所提交上的费用单据进行审核，未能通过审核的单据将于2天内退回公司助理处。l 总部现金报销或银行汇款明细交有公司助理，便于申请人查对；注：填写报销单部门经理签字分管副总签字总经理签字财务部核算并支付（上述流程缺一不可）一、借款报销的流程、审批权限1、公司员工申请借款或报销，由各部门主管审签后，送财务室出纳审核所附发票及行政主管初审内容；2、经行政部和财务室初审后，送公司经理室批准，方能借款或报销。3、员工出差应填写“出差申请单”（见附表1），并按规定程序报批后，到财务室预借差旅费。4、员工出差返回后，填写“差旅费”报销单，按规定的时间及审批手续到财务部门报销。二、加强对备用金和预付款项的管理和监督。1、公司员工因工程项目需要而领用备用金，必须办理备用金申请单。财务根据内容填写齐全，各级主管及公司经理室的核准签字，发放备用金，收款人必须在付款凭证上签字。2、公司预付款项，必须根据合同或协议办理付款申请单，经财务审核并报总经理审签后办理付款；付款手续不齐备的，财务人员不得编制付款凭证，也不得付款。3、备用金和预付款的使用，必须依照下列规定：A）具有规定的用途，期限及限额；B）在规定的期限内凭费用支出单据到财务部门报销；用现金或支票进行零星采购的七天内报销；通过银行汇款进行预付款的二十天内报销。C）以上各项支出，原则上前款不清，后款不借。D）对违反规定用途和不符合开支标准的支出，财务不予报销。E）对无正当理由超过规定期限，未能报销而又没还款的备用金，若超期时间在三个月内的收取资金占用费日息的万分之二；三个月以上一年之内的收取资金占用费日息万分之三。在次月工资中扣回本息。三、原始凭证的审核各项报销的原始凭证，经各部门主管审签后，报财务审查其合法性并送公司经理室批准。1、原始凭证应具备：凭证名称、填制凭证的日期、填制凭证单位的名称或填制人的姓名、经办人的签名、接受凭证的单位名称、经济业务的内容、数量、单价和金额、2、对原始凭证的技术性要求：A）凡填有大小写金额的原始凭证，大写与小写必须相符。B）购买实物的原始凭证，必须有手续完备的验收证明。C）支付款项的原始凭证，必须有收款单位或个人的收款证明以及签字，有审批人签字，并 有付款依据。3、预付性汇款，由经办人填制付款申请单，作为原始凭证，不得以汇款回单代替。4、属于现金发放性质的原始凭证，原则上应由本人领取签名。有委托他人代领的，由代领人签名；由一人代领多人的，须逐个签章，不得通栏划大括号签一个章。5、凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者应予退回或重新补正。四、固定资产：1、固定资产是指公司生产经营中使用期在一年以上，单位价值在2000元以上，并在使用过程中保持原来物质形态的资产。2、除固定资产以外的物质资产，列入低值易耗品的管理。3、行政部为固定资产管理部，并设置固定资产实物台帐及卡片；设专人负责对固定资产进行分类编号、