如何编写内审检查表.ppt

第1页 2020年1月5日 如何编写内审检查表培训人 张晶 秘密 2020年1月5日 第2页 本次培训的必要性 我们都是经过内外部培训 考试合格 多次参加公司内审的内审员 有必要安排时间 特意学习 如何编写检查表 吗 2020年1月5日 第3页 本次培训的必要性 与诸位分享一份内审检查表 2020年1月5日 第4页 认识到前期准备的重要性 准确复述 基本理解检查表的三要素 1 2 3 能够结合公司相关工作要求 规章制度 按部门 过程编写简单的检查表 没有主流程 关键点的缺失 课程目标 通过本次培训 使内审员们 能够 2020年1月5日 第5页 内审检查表的作用 如何编写内审检查表 2 目录 1 2 1术语回顾2 2检查表的三要素2 3前期准备2 4抽样原则2 5案例分析2 6分组练习 2020年1月5日 第6页 什么是检查表 是审核员对具体的审核任务进行策划后形成的文件 描述了具体的审核内容 抽样计划 审核思路与审核方法 是审核员的工作提纲和参考文件 什么时间编写检查表 得到审核计划 明确审核任务 分工后 审核正式实施前 内部审核检查表的作用 1 2 2020年1月5日 第7页 内部审核检查表的作用 2 2 保持审核目的的清晰和明确围绕审核目的编制检查表 指导审核过程 可避免偏离审核目的和主题 起到提醒和参照的作用 保持审核内容的周密与完整审核涉及多个部门 场所 活动与过程 仅靠审核员的经验与记忆 很可能会有遗漏之处 提前做好全面的策划 可在现场审核时保证审核内容的完整性 保持审核路线的清晰与逻辑性审核时间紧 正常分工内容 审核组间沟通后的追踪线索 要在计划安排的时间内完成审核取证任务 就需要充分考虑审核任务中有关联的审核活动及其逻辑顺序 从而规划合理的审核路线 保持审核时间和节奏的合理性提前根据审核活动的重要性和工作量 合理分配审核时间 确保审核节奏 保持审核方法的合理性 减少审核员的偏见和随意性针对不同的审核内容 策划不同的取证方法与抽样计划 并做到均衡抽样 可减少由于审核员特长与偏好导致对审核公正性 客观性的不良影响 为什么要编写内审检查表 2020年1月5日 第8页 目录 2 1 内审检查表的作用 如何编写内审检查表 2 1术语回顾2 2检查表的三要素2 3前期准备2 4抽样原则2 5案例分析2 6分组练习 2020年1月5日 第9页 2 1重温与审核有关的几个术语 术语定义 审核为获得审核证据并对其进行客观的评价 以确定满足审核准则的程度所进行的系统的 独立的并形成文件的过程 审核准则一组方针 程序或要求 用以与审核证据进行比较的依据 审核证据与审核准则有关的并能够证实的记录 事实陈述或其他信息 审核发现将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果 审核结论根据审核目的和所有审核发现 综合评定得出的审核结果 2020年1月5日 第10页 审核目的 综合 汇总 分析 审核证据1 审核准则 审核证据2 审核证据n 审核发现1 审核发现2 审核发现n 审核结论 2 1重温与审核有关的几个术语 术语间的关系 2020年1月5日 第11页 2 2内审检查表的三要素 审核方法 如何查 到哪里 询问什么对象 岗位 查阅哪些文件 调阅哪些记录 观察什么活动以及抽样量 审核场所 在哪查 到什么区域取证 应涵盖管理与工作现场 工区 库房 施工项目部 工地 检查表的基本构成 除基本信息外 还应包含 2020年1月5日 第12页 2 3前期准备 收集受审核方信息 1 2 3 4 1 受审核方职责2 涉及的场所与区域 1 受审核方涉及的产品2 有关的工作 生产流程3 过程的关键特性 典型控制方法 1 常规考核 跟进要求2 上次不符合项 观察项3 公司近期重大事件是否涉及 1 与受审核方相关的文件 规定2 记录要求 收集受审核方信息 2020年1月5日 第13页 2 3前期准备 确定审核方法 确定取证方法 询问相关人员 查阅文件 记录 活动工作现场巡视 察看 有关领导 主管 直接责任者 操作者 与审核目的有关的或总现场 作业区域 与审核准则有关的文件 与工作有关的记录 2020年1月5日 第14页 2 3前期准备 确定审核顺序 1 2 常用顺序 常用顺序 按部门审核 按过程审核 资源配备 目标信息 主控职责 活动过程的策划 职责履行 活动实施与管理的情况 检查与结果 后续改进 过程的管理者 过程的策划活动 过程的实施与控制 监控 检验 检查 优化与改善 正向追踪 按PDCA的顺序 逆向追溯 部门职责 2020年1月5日 第15页 突出优点1 部门主控活动 过程不易遗漏 2 效率较高 按部门审核 突出优点1 过程的连续性 关联性强 体现了 过程方法 的特点 2 针对性较强 按过程审核 推荐 按部门审核为主线 穿插对主控活动的 过程审核 抓线索 到相关部门追踪 2 3前期准备 确定审核顺序 2 2 不足之处1 重点 关键过程不清晰 不突出 2 审核组之间的沟通 配合要求较高 不足之处1 效率低 节奏难以控制 2 可能要反复多次审核同一受审核方 2020年1月5日 第16页 案例 按部门审核的检查表示例 条款审核 主控部门 执行部门 示例 2020年1月5日 第17页 选择典型的质量问题 受审核部门的主控职能 过程的主要特点应突出 分配的时间应充足 取证应充分 如 技术研发部门 7 3采购管理部门 7 4体系管理部门 8 2 28 2 3质量管理部门 8 2 48 3生产实施部门 7 5 1 7 5 2 7 5 38 3 2 3前期准备 明确审核重点 1 2 生产实施现场 库房料场的现场管理是 实施 D 的重要取证场所 2020年1月5日 第18页 只要能保证检查表的作用得到发挥 对详细程度没有明确的规定 但在确定详略程度时 应考虑以下因素 2 3前期准备 确定详细程度 产品的复杂程度 审核员的经验 过程接口的多少 以往审核的结果 影响因素 审核员对受审核方相关信息的熟悉程度 2020年1月5日 第19页 为什么要抽样由于时间的限制 审核员不可能查到审核范围内所有的活动 过程 记录 文件 也不可能与每个相关人员进行充分的交流 审核是一个抽样调查的过程 每个审核员都应掌握抽样方法 1 2 4抽样原则 1 3 2020年1月5日 第20页 2 4抽样原则 2 3 2 可以抽样的条件相同的产品 过程 岗位 生产线 场所可以抽样 不能抽样的情况完整体系的审核管理体系所有过程 不同的职能部门 产品 场所都必须涉及 按部门的审核主控职能 过程与不同的管理现场不能抽样 按过程的审核从策划 P 到改进 A 涉及的不同环节 节点都应审到 2020年1月5日 第21页 2 4抽样原则 3 3 3 为了减少抽样的不确定性 抽样应遵循以下原则明确对象和总体样本量应充分根据母本的多少 确定样本 通常为3 12之间 根据审核时间 过程的重要性 已抽样本的符合性 适当增减 分层抽样收集受审核方在管理体系不同层面上运行的证据 可以按时间 生产线 岗位等分层抽样 样本适当均衡坚持 抽样 防止 喂样 2020年1月5日 第22页 2 5案例分析 案例 审核前 实施中获得信息 审核前 收集 学习的文件 2020年1月5日 第23页 2 5案例分析 从完整性方面找问题 审核计划分工 1 产品范围 2 活动场所 同一过程的完整性 如 关键过程涉及到标识 参数 特性 监测控制 检验 记录 人员要求等 文件有 关键过程控制程序 关键岗位 工序 可视化作业指导书培训及考核管理办法 Q 6 36 46 57 5 17 5 27 5 37 5 47 5 57 5 67 68 3 铲土生产部 装载机 推土机 矿用车 破碎机 铲运机 如 生产过程控制涉及 生产计划接收与实施 可视化作业指导书的获得与执行 装配检验记录填写与保存 现场管理 5S 设备 工装器具 标识 防护 工作内容与状态 不合格品处置 3 4 2020年1月5日 第24页 2 5案例分析 问题汇总 生产过程 无现场管理情况 2020年1月5日 第25页 2 5案例分析 如何防止同样问题 内容 评述 如果我能提前认真核对审核计划中任务要求 如果我能提前了解铲土生产部的职责范围 如果我能提前收集并熟悉有关规章制度 如果我能提前编写详细的内审检查表 如果我的审核知识和经验再丰富一些 审核前的准备多么 参加培训与内审多么 详细的检查表多么 重要 如果 2020年1月5日 第26页 2 6分组练习 看看培训效果 请根据下列审核计划与提供的经营管理部内审检查表 1 至少找出检查表的3个问题 2 请说出 写出 5 6的审核思路 检查表 组与组之间交换问题汇总与检查表 互相点评 请1个代表上台讲解 大家一起点评 补充