档案管理制度目录.docx

档案管理制度目录1、文件材料整理归档制度2、档案保管制度3、档案统计制度4、档案鉴定销毁制度5、档案保密制度6、档案利用制度7、档案工作分管领导职责8、档案管理人员岗位责任制9、档案人员“三纳入”、“三参加”制度10、档案资料查阅制度11、国土资源档案预立卷制度12、国土资源档案案卷质量标准13、电子文件归档管理制度 一、文件材料整理归档制度 （一）整理制度1、根据国家档案局、省国土资源局、苏国土资发2001306号文件精神，结合本档案中心实际，编制科学的分类方案。2、根据文件材料所反映的不同问题，区别不同保管期限，进行系统整理，合理组卷。3、建档、立卷工作做到认真、细致，对每宗原始文件材料进行仔细校对、核实（包括对变更材料的逻辑联系的确认），杜绝遗漏、差错，确保档案的完整和准确。4、严格执行国土资源档案案卷质量标准和其他各类档案的立卷要求，案卷编目要正确，案卷题名要简明准确。在立卷过程中做到书写字迹清楚、端正、规范，案卷装订整齐，保证规范。5、在建档过程中，如发现文件材料的内容有失误，应暂停立卷，集中交有关部门补正。6、立卷后的档案，应做好数量清点工作，及时登记入库。（二）归档制度1、归档范围。各处室及各部门在国土资源各项工作中形成的具有查考利用价值，已处理完毕的文件材料、图纸、图表、声像资料等,都属归档范围。 2、归档时间。各部门的档案应在次年5月1日前整理立卷完毕并移交档案室。会计档案在会计年度结束后的三个月内由会计整理、立卷, 并由财务部门保存一年后移交档案室。 3、归档要求 （1）、各部门必须按照立卷归档范围,将应归档的文件材料收集齐全。 （2）、凡归档的材料,必须字迹清楚,图表清晰, 数字准确,责任者明确,年、月、日齐全,并留出装订线。不得使用铅笔、圆珠笔、红墨水和复写纸、热敏传真纸。 （3）、归档材料应保持相互之间的历史联系。 （4）、案卷标题应简明确切,并注明保管期限,便于保管、利用。（5）、装订卷宗要拆除卷内金属物,装订结实、整齐、美观。 （6）、各部门档案立卷完毕后,由部门负责人审签后填写档案移交清册,经档案室核对后办理交接手续,归档入库。 二、档案保管制度1、档案库房应有专人管理，非本室人员未经允许，不得擅自进入档案库房。2、档案库房案卷排架符合规范要求，排列整齐美观，统一编号，并绘制案卷存放示意图，便于迅速查找。3、房内不得堆放杂物，保持库房内良好的环境卫生。注意通风,并有防盗、防火、防光、防潮、防高温、防尘、防鼠、防虫蛙和防污染等措施,确保档案安全。4、房内应保持适宜的温度,并做好温湿度记录。5、房内严禁烟火和存放易燃物品,配备消防器材,下班前要进行安全检查,切断电源,关门上锁。6、档案应建立全宗卷、存储案卷的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。三、档案统计制度1、为了改进工作，不断提高管理水平，档案室应按照档案管理要求和工作实际，认真做好统计工作。2、档案室应建立各类档案的案卷目录、借阅登记簿、移交清册、鉴定销毁记录等必需的台帐、索引和汇编。3、做好档案收进、移出、销毁、实存数量的统计工作。按月统计档案利用情况，每年末统计本年度档案借阅人次、卷次及提供利用收费情况，汇总档案利用效果。4、按年度做好档案管理机构和人员状况的统计、档案设施情况的统计、档案管理经费使用情况的统计等工作。5、建立健全档案统计的登记台帐，登记应及时，数据要准确，使帐物相符。6、加强对统计数据的利用和定期分析，及时提供给领导和有关部门，为制定工作计划及探索国土资源档案工作规律提供决策和参考。 四、档案鉴定销毁制度1、建立由本局档案分管领导、档案工作人员及有关业务人员组成的档案鉴定工作小组。2、档案鉴定工作小组根据本中心实际制定保管期限表，并对到期的档案进行鉴定审查，对已失去利用价值的档案进行剔除。3、档案鉴定工作小组，原则上三年进行一次全面清理工作，遇到特殊情况，可临时召集工作小组成员进行鉴定。4、鉴定后需要销毁的档案，由档案室编制销毁档案清册，经领导审批并报上级主管部门备案后予以处理。5、工作人员应本着严肃、谨慎、负责的态度，一丝不苟地做好鉴定销毁工作。 五、档案保密制度1、本机关工作人员必须严格执行保密法,增强保密意识,严格保密纪律,自觉维护国家机密的安全。凡借阅的各类档案材料必须注意妥善保管,不得转借及带回家。对违反保密规定的现象,要及时处理。2、档案管理人员要坚守岗位,遵守纪律,切实履行保密法赋予的职责。对借出的档案材料,应及时催卷,及时归档。3、档案内容不得擅自传抄、翻印、翻拍。4、对故意失泄档案秘密的人员,按保守国家秘密法有关规定处理。六、档案利用制度1、厅机关人员查阅档案,须经档案室负责人同意后方能查阅。2、借阅档案要严格遵守借阅制度,认真填写借阅登记表,方能借阅。3、外单位人员查阅本厅档案,须持有单位介绍信,重要的档案由厅档案室负责人请示上级领导后方能查阅。4、查档者只限在阅档室内阅档。5、查阅有密级的档案, 需经分管厅长同意后方可阅档。6、凡利用国土资源管理档案的单位和个人,必须爱护档案,不得遗失、涂改、拆散、剪裁、勾画、批注和转借。7、档案管理工作人员对归还的档案要当面查清,如有损坏、任意涂改、丢失,应及时追查责任,认真处理。 七、档案工作分管领导职责1、认真贯彻档案有关法律、法规，对全中心档案管理工作负领导责任。2、负责审查档案工作发展规划及年度工作计划。3、负责审查各项档案管理制度。4、负责召集档案管理（兼职）人员工作会议。5、及时了解档案工作情况，解决档案管理中出现的问题。6、负责对各辖区、县（市）土地档案管理业务指导。7、负责对管理制度化执行情况督促检查。8、加强对档案的开发利用、现代化管理的领导。 八、档案管理人员岗位责任（一）、专职档案人员岗位责任1、认真学习档案法, 掌握与档案有关的法律法规及制度规定,钻研业务,忠于职守,遵守纪律,能胜任本职工作。2、认真负责做好已开放档案的利用接待工作，为来访人员提供热情周到的服务，忠于职守、遵守纪律，实事求是，不弄虚作假。3、负责统一管理本厅的全部档案,按规定对文书、会计、业务档案的立卷、归档进行检查、督促。严格交接手续,把好质量关。4、及时做好各类档案目录、案卷号的微机输入工作，做到输入信息准确无误，与档案材料相符。5、熟悉档案情况,收集档案的利用效果实例和数据，编制必要的检索工具和专题资料,主动配合各部门工作,积极提供利用,为领导和部门服务。6、严格执行档案工作各项规章制度,做好档案的日常管理和保护工作,定期检查档案并做好记录,发现问题及时向领导汇报,采取措施，以确保档案的安全。7、熟悉库房，对库房内档案、物品的存放位置心中有数，定期核对。督促并做好移交和借用档案的及时入库工作，严格库房管理，严禁无关人员进入库房。8、做好档案库房安全工作,对库房内的防火、防盗、防潮、防光、防高温、防鼠、防虫蛀等设施,加强控制和检查。（二）兼职档案员岗位职责1、认真贯彻执行档案法，执行中心制定的有关档案综合管理的各项规章制度。2、负责本部门所产生的文件材料的收集、管理工作，在业务上接受厅综合档案室的指导。3、督促本部门其他工作人员配合做好档案的预立卷工作。4、保管好本部门形成的各种文件材料，按照归档规定建立台帐。5、负责本部门文件材料的整理、立卷,经本部门负责同志审定后，填写案卷备考表，按规定时间移交综合档案室。6、认真学习档案管理知识,不断提高档案工作水平，案卷要保证质量，用笔规范，装订美观，书写工整，确保档案的整洁性和耐久性。7、检查督促本部门对档案管理制度的贯彻执行情况，及时反映本部门存在的问题和对档案工作的意见。8、宣传档案的作用和重要性，及时提供本部门档案利用效果情况。 九、档案人员“三纳入”、“三参加”制度（一）“三纳入”是指档案工作纳入：1、单位年度工作计划，由档案中心根据工作情况提出工作要求，经领导同意后，列入本单位工作计划；2、领导工作议事日程，单位领导根据本档案中心的发展需要和档案工作的实际情况，把档案工作的规划、设想、具体要求列入议事日程加以决策，并确定具体落实措施；3、科室及单位职工的经济责任制和岗位责任制。由单位考核小组根据有关科室及人员工作的实绩，予以考核。（二）“三参加”内容：“三参加”是指专兼职档案人员需参加下列三项工作：国土资源管理业务指导工作；有关重要计划工作会议；科研课题研讨会。 十、档案资料查阅制度1、凡市国土资源局各科室及直属单位工作人员，因工作需要查阅档案资料，须填写档案资料查阅单，经所属部门负责人批准，并办理登记手续后方可查阅。2、各区国土局工作人员查阅档案，除办理上述手续外，限于查阅其管辖区范围内的档案。3、工作人员因工作需要调阅档案的，须办理登记手续，方可调阅与本人工作业务有关的档案。4、政法机关查阅房地产档案资料，须凭单位介绍信办理查阅登记手续。如需摘录档案内容，须经档案管理人员许可。5、其他单位需要查核本单位或本单位职工的房地产情况，可凭单位介绍信查询；律师凭单位介绍信和律师工作证查阅。6、个人咨询土地权属情况，须凭个人身份证件及有关证明，由接待人员解答或出具房地产权属证明。7、档案资料原则上不外借。如因特殊情况，须经分管局长书面批准方可借用，借用时间最长不得超过一周，不准将档案资料传借他人。密级档案一概不予借出。8、阅档人员要爱护所查阅的档案，并保持档案资料的完整和整洁。严禁圈点、折页、涂改、损坏或抽取档案资料，不准将档案私自带离接待室。复制档案需经档案室主任以上领导批准，密级档案不予复制。阅档人员不得进入库房或图房。9、阅档人员如违反本制度，档案人员有权停止查阅。如有泄密或损毁档案资料等行为，要追究法律责任。10、除本系统各有关单位外，查阅、利用档案一律按市物价局规定收取费用。 十一、国土资源档案预立卷制度国土资源档案的预立卷工作是保证国土资源档案的完整、齐全、新鲜、准确的基础，为了加强国土资源档案管理，落实预立卷工作，特制定如下制度：1、国土资源管理部门应将国土资源档案预立卷工作纳入国土资源管理的程序和计划、纳入业务人员的职责范围。2、国土资源管理部门及工作人员应将在国土资源管理工作过程中形成的、属归档范围内各种形式和载体的国土资源文件材料，收集齐全、完整。3、国土资源管理部门应建立国土资源登记台帐，自受理登记之日起，按宗地为单位建立档案，工作人员应将在国土资源业务过程中形成的文件材料收集齐全，放入档案袋内保存，档案袋封面应注明宗地号、土地使用者、土地座落等内容，凡不属同一宗的文件材料不得放入同一个档案袋。4、登记发证结案后，经办人必须按要求，对土地登记的文件材料进行初步整理分类，将重复及不需要归档的文件材料剔除，对缺件进行补充，按归档材料排列顺序进行组卷，文件材料按页用铅笔编制顺序号后，填写档案资料，卷内目录表和备考表；并按三点一线要求装订档案材料后移交本部门兼职档案员，集中保管。由兼职档案员编制档案资料移交单（一式二份），同意归档。5、除登记发证资料外，其它各部门的材料应按土地权利人，项目批次等项目的内在联系为要求，组建一份档案材料，其整理方法参照第四点执行。6、国土资源管理部门应将已预立卷的文件材料定期移交档案室，不得分散保存于个人和非档案管理部门手中，档案移交单一式二份，由交接双方分别保存。7、预立卷工作应作为考核国土资源管理部门工作质量的标准之一。 十二、国土资源档案案卷质量标准为加强