出差管理制度20111122修订.docx

艺谷文化产业投资有限公司编号：AD.-R&R.001批准：差旅费报销管理制度版本/修订状态：EG.AD.20110415审核：受控状态：编制：行政部接收部门:各部门全体员工发布部门：行政部生效日期：出差管理制度第一条目的为有效控制差旅费用的支出，提高各类业务人员和管理人员的办事效率，特制定本制度。适用范围1本制度适用于上海运营中心各部门； 2总裁办副总裁级别以上管理人员不受本制度约束；第三条 出差原则1. 出差是重要的成本控制事项。 2. 不鼓励员工长途奔袭出差。 3. 出差必须有明确的目标，并进行目标达成与否的检验。 4. 出差必须是经过充分准备和明确计划的。第二第四条 办理程序出差流程办理1、.出差人员必须提前3天事先填写“出差申请单”，注明出差地点、事由、天数、所需借款资金额、来回交通工具、具体出发回程时间，如需借款，则需填写借款单，两单经部门负责人批准后方可出差。2、.出差人员将审批后的出差申请单交予行政部专员，机票可由行政部统一办理预订（公司月结费用）.票务车票.船票和火车.动车票可由行政部代购，也可自行购买（出差人员自付费用）、酒店预订可由行政部统一办理预订，但需提供出差目的地详细地址（出差人员自付费用），并由行政部负责人确认后生效。3、.出差人员将行政部审批后的出差申请单交予财务部，经财务负责人审核，分管领导审批后方可借款。4、.出差人员按照行政部的票务预定乘坐相应交通工具到达目的地，另行将事先的财务借款用于行政预订好的酒店做结算。并将一份经行政部、财务部审批后的出差申请单复印件交予人力资源部薪酬管理人员统计考勤。如未按计划时间出差，请在“备注”中写明。5、.凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具超出费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的，需经副总裁分管领导签署意见后方可报销。6、.出差回公司应在一星期7个工作日内报账，出差时借款，本着“前账不清、后账不借”的原则，特殊情况由总裁另行特批，对各部门违反借款规定而造成账务混乱的，追究相应负责人的责任。第三第五条 费用标准差旅费用报销主要应用于出差的往返交通费、当地住宿费此处应由财务界定具体的报销费用项。对于公司员工往返目的地的交通费，享有定额交通和通讯报销费待遇的人员，差旅期间发生的通讯费和同城交通费不再单独报销；未享有此项报销待遇的人员，依据差旅报销有关规定进行报销【详见本制度第四条（二）】。差旅期间发生的业务招待费用或当地分公司员工联谊发生的其他费用，不属差旅费用性质应另行申报。分别单独填报交际费用报销单或日常费用报销单。公司对于差旅费用的报销标准如下：1、.往返目的地交通费，包括火车、飞机、轮船、长途汽车票款，以上费用凭据车票全额报销。距目的地火车/动车行程12小时以上，行政部为大家预订飞机票；距目的地火车/动车行程6-12小时以内，为大家预订火车/动车硬座或硬卧；距目的地火车行程6小时以内，为大家预订火车/动车硬座，原则上不得搭乘飞机公务舱、头等舱。如遇到机票与火车票价格接近，将由行政部从提高工作效率等方面确认最终交通出行方案。2、.员工在试用期阶段的国内出差，副总监级别以下的员工出差的交通工具为火车、.汽车、.轮船；国外出差，经分管领导确认后行政再另行预订机票。3、.目的地住宿标准及注意事项 3.1住宿标准，如下表：序号等级类别职务级别标准（元/天/人）1高级总监及以上400-5002经理至总监级300-4003高级主管及以下200-3003.2注意事项：A.交通、住宿，应原则上由行政专员长期负责办理，以便统一资源，避免不必要的费用开支。；B.住宿应选择全国性链锁酒店标间或大床房为主（例：如家、莫泰、汉庭、锦江之星等），如出差所在地所有酒店标间类房间已满或超出住宿标准，需副总裁特批后方可预订入住；C,同性别同事共同前往同一目的地出差，应尽量共住一个租用宾馆标间。, 报销时，以较高领导的标准为准。 D.退房请按酒店规定时间前办理退房手续，以免发生不必要的住宿费用。4、.特殊原因须经副总裁批准方可执行。第四第六条 报销办法(一)、.住宿费报销办法1、.出差人员的住宿费实行限额凭据报销的办法，按实际住宿的天数核算报销；如在出差地有接待单位提供住宿接待的，公司将不再给予报销；2、.如在出差地有亲友提供住宿接待的，能够为公司节约差旅费用，公司将按照住宿标准中间值的30%给予补助（无需提供相应发票），具体如下表：序号等级类别职务级别标准（元/天/人）1高级总监及以上1352经理至总监级1053高级主管及以下75此补助费用需出差人员需填报出差补贴申请表，经部门负责人、.财务审核后交分管副总/负责人签字，再由人力资源部从工资绩效中发放补贴。3、.出差人员住宿费报销标准原则上按规定标准执行，有新闻媒介采访、.会见地方政府官员和知名人士或有必要提高招待标准的情况，在分管总/副监级副总裁允许的前提下，可按实报销。(二)、.交通费报销办法1、.员工自愿不采用公司预定的交通工具前往出差地的，交通费予以取消，并不另作报销。2、.出差人员原则上不得乘坐出租车，但下列情况除外：(1)、.出差目的地偏远，且没有公共交通工具或晚间公共交通工具已停运的；(2)、.携有巨款或重要文件须确保安全的；(3)、.收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的；(4)、.陪同重要客人外出的；（5）.通行34人，出租车费用和公共交通费用相差不超过10元/人的；(5)（6）、.其他需乘坐出租车的特殊情况。以上情况须请示部门主管同意后方可报销。3、.出差人员应按最简便快捷的线路乘坐车船，不得绕行。出差期间经领导批准顺道回家探亲、.办事及非工作需要的参观、游览，其绕行线多支付的费用均由个人自理，期间按事假考勤。遇有特殊情况产生的额外差旅费用支出的（如春运购票难、最快捷行程票已经售完等），在请示主管领导同意后方可报销。4、.飞机、火车等票务时间，应尽可能安排在非上班时间的时段，以免影响办公。5、.机场至市区之间，应乘坐机场大巴、公交、地铁作为交通工具。(三)、.其他1、.在出差过程中因业务工作需要使用招待费应先征得分管领导同意，并填写交际费用报销单经领导核准并签署意见后财务部方可审核报销。2.在出差过程中因业务工作需要发生其它如临时购置物品费应先征得分管领导同意，并填写日常费用报销单经领导核准并签署意见后财务部方可审核报销。23、.出差人员应保留完整车（船）票时间、车次、住宿发票作为核算费用的依据，应保留完备作为审核依据，不可用其他如餐饮.服务类发票作为核算费用的依据。34、.驾驶员因公驾驶车辆外出时接收到罚单，一律统一规定由驾驶人员个人支付承担全额罚款。第五第七条 补充规定两人以上出差人员，在请示主管领导允许后，可就随行高一级人员报销标准执行。第六条 第八条 制度解释：本制度由公司行政部、财务部负责解释。第七条 第九条 附表：附表1：差旅出差申请表附表2：出差补贴申请表其它费用报销类表单请从财务部领取出差申请表部门：填写日期： 年 月 日出差人职务：出差地点（具体到*路*号）出差时间出发时间：返回时间：拟办事项借款金额大写：（小写:￥）行政审核人会计审核业务主管审批财务主管审批项目预计费用备注（班次、.时间、.住宿天数等）交通工具出发：返回：交通费住宿费餐费邮电费资料费翻译费其他费用合计备注（1.如未按计划时间出差，请注明实际往返日期）；2.原则上机票.酒店.车票由行政部统一预订；3.借款金额包含车票.酒店住宿费用，机票费用不支持借款