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公文写作知识第一章 公文基本知识一、公文的定义是什么?国家行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 公文，即公务文件，习惯上统称文件。也可解释为：公文是国家机构与其它社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效力和规范体式的文件。其特点如下（公文的四个特点）： 1、法定的作者和法定的权威性。公文法定的作者即公文必须以机关的名义或其法定代表人的名义制发。公文的法定权威性指公文在法定的时间和空间范围内能够对受文者的物为产生强制性影响，具有约束力。 2、法定的现实执行效用。公文直接形成于其内容所针对的现行公务活动中并对该活动发挥直接指挥、制约与沟通联系效用。3、具有规范的体式。公文的体式，用以维护公文的权威性、准确性与有效性，是公文区别于其它文献形式的明显标志。4、履行法定的程序。这种程序性主要体现在制发和生效两个方面二、公文的六个功能公文的基本功能是能够逾越时间与空间有效地记载、传递与存贮公务活动所需的信息，是机关行使职能的重要工具，具体表现为：1、领导和指导功能。公文是传达贯彻上级各项政策的有效形式。例如：集团公司今年所发的鄂司党200514号文件，关于转发自治区组织部关于印发发展党员公示制度、发展党员投票表决制度（暂行）和发展党员工作责任追究制度（试行）的通知的通知2、纵向联系功能。公文便于下情上达，是下级机关请示、报告工作、反映情况的基本手段。例如：电冶公司发的关于电冶公司二五年资金需求的报告等。3、行为规范功能。公文使国家各项管理活动有法可依，有规可循，从而逐步实现法制化、规范化。4、横向联系功能。机关之间能够通过公文相互交流信息、商洽事务，在工作上取得协调与配合。5、宣传教育功能。公文具有较强的政策性、理论性、是教育干的好教材。6、依据和凭证功能。公文是机关管理活动的真实记录。三、我国法定的通用公文1、行政机关的公文有哪些种类?行政机关的公文主要有13种，它们是：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。“命令(令)文种适用的范围是什么?命令(令)适用于省政府依照有关法律规定发布行政规章，县级以上人民政府宣布实施重大强制性行政措施，奖惩有关人员。“决定文种适用的范围是什么?决定适用于对重要事项或重大行动作出决策和安排；奖惩有关单位和人员；变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。“公告文种适用的范围是什么?公告适用于各级行政机关向人民群众宣布重要事项或者法定事项。“通告文种适用的范围是什么?通告适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。“通知文种适用的范围是什么?通知是应用最广的一种公文，主要适用于以下范围：一是批转下级机关的公文；二是转发上级机关和不相隶属机关的公文；三是传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项；四是人事任免。“通报文种适用的范围是什么?通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要指示精神或者情况。“议案文种适用的范围是什么?议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议的事项。“报告文种适用的范围是什么?报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。“请示文种适用的范围是什么?请示适用于向上级机关请求指示，批准的事项。“意见文种适用的范围是什么?意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。“函文种适用的范围是什么?函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。“会议纪要文种适用的范围是什么?会议纪要适用于记载、传达会议情况和决定事项。四、公文的文体特征。公文属应用文体，除具备直接应用性、全面真实性、格式规范性这些基本属性之外，还有以下特殊属性。1、公文被规定以现代汉语的书面形式作为必须使用的符号的系统。2、公文兼用说明、叙述、议论三种表达方式。五、公文的格式公文格式，指公文的数据构成与对各数据项目的编排。公文格式具有相对稳定性和规范性的特点。公文必须具备的基本数据项包括：发文机关、标题、正文、印章或签署、成文期。公文供选择的数据项目包括：发文字号、签发人标志、主送机关、附件说明、附注、主题词、抄送机关、印发说明、份号、密级、紧急程度、无正文说明、题注。公文数据项目的编排次序为：发文机关、份号、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明(标记)、署名、印章(签署)、成文日期、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间。在公文形成过程中，将有多种文稿产生，它们包括：草稿、定稿、正本、副本、试行本、暂行本、修订本。六、公文的行文规则 行文规则是国家制定的控制行文及行文方向、行文方式的有关规定。其内容包括：1、根据机关之间的工作关系准确行文。机关之间的工作关系有四种类型，即领导与被领导的隶属关系、业务指导与被指导的关系、平行关系和不相隶属关系。这四种关系决定了公文传递的方向，处领导、指导地位的上级机关(部门)可以向被领导被指导的下级机关(部门)发送下行文，反之则为上行文，具有平行关系或其它不相隶属关系的机关之间相互传递平行文。2、选择适宜的行文式，一般不越级行文。行文方式计有逐级行文、多级行文、越级行文、直接行文等。在一般情况下不得越级行文。3、正确选择主送机关与抄送机关。4、坚持党政分开的原则。即党政机关应在各自的系统内发布文件。5、联合行文时，作者应是同级机关。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。6、行文之前必须对有关问题协商一致。其目的是为了维护政令一致。7、严格控制公文数量，简化行文手续。即机关行文应注重实效，坚持少而精的原则。上、下级各业务主管部门尽量直接对口行文。第二章 公文写作一、草拟公文应遵循哪些基本原则?草拟公文应遵循六条基本原则：一是符合国家的法律、法规及其它有关规定，如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明；二是情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；三是公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权与主送机关的行文关系确定；四是拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；五是人名、地名、引文准确；六是应当使用国家法定计量单位。 二、公文写作的程序1、写作前准备：(1)明确要求：(2)确立主题；(3)选择文种；(4)收集资料；(5)选择表达方式。2、撰拟文稿。(2)安排结构；(3)拟写提纲；(3)撰写文稿。3、审核修改。三、选择文种的依据公文文种主要根据下列依据进行选择：1、国家关于公文处理法规中有关文种的规定；2、发文者与受文者之间的工作关系；3、制发机关的职责地位；4、行文目的。四、公文开头(导语)的主要形式1、文体制发根据和目的；2、概述制发背景3、揭示全文主题4、阐明基本观点；5、以提问的方式写明公文的结论；6、表明批准、批转或转发执行的态度；7、表明贺意、谢意、敬意。五、公文结尾(结语)形式1、使用专用词语、总结全文；2、概括与深化主题；3、再次强调行文目的或陈述具体要求；4、发出号召，提出希望要求；5、说明公文生效、施行时间或宣布原公文废止以及处罚措施等有关事项。六、书写文稿的要求1、撰拟文稿应用具有规范格式的发文稿纸。2、文字、图形、符号均应写在图文区内。3、使用碳素墨水、蓝黑墨水、墨汁等，原则上不使用圆珠笔和铅笔。4、对人名、地名、时间、数字、引文必须准确具体。5、引用公文须先引标题，后引发文字号。6、日期应写具体的年、月、日并使用国家法定计量单位。7、结构层次序数依次为一、(一)、1(1)。8、文内使用简称一般应先用全称，并注明简称。9、公文数字，除成文时间、部分结构序数和作为词素的数字必须使用汉字外，都应使用阿拉伯数字。 七、规范性文件的特点： 1文件所针对问题具有普通性。 2文件内容具有强制性。 3生效程序严格。 4语言运用规范。 5效用上具有独立性。 八、条例、规定、办法的结构 1标题。一般由内容加文种构成，必要时可在文种前加暂行、试行、实施、补充等限定词。 2发布或通过或生效日期。标注于标题之下用圆括号括入。 3正文。(1)总则，阐明制定目的、依据、适用范围，有关定义、主管部门。(2)-分则，阐明具体的规范内容(3)附则，阐明施行程序与方式、施行日期、有关说明事项。 九、规范性文件的写作要求 1维护文件的高度一致性。 2维护文件的高度严密性。 3维护文件的条理性。 4维护文件的简明性。 5维护文件的稳定性。 6维护文件的连续性。 十、命令(令)的适用范围命令(令)用于国务院发布行政法规；国务院及其各部门、省、自治区、直辖市人民政府以及省、自治区政府发布规章；国务院及其各部门，县级以下(含县)人民政府采取重大行政性强制措施、奖惩有关人员、撤销下级机关不适当的决定。 十一、命令(令)的特点及结构。 1特点：(1)具有法定的强制力(2)限定发布权限。(3)限定内容 2结构：命令(令)的总体结构由标题、正文、发布机关名称、发布日期、印章或领导人签章五部分构成。标题由发文机关、内容和文种构成，根据不同的内容性质命令、令、嘉奖令、特赦令、通令等。 十二、命令(令)的分类与各类令的撰写要点 1发布令。用于发布行政法规与规章，赋予所发布的法规、规章以立即生效并予以施行的法定效力。 2行政令。用于采取重大强制性行政措施，实施行政领导和指导。 3任免令。用于发布任免事项。一般以令的名称颁布。 4嘉奖令。用于嘉奖有关人员。 5惩戒令。用于惩戒有关人员或撤销下级机关不适当的决定和命令(令)。 十三、决定的特点与结构 决定是国家行政机关用于重大事项或重要行动作出安排时使用的具有规定性与决策性的公文，决定有三大特点：即规定性、指导性、稳定性。 结构一般由标题、成文时间、主送机关、正文、制发机关几大部分组成。 十四、决定的写作要求 1决定的内容要求合法并符合实际。 2决定的结构必须合理，文字必须精炼。 十五、决定的分类与各类决定的撰写要点 1对重要事项(事件)作出处理或安排的决定。撰写这类决定，要求主题集中，重点突出；根据充分、事实准确；观点明确、入情入理；词语概括、简要。 2对重大行动作出安排的决定。撰写这类决定，首先要讲清形势；其次要具体清楚地阐明重大行动的方针政策、原则、措施和步骤；最后要求层次分明，词语严谨、庄重，词义明确，语气肯定。 3规定重要管理原则、办法的决定。撰写这种决定，一般按条款形式安排内容，重点写明应当做什么和怎样做，词语概括庄重，准确有力，语气坚决肯定。 十六、指示的适用范围和特点 指示用于布置工作，阐明工作活动的指导原则，是上级领导机关制发的指导性公文。有如下特点： 1法定作者广泛，不限定制发范围。2具有强制约束作用。 3内容广泛、具体 十七、指示的结构与写作要求 指示的结构由标题、主送机关、正文、制发机关名称和成文时间构成。 指示的写作要求是： 1有明确的政策依据和法规依据。 2从实际出发，具有明确的针对性。 3指示的内容要求明确具体，即工作原则明确政策界限清楚，措施与方法具体；文字表述简明易懂，条理清晰。 十八、通告的适用范围及其特点 通告，用于在一定范围内公布需要各机关、团体、企事业单位广大人民群众需要遵守或周知的有关维护社会主义国家秩序，加强经济建设与行政管理的政策、措施与行为规范或其他需要引起警觉与注意的事项。具有两大特点：一是具有知照性与约束力，二是具有专业性。 十九、通告的结构与写作要求 通告的总体结构由标题、正文、发布机关名称与成文日期构成。其写作要求有三： 1 内容明确具体. 2 分条列项表述,用语简明易懂 3 勿滥制发通告,维护其严肃性. 二十、通知的适用范围和特点（讲） 通知，是机关常用的公文，主要用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文；要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。 其特点为： 1应用广泛，使用频率高。一是不受内容轻重繁简的限制；二是通知的作者广泛。 2内容单纯，行文简便。 3具有执行性。通知多用于下行文。 二十一、通知的写法（讲） 1指示性通知。写作时，要求明确交代制发通知的政策依据、法规依据及行文目的，并说明需布置的工作任务与执行要求。在写作上与指示的区别是，一般不用命令和告诫的语气。 2知照性通知。在写作时要求将说明的事项简要而周密地原原本本交待清楚，不必予以议论评价和阐发意义。 3转发公文的通知。有两种写作方法：(1)以简要的文字写明所转发公文的制发机关、标题与转发机关的原则要求。(2)结合实际工作情况，对受文单位提出如何贯彻执行的指示性意见。4批转公文的通知。在撰写时，也有两种方法： (1)对批转的公文表明态度或作出评价与简要批示。 (2)在表明态度之后，还要针对批转公文的内容，作进一步的阐述与论证，指出意义、执行重点与执行要求以及注意事项等。 5发布规章的通知。在写作时一般需要说明印发的意义和施行的要求，用以履行发布生效的程序。 6会议通知。在撰写时一般有三种形式： (1)人数较少的一般性会议、只需简要写明会议的名称、目的、时间、地点、与会人员、准备事项即可。 (2)内容比较复杂、日期较长、与会人员较多的会议，要写清楚名称、期限、报到时间、地点、与会范围、差旅费报销方、准备事项与注意事项、入场凭证、联系单位、联系人、联系电话号码等。 (3)对于十分隆重的会议，在会议通知之后，还应附上会议日程安排和有关证件。 7任免与聘用干部的通知。在撰写时，需以简要文字分条列项写明任免的机关(会议)、日期与被任免、聘用人员的姓名与职务。 二十二、通报的特点及结构（讲） 通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。其特点为： 1具有教育性质。 2通过事实与数据来表达作者的观点和意图。 3具有较强的时效性。 其结构为： 1标题。由发文机关、事由、文种三部分构成。 2主送机关。(有时可以省略) 3正文。开头写明批评或表彰对象的基本情况；中心部分写明需批评或表彰的事实；结尾部分写明批评或表彰的决定，同时提出希望、要求。若情况通报则写明针对情况所提出的对策。 4通报的日期 二十三、通报的写作要求（讲） 1内容必须典型。 2材料必须真实 3应使用说明与叙述的表达方式，叙事平实具体，分析入情入理。其中：表彰性通报，重在把事迹写深写细；批评性通报除要求平实准确之外，还要注意不良影响；情况通报，应写明通报的情况，应采取的对策和希望与要求。 二十四、报告的适用范围及特点（讲） 报告，是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议及答复上级机关的询问的使用的陈述性公文。根据内容可分为工作报告、调查报告、答复询问的报告。其特点如下： 1使用普遍，适用面广。 2报告不需要批复。 3报告一般使用叙述的体裁。 二十五、工作报告的写作要求 1宜采用概括叙述的表达方式。避免逻列具体事实与数字。 2重点突出，中心明确。 3报告的内容应具有信息价值。 4点面结合。 5实事求是。 6不能夹带请求事项 二十六、调查报告正文的写法及要求 1写法： (1)开头部分。说明调查工作的基本情况；概述调查对象的情况；以议论、提问的方式揭示全文主题。 (2)主体部分。按内容分列若干问题或若干方面，分别叙述；按时间顺序或工作发展阶段安排层次；按照对比的方式安排层次；综合两种方式安排层次。即纵横结合式。 (3)结尾分。以简要的文字概括全文，进一步点明主题；展示前，寄托希望，发出号召；对报告内容作必要的说明；不写结语，让报告自行结束。 2写作要求：(1)深入地进行调查研究。(2)在调查研究中提炼正确的主题(3)必须真实而准确地反映事物的本来面目。(4)文字表述要求灵活、生动。 二十七、答复询问的报告的写作要求（讲） 答复询问的报告，是下级机关答复上级机关询问时使用的文种，写作要求如下： 1在开头处照应有关询问的内容和来文日期。 2内容集中。有针对性地回答上级机关询问的问题。 3内容准确。不夸大成绩，不掩饰过失。 4用语简明、得体、分寸适宜。 二十八、请示的特点与结构（讲） 请示，属于下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性公文。其特点如下： 1是一种使用比较广泛的上行文。 2属于要求领导机关必须予以回复的公文。3内容属于本机关职权范围内无权处理或难以处理的问题或事项。 4表达方式上采用叙述和说明，忌用议论。 请示由标题、主送机关、正文、附件标记、制发机关名称与成文时间五大部分组成。 二十九、请示的写作要求（讲） 1观点明确，申请的理由与事项清楚具体。 2层次清楚，文字表述明确具体。 3主题集中，一文一事。 4正确选择主送机关，不要多头主送。 5文字表述简明、简体。例如：关于成立中共鄂尔多斯电力冶金股份有限公司委员会的请示（鄂电冶司字200489号） 三十、批复的特点及写作要求（讲） 1特点：(1)权威性。(2)被动性。(3)针对性。 2写作要求：(1)行文前认真地进行调查 (2)批复的意见应明确、具体可行。 (3)批复的内容必须围绕请示的事项逐一答复。 三十一、批复的结构（讲） 批复的总体结构由标题、主送机关、正文、制发机关与成文时间四大部分构成。 1 标题。标题要写明发文机关、内容和文种，与其它公文的不同在于，批复一般在标题中标明作者对所请示问题的态度。 2主送机关。批复的主送机关与请示的发文机关对应。 3正文。开头部分写明来文(请示)的日期和内容。中心部分写明批复的内容。结尾部分，用专用语结束全文。 三十二、函的特点结构（讲） 函，指公函，用于平行或不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。函具有以下等点： 1灵活简便 2种类多、使用的频率高。 3具有公文的法定效用。 函的结构包括标题、主送机关、正文、发文机关与成文时间几大部分 1标题通常写明发文机关、内容与文种。 2主送机关是对函负办理或答复责任的机关。 3正文一般包括三部分内容：(1)制发函的根据与理由。(2)商洽或询问(答复)以及请求批准具体事项。(3)结尾。 三十三、函的写作要求（讲）1以简要的文字、将需商洽、询问(答复)、申请、知照的事项(问题)明确、具体地交待清楚。 2用语谦和，讲究礼节。 3函是正式公文的文种，必须行文郑重。一切按正式公文的格式进行。 三十四、函的分类与各类的撰写要点（讲） 函按内容可分三大类： 1商洽公务的函。这种函在写作时先写制发函的根据或理由，而后陈述需要商洽的具体事项。最后提出予以复函或予以尽决办理的具体要求。例如：致棋盘井人民政府的函（鄂电冶函20053号） 2询问或答复问题的函。即问函或复函，前者要求集中询问一个问题，方便对方尽快答复。复函要求针对来函内容给予确切答复。先明确表明意见，然后说明理由或提出具体的处理的办。例如：致内蒙古蒙西经济技术开发区管理委员会规划建设局的函（鄂电冶函20052号） 3请求批准的函。用于向平行或不相隶属的主管机关请求批准有关事项。撰写时，要求理由充分，事项明确清楚。并在最后提出具体要求。 三十五、会议纪要的特点（讲） 会议纪要，用于记载和传达会议情况与要求有关单位共执行的议定事项。是机关贯彻会议主要精神与议定事项的重要依据，也是检查议定事项执行情况的凭据。它的特点是： 1会议纪要制成于会议后期或会议结束之后。 2会议纪要具有一定的约束力，要求与会单位或下属单位予以遵守或执行。 3具有知照性、参考性、规定性、协议性、指导性等多种性质。 4会议纪要的结构由标题、成文时间、正文三大部分构成。成文时间一般标注于标题的正下方，外加圆括号。 三十六、会议纪要的分类及其正文的定法（讲） 会议纪要，可以为例会、专题性业务会议、座谈会、现场会以及布置全面工作的会议的纪要。其正文可分为三大部分： 1会议的基本情况。各类会议纪要的写法分别是：专题性大型会议适合用归纳叙述法。例会适合用分条列项法。座谈会可在分述发言内容之前，概括介绍有关基本情况。 2会议讲座与决定的事项。专题会概括成若干层次，按小标题分项叙述。座谈会先按逻辑关系分列问题，再按发言顺序分别叙述。例会按会议讨论的顺序整理纪要。 3写明会议的希望，要求或号召。 三十七、会议纪要的写作要求 1要求真实、准确。写成后应提请会主持人审核与签发，重要会议的纪要，应经与会者讨论认可。 2要求突出重点，简明精炼。 3要求层次分明，条理清楚。第三章公文处理一、公文处理的任务 1广义的公文处理，是指对公文的撰制、传递处理和管理，它是使公文得以形成并产生实际效用的全部活动，管理是机关实现其职能的重要形式。 2公文处理具体包括：公文的撰写、制作、处理、传递、保管、提供利用，以及对公文处理的监督控制和组织管理。 3公文处理的6个具体任务是： (1)拟写与制作公文。(拟稿、会商、审核、签发、缮印、校对、用印或管理签署) (2)传递公文。(按公文性质与时限要求按多种方式传递给收受公文的机关) (3)办理公文。(对收文予以执行、办理或撰拟新的公文件出答复、批转或转发的处理) (4)处置办毕公文。(对已办理完毕的公文采取立卷归档、清退、销毁与暂存等方法进行处置 (5)管理公文。(指对公文的平时分类保管和提供查阅) (6)对公文撰制办理的组织管理监督控制。 二、公文处理的六大基本原则 1法制原则。要求公文处理过程中坚决依照法律法规和各种规章办事。 2质量原则。公文处理各环节应权责清楚，赏罚分明。 3明效原则。应要求及时、快捷地处理公文。 4保密原则。要求安全可靠地传递、处理与管理公文。 5精简原则。提倡一切从实际、加强调查研究，反对形式方义和文牍主义。 6集中统一原则。要求对机关与其下属机关的公文处理实行统一领导与指导，防止各行其是，放任自流。 三、收文处理程序（举例） 收文处理是指来自本机关外部的公文在本机关的处置与管理活动。是收受公文并从中提取有关信息，处理有关公务的过程，是收文机关履行其法定职能，使公文产生实际效用的过程。1、签收。指对公文的鉴别、清点、核对、检查与履行签注手续并接受公文的活。2、收文登记。指