20120530行政、人事管理员工作细则.doc

行政、人事管理员工作细则依据公司理制度和本岗位职责，为便于本岗位履职有据，促进各项工作有效完成和为管理与考核提供依据，特制订本细则：一、行政工作指引1、负责接收公司各部门、各管属公司和机关、单位来文（函），登记、流转、传达、跟踪落实公司各部门、各管属公司呈报的需公司各部门、公司领导核批的合同、协议、人事任免文件等；1.1 接到公司各部门、各管属公司或机关、单位来文（函）后应认真阅读来文（函）内容；根据公司规定，如需转公司相关部门办理或公司领导核批的应及时填写来文（函）呈报表，并在来文（函）呈报表中批注来文（函）主要事项和转哪个部门或公司领导核办，转呈文后负责督促相关部门或公司领导按公司办文规定的时限完成审（核）批工作，经公司有权审批人批示后负责传达、跟踪落实和归档；1.2 相关来文（函）如需复文（函）的应配合职能部门（公司）拟好复文（函）稿，经公司有权核准人审核后负责发文，跟踪落实和归档；1.3管属公司来文（函）应核对相关资料是否符合公司规定，如不符合规定的应及时知会对应部门补充资料并负责敦促落实，经核对符合公司规定的应依据规定呈报相关领导审批，经核准后如需使用印章的负责到印章管理员处盖章并负责分发、转送、复印、扫描存档等。以上工作以文（函）流转呈报及时，不因本岗位催促办文（函）不力造成公司损失或影响，发文正确不因本岗位拟（订）发文把关不严造成公司损失或影响，印章使用符合公司规章各项工作落实及时、归档完整为考核标准。2、负责公司（含管属公司）证照、资质证书的申报、年检、变更、换证、注销等工作：2.1日常中应注重收集、查阅政府相关规定和通知，确保公司各类证照、资质证书的年检、换证在政府规定时间内完成；不因履职不力造成超时年检、超时换证（如政府部门对证照的年检、换证有政策变化的应做出解决方案并呈报公司领导，经公司领导批准后负责相关落实工作，本项工作以保证公司各类证照年检、换证有效持续使用为考核标准）；2.2依据公司决定的要求及时做好各类证照、资质证书的变更、注册或申办，如政府部门规定公司拟申办的证照有特殊条件规定的，应做出解决方案呈报公司领导决定。如领导决定（批准）的负责申办等相关落实工作。以上工作以及时申报提出有效解决方案和完成申办为考核标准。3、会议场所的安排、会议材料的传达、会议纪要的整理、送审与传达3.1依据公司规定提醒相关领导召开定期工作会议，完成领导布置组织临时会议工作。接到公司领导决定召开会议通知时，应向领导询问清楚会议时间、会议地点、会议内容、参会人员和会前需要准备的材料等。然后按要求布置会场、准备及分发会议材料、通知参会人员、做好后勤保障安排等；3.2负责做好会议记录并在会后两天内完成会议纪要整理，会议纪要呈报、修改、分发、归档和会议决定事项检查落实。以上工作以及时提醒领导，准确通知会议时间、地点、会议内容、会前材料准备、会议材料发分、会议后勤保障、会议记录和会议纪要完整及会议决定事项检查落实情况为考核标准。4、公司网站和文化园地制作、更新、企业文化活动方案呈报、活动组织工作4.1不定期将公司新项目、领导活动、企业文化、好人好事等正面新闻消息更新到网站和文化园地，加强文化建设，积极宣传推广公司形像；4.2依据公司规定结合公司效益做好企业文化活动方案，经公司批准后负责组织落实工作。以上工作以及时收集宣传材料和更新网站、文化园地、网站维护到位、运行正常，文化园地形像无损坏、文化活动方案恰当、活动安全为考核标准。5、协助总办负责人贯彻国家法规和公司规章制度执行推进和监察工作：应自觉学习、收集国家法规和公司规章制度，在日常工作中应主动宣传、讲解公司规章，引导全员遵规守法，推进各岗位（各部门）执行公司规章和国家法规，适时对执行公司规章进行评估、监察，对不遵守规章等行为应及时纠正并向总办负责人或公司领导提出惩处建议。本项工作以有效推进公司管理制度执行为考核标准。6、协助总办负责人做好公司办公区域、宿舍秩序、办公设备、宿舍设施管理工作：6.1在办公区域发现其他人员大声喧哗或纠纷时应主动调解和阻止，对调解或阻止无效的，应向公司规章提出惩处建议；6.2应适时抽查宿舍是否有外来人员住宿，如有的应按公司规定予以阻止和提出惩处建议；6.3日常中应抽查办公设备、设施、宿舍设备、设施的使用是否正常（合规），对不正常、不合规使用应予以阻止和按公司规章提出惩处建议。以上工作以不严重影响公司员工工作、设施、设备不因人为管理不到位造成损坏或遗失，宿舍无外来人员居住3天以上（含3天）/月为考核标准。7、协助总办负责人或公司领导起草和修改各项管理制度、各类文函、通知。7.1应主动依据政策变化和公司管理需要对公司现行制度提出修（订）方案和参与制度修（订）工作；7.2在日常工作中应注重收集（听取）员工意见；积极向公司领导提出合理化建议。以上工作以主动参与性、善学性、科学性、提出合理化建议的针对性、可行性为考核标准。二、人力资源工作指引1、公司员工招聘、入职、转正、辞（离）职办理工作1.1依据公司经营管理的需要和日常工作检查情况，积极向总办负责人和公司领导提出利于提升公司经营发展目标并使之实现所需的人力资源配备方案和有效提升人力资源积极性、创造性工作的薪酬和绩效考核方案；1.2加强学习，深入了解熟知公司各部门的工作职能、岗位工作内容和上岗要求。依据公司各部门人力资源配制并结合日常工作考核，为部门配备德才兼备的人力资源；1.3加强学习熟知各管属公司的经营特点和人力资源现状，为管属公司实现经营与发展目标选聘德才兼备的人力资源；1.4在人力资源招聘信息发布前做好招聘岗位的岗位职责、工作细则和相关招聘标准、薪酬、福利标准后发布招聘信息，收集后应与任职部门负责人商确，甄选出符合公司要求的人员，并会同用人部门负责人做好面试工作。对面试合格经公司批准聘任的，按公司规定办理相关入职手续，安排办公设备、办公用品、宿舍等和岗前培训、入职转介等工作；以上工作以准备充分招聘及时和做好办公用品、宿舍供给、岗前培训为考核标准。2、依入职审批要求和劳动合同约定或任职文件有试用期的,负责在试用期满前20天与试用期人员约谈和与任职部门（公司）负责人沟通，如符合转正条件的通知当事人（如对工作能胜任且对公司文化等认同的应向公司提出书面转证申请）；并依据申请负责按公司规定办理转正或离职递交及手续办理工作。本项工作以按时准确完成相关工作为考核标准。3、办理员工就业登记、居住证、计划生育、社保、住房公积金、人事立户，积分入户、调干和应届毕业生的接收工作。本项工作以办理及时无对员工或公司产生损失为考核标准。4、经公司批准离职的员工，应做好公物、工作、欠款移交（结算）和工资核算工作，若该员工离职未完整交回公物或欠款给公司造成损失的由本岗位负责赔偿。5、负责公司员工（不含副总级以上人员）的考勤工作，需依据公司规定公正真实的做好考勤和统计及申报工作（即：当月考勤应于下月10日前完成统计，并于下月15日前将员工考核表、考勤统计表递报相关领导审（核）批后交计财部）；6、应依据公司规章和管理要求协助总办负责人或公司领导督促各部门负责人按时提交岗前岗中培训方案，经批准后负责组织培训和考核工作；三、档案管理工作指引1、行政档案1.1重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；1.2政府相关部门发来的与公司有关的通知、文件、批复等及管属公司呈报的申请（报告）等材料；1.3公司对外（对内）的正式发文和有关单位来文函的文书；1.4公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录（纪要）、统计报表及简报等。2、人事档案员工在公司工作期间,公司为每一名员工建立个人档案。包括以下材料:员工入职审批表、劳动合同、担保书、就职承诺书、员工家庭情况登记表；需缴验劳动手册、失业证、计生证、身份证、户口薄、学历证明、无犯罪记录证明验原件留复印件及扫描件；3、管属公司移交集团保管的档案依据集团公司、各管属公司管理制度的规定，应向集团移交和保管的相关档案。（具体见集团制度、各管属公司制度及集团文件或会议纪要要求）。本项工作以符合集团制度、各管属公司制度和集团文件或会议纪要要求完整完成工作为考核标准。四、后勤保障工作指引1、办用用品、办公设备的申购和管理工作1.1根据公司各部门、各管属公司的采购申请，制订采购计划；购置办公用品（含茶烟酒）应注意价格、质量的比较，采购完成后将物品入库保管，再根据公司各部门、各管属公司的采购申请发放，并在次月3日前分类汇总各部门（公司）申购、领用统计表递交计财部；1.2根据各部门办公设备的使用情况定期安排专业人员进行保养、维修等工作。以上工作以物资采购符合公司审（核）批管理，价格、质量有效管控保管安全有秩，发放合理，办公设备日常使用检查到位，损失责任介分明确，保养、维修成本适当和不因设备维修不及时影响工作正常开展为考核标准。2、对办公场所员工宿舍的清洁卫生应不定期检查和管理，办公场所非办公时间不定期检查，发现员工违反办公场所、员工宿舍管理规定的应向公司领导提出惩处建议；本项工作以卫生状况良好、办公场所不因管理不到位造成被盗为考核标准。3、根据公司宿舍实际情况做好宿舍安排和管理；3.1应依据公司人力资源情况结合公司宿舍数量等合理安排好宿舍分配和管理。4、联系签单酒楼，拟定签单酒楼和公司有权