中小企业项目外来文件管理细则.doc

中小企业项目外来文件管理细则1 目的为明确项目施工涉及到的外来文件的管理，保证其保密性和有效性，特制定本标准。2 范围 本标准规定了外来文件的领取、下发、借阅、收缴、回收后处理等工作内容。本标准适用于项目施工外来文件的管理，包括：顾客提供的标准、技术文件、设计图纸、设计资料的管理。3 职责和权限3.1 技术质量部。3.1.1 负责对工程所用外来文件的监控。3.1.2 负责常用标准图的管理。3.2 项目部3.2.1 负责本项目外来文件的现场领取、发放、归档和回收工作。3.2.2 负责按标准规定整理竣工图。3.2.3 负责竣工后收回全部施工图纸和资料。3.3 工程供方负责领取、发放、回收和合理使用外来文件。4 活动描述4.1 外来文件的管理流程（见附图）4.2 采用外来文件时，需经文件对口管理部门负责人批准后方可使用。4.3 外来文件的领取与发放4.3.1 项目部设资料工程师，工程供方设资料员，负责外来文件的领取、保存与发放工作。4.3.2 项目部资料工程师，要及时到建设（监理）单位或其它发放单位领取图纸、资料等外来文件，办理领取手续。4.3.3 项目部资料工程师要将文件编号标识，根据文件主管负责人审批的发放范围填写文件发放（领用）台帐，及时将有关文件分发给相关单位和人员。 4.3.4 工程供方资料员要及时到项目部领取文件，并按本公司文件主管负责人审批确定的发放范围填写文件发放（领用）台帐，及时将有关文件分发给作业队和相关人员。 4.3.5 资料工程师和资料员均应建立相应的施工图纸、设计资料等外来文件收发台帐，领取、发放手续健全，有收发登记台帐。任何人不得擅自扩大发放范围。4.3.6 初步设计（或扩初设计）、技术设计、外文资料等原稿等，属非下发设计资料，应保留在项目部，以便查阅。4.3.7 项目部和工程供方均要提供良好的保管条件，确保妥善文件。4.4 文件的更改4.4.1 公司技术质量部要及时清理或更换过期标准图，核查标准图版本的有效性。 4.4.2 对顾客提供的图纸、设计资料等要及时申请评审，如：设计图纸会审，文件编制单位要以书面形式对原文件进行更改、修订并下发“文件更改通知单”。4.4.3 项目部资料工程师，工程供方资料员，按原文件“文件发放（领用）台帐”的名单发放“文件更改通知单”。4.5 借阅4.5.1 项目部资料室存查的施工图纸和非下发的设计资料，不得外借；若需要查阅，须经项目经理审批后，只能在项目部内查阅。 4.5.2 允许借阅的图纸、资料等外来文件必须办理借阅、审批手续。借阅的图纸、资料必须及时归还，到期催促不还者，按“4.6”有关条款规定进行处理。借阅人并应做好保密工作，不得擅自扩大知悉范围。4.5.3 借阅或查阅机密级以上的施工图纸、设计资料等外来文件，应经公司保密委员会批准。4.6 收缴4.6.1 在工程交工（工业装置化工试车结束）后一个月内，项目部资料工程师应负责将领用的全部施工图纸(包括领取成套图纸之前收到的零散图纸)收回，工程供方领用的图纸由资料员负责收回，上缴至项目部。4.6.2 施工图纸丢失，应由当事人按实际情况写出丢失报告，经当事人所在单位主管领导签署意见，报项目部，由项目部视其情节处以罚款或建议公司予以行政纪律处分。标准图不按时交回或丢失的，由公司技术质量部按标准图原价的15倍对其予以罚款。4.6.3 在工程交工（或工业装置化工试车结束）三个月后，仍未交回施工图纸，则要对当事人扣罚滞交金，从当事人工资中一次扣清，四个月不交按丢失处理。4.7 回收施工图纸、设计资料处理4.7.1 对需要更换或作废的以及工程竣工的图纸、技术文件应及时回收处理。4.7.2 收缴后的施工图纸及设计资料，经项目部有关领导审查，有保留价值的单独登记造册，移交公司经理（党委）办公室（档案室）。4.7.3 建设单位希望保留的施工图纸和设计图纸资料，应登记造册，移交建设单位。4.7.4 上述两条款（4.7.2和4.7.3）以外的施工图纸、设计资料，亦应登记造册，经公司保密委员会审查批准，按指定的方式和地点销毁。4.7.5 原施工图纸、设计资料台帐，封存入库，机密以上的收发台帐，经公司保密委员会审查后，封存入库。台帐超过三年以上，经保密委员会批