会计工作规范K3操作及账务处理.doc

会计工作规范（K3操作及账务处理）企业的财务管理工作，从表面上看千头万绪，其实内部都有一定的规律。我们就按商品从采购、入库到销售、收款的全过程，对其中涉及到的账务处理及财务人员在金蝶K3系统中的操作逐一进行说明。一、 采购发票“库存商品”科目下设除“库存商品”子目外，另设四个子目，即：运输费、包装费、镀锌费、加工费。这些进货时发生的运输费、包装费、镀锌费、加工费等，要按金额分摊到库存商品的进货成本当中。账务处理为：借：库存商品-库存商品（运费、包装费、镀锌费、加工费）贷：现金（银行存款、应付账款）1、采购进货A、涉及到供应厂商的采购发票。在进行账务处理之前，我们要将发票进行简单整理，并对下列几项进行检查：a、是否有收货人及库长签字；b、是否有入库章；c、是否有标价人签字。对上述事项检查完毕后，可对发票按供应商名称进行整理，以避免装口袋时的重复劳动，然后便可生成凭证：操作：进入k3系统 物流管理存货核算凭证处理 按单生成凭证采购发票生成汇总凭证，会计分录如下：借：库存商品库存商品贷：应付账款一般*供应商注：如果涉及到厂家保证金时用会计科目“应付账款保证金”，一般情况下都是用“应付账款一般”如果在进货过程中涉及到费用分摊的，生成以下会计分录： 借：库存商品-库存商品-运费分摊-加工费分摊-镀锌费分摊-包装费分摊贷：应付账款一般*供应商B、 涉及到内部调货的采购发票。除对“A”中所提到的几项进行检查外，要对票据进行整理：a、按分公司名称分开；b、同一分公司按日期分开（根据收款章的颜色）；c、计算出合计数并在摘要中写明对方票据日期，生成会计分录： 借：库存商品-库存商品贷：内部应付账款*分公司2、 采购结算 A、当时进货，当时结账。须生成两个分录：1) 根据采购发票，生成分录(具体步骤前面已述)： 借：库存商品库存商品贷：应付账款一般 *供应商2) 根据付款单，生成分录（付款单要先进行核销后再生成凭证）操作：进入k3系统 财务会计应付款管理凭证处理凭证生成 付款单（如是退款则选择退款单）借：应付账款一般 *供应商贷：现金（银行存款）贷：营业外收入少付及少收（抹零头时用）B、除当时结账以外的其他结账方式。 在应付款系统中，已经挂了该供应商的应付款项，需要采购主办到会计处取欠条，生成付款单。按付款单生成凭证，会计分录如下（操作同上）： 借：应付账款一般 *供应商 贷：现金/银行存款3、价格标错时的处理为保证公司库存商品成本的准确性，并基于K3软件内部数据计算的要求，在采购人员标错进货价格时，业务、财务须做如下处理：1) 结算员给厂家结账时，凡是涉及到单价调整的（少量折扣除外），须及时制作“其它应付单”，以调整应付账款金额（可能是正数，也可能是负数）；另外须根据调价的商品明细规格及时制作“成本调整单”，调整商品的入库成本，单据上须标明上调或下调的原因。这两张单据均由结算员打印、签字后转财务人员作账务处理；2) 财务人员接到单据后，根据“其它应付单”、“成本调整单”分别进行账务处理：a) 根据“其它应付单”进行的账务处理（单价下调时红数，上调时蓝数）：操作：进入k3系统财务会计应付款管理凭证处理凭证生成 其他应付单，分录如下：借:分公司往来*分公司 贷：应付账款一般 *供应商 b) 根据“成本调整单”进行的账务处理：操作：进入k3系统 物流管理存货核算凭证处理按单生成凭证 成本调整单生成凭证，分录如下：借：库存商品其它 贷：分公司往来 *分公司 3) 如供应厂商对我公司库存进行下调时的账务处理，做“付款单”，生成会计分录（操作步骤同付款）： 借：应付账款一般 *供应商贷：应收返利供应商借：应收返利供应商 贷：营业外收入-厂家返利4) 如价格并没有标错的只是抹去零头的，无须做其它应付单及成本调整单，直接在付款单上做折扣处理，入“营业外收入”的“少付及少收”明细科目。根据付款单生成凭证，会计分录为（操作步骤同付款）： 借：应付账款- *供应商 贷：营业外收入-少付及少收二、 日报表的账务处理（收账）1、分公司日报表的账务处理：其实，从某种意义上说，我们财务一天的工作是从收账开始的，总公司对各分公司的结账时间实行统一管理（次日早上5点），按照工作流程，早上8点上班，收银员便会交来前天的销售日报表，我们便开始了一天的工作。销售日报表是具有鑫方盛特色的“原始凭证”，既简单、明了，又清晰、直观，由收银员负责汇总填写，对票员核对，财务监督复核，做为当天销售相关账务处理的原始凭证。日报表审核完毕后，按日报表的先后顺序进行账务处理。第一、首先生成总的销售部分。操作：进入K3系统存货核算凭证处理按单生成凭证 销售发票（分别按客户代码或销售部门进行过滤） 生成凭证 会计分录如下： 一组销售：借：应收账款一般（部门）*客户 贷：商品销售收入注：市场拓展部及钢材区的销售用会计科目：“应收账款部门”，分公司自己的销售都是用“一般”二级科目。内部调货及内部自用：借：内部应收账款-*分公司 贷：内部调货收入见条付货：（账务处理同已收款配送）联营（轴承）：无论联营厂家对客户是否为赊欠，我公司均视同现销处理，不挂应收。钢材区：（账务处理同配送流程）市场部销售：（账务处理同一组销售） 需要说明的是，K3系统默认的销售方式是“赊销”，所以销售发票都必须通过“应收账款（或内部或配送）”进行过渡。第二、当天现金和支票收入操作：进入k3系统财务会计应收款管理凭证处理凭证生成 选择单据类型选择结算方式生成凭证，分录如下：借：现金/银行存款 贷：应收账款（内部应收账款）*客户(分公司) 第三、收应收现金、支票。在过滤条件中选择结算方式为“收应收现金或收应收支票”，生成分录：借：现金（银行存款） 贷：应收账款-*客户 收内部应收账款及配送应收款与上述步骤相同。第四、预收现金、支票。单据类型选择“预收单”，生成分录：借：现金（银行存款） 贷：预收账款-*客户 配送预收账款与上述步骤相同。第五、支票返现金。支票返现金需生成两条分录，用“预收账款”科目进行过渡。选择过滤条件“收款单”，结算方式选择“返现金”，生成分录：借：银行存款 贷：预收账款-*客户选择“退款单”，结算方式选择“返现金”，生成分录：借：预收账款-*客户 贷：现金 第六、日报表多收、少收。在总账系统中直接录入，分录如下：借：现金（多收蓝数，少收红数） 贷：营业外收入少收或少付（多收蓝数，少收红数）第七、如有向外出租柜台和厂商联营的，要在“应付款管理”中新增“其他应付单”，根据其他应付单生成凭证，分录如下：借：现金/银行存款 贷：应付账款*供应商 2、配送中心日报表的账务处理第一、与分公司日报表相同，收入合计部分按销售部门进行过滤，分别作账： 借：配送内部应收账款分公司应收*客户 贷：配送商品销售收入 同时，分公司已收款部分，须转销至分公司：操作：进入K3系统 财务会计应收款管理结算应收款转销选择过滤条件，进行转销操作（转销后系统会自动生成一个其他应收单，将其他应收单审核，生成分录）：借：配送内部应收账款分公司已收*分公司 贷：配送内部应收账款分公司应收-*客户 配送中心本公司的销售则按照分公司日报表账务处理程序进行处理。 第二、当天的现金或支票收入: 操作同分公司日报表,但分录有所不同,为: 借:现金/银行账款 贷:配送内部应收账款分公司已收*客户 配送中心本公司的现销则按照分公司日报表账务处理程序进行处理。 第三、收应收现金、支票： 账务处理方式同分公司日报表,但分录有所不同,为:借:现金/银行账款 贷:配送内部应收账款分公司应收 *客户 或：配送内部应收账款分公司已收 *分公司配送中心本公司的收应收则按照分公司日报表账务处理程序进行处理。 第四、内部调货及少收多收部分同分公司日报表账务处理方式。 3、配送转条时配送中心和分公司的相关操作：A、 应收款配送： 配送中心： 如需要将客户配送应收单转到分公司时，作转销处理（方法同上）： 借：配送内部应收账款分公司应收*分公司 贷：配送内部应收账款分公司应收*客户 注：如涉及到客户退货则单独写转条或注明转条中含退货金额是多少。 分公司： 收银台根据客户所交的配送销售清单制作“其他应收单”，金额与配送销售清单一致，会计根据收银台所制作的“其他应收单”作账务处理，会计分录如下： 借：应收账款一般*客户 贷：分公司往来*分公司 配送中心转回应收单时，会计分录如下： 借：分公司往来*分公司 贷：配送内部应付账款*分公司 如果转回退货应收单，则由会计同时作一张其他应收单负数及一张其他应付单负数，会计分录如下 借：应收账款一般*客户 （负数） 贷：分公司往来*分公司（负数） 借：分公司往来*分公司 （负数） 贷：配送内部应付账款*分公司（负数）B、已收款配送： 配送中心： 配送中心发生已收款配送业务时，会计人员根据配送日报表的已收款部分，直接作账即可（账务处理方法在前面部分已述）。 如发生退货，在配送中心退款与在分公司退款账务处理又有所区别： 配送中心退款，直接冲减分公司配送收入即可： 借：配送内部应收账款*客户（负数） 贷：配送销售收入（负数） 借：现金 （负数） 贷：配送内部应收账款*客户（负数） 分公司退款： 配送中心会计需将客户的配送退货清单及时传递至分公司会计，此时的账务处理方式同应收款配送，会计分录如下：根据配送日报表作：借：配送内部应收账款*客户（负数） 贷：配送商品销售收入 （负数）收到分公司转条确认联时，作转销至分公司：借：配送内部应收账款*分公司（负数） 贷：配送内部应收账款*客户（负数） 分公司： 配送时： 根据收银台所作的预收单，作会计分录如下： 借：现金（银行存款） 贷：配送预收账款*分公司 发生退货，从分公司取款时： 借：配送预收账款*分公司 贷：分公司往来*分公司 贷：分公司往来*分公司（负数） 贷：现金三、 内部转条由于我们的客户资源是共享的，所以有可能这个客户既在本公司购货又到其他分公司购货，但月底结账时，客户要求将其他分公司的欠款一块转过来，集中起来结账。这就涉及到我们的内部转账。我们可以按转账的类型把它分为三类：1、应收账款的转账2、应付账款的转账3、其他转账（如因人员调动产生的合同违约金、工作服押金、其他应收款的转账、固定资产转移等），下面就这三种类型分别进行说明。1、应收账款的转账。A、从本公司转到其他分公司(转出)操作：进入K3系统财务会计应收账款管理结算应收账款转销 选择过滤条件，进行转销操作（转销后系统会自动生成一个其他应收单，将其他应收单审核，生成分录）：借：内部应收账款*分公司 贷：应收账款*客户B 、由其他分公司转到本公司（转进）需要在两个模块中核算：1、应收款管理模块2、应付款管理模块操作： 1） 进入K3 系统财务会计应收账款管理其他应收单新增，（根据其他应收单生成凭证），分录如下：借：应收账款*客户 贷：分公司往来*分公司2） 进入K系统财务会计应付款管理其他应付单新增，根据其他应付单生成分录：贷：分公司往来（红数） 贷：内部应付账款*分公司、应付账款的转条 A、从本公司转到其他分公司(转出)操作：进入K3系统 财务会计应付账款管理结算应付账款转销 选择过滤条件，进行转销操作（转销后系统会自动生成一个其他应付单，将其他应付单审核，生成分录）：贷：应付账款*供应商（红数） 贷：内部应付账款-*分公司B 、由其他分公司转到本公司（转进）需要在两个模块中核算：1、应收款管理模块2、应付款管理模块操作：1） 进入K3 系统财务会计应收账款管理其他应收单新增，（根据其他应收单生成凭证），分录如下：借：内部应收账款*分公司 贷：分公司往来*分公司2） 进入K系统财务会计应付款管理其他应付单新增，根据其他应付单生成分录：贷：分公司往来*分公司（红数） 贷：应付账款*供应商、其他转账 （像固定资产、合同违约金等）比如本公司员工因工作需要调离本公司，调到其他分公司工作，那么，我们要将该员工的合同违约金、工作服押金等转到现工作单位去，如果该员工在调离时还有其他应收账款，那么，连同其他应收账款也要一块转过去。a.、转出分公司操作：进入K3系统财务会计应付款管理其他应付单新增，（核算项目名称选择转入分公司，根据其他应付单），生成凭证，分录如下： 借：其他应付款-*员工 贷：内部应付账款-*分公司b、 转入分公司操作：进入K3系统财务会计应收款管理其他应收单新增（核算项目名称选择转出分公司），根据“其他应收单“，生成凭证，分录如下： 借：内部应收账款- *分公司 贷：其他应付款-*员工如果调离的员工有其他应收款的，那么，转出分公司做“其他应收单”，分录如下： 借：内部应收账款-* 分公司 贷：其他应收款-*员工转入分公司做“其他应付单”，分录如下： 借：其他应收款-*员工 贷：内部应付账款-*分公司四、 还预收账款 操作：进入K3系统 财务会计应收款管理退款单新增，（根据退款单生成凭证）：借:分公司往来-*分公司 贷：现金（银行存款）生成凭证后，到应收系统-结算-“预收款冲应收款”中进行核销操作：进入K3系统财务会计应收款管理凭证处理凭证生成选择单据类型：借：预收账款-*客户贷：分公司往来- *分公司五、 应收冲应付 无论是分公司之间还是我们的客户，都会发生彼此互欠款现象，在结账时都只结余款即可，此时可进行应收冲应付处理： 操作：进入K3系统-财务会计-应收款管理-结算- 应收冲应付-选择过滤条件，进行核销操作（核销后在凭证处理中选择“应收冲应付”进行账务处理，会计分录如下： 借：应付账款（内部应付账款） -*供应商 贷：应收账款（内部应收账款） -*客户 应付款管理中的“应付冲应收”与应收款管理中的“应收冲应付”的作用及操作方法相同。须注意的是，在系统中作“应收冲应付”操作时，先查一下所冲销的供应商和客户哪个的单据较多，如果客户的单据多，那么则从“应付款管理”中的“应付冲应收”进行处理，反之，则从“应收冲应付”中处理，以免影响操作速度。六、 经营费用 经营费用下设13个二级科目，实行三级核算，直接在总账系统中录入。会计分录为： 借：经营费用-各明细 贷：现金（银行存款）七、 营业外收入 营业外收入下设12个子目，下面逐一说明：1） 废品收入: 直接在总账系统中录入，不得核算报废商品变卖收入；2） 银行利息: 直接在总账系统中录入；3） 少收及少付:日报表少收及多收在总账中录入，其他的在进货结算中生成；4） 柜台费: 主要指收联营厂家的柜台费（包括税额），在总账系统中直接录入；5） 厂家返利: 如返的是现金，直接在总账中录入，如返的是商品，需走正常的入库手续，制作付款单，结算方式选择“其他”，生成凭证，在摘要中注明“返利”，分录如下： 借：应付账款-*供应商贷：营业外收入-厂家返利（*供应商）6） 员工罚款: 直接在总账系统中录入；7） 盘盈盘亏: 库房在对库存商品进行盘点时，对盘点结果制出盘盈、盘亏单，报总公司审批后，即可进行账务处理:操作：进入K3系统-物流管理 存货核算凭证处理按单生成凭证 选择“盘盈、盘亏单，生成凭证，分录如下：借：库存商品（盘盈蓝数，盘亏红数） 贷：营业外收入-盘盈盘亏8） 赠亏收入:核算赠品收入、实进虚出（如亏吨）收入；软件操作同上，只不过选择的单据是“其它出库单”或“其它入库单”。9） 配件维修：核算配件维修专用；A、业务手续a) 维修配件采购及入库手续与一般商品相同，由库房统一管理；b) 维修员领用时，到开票处开内部自用票，客户名称开“维修自用”，交收银员盖章后，到库房领取配件；c) 客户领货时，到开票处开销售小票，客户名称开“*客户”或“批发客户”，商品开“维修费”；d) 其中如果由于产品质量问题，免费维修的，在开维修自用票时必须现金交款，然后按照正常手续到财务室报账。B、账务处理a) 维修员开的自用票在日报表上内部应收账款中体现。借：内部应收账款-维修自用 贷：内部商品收入b) 如我公司委托第三方维修的，报销劳务费时的账务处理为：借：营业外收入-配件维修 贷：现金（银行存款）c) 给客户开的销售小票，以销售收入体现：借：现金（银行存款） 贷：商品销售收入-（维修）d) 月底时，财务将维修自用做收款单，结算方式选“其他”，摘要中注明“*月份配件维修转营业外收入”字样，将“内部应收账款”转入“营业外收入”借：内部应收账款-维修自用（红数） 贷：营业外收入-维修自用（红数）e) 月底将维修费从“商品销售收入”转入“营业外收入”借：商品销售收入-维修费 贷：营业外收入-配件维修10）未退押金：指员工离司时未退的各种押金，直接在总账系统中录入；11）厂家索赔及罚款：包括因质量不合格向厂家索赔及厂家在公司发名片罚款等；12）其他：除上述11项之外的非正常业务收入，主要包括：(1) 收联营厂家营业员的住宿费(2) 顾客退货时收取的折旧费(3) 顾客损坏商品的赔款 (4) 收取厂家的花篮款(5) 抓到小偷收取的罚款 (6) 捡拾到的现金(7) 员工购买考勤卡款 (8) 卖赔商品之后的赔款 (9) 因刷卡错误的赔款(10) 客户不要的退货款 八、 期末处理 在一个期间结束转向下一个期间时，首先需要对本期间未处理完的单据进行处理，然后进行应收、应付、总账系统的结账，并进行成本结转。在结账时须注意，先查询一下本期间有无未处理完的单据，查明原因，及时进行处理，并核对一下应收、应付系统的明细账余额是否与总账明细账余额相符，如不符及时查明原因，进行处理，然后才能进行应收、应付、总账系统的期末结账。在生成库存结转的凭证之前，先要在仓存管理中打印出“收发单据汇总表”，作为结转成本的依据。操作：1、 进入K3系统物流管理仓存管理报表分析收发单据汇总表 选择过滤条件（单据类型选择“销售出库单”、“销售退回入库单”）。2、 进入K3系统物流管理存货核算凭证处理按单生成凭证 选择“销售出库单”，生成凭证，分录如下：借：商品销售成本 贷：库存商品-库存商品 选择“销售出库单”，生成凭证，分录如下：借：商品销售成本（红数） 贷：库存商品-库存商品(红数)九、 其它操作说明： 1、 在总账系统中可进行费用、营业外收入、固定资产增加与减少、在建工程、内部往来、应付返利、应付工资、其它应付款等凭证的直接录入工作；2、 注意区别财务做账时，什么时候须录入单据，凭单据生成凭证；3、 分公司往来科目的应用:1) “分公司往来”科目只是一个过渡性科目没有实际意义；2) 在配送流程中，“分公司往来”科目余额必须与“应收款配送”中客户联未返回分公司的配送销售清单金额相加为“0”；3) “分公司往来”可以在下列情况下使用：a. 配