35餐饮部物资采购管理规定.docx

餐饮部物资采购管理规定文件编号JW/A-B-35编 制审 核批 准罗斌杰发布日期2012.6.24实施日期2012.7.1版 次第一版1、总则 1.1、为规范采购行为和程序，降低采购成本，确保各项原材料、货品等物资的供应，加强物资采购的监督管理，特制定本规定。1.2、本规定是餐饮部采购管理行为的基本规范。1.3、采购人员应当根据市场信息做到比质、比价采购；大宗物资的采购，具备招标条件的，应实行招标采购。2、采购原则 2.1、审核批准。原则上，未经审批的物资不予采购。 2.2、先进先出原则。监督仓库管理和使用部门按照先进先出原则使用物资。 2.3、本地采购。在价格与质量相当条件下，以本地采购为主以降低运输成本。 2.4、银行结算原则。对长期与大额度的货品，应通过签订合同与银行结算的方式。2.5、比质比价原则，在采购过程中，严格执行同类的供应商比质量，同质量的货品比价格，同样的价格比信誉，择优确定供应商。 2.7、试用原则。采购物资应尽量在使用后采购。3、 物资采购管理 3.1采购方式 3.1.1、对于用量大、消耗快、周转频繁的原材料，选择供货商送货的方式。3.1.2、对于使用频率低，不容易集中采购的货品可由采购人员自购。 3.1.3、对于一些特殊的原材料需由外地发货，按计划定期申购。3.2、供货商的确定3.2.1、初选供货商。要深入细致的进行市场考察，要从所在城市找出三家以上有代表性的供货商，进行综合考察，在考察中要重点了解供货商的实力、专业化程度、货物来源、价格、质量及其目前的供货状况。 3.2.2、试用供货商。对于同类商品找出两家同时供货，重点从质量、价格、服务三方面来进行比较尝试。 3.2.3、确定合格供货商。在使用两个月的基础上，由餐饮部组织人员进行评审，确定的合格供方必须具备如下条件：a)、采购食品（包括食品成品、原料及食品添加剂、食品容器和包装材料、食品用工具和设备），要按照国家有关规定向供方索取生产经营资质（许可证）和产品的检验合格证明，同时按照相关食品安全标准进行核查。 b)、所索取的检验合格证明由单位食品安全管理人员妥善保存，以备查验。 c)、腐败变质、掺杂掺假、发霉生虫、有害有毒、质量不新鲜的食品及原料以及无产地、无厂名、无生产日期和保质期或标志不清、超过保质期限的食品不得采购。 d)、无食品卫生许可证或食品生产许可证、食品流通许可证的食品生产经营者供应的食品不得采购。 e)、采购乳制品、肉制品、水产制品、食用油、调味品、酒类饮料、冷食制品、食品添加剂以及食品药品监督管理部门规定应当索证的其他食品等，均应严格索证索票。生肉、禽类应索取兽医部门的检疫合格证，进口食品及其原料应索取口岸监督部门出具的建议合格证书。3.2.4、签定供货合同。确定合格供货商后，由餐饮部与合格供货商签定供货合同，合同的期限不得超过一年3.2.5、合格供货商的更换与续用。在合作的过程中，如发现供货商有不履行合同的行为，在合同期满前，由餐饮部组织人员评审决定是否更换、续用。3.3、市场调查：为充分跟踪市场价格动态，降低物资成本，增强议价能力和水平，公司组织相关人员进行定期市场调查。 3.3.1、公司经营责任人、财务人员、采购人员、厨师长每月不少于两次进行市场调查。调查后需有调查记录，写明调查人员、调查时间、地点及调查结果，由全体人员签字后交财务管理部门存档。 3.3.2、调查时间、地点的选择。调查项目的周期一般为15天，以批发市场早市开市期间为调查区间，注意避开雨雪天等极端天气的当日或次日。市场的调查以供货商所在的市场为准。3.3.3、调查的方法和程序。调查组应遵循先蔬菜、鲜货、后干杂调料、粮油、酒水的原则，单项货品的调查不应低于三家。调查中要坚持集中调查的原则，调查时应实行看、闻、摸等方式，必要时可进行采样。对被调查的商品要详细的了解产地、规格、品种、生产日期、保质期等。在询价后要进行讨价还价，切记只记录买方一口价。 3.3.4、零星物品的市场调查由管理者代表或委托他人（采购人员除外）实施。3.4定价原则：3.4.1、对合格供货商所供物品的定价，在市场调查的基础上，每半月制定一次，零星物品的采购价格不定期进行。 3.4.2、定价程序。由餐饮部负责人同采购人员一起根据市场调查的结果与供货商讨价还价后予以确认，并由餐饮部经理、采购人员签字以书面形式告知仓管、财务执行。 3.4.3、价格管理原则。对于供货价格实行最高限价制，根据不同的货品，其最高限价范围如下： a）、干杂、调料、粮油等执行价格不得高于市场批发价格的6%。 b）、低值易耗品的价格不得高于市场零售价的平均数。c）、零星物品的价格不得高于市场零售价的5%。 d）、鱼类、肉类、鲜货价格不得高于市场批发价格的4%。 e）、蔬菜平均在一元以下者，其执行价格不得高于市场批发价格的15%;价格在一元以上者，其定价不得高于市场批发价的10%。3.4.4、春节、国庆等节假日期间以及灾害性天气持续时间较长的月份，由于供货价格波动太大，其定价原则可适当放宽。3.5、申购程序 3.5.1、自购鲜活海鲜或零星物品类 a）、对于经常性项目的采购，应由餐饮部每周固定时间定期报计划，经管理者代表审批后，交由采购人员办理。b）、需临时采购的物品由所需部门填写申购单，经部门负责人签字确认、财务负责人审核、管理者代表审批后方可办理，申购单一式叁份。写明所需物品的品种、数量、规格等。c）、零星物品的申购时间原则上不得超过两天。需要急购的物品由总经理在申购单写明，限时购买。 d）、采购人员根据申购单所列物品，与使用部门有关人员共同采购，非管理者代表批准，采购员不得单独外出采购。3.5.2、合格供货商送货类a)、需求部门填写申购物品清单，由部门负责人签字确认后，交采购人员办理。b)、库管人员应随时检查库存，当存货降到最低存货点时，库管人员应以电话或书面形式通知供货商送货。c)、新进酒水、物料由餐饮部经理和采购人员签字以书面形式通知库管，不需填写申购单。d)、只有仓管人员可以电话形式或书面形式按申购单上的要求通知供货商送货，其他人员非管理者代表批准不得擅自通知送货。 3.6、审批流程与权限3.6.1、对于单项（批次）物品价格低于2000元（含2000元），按照以下流程和权限进行审批： 餐饮部提出申购并询价管理者代表审批。3.6.2、对于单项（批次）物品价格高于2000元的，按照以下流程和权限进行审批： 餐饮部提出申购、询价餐饮部经理经理审批管理者代表审批。3.7、采购数量的确定：为提高经济效益，降低成本，减少资金占用，应根据最优经济库存、按单采购的原则来实现采购库存数量与满足实际使用的平衡，从而确定日常的采购数量3.7.1、鲜货、蔬菜、水果货类：a)、此类原料实行每日采购，一般要求供货商送货。b)、用上述原材料的部门每日营业结束前，根据存货、营业状况、储存条件及送货时间，提出次日的采购数量3.7.2、可储存物品（干杂、调料、燃料、粮油、烟、酒水酒、物料、低值易耗品等）类a)、此类物品的采购数量应综合考虑经济批量、采购周期、资金周转、储存条件等因数，根据最低库存量和最高库存量而定。最高库存量不得超过15天的用量，最低不得低于一天的用量。 b)、库存量的计算公式： 最低库存量每日需用量*发货天数最高库存量每日需用量*15 4、 货物的验收：4.1、验收的质量标准 根据订货的样板，按质按量对发票验收4.2、验收的数量标准 根据采购人员收取的当日采购申请单上写明的数量进行验收，数量差异应控制在申购数量的上下10%左右。 4.3、验收人员 采购人员、仓管人员、领用部门负责人三方共同验收。仓管人员主要清点数量和重量，领用部门负责人主要把握食品和物品的质量。4.4、验收时间 新鲜肉菜每日上午8:009:00；其它物资货品随到随验。 4.5、验收程序:4.5.1、无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收，然后需直拨的按手续直拨，需入库的按规定入库。 4.5.2、验收人员对采购的物品无论多少、大小等都要进行验收，并做到：a)、票与实物的名称、规格、型号、数量等不相符时不验收。b)、发票上的数量与实物数量不相符，但名称、规格、型号相符可按实际验收c)、验收员在验收食品时，要检查验收所购食品有无检验合格证明，无检验合格证明的不予验收。d)、对购进的食品原材料、油味料不新鲜