李---山西晶通汽车集团规范公文制度.doc

山西晶通汽车服务有限公司公文管理规定 为加强山西晶通汽车服务有限公司（以下简称集团公司）公文管理，统一行文规则，规范公文格式，理顺行文流程，提高公文管理的规范性、权威性、严肃性和办公效率，保障工作有序进行，根据公文管理的有关规定和公司实际，特制定本规定：1、 公司使用的公文种类集团公司常用公文种类为请示、报告、批复、通知、通报、决定、公函、会议纪要共八种。1、请示 请上级指示和批准用请示。2、报告 向上级汇报工作，反映情况或答复上级的询问用报告。3、批复 上级答复请示事项用批复。4、通知 要求下级办理或需要周知的事项，批转下级公文、或转发有关部门公文，发布规章制度，任免干部等用通知。5、通报 表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属单位知道的事项用通报。6、决定 对某些问题或重大行动做出安排，奖惩有关单位或人员用决定。7、公函 平等的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准用公函。8、会议纪要 用于记载、传达会议事项和主要精神，要求公司全体或有关部门共同遵守执行的用会议纪要。二、公文的格式和构成要素公文构成共划分为眉首、主体、版记三部分。（一）眉首部分： 眉首是公文首页红色线以上部分的各要素统称。眉首部分约占首页面积的三分之一，上行文要占首页二分之一。1、发文单位名称要用发文公司的全称。发文公司标识上边缘至版心上边缘，下行文为25cm，上行文为80cm。发文机关用红色宋体字（标题），字体大小根据名称长短以美观醒目为准。2、秘密等级和保密期限根据公文所载事项的秘密程度，确定公文的秘密等级。公司公文分绝密、机密和秘密三种，在公文第一行的右上角用四号黑体字标识，如果还要标识保密期限，标在秘密等级同排后，中间用五星隔开。3、紧急程度按紧急程度公文划为特急、急件和一般文件。一般文件不做标识，急件以上公文，将紧急程度标识于公文右上角，若同时标有秘密等级，标于密级下一行，用四号黑体字标识。4、发文字号由发文单位代字、年份和序号组成，使用小三号宋体字，年份要写在括号之内。5、分隔线眉首与正文用红色实线分隔，左右两端要与正文两端对齐。（二）主体部分：1、标题 标题内容包括发文公司、主题、事由、文种。在红色线下方空两行，用小二号小标宋体字，无论字数多少，一律居中。2、主送 公文主要收受公司全称，用四号仿宋体，在标题下空一行，顶左排列。公司发文主送对象一般为单位组织（如果只向总经理请示、汇报的情况下，主送对象也可以是总经理个人），集团公司以外个人、集团公司和本系统各区域、各公司内设部门负责人一律不得为主送对象。子公司或集团公司一律按辖属关系行文，不得越级行文。3、正文 正文在主送公司下一行，每段开头空二字。？字体字号4、附件 公文正件所附的材料名称及件数，是正文的补充或说明。在正文下一行用四号仿宋体标识“附件”，多份附件时，可用阿拉伯数字标序，后标明附件名称。5、成文日期 成文的年月日，也是文件生效的日期，以签发人在发文审批单中批准发文的签字日期为准。用汉字完整写于正文下三行但不与正文分页，确需分开的，必须在空白页面第一行左上角标注“（此页无正文）”，日期要居于右端顶头空出二个字，零写为“”。6、盖章 公司公文落款处不标明发文公司，只标发文时间，印章要端正地压盖在日期的正中处。司发文不论发文字号一律使用公司行政印章。各内设部门使用部门公文格式行文的，使用部门印章。7、页号 公文每一页都要标注页码，使用四号仿宋体标注于版心下一行，左右各放一条四号“”字线。单页码居于页面左空二格，双页码居于页面右空二格。（三）版记 1、主题词 由反映公文内容的规范化名词或名词性词组组成，按类别-类属-文种的顺序用四号黑体字标注于成文日期之下。2、抄送 抄送对象是需要了解公文内容但不需要办理或答复的机关单位或部门（可以抄送公司领导个人，其他人员一律不得抄送）。标注在主题词下一行，居左空一字用四号仿宋体标“抄送”，后标抄送单位，上下用等长等宽的细黑线分隔。3、发文单位、发文日期和印发份数 发文单位即为印发单位的办公室（我公司文件全部由人力资源行政部印发），发文日期即付印日期，三要素排列一排，位于抄送下行（无抄送的在主题词的下方），发文单位标注在左空一格处，发文日期居中，印发份数居右空一格，字体全部用四号仿宋体，数字用阿拉伯数字。4、拟稿人、核稿人、审稿人、签发人 拟稿人是起草公文的人员；核稿人是对公文进行审核的人员，一般由拟稿人所在部门的负责人担任；审稿人是公司分管该部门的领导（无此岗的可空缺）；签发人是对公文审阅核准并有权签字印发的公司负责人。四人名字依序平行排列于公文最后一行，一律使用四号仿宋体，名字最后一字距右边缘空一格。5、版记中各要素之间均加一条黑实线分隔。三、特殊公文格式1、会议纪要 会议纪要标识用“山西晶通 会议纪要”，眉首与正文用红实线分隔。会议纪要不编号、不加盖公章，由主持会议领导签字印发。若会议纪要需要下发或上报，则以通知、报告等正式公文类型行文，会议纪要作为附件附后。（不需要下面的吧？）2、信函信函的单位名称距页面上边缘3cm，正文上下各划一条红色文武线，字号独立编排，由公司字号年月日编号组成，年月日和编号用阿拉伯数字，年月日用“ ”号引住。四、部门公文格式为了简化公文流程，提高办事效率，公司特设置了部门公文格式（见附件6），用于部门内部上下级组织之间的一般性日常工作事项的请示、报告、申请、通知、通报、批复等。该公文格式是我公司特设的一种简化公文格式，公文中所涉及的工作事项不应当涉及其它部门工作（凡涉及到其它部门工作或秘级为秘密以上公文的，一律以正式公文格式行文）。发文单位为行文部门，其它“主送”等比照正式公文相关规定执行。部门公文不填写发文审批单，由相关领导在版记中签注。五、公文的印装1、用纸规格 公文一律用A4纸印刷。2、版面规格 版心距页面上下边缘35mm，距左右边缘26mm，正文用四号仿宋体，每行30个字，每页22行。3、装订规格 公文一律左边装订，要整齐、不掉页。六、行文规则和流程（一）司发公文行文规则和流程：1）按照领导指示，承办部门指定专人负责公文起草；拟稿人完成后填写“发文审批单”（见附件7），签字后将发文审批单贴到公文首页，提交部门负责人核稿。2）部门负责人核稿完成并在发文审批单上签字后，根据公文中涉及到的部门，将公文交会签部门负责人审阅。3）会签部门负责人若对公文内容有异议，提出修改意见，协商解决；若无异议，在发文审批单会签栏中签字认可后交拟稿部门。4）拟稿部门报呈分管领导审核，审核无误后签注意见（无分管领导或会议纪要公文不需要该步骤）。5）人力资源行政部负责人审核公文内容和履行的审批手续是否完备，无误后决定公文使用的字号并在行政部门意见栏内注明。6）提交有权签发人签字。7）公文经有权人签字同意印发后，人力资源行政部文员按相关规定进行编号、登记、排版、印刷、盖章、发文、存档。8）人力资源行政部保存两份纸质文档：一份为附有审批单的原始公文稿件，一份为盖章生效的正式文本。（二）部门公文行文规则和流程：1）由部门负责人指定人员拟稿。2）拟稿人完成后交部门负责人核稿。3）核稿后签字并报呈直管领导审阅，同意后在“批准”栏内签字。4）对领导批准的公文，人力资源行政部文员要编排文号并按照时间顺序填写部门发文登记簿和部门用印登记簿（见附件11、12），经部门负责人在登记簿上签字批准后，使用部门专用邮箱以电子邮件的形式发往主送部门的专用邮箱。七、收发公文规则（一）公司正式公文的收发规则和流程：1、公司所有公文（除秘级为秘密以上的公文和部门公文外），一律通过人力资源行政部专用邮箱用电子文本形式发往各受文单位人力资源行政部专用邮箱。2、秘级为秘密以上的公文要以纸质文件，通过加密快递或专人递送。3、各单位用于收发公文的邮箱只能在人力资源行政部确定一个专用邮箱（要报备集团公司），并由专人管理。其它邮箱和人员一律不得收发公司正式公文。4、发文单位发出紧急程度为急件以上公文后，要以电话的形式通知受文单位，得到收文确认，以免延误。5、各单位收发文一律由单位人力资源行政部统一管理，由专人负责登记收（发）文登记薄（见附件8、9）。6、人力资源行政部文员收到来文后要立即进行登记编号并第一时间交人力资源行政部负责人。7、人力资源行政部负责人根据公文内容批转给有关领导，由文员传递和检点。8、人力资源行政部文员要根据领导的批示登记督办登记簿（见附件10），并对公文的传阅、办理督办。9、督办工作和结果要列入考核范围。（二）部门公文的收发规则和流程：1、部门公文收发必须设立专用邮箱并指定专人负责管理（要向集团人力资源行政部和有关部门报备），其它邮箱和个人一律不得收发公文。2、收发文要登记部门收（发）文登记簿（见附件11、12），收到公文后要第一时间报部门负责人阅批（重要公文要同时报直管领导）。3、部门内勤按照部门负责人批注意见负责公文处理，并按时间节点要求对工作进展进行督办。部门公文是公司公文的重要组成部分