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工作分析与岗位说明书编写培训 人力资源部2020年1月7日 1 课程 什么是工作分析工作分析的意义工作分析的原则 方法工作分析当中应注意的问题 一 工作分析 二 岗位说明书的编写 什么是岗位说明书岗位说明书的内容岗位说明书的编写流程岗位说明书的编写原则岗位说明书的编写要求岗位说明书的管理 2 引例 有一天 某公司总经理发现会议室的窗户很脏 好象很久没有打扫过 便打电话将这件事告诉了行政后勤部负责人 该负责人立刻打电话告诉给事务科长 事务科长又打电话给公务班长 公务班长便派了两名员工 很快就将会议室的窗户擦干净 过了一段时间 同样的情况再次出现 出现这种现象的根本原因是什么 总经理越级指挥 组织层次太多 员工缺乏工作主动性 各部门 岗位职责不清 3 工作中的困惑 分工不明 缺乏合理的评价标准 岗位价值被低估 过多突发事件 职责不清 我们可能并不了解每个岗位的具体工作职责是什么 我们可能并不了解每个岗位具体的工作量有多少 我们可能并不了解到底需要什么样的员工 我们可能并不了解如何有效地考核员工的工作 我们可能并不了解如何去衡量各个岗位对企业贡献的大小 用人不当 4 一 工作分析 什么是工作分析工作分析的意义工作分析的基本内容工作分析的原则 方法工作分析当中应注意的问题 5 什么是工作分析 部门职责 公司使命 岗位职责 沟通与理解 层层分解 层层分解 在组织的内部存在着职责自上而下的层层分解管理者更期望在此基础上的自下而上的充分沟通 全面掌握和理解工作分析的过程体现着一个双向地充分沟通与理解的过程 工作分析是一个系统地收集和分析岗位信息的过程 通过一系列系统的 有效的方法对相关岗位进行研究 明确其工作任务和职责 与其它岗位的工作关系以及该岗位的任职资格等信息 工作分析 6 总经理 部门 部门 部门 岗位 岗位 岗位 岗位 岗位 岗位 在特定的组织中 在一定的时间和空间内 由一名或多名员工承担若干项任务 并具有一定的职务 责任和权限 岗位是构成组织的基本单元 岗位是员工工作职责和权限的统一 岗位 什么是岗位 7 工作分析对企业的战略落地和组织优化具有重要的作用 工作分析的意义 8 是一项基础管理工作 可以有力地支持全面的人力资源管理 工作分析 组织设计 人力资源规划 招聘与配置 绩效管理 薪酬管理 培训开发 组织架构设计工作设计与提高安全与健康标准化作业 人力资源需求与供给接班人计划 向应聘者进行工作介绍甄选录用标准人岗匹配 绩效考核指标的制订绩效考核标准与制定 岗位价值评价岗位分类薪酬体系设计 培训需求分析员工职业发展通道设计员工职业生涯咨询与指导 9 任职者的角度 管理者的角度 二者一致的认可 系统的工作分析还是一次很好的上下级沟通的机会 通过进行工作分析中任职者和其直接上级的有效沟通 将有助于建立管理者和任职者对岗位的共同理解 工作分析 工作分析的过程也能推动公司上下级之间加强对岗位内涵的理解 10 对岗不对人应该做 而不仅仅是目前正在做的是 归纳 而不是 简单的罗列 工作分析的基本原则 11 工作分析的基本内容 工作分析 工作要如何做行为导向分析 工作责任是什么责任导向分析 任职资格怎样个人导向分析 工作环境怎样条件导向分析 1 2 3 4 5 6 工作要做什么任务导向分析 工作结果是什么目的导向分析 12 工作分析由谁来做 工作分析 企业高层 人力资源部 员工直接主管 在岗员工 岗位分析专家 13 组织本身发生变化 业务发生变化 工作分析 工作分析什么时机做 14 工作分析活动的流程 组织结构图部门职责分配高层意见 收集岗位信息全面访谈其它可能的岗位信息收集方式整理职责分配分析 沟通与编制书面文件 岗位说明书管理者与任职者的一致理解为开展人力资源其他管理工作打下了坚实的基础 资源 计划阶段 设计阶段 信息收集 信息分析 结果表达 通常会经历下面5个阶段 过程 成果 15 观察法 观察法是通过工作分析人员对任职者正常工作的状况进行实地的观察 交流 操作 从而获取所需的工作信息的方法 优点 可以了解到广泛的信息取得的信息比较客观和正确 适用于体力工作者和事务性工作者 缺点 要求观察者有足够实际操作经验不适用于工作循环周期长的工作不能得到有关任职者资格要求的信息 特点 适用范围 工作分析的方法 16 优点 访谈法是国内运用比较广泛和成熟的一种方法能够适用于各层 各类的岗位分析的要求 尤其是对中高层管理岗位进行深度岗位分析效果最好的方法 有助于任职者完成对岗位的系统思考 总结和提炼信息来源直接 便于得到准确及时的信息 访谈法是通过工作分析人员对岗位任职者以及相关人员进行访谈 来收集岗位信息的方法 适用于中高层管理者和脑力工作者 缺点 比较费时对工作分析人员有较高的要求 特点 适用范围 访谈法 工作分析的方法 17 缺点 有时很难全部收回对于语言表达技巧不熟练的员工则受到限制对于不全面 不准确的信息需要有跟进措施需要注意不充分的回答或有意的错误陈述 调查问卷法是由工作分析人员事先拟定调查问卷 然后由任职者或其他岗位相关人员进行填写 以此来收集岗位信息的方法 优点 信息收集比较完整和系统适用范围较广比较经济可以个性化设计信息收集速度快 适用于脑力工作者 管理者或工作不确定因素较大的岗位 特点 适用范围 调查问卷法 工作分析的方法 18 适用于工作相对稳定的 重复性的岗位 工作日志法是通过任职者在规定的时限内 实时 准确记录工作活动的工作信息的收集方法 缺点 是源自任职者的单向信息获取方式 容易造成信息缺失 理解误差等系统性或操作性错误耗时长 组织比较困难后期信息处理量大 优点 原始工作信息的有效收集方法为其他职位分析方法提供支持 特点 适用范围 工作日志法 工作分析的方法 19 工作分析不是 关于人的事实罗列面面俱到主观臆断管理本身或管理的全部 工作分析而是 关于岗位的系统整理 归纳聚集重点客观分析精细管理的开始 工作分析是对岗位信息收收集 整理 系统整理 归纳 分析的过程 工作分析中应该注意的问题 20 防止任职者夸大自己工作的重要性分析岗位现实的情况和未来组织对岗位的要求 工作分析中应该注意的问题 21 工作分析的成果是岗位说明书 而岗位说明书是整个人力资源管理体系的重要基础 22 二 岗位说明书的编写 什么是岗位说明书岗位说明书的内容岗位说明书的编写流程岗位说明书的编写原则岗位说明书的编写要求岗位说明书的管理 23 在特定的组织中 在一定的时间和空间内 由一名或多名员工承担若干项任务 并具有一定的职务 责任和权限 岗位是构成组织的基本单元 岗位是员工工作职责和权限的统一 什么是岗位 24 岗位说明书能 岗位说明书是 什么是岗位说明书 岗位说明书是部门职责的细化结果 是公司战略目标细分到每一个员工的体现规定了员工的工作内容 职责 工作联系 岗位资格要求 岗位技能要求等 是工作的具体描述与规范 指导员工达成工作目标是经任职者与管理者讨论并同意 书面陈述岗位的目的 职责及任职资格等的管理文件 使根本不了解该岗位的人通过阅读岗位说明书 便可很快了解该岗位的特征 职责及胜任条件等情况 获得对该岗位比较清晰的认识提高管理人员的管理效率解除工作中遇到的困惑 我们了解每个岗位的具体工作职责我们了解每个岗位具体的工作量我们了解到底需要什么样的员工我们了解如何有效地考核员工的工作我们了解如何去衡量各个岗位对企业贡献的大小 25 26 岗位说明书 岗位基本情况 主要工作关系 主要工作权限 岗位培训要求 个性特征 岗位说明书的内容 27 岗位说明书的编写流程 通过讨论的形式 由员工与其直接主管对岗位说明书的内容达成一致 并交隔级上级审核 人力资源部审核岗位说明书 确保描述的准确性性 或进行规范化 员工撰写本岗位的岗位说明书初稿 人力资源部培训各级主管人员 使其了解制定岗位说明书的目的及方法 人力资源部组织各部门进行工作分析 通过调查问卷法 访谈法 观察法 等方式了解 收集岗位信息 1 2 3 4 5 经人力资源部审阅和修订 由员工和主管在岗位说明书上签字确认 6 28 岗位说明书的编写原则 坚持对事不对人的原则 坚持统一和规范的原则 坚持实事求是的原则 编写岗位说明书是以岗位为基准 针对岗位本身的要求进行编写 描述或说明 不能考虑或针对实际岗位所在员工的具体情况进行编写 编写岗位说明书要客观 真实和公正 防止人为夸大或缩小岗位元素 做到不增不减 编写岗位说明书对所需编写每一项内容元素要不遗不漏 并按照统一的要求 使用规范用语和标准进行编写 29 岗位说明书的编写要求 描述的是岗位本身的功能 作用及履行的职责可接受的 统一规范的书面岗位介绍全面而简洁的关于岗位信息的介绍并非详细的任务 程序或活动的清单并非填写个人的业绩和能力 30 本次岗位说明书编写模板 31 岗位基本情况 描述该岗位在工作绩效目标指标 主要工作职责 描述该岗位的总体信息与基本资料 主要工作权限 描述该岗位在工作中检查 考核的内容 工作绩效目标 描述胜任该岗位工作职责所应满足的条件 工作特征 此次岗位说明书模板共分为八大部分 主要工作内容 描述该岗位主要职责 工作检查 考核 描述该岗位开展工作所必需具备的相应的权限 描述该岗位的主要工作内容 任职资格 描述胜任该岗位工作职责所应满足的条件 32 第一部分 岗位基本情况 岗位名称 原则上以公司正式发文公布的岗位名称为依据 不得随意变换岗位名称 所属部门 部室 如市场部 办公室 公司办 行保部直接上级 部门副职的直接上级是部门正职 部门正职的直接上级是分管领导 部门内的人员的直接上级是部门正职 部室内的人员的直接上级是部室的负责人 直接下级 各部门的直接下级是部门副职及室的负责人 室内负责人直接下级是室内各岗位岗位工资类别 填写 薪酬制度 岗位工资系数区间表中的岗位类别岗位核心职责 本岗位所涉及的职责模块 是岗位职责的概述可晋升的岗位 暂可不填写 33 第二部分 主要工作职责及工作内容 主要工作职责项建议在10项以内 反映该岗位的主要工作任务及范围 岗位的工作职责来自该岗位所在部门的部门职能的分解 对于工作职责的内容描述 可以根据情况进行分类描述 即对应一项主要工作职责的概述可以有多项内容描述主要的工作职责应无重叠和遗漏 每一项职责都是没有时限的 临时性工作不列入工作职责 工作职责应描述岗位工作内容的基本事实 而非对之进行评价或提出主观要求 确定主要职责的原则 34 主要工作职责 填写方法 动词 名词宾语 进一步描述工作任务的词语 某办公室主任 经分析为文秘管理 档案管理 日常行政管理 部门管理四大块 对于还有的工作不好归类的时 可用其它表示 例如 文秘管理 组织拟定并审核本公司各种公文 报告 会议文件提出意见 批准后督导实施 流程方式 例如 部门管理 根据公司战略发展规划 输入 制定部门年度工作计划 输出 经总经理审核实施 确保部门各项职责及工作任务的落实 句子结构 举例 主要工作职责 填写方法应该将本岗位职责的几个模块分类出来 即应该做哪几个方面的事情 然后对每块事情进行描述 描述时尽量用流程的方式进行描述 尽量讲清楚每件事情的输入和输出 35 编写工作职责要使用规范化的动词 避免采用模糊化动词如 负责 管理 等 以明确权责 避免歧义 负责成本管理 如果是部门经理 应为 负责组织成本核算工作 如果是从事具体工作的员工 应为 承担生产成本核算工作 例如 36 依据 时间要求 动词谓语 宾语 解释性短语 每年元月组织制定部门年度培训计划 并确保培训计划得到有效实施 依据公司及周边社会治安情况及工作需要 制定或修订公司有关治安保卫管理制度 经公司办主任批准后实施 并监督检查其执行情况 依据 根据 一般完成工作所依据的法律法规及相关规定 公司管理文件时间要求 指工作完成的目标时间及工作频次要求 如 每年元月 每天3次 等谓语 行为动词 措词准确 体现责任承担程度和职责完成方式宾语 动词内容 体现动词的作用 即干什么 为谁等解释性短语 核心目标 工作职责的最终成果是什么 主要工作内容与工作职责是相对应关系 工作内容是对某项职责如何履行的具体说明 主要工作内容 填写方法 句子结构 说明 举例 含义 工作内容要体现 有时间性的 有目标或输出记录的 可被检查或衡量的 37 范例 2 9按要求做出预算 2 9根据上年度实际费用 每年3月份完成本部门费用预算及分解 报总经理审批后监控执行 确保费用预算合理 保证费用不超支 38 某公司人力资源部经理岗位的工作职责 岗位职责模块 39 权重 工作要求 相关方 的填写方法 权重 根据工作的重要性 而非工作数量或者需花费的时间 确定权重 工作权重由上级确定 权重 的设置一般情况下最小值为5或5的倍数关系 工作要求 可以理解为每项工作内容的最终目标或工作结果要求或本项工作结果输出 相关方 外部联系 政府部门 行业协会 合作公司或客户 内部联系 指完成本岗位工作职责 需要与内部其它部门或机构建立的日常联系 偶尔或非常规的不必列出 偶尔或非常规的不必列出 40 第三部分 主要工作权限 主要工作权限是指根据该岗位的设置目的和主要工作职责 组织赋予该岗位的决策范围 决策层次和控制力度 主要工作权限分为三类 业务类 财务类及人事类主要工作权限的填写句式结构为 对 有 权 举例 对管理制度 计划 提案 有审核权 注意 对权限描述不能只是简单写到建议权 监督权 而没有具体点明是什么建议权 监督权 41 主要的职权有以下几类 监控权 提案权 审核权 审批权 考核权 任免权 奖惩权 建议权 提出或编制管理方案 制度 计划等 权 对管理方案 制度 计划等 的科学性 可行性进行审议 修订甚至否定权 审核批准确500元以下标准的办公用品的购置 对管理方案 制度 计划等 执行过程进行监督和调控 并根据需要采取相应措施的权力 根据公司绩效考核政策 实施对直接下级的绩效考评 对公司内部人员去留问题的决定权 根据考核结果及相关规定 履行奖罚权 对部门人员的职务晋升有建议权 42 中高层员工 基层员工 业务类 对 制度或者计划 有建议权 提案权 对 部门内提案 有审核权 并对其执行情况有监控权 对 部门内提案 有审批权 并对其执行情况有监控权 对 制度或者计划 财务预算 人力资源制度执行状况 有监控权 财务类 在授权范围内对预算使用 费用报销有审核权或审批权 人事类 对部门员工 或者直属下级 有考核权 并对其人事任免 薪酬调整 职位调整有建议权和提案权注 对于总经理及副总 其人事类权限的对象是直属下级对于部门经理 其人事类权限的对象是部门员工 业务类 其中 对于基层员工对 工作改进和相关工作方案 有建议权 提案权 其中 对于基层管理人员对业务范围之内的提案有审核权 对业务范围内的工作计划或工作方案有监控权 43 第四部分 工作绩效目标及考核 完成公司或部门下达到本岗位的工作目标指标 履行本岗位职责程度及完成工作内容的结果 根据公司的绩效考核办法 根据本岗位工作绩效目标指标进行考核 可直接填写到表格中 44 第五部分 工作检查 考核 填写检查考核的频度 每半年 按本岗位职责及工作内容与要求进行检查考核 按部门分解到本岗位的年度工作目标指标进行检查考核 检查结果的处理可填写 1 未履行本岗位工作职责 未按工作要求完成工作内容 按相关规定处罚 2 因工作失误造成的重大损失 根据损失情况给予经济处罚 引咎辞职或解除聘用关系 3 工作成绩显著或在某方面做出特殊贡献 根据情况由办公室主任填写奖励申请单 报总经理批准给予相应奖励 45 第六部分 工作特征 工作特征指该岗位在工作中的时间要求 所使用的设备及所处的环境等 时间要求 指工作的时间要求 是否需要经常出差 是否需要上夜班等情况 举例 需经常出差工作设备 指该岗位在工作中需经常接触的设备 如电脑 传真机 音响器材等 工作环境 指该岗位在工作中所处的环境 是在室内还是室外 是否需要在高温 高湿度 高噪音等环境下工作 是否需要接触有害气体或物质等 46 第七部分 任职资格 注意 本项内容是针对岗位的要求 而非目前任职者本人的情况这部分内容一般由任职者的直接上级编写 或者由公司统一规定 任职资格分对任职资历 知识 技能 能力 素质作出要求 47 学历 专业 工作经验 性别及从业资格 填写方法 2 专业满足本岗位任职条件的专业类别或具体专业名称专业名称要求按国家统一规范的专业名称填写 1 学历指胜任本岗位工作的最低学历要求填写格式 博士 硕士 本科 大专 技校 职高或中专 高中 初中 4 性别填写格式 男性 女性 或 男女不限 3 工作经验句式 具有 年 工作经验 举例 具有3年以上设备维修维护管理工作经验一般工作经验 社会工作经验相关工作经验 与岗位相关的工作经验专业工作经验 专业工作经验管理工作经验 从事管理工作的工作经验 5 资格证书指胜任本岗位所必须持有的资格证书 如 会计证 报关证 人力资源管理师 48 专业技能 的填写要求 6 专业技能指为完成本职工作所要求具备专业技能 填写格式 程度词汇 专业技能 程度词汇从高到底分别为 精通 熟练掌握 熟悉 了解例如 熟练掌握网络技能 精通英语听说读写技能 技能的编写可参考下表 49 工作能力 素质 填写要求 7 工作能力 素质 填写能力要求指本岗位在日常管理工作中所应该具备处理工作事务的相关工作能力填写格式 具备 程度词汇 能力