第五章 工作分析的方法.ppt

第一章工作分析概述第二章工作分析的历史与发展第三章工作设计第四讲工作分析的内容与组织第五章工作分析的方法第六章任务分析第七章人员分析第八章工作分析质量鉴定第九章工作分析实践中的问题与对策 第五章工作分析的方法 本章内容第一节观察法第二节工作日志法第三节主管人员分析法第四节文献分析法第五节访谈法第六节问卷法 工作分析的方法 通用方法以人为基础的方法以工作为基础的方法传统方法 访谈法观察法文献分析法主题专家会议法非定量问卷法工作日志法 工作元素分析法职位分析问卷法管理职位分析问卷工作诊断调查法工作成分清单基础特质分析系统 功能性职位分析法关键事件法工作 任务清单管理职位功能清单 时间研究法动作研究法标杆工作法工作负荷法 搜集工作分析信息的方法 概述 访谈法 问卷法 观察法 现场工作日记 日志法 由谁来搜集工作分析信息 实际承担工作的人员 直接上级主管 人力资源管理专家 常用的工作分析方法 第一节观察法 定义 运用感觉器官或其他工具观察员工的工作过程 行为 内容 特点 性质 工具 环境等 并用文字或图表形式记录下来 然后进行分析总结适用范围 一些变化少而动作性强的工作 不宜用于脑力劳动承凡高的工作 适用于工作相对稳定 标准化程度较高 工作周期较短的工作利弊 侧重于发现工作的外在特征 表现体力 环境的要求 不利于管理 专业职位分析 缺乏工作相对价值的信息 对观察者的观察能力依赖性强 被观察者姓名 日期 观察者姓名 观察时间 工作类型 工作部门 观察内容 1 何时开始正式工作上午 下午 2 休息时间上午 下午 3 上午完成工作量 下午完成工作量 4 室内温度 工作噪音 5 所需原材料 6 与同事沟通时间 7 次品件数 现场观察提纲 宾馆服务员工作观察 任职者的姓名 时间 工作职位 观察者的姓名 部门 页数 调整弹簧床垫使之与床座一线使床垫的衬垫居中 以使其不溢出床垫在床上铺最低一层的床单横过床的顶部把床单塞进床垫下把两角折成直角铺盖单 单正面朝下 床头床单毛边与床垫下缘平齐将毛毯甩向床 再将毛毯拉回 使其与床头距离为5cm床尾床单 毛毯的多余部分塞入床垫下 在两床角处折成直角人立床头 床单加折毛毯上 再连同毛毯回折25cm将两边床单 毛毯塞入床垫 侧面平撑 毯面平而无皱 将枕套平铺于床上将枕心对折塞于枕套内 将枕芯口两角整平上下枕头均衡叠放于床头居中位置走到床尾 将床罩放到床上手持床罩尾部 将床罩甩向床头将床罩回拉 下缘与地毯3cm 两角垂直 两下垂部分均等将床头床罩盖没枕头 将多余部分塞入两枕头中间折出一条枕线 平整枕头 使外形均匀整理罩面 使之平整床罩床头部齐床缘 不露白边 宾馆服务员工作观察 观察法 学员现场演习 每对人相互注视对方30秒钟 把各自的观察写出来 共五条 内容 观察到的现象以及推断的结论例如 现象 戴眼镜结论 有学问现象 身体很健壮结论 经常锻炼身体现象 说话有礼貌结论 很有教养 交换每个人写的内容 常用的工作分析方法 使用观察法进行工作分析的程序 第一步 准备阶段1 收集现有文件资料 组织结构图 员工手册 旧的职位说明书等 对工作形成总体的概念 工作目标 工作任务 工作流程等 2 准备一份工作分析观察提纲 作为观察的依据3 若有辅助观察设备 摄像机 有关仪器等 也应提前准备好4 对于事先所得的模糊但很重要的信息 应做好注释 以备正式观察时注意 使用观察法进行工作分析的程序 第二步 观察阶段1 确保选择的对象具有代表性2 选择不同的员工在不同的时间内进行观察3 以标准格式记录观察结果 重要的工作内容与形式等 第三步 面谈阶段1 观察后要与员工进行面谈 请员工自己补充2 与该员工的直接主管面谈 了解工作整体情况 使用观察法进行工作分析的程序 第四步 合并信息阶段1 合并从各方面得来的信息 形成综合的工作描述2 工作分析人员应随时补充资料3 结合所列提纲 明确任务 保证每一项已得到回答或确认第五步 核实阶段1 工作分析人员检查整个工作描述 并在遗漏或含糊的地方标记2 以小组方式进行 把工作描述发给员工及其主管 由其核实并反馈3 召集所有参与对象 确定工作描述相关信息最终的完整性及精确性 练习 您认为以下哪些情况适合用观察法进行工作分析 哪些不适合 为什么 脑力劳动成分较高的工作 律师 设计师 程序员 工程师的工作 处理紧急情况的间歇性工作 如从事急救工作的护士 要用体力活动来完成的工作 如保洁员 保安人员 装配工人 当进行工作分析是为了得到有关任职资格方面要求的信息时标准化且周期较短的工作周期较长的工作高层管理者或研究人员的工作 适用范围 在对主要由身体活动构成的工作进行工作分析时 直接观察是一种特别有用的方法 像门卫 流水线上的工人和会计所做的工作主要研究工作的外显特征 如工作负荷 工作环境 工作关系等方面也可以用来证实其他渠道所提供的信息初步了解工作的基本情况 第二节工作日志法 自我观察 含义 通过任职者在规定时限内 实时 准确记录工作活动与任务的工作信息收集方法适用范围 在缺乏工作文献和人手相对紧张时使用 能保留原是工作信息 对于核心关键岗位或稳定性差的工作不宜使用弊端 信息凌乱 难以准确把握 容易影响工作的正常进行 不宜保证内容的真实性 工作日志法的优缺点优点 最接近实际 适合各种岗位缺点 费时 所以成本较高写工作日志的人可能会厌烦写工作日志的时段选择很重要 第二节工作日志法 自我观察 工作日志法的分析步骤 由工作分析人员设计出详细的工作日志表发给任职者 填写工作内容与工作过程信息收回工作日志表 并进行分析整理检查记录和分析结果 可选择任职者的直接主管来承担修正 补充进而得到新的分析结果 工作日志法 第三节主管人员分析法 含义 由主管人员通过日常的管理权力来记录与分析所管辖人员的工作的任务 责任与要求等因素依据 以前也曾从事过这些工作 因此他们对被分析的工作有双重的理解 对职位所要求的工作技能的鉴别与确定非常在行优点 是方便记录 他们与所分析的工作天天打交道 尤其是以前从事过这些工作 目的比较明确 分析得很深入缺点 偏见不可避免 尤其是那些只干过其中一部分工作而不全面了解工作的人 他们往往偏重于所从事过的那部分工作 若与自我记录法有效结合 则可以得到有效的消除 第四节文献分析法 含义 通过对现存的与工作相关的文档资料进行系统性分析 来获取工作信息的方法适用范围 已实施岗位责任制的组织 或人事档案较为完整的岗位 一般用于收集工作的原始信息 编制任务清单初稿利弊 成本低 效率高 但收集的信息不一定全面 且时效性差 无法验证和弥补原始资料的真伪 第五节访谈法 定义 工作分析者就某一职位面对面地询问或与人交流相关信息的会谈适用范围 个别访谈使适用于员工工作有明显差别 工作分析时间比较充分的情况 集体访谈使用与多个员工从事相同或相近的工作情况 是对中高层管理职位进行深度分析的最好方法 姓名 日期 地点 任职时间 现任职位和级别 部门 组别 主管姓名 1 工作目的 2 主要职责 3 次要职责 4 使用设备 三种访谈法 对每人雇员进行个人访谈 对做同种工作的雇员群体进行的群体访谈 对完全了解分析工作的主管人员进行的主管人员访谈 访谈法的优点 适用 以确定工作任务和责任为目的的工作分析 发现 在其他情况下不可能了解到的工作活动和行为 解释 工作分析的必要性及功能 释放 因受挫带来的不满 比较简单又十分迅速 访谈法的缺点 搜集上来的信息有可能是扭曲的 问 为什么 小组讨论 给出原因 访谈准则 必须与主管密切合作 必须与被访谈者建立起融洽的关系 应当依照一张问卷或提纲来提问 按照任务的重要性大小和发生频率高低将它们一一列举出来 对访谈资料进行检查和核对 访谈准则 说明访谈的目的是什么 确认访谈合适工具 选择适当的回答者 控制访谈 使访谈朝着有效的方向进展 控制个人举止 行为等其他会影响结果的因素 记下意外的重要信息 尤其是正式访谈计划中没有想到的或新的信息 访谈法问题设计 岗位的目标是什么 工作的意义 岗位在机构中的位置 他 岗位主管 一般有哪些助手 需具备何种技术 管理能力 管理工作中需解决的关键问题是什么 涉及哪些方面 其行为或决策受何种控制 管理工作最终要取得什么重要成果 小资料 1 简要介绍以下你本人的情况 请学历 工作经验 技术等级等等 2 岗位名称及工序名称3 请简要描述一下你所从事的工作4 你使用什么样的设备或者工具 辅具5 你所在的岗位对体力要求高吗 到什么程度 你觉得你体力上是否承受的了 6 工作对情绪和脑力有什么要求 7 你所在的岗位对技能有什么要求 必须达到什么熟练程度 8 你的工作环境是否舒适 和别人的工作环境相比有什么不同 9 你所在的岗位对你本身安全和健康有无不良影响或损害 如果有达到什么程度 10 在工作中你有没有可能会受到身体伤害 如果有可能 通常是什么引起的呢 11 从事此岗位工作你认为最低需要什么文化程度 需要什么样的工作经验 时间最短是多少 12 此岗位需要多长时间的岗前培训 13 你对你现在的工作是否满意 包括工作内容 工资待遇 晋升机会 培训机会等等 14 需要补充的问题 工作分析访谈提纲 工作分析人员在访谈中的控制局面能力 帮助访谈对象根据问题的逻辑去思考和交谈给对方足够的时间回答问题从一个问题转向另一个问题前 要使对方注意具体全面的信息 如果离题了 及时回来提供阶段性总结 有利于保持谈话主题 用给出的访谈表 做角色演练 两个人一对 被访谈的职位 自选每人时间10分钟 尽量完成 交换角色 继续 访谈法角色演练 问卷法 让雇员通过填写问卷来描述其工作中所包括的任务和职责既有结构性问题 也有开放式的问题 问卷法优缺点 优点 问卷法是一种快速高效地从一大群雇员中获取信息的方法 缺点 设计问卷则可能是一个需要花费较多而且耗费时间的工作 第五节问卷法 一般工作分析问卷表3 1一般工作分析问卷 部分 1 职务名称 2 比较适合任此职的性别是 请选择 下同 A 男性B 女性C 男女均可 3 最合适任此职的年龄是 A 20岁以下B 21 30岁C 31 40岁D 41 50岁E 51岁以上4 能胜任此职的文化程度是 A 初中以下B 高中 中专C 大专D 本科E 研究生以上5 此职的工作地点在 A 本地市区B 本地郊区C 外地市区D 外地郊区E 其他6 此职的工作主要在 指75 以上的时间 A 在室内B 在室外C 室内外各一半 7 任此职者的一般智力最好在 见前述 A 90分以上B 70 89分C 30 69分D 10 29分E 9分以下8 此职工作信息来源主要是 A 书面材料 文件 报告 书刊杂志 各种材料等等 B 数字材料 包含各种数据 图表 财务数据的材料 C 图片材料 设计草图 照片 X照片 地图等等 D 模型装置 模型 模式 模板等等 E 视觉显示 数学显示 信号灯 仪器等等 F 测量装置 气压表 气温表等各种表具 G 人员 消费者 客户 顾客等等 指定工作分析问卷表3 2推销员工作分析问卷 部分 说明以下职责在你工作中的重要性 最重要的打10分 最不重要的打0分 标在右侧的横线上 1 和客户保持联系 2 接待好每一个客户 3 详细介绍产品的性能 4 正确记住各种产品的价格 5 拒绝客户不正当的送礼 6 掌握必要的销售知识 7 善于微笑 8 送产品上门 9 参加在职培训 10 把客户有关质量问题反馈给有关部门 11 准备好各种推销工具 12 每天拜访预定的客户 13 在各种场合推销本企业产品 14 讲话口齿清楚 15 思路清晰 16 向经理汇报工作 17 每天总结自己的工作 18 每天锻炼身体 19 和同事保持良好关系 20 自己设计一些小型促销活动 21 不怕吃苦 课后作业 问卷法实例分析 实例 操作 改造问卷 使它适应实际应用 或最相近的的 安排在同一组 各方法比较 各方法比较 基本要求 各小组模拟创办一家实业公司 请完成以下竞赛内容 列出公司名称 经营范围 注册资本 法人代表等 依据组织设计原理并结合本公司实际经营情况 绘出组织结构示意图 安排好现有工作人员的岗位职务 每位工作人员为自己所在的岗位设计一份简明扼要的 职务说明书 案例模拟小组竞赛 估税员办公室每天上午8点开始一天的工作 它的全体员工包括一个主任 两个秘书 两个打字员和三个档案管理员 到上一年为止 由于均衡的工作量和明确的责任 这个事务所一直运转平稳 从去年开始 主任注意到在打字员和档案管理员之间出现了越来越多的争执 当他们找到主任讨论这些争