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文档简介

2019年学社联办公室资料管理制度 一、外部档案（以靠门段开始） 1、墙上： 宣传部：借用展板情况登记 相关部门：宣传部 部门职责：各部门相应的职责制度等 相关部门：学社联所有部门 社团注册表/签到表：学期初各协会注册/会长大会、会长论坛等会长的登记情况 相关部门：办公室 会议记录：学社联干部会议、各部门会议记录 相关部门：办公室、其他部门 备用夹（1个）：按不同时期各部门的需要经申请后可以使用 相关部门：学社联所有部门 2、文件架内： 活动申请表：左边放活动申请表，上层是未批的申请表，下层是已批的申请表；右边为未批活动的相应策划书 相关部门：办公室、监察部、公关策划部、财务部 活动策划书：已批活动的策划书 相关部门：办公室 活动总结：协会活动结束后相应活动的总结 相关部门：办公室、信息部 信息部：协会相关活动的稿件 相关部门：信息部 监察部评分表：监察部对于各协会活动的评分 相关部门：监察部 备用（2-3个）：按不同时期各部门的需要经申请后可以使用 相关部门：学社联所有部门 为加强学社联办公室的资料管理，方便查阅，特制定如下制度： 1、文件夹须按上述顺序位置放好 2、各类文件按类别及上述摆放要求放于指定文件夹中，不可混放 3、办公室桌上散乱的文件、表格应及时放入相应文件夹中 4、抽屉中文件须按类别叠放好 5、及时更新文件夹，将陈旧文件放入相应的档案袋中，（按文件的有效期，一般为两周整理一次） 6、其他部门要使用备用文件夹须向办公室人员提出申请，经同意后方可使用（联系人：） 二、柜内档案（顺序从上往下） 层数 分类 一层 学术类综合素质类体育类 二层 文艺类社会实践类已撤销协会 三层 内部资料各协会资料其他资料 四层 内部资料内部部门资料公共物品（物质） 档案柜内资料管理制度 1、各协会均设一个档案袋，并按性质分类 2、档案柜内壁上张贴协会资料导向表，便于查阅 3、档案袋中资料须按时间顺序依次放置 4、档案袋上设置标记 5、学社联内部资料仅供学社联内部人员当场查阅，不外借 6、协会资料仅供学社联内部人员及协会内部人员当场查阅与复印，不外借 7、向办公室借阅资料需详细记录在案，包括借用资料名称、借阅时间，借阅方单位、借阅人名称、联系方式，学社联经手人姓名及联系方式 8、协会在非值班时间不得借阅资料 备注：若出现以下几种情况者： 1、私自使用备用文件夹而未申请 2、私自将资料外借
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