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文档简介

实物档案 实物档案摘要 一 定义 二 收集范围 三 分类方案 四 保管期限 五 实物档案的整理 编号1 分类实物档案的整理 2 不分类实物档案的整理 六 检索工具 实物档案是国家机构 社会组织或个人在社会活动中获得和形成的 具有保存和利用价值的奖品 印章 字画 产品等实物 是反映单位业绩 社会声誉 商务诚信的凭证性载体 是单位无形资产的重要组成部分 实物档案是各单位构成档案全宗不可缺少的组成部分 必须遵循集中统一管理的原则 为保证实物档案完整准确和有效利用 必须将实物档案的形成 积累 收集 整理和归档工作 纳入有关人员的职责范围及岗位责任制 一 定义 本单位的荣誉证书 奖状 奖杯 奖牌 奖旗和通过征集捐赠等方式获得的字画 图表 图册 石刻木雕等实物 1 凡是形成实物档案的部门 都应按归档要求 在实物档案形成之后 立即收集齐全 向档案部门移交归档 任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档 二 收集范围 2 凡是上级单位颁发的奖杯 奖状 奖牌 奖旗 证书以及领导人题字 字画 赠品 印章等均属实物档案归档范围 归档的实物制品应是原件 3 实物档案应在取得实物后一个月 由主办单位或个人编写说明向档案部门移交 4 凡是归档的实物 都必须附文字说明 5 实物档案归档时应履行归档手续 移交单位要编制移交清册 见附件1 一式两份 交接双方签字 作为档案存档以备查考 1 单位形成实物档案数量多的可以进行分类 首先将荣誉性物品按分类类别分为 奖状 奖牌 锦旗 奖杯 证书等类 其次依据物品的内容属性分为 科学技术类 工程质量类 企业管理类 宣教类 精神文明类 监察类 其它类等 或按授奖单位的级别分为 中央 国家机关各部 委 省委 省政府及其各部门 地 市委 政府 行署 及其各部门和上级主管部门 三 分类方案 最后对进行分类的实物档案编制代码 实物档案的代字为 SW 实物档案具体分类编号由种类 分类 属类内容代号和案卷流水号四部分组成 编号方法是 种类代号 分类代号 属类代号均采用汉语拼音字母标识 案卷流水号采用阿拉伯数字 2 单位形成实物档案数量少的可以暂不分类 四 保管期限 实物档案保管期限的划分按照国家有关规定执行 五 实物档案的整理 编号1 分类实物档案的整理 实物档案分类后 按实物档案的内容编写文字说明 若将一组内容联系密切的实物档案制成声像材料时 除标明项目名称外 还应编写总说明和分说明 荣誉性实物档案的整理 荣誉性实物以件为保管单位 按归档顺序分类编档号 2 不分类实物档案的整理 按照实物形成的时间顺序在每件实物右下脚或适当的位置 贴上口渠纸 编写档号 档号由全宗号 目录号 顺序
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