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归档文件整理流程 拜城县档案局武桂莲2012 3 归档文件整理工作基本步骤 对归档文件进行整理 分类 排列 编号 编目 装盒 第一步 归档文件的整理 1 归档文件的整理单位以 件 为整理单位 一般一份文件为一件 特例 正本与定稿 正文与附件 请示与批复 原件与复制件 转发文与被转发文 来文与复文为一件 报表 名册 图册等一册 本 为一件 实体上装订在一起 编目时只体现为一条条目 2 文件修整 破损文件进行修裱 修补 托裱 对字迹模糊或易退变的文件进行复制 字迹材料要选用耐久的墨 墨汁 或较耐久的蓝黑墨水 印泥等 不能选用纯蓝墨水 红墨水 圆珠笔油 铅笔等材料 去掉文件上易腐蚀的金属物 材料以铁 铝等化学性质的活泼的金属为主的订书钉 曲别针 大头针等 超大纸张进行折叠 尽量减少折叠次数 折痕尽量位于文件 图表字迹之外 文件页数多时 宜单页折叠 3 文件装订 左上角装订 左 上侧对齐 左侧装订 左 下侧对齐装订要求 材质符合档案保护要求 装订用品对归档文件无害 不影响档案的保存寿命 装订方式能较好地维护文件的原貌装订方法简便易行 尽量降低成本 装订方式 线装 最利于档案保护的一种装订方式变形材料 金属制品 不锈钢夹 燕尾夹 和塑料制品粘接式 胶水或浆糊粘贴无酸纸封套 装订前排序 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发文在前 被转发文在后 复文在前 来文在后 汉文本在前 少数民族文本在后 中文本在前 外文本在后 文件处理单在前 正本在后 第二步 归档文件分类 归档文件的分类 是指全宗内归档文件的实体分类 即将归档文件按其来源 时间 内容和形式等方面的异同 分成若干层次和类别 构成有机体系的过程 分类包括 选择分类方法 制定分类方案 文件归类等内容 1 选择分类方法 年度分类法 根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类 一份文件有多个时间特征 包括成文日期 签发日期 批准日期 会议通过日期 公布日期 收发文日期等 一般以文件签发日期 即落款日期 为准 对于跨年度的计划 规划 总结 统计报表 法规性文件等均以签发日期为准 如 1995年形成的 1996 2000工作计划 归入1995年 2000年形成的 1999年工作总结 归入2000年 机构 问题 分类法 各机关在制定分类方案时 机构分类法和问题分类法 不能同时采用 只能选择其一 机构分类法 根据文书形成和处理文件的承办单位对归档文件进行分类 机构名称就是类名 如 办公室 业务科 管理科等 问题分类法 按照文件内容所说明的问题对归档文件进行分类 应参照本机关单位的基本职能来设置类别 如 党群类 业务类 行政类等 保管期限分类法 根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类 分为永久 30年 10年三类 2 复式分类法与分类方案 复式分类法 在机关档案室的实际工作中 单纯采用一种分类方法的情况比较少见 较多的是将几种分类方法结合使用 称之为复式分类法 年度 保管期限 机构 或问题 3种分类方法 可以组合成多种复式分类法 在选择分类法时年度 保管期限为必选项 机构 或问题 为选择项 分类方案 在确定分类方法的基础上 标列各级类目名称 固定全宗内分类体系的分类纲要 分类方案是机关档案工作的基础 是档案室规范化管理的起点 年度 机构 保管期限分类法 推荐使用 适用于内部机构有变化但不复杂的立档单位先按年度分类在每一年的文件按机构分类再区分划入每一机构文件的保管期限每年形成的文件按机构序列依次上架 不必预留空间同一年度同一机构的文件排在一起 便于查找 保管期限 年度 机构分类法 推荐使用 适用于内部机构有变化但不复杂的立档单位先按保管期限分类在将每一保管期限的文件按年度分类再将每一年的文件按机构分适用于机构不复杂的立档单位便于向档案馆移交应预留空架 机构 年度 保管期限分类法 适用于内部机构基本固定或少有变化的立档单位以及撤销机关先按机构分类每个机构下再按年度分再在每个年度下分划入文件的保管期限应预留空架 空架数量不好掌握 年度 问题 保管期限分类法 适合于机构变化复杂 机构之间分工不明确先按年度分类在每一年的文件按问题分类再区分划入每一问题文件的保管期限 保管期限 年度 问题分类法 先按保管期限分类再按年度分类最后在每一年内将文件按问题分类多用于现行机关 问题 年度 保管期限分类法 适用于撤消机关 整理历史档案先按问题分类在文件按的年度分类再区分划入每一年文件的保管期限 年度 保管期限分类法 适用于内部机构简单的基层单位或小机关 形成文件数量少的机关先按年度分类再区分划入每一机构文件的保管期限 保管期限 年度分类法 适用于内部机构简单的基层单位或小机关 形成文件数量少的机关先按保管期限分类再按年度分类 第三步 归档文件的排列 归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内 根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程 其它诸如不同类别归档文件之间的排列 档案盒排架等则不在此范围内 归档文件的排列强调事由原则 1 事由原则 同一事由的相关文件应当排列在一起 按事由排列归档文件 是 遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 这一整理原则的体现 按公文办理过程的先后顺序 将同一事由形成的文件排列在一起 可以客观地反映出某一事由的发生 发展 结束的全过程 反映出这些文件之间的客观联系 2 排列方法 在分类方案的最低一级类目内 按事由结合时间 重要程度等排列 会议文件 统计报表等成套性文件可集中排列 同一事由内的归档文件排列 同一事由内归档文件的排列 最简单的方法是按文件形成时间先后顺序 日期在前的归档文件排列在前 日期在后的文件排列在后 或者按文件的重要程度排列 相对重要的文件放在前面 其它的文件放在后面 不同事由内的归档文件排列 按形成时间的先后顺续进行排列按事由的重要程度进行排列按事由具有的共同属性分别集中排列 规则 强调指出 会议文件 统计报表等成套性文件可集中排列 这里的 成套性 是指某些事由形成的文件彼此间联系比较松散 但这些事由间则有着较密切的联系 例如一次会议往往包括许多事由 它们形成的文件在时间上可能跨度很大 但表现出较强的系统性 利用时需要相互参照 查证 集中排列更方便检索 统计报表 内部刊物等在形式上较为特殊 成套利用的情况也较普遍 因此也宜于集中排列 第四步 归档文件编号 1 件号室编件号 归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号在分类方案的最低一级类目内 按文件的排列顺序从 1 开始标注馆编件号 进档案馆后由档案馆统一编制 2 编号项目 必备项目 全宗号 档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号年度 归档文件形成年度 采用公元纪年 以4位阿拉伯数字表示 如2006保管期限 分为永久 30年 10年件号 室编件号选择项目 机构 问题 各单位档案部门可设置其他一些选择项目 3 盖章 归档章的项目 全宗号 年度 保管期限 机构 问题 室编件号 馆编件号归档章格式长45mm 宽16mm 等分成6小块带 号为可选项 2 83 15 实际填写为 盖章位置 首页上端空白处 不要盖在文字上 第五步 归档文件的编目 依据分类方案和室编件号编制归档文件目录1 归档文件目录的项目件号 档案室填写室编件号责任者 填写全称或通用简称 如 拜城县档案局如文件未注明责任者 应根据文件内容 形式等特征加以考证并填写文号 即发文的字号 一般由机关代字 年度 顺序号组成 如 拜档发 2005 24号 题名 即文件标题 是重要的检索途径 完整的题名由责任者 问题 文种3部分组成 如 国家档案局关于加强档案安全保管的通知正题名能够反映文件内容时 副题名一般不录 并列题名 需要时可一并抄录 文件的附件 如需要可在正件题名后抄录附件题名 外加 如 关于进一步加强我县精神文明建设的决定 附 市民公约 题名应全面揭示文件内容 如不能 应根据文件内容重新拟写或补充 并在新加内容外加 如 拜城县档案局通报 重新拟写为 拜城县档案局 关于乡镇场档案达标升级情况 的通报 日期 页数 备注 日期 即文件的形成时间 文件的落款时间 标注为8位阿拉伯数字 如2008年7月10日 标注为20080710 填写目录时 一般填写成二行 即 20080710页数 一件文件的总页数 文件中有图文的即为一页 空白页不计备注 填写归档文件需要补充和说明情况 包括密级 缺损 修改 补充 移出 销毁情况 如情况较多时 可在备注中加 在备考表中填写具体内容 2 归档文件目录的格式 归档文件目录 归档文件目录 归档文件目录封面 归档文件目录应单独装订成册并编制封面 封面如图 第六步 装盒 1 装盒要求按件号先后顺序装盒与归档文件目录相应的条目顺序一致不同年度的不能放入同一档案盒不同保管期限的不能放入同一档案盒不同机构 问题 的不能放入同一档案盒严格按件号的先后顺序装入档案盒 2 档案盒格式 长310mm 宽220mm 厚度20mm 30mm 40mm档案盒封面 2 档案盒盒脊 3 备考表 放在所有文件的最后 对盒内文件情况进行说明 包括下列内容盒内文件情况说明 文件收集的齐全完整程度 文件本身的状况 整理工作完毕后文件的修改 补充 移出 销毁等情况 目录备注项中填写不下的内容 整理人 填写负责整理该盒归档文件的人员姓名 检查人 填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名 日期 填写归档文件整理完毕的日期 备考表 备考表 归档文件整理新方法的优越性 一 归档文件整理新方法简便易行新的归档文件整理方法取消 卷 的概念 归档文件以 件 为单位 进行装订 分类 排列 编号 编目 装盒 一般情况下以每份文件 自然件 为一件 新的整理方法把归档整理人员从整理的复杂性 困难性中解放出来 免除了组卷不合理 案卷题名不规范 一个人一个标准的烦恼 大幅度地简化了工作中的手工操作 缩短了时间 提高了工作效率 由于其方法简便 一般新手可在较短时间内理解和掌握归档文件整理新方法 二 归档文件整理新方法提高了工作效率 与以往传统立卷相比 新的归档整理方法改变了每年集中整理归档 需要一个季度或更长时间整理的习惯做法 而是注重平时归档 随办随归 从而使归档文件整理变成日常工作 使归档工件更加贴近文书 更加贴近业务人员工作实际 进一步规范和简化了文件归档工作程序 明显减轻了档案人员的工作负担 档案人员可将节省的时间用于开发信息资源 使他们有更多时间和精力在细管理 精检索上下功夫 三 归档文件整理新方法便于保密和复制 新的归档文件整理方法采用 一文一件 的形式 便于保密安全 能将不便查阅的保密文件控制使用 也便于归档文件的复印 缩微 扫描等处理 操作时不易损坏文件原貌 有利于延长档案的保存寿命 四 归档文件整理新方法能实现文档一体化 新的整理方法 调整了归档文件整理工作的流程 为计算机管理档案工作提供条件平台 使得文书工作与档案工作有可能融为一体 实现文档一体化管理 归档文件整理新方法采用的是 随办随归 的工作方式 档案人员可在平时的文书处理环节中著录和组织检索条目 充分发挥计算机技术的优势 做到一次输入 多次利用 同时新的归档文件整理方法从简化 高效目的出发 与电子文件整理在目的 原则等方面具有许多共同之处 整理的成果可以上网或远程网 实现更大范围的档案信息资源共享化 新的整理方法与传统立卷方法的区别 1 取消案卷 实行文件级管理 免除了繁琐 复杂的组卷过程 2 界定 件 的概念时 从检索的实际需要及减轻整理工作量出发 规定 正本与定稿为一件 来文与复文可为一件 3 分类方法固定为保管期 年度 机构 保管期限 年度2种 4 装订以 件 为单位进行 对装订材料不作统一规定 只要符合档案保护要求即可 装订方法也不限于三孔一线 5 排列方法强调按时间先后顺序排列 事由等作为参考因素 根据实际情况选用 6 明确规定了文件处理单必须归档 7 归档章的位置不限于首页右上角