档案管理制度法条形式.doc

吴江市政府办公室档案管理制度第一章 总则第一条 为了加强对本机关档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，更好地为机关领导决策和各项工作服务，根据中华人民共和国档案法和江苏省档案管理条例等有关规定，特制定本制度。第二条 本制度是指“档案机构的职责范围”、“档案人员岗位责任”、“文件材料整理归档”、“档案保管”、“档案保密”、“档案利用”、“档案统计、鉴定和移交”、“档案安全保卫”等制度。第三条 本制度适用于本机关各科室及所属职能部门的档案工作。第二章 档案机构的职责范围第四条 本机关综合档案室，集中统一管理本机关在工作活动中形成的全部档案（文书档案、科技档案、特殊载体档案），积极提供利用，为机关各项工作服务。第五条 制定本机关、本系统和所属单位关于档案管理的中长期规划、工作计划、管理办法及规定。对本机关各部门形成的各种文件材料的收集、整理和归档工作进行监督和指导。第六条 按规定向市档案局移交应进馆的档案。第七条 办理领导交办的其他有关的档案业务工作。第三章 档案人员岗位责任第八条 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。第九条 认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和档案主管部门的各项规定、办法。第十条 负责统一管理本机关的全部档案。做到平时收集、平时整理、平时鉴定、随办随归。其它门类和载体的档案的接收，按有关规定执行，并严格接收手续，把好质量关。第十一条 严格执行档案工作各项制度，加强档案的日常管理和保护工作，定期检查并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。第十二条 熟悉室藏档案，编制必要的文件目录和汇编资料，主动了解机关各项工作对利用档案的需要，积极提供利用，做好平时信息反馈的记载和利用效果典型事例的收集、整理、选编工作。第十三条 按照档案保管期限及档案鉴定工作的规定，定期鉴定档案，做好档案的存毁和向市档案局移交进馆档案的工作。第十四条 维护本机关档案的完整与安全，对违反档案法和违反本制度的行为必须予以制止，直到拒绝提供利用，并提出处理意见，报本机关领导批准后执行。第十五条 根据档案工作发展需要，对各项制度及档案室设备的添置、维修提出建议、意见、计划和办法。第十六条 机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后才能离开岗位。第十七条 本机关档案员的工作纳入本机关岗位责任制考核范围。在档案的收集、整理、保管和提供利用等方面成绩显著，由本机关给予奖励。第四章 文书处理第十八条 文书工作，就是承办和整理本办正在办理的，或已办毕尚未归档的文件材料的工作。文书处理程序包括发文处理程序和收文处理程序。第十九条 发文。发文处理程序包括：拟稿、核稿、签发、登记、编号、缮印、校对、用印、装封、发送、归卷等。（一）机关上报下发的各类文件、材料，根据工作职责或机关领导指示由有关科室负责起草。草拟的文件应观点明确、实事求是、条理清楚、文字精炼、标点符号正确，力求简明扼要。拟稿人要在文稿上签名并标明主送、抄送单位，机密等级，缓急程度，分发范围等。文件拟稿要用规定的稿纸，用钢笔书写，字迹清楚。（二）拟的文件由办公室分管主任核稿签字，送办公室主任签发后方可登记编号打印。所有打印的文件材料，应先打出样纸，由拟稿人负责核对无误后，再印制文件。（三）凡用印，市政府章须经政府领导审核批准，办公室章须经办公室领导审核批准，否则不予盖章。私用公章将根据情节轻重给予严肃处理。第二十条 收文。收文处理程序包括：签收、启封、登记、分办、传送、拟办、批办、承办、主办、归档等。（一）凡寄送本办的各种文件电信函，均由文书统一拆阅，分类登记，并送呈本办领导阅批；凡各类会议下发的文件，参加会议的同志应及时交文书处理。如工作需要可另行办理借阅手续；凡上级重要来电，应作详细记录并及时向有关领导报告。（二）本办领导批办的文件，文书对其负有检查、传递、协调、催办的责任；负责承办的科室和同志应按照文件精神和领导指示的要求，及时办理并将落实情况、处理结果简要填写在文件办文单中。重要事项的办理情况应及时向分管领导汇报。（三）各类文件材料由文书负责直接传递，不得自行横传他人；凡属传阅的文件材料，要按规定的范围、对象、时间、方式和要求进行传阅；急件要随传随阅，重要文件当天阅完，一般文件两天阅完，因公外出而不能及时阅完的，文件应交文书保管；文件阅后均应签字，以示负责并备查考；文件不得擅自带回家中，不得擅自外借他人。第五章 文件材料整理归档第二十一条 文件材料的归档范围：凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料，以及与本机关业务工作有关的资料均属于归档范围。具体按吴江市人民政府办公室文件材料归档和不归档的范围（见附件一）及其它档案管理办法的有关规定执行。第二十二条 归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值加以保管和利用。贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的工作方针，简便、高效、科学地开展归档工作。第二十三条 按市档案局核准的归档范围和保管期限表，确保应归档文件收集齐全完整，价值鉴定准确。第二十四条 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。文件整理归档时要去除易锈蚀的金属物，超大纸张应加以折叠。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪色的文件、热敏传真纸应予复制。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。第二十五条 归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机及档案管理软件辅助整理工作。所用档案管理软件符合江苏省地方标准文书档案文件级目录数据库结构与交通格式（DB32/5052002）要求。第二十六条 归档文件的整理程序：确定件、装订、分类、排列、编制归档号、编目、装盒。第二十七条 归档文件以件为整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议纪录以每次会议记录为一件（用记录本记录的，一本为一件）；介绍信存根一本为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境下形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示、定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件，正文与文件处理单为一件；来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来装订方式，一册（本）为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。第二十八条 归档文件应按件用不锈钢订书钉在文件左上角装订，较厚的文件采用三孔一线的方式装订。装订成册不便拆封的，可保持原貌。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；计算机及其网络环境中形成的文件，定稿无须保存的，正文在前，发文稿纸在后；不同文字的文本，中文本在前，其它文种版本在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。第二十九条 本机关档案采用“保管期限年度问题”的分类方法。分类方案应保持相对稳定。跨年度的文件，以文件签发日期（即落款日期）为准；跨年度形成的会议材料归入闭幕年；跨年度办理的文件归入办结年。第三十条 归档文件应在分类方案的最后一级类目内，按事由结合时间排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列，被装订为一件的归档文件排列顺序不变；事由间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限、问题的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件，并在备考表中加以说明。第三十一条 归档文件应按分类方案和排列顺序逐件编写归档号，填写在归档章内。归档章采用红色印泥，一般加盖在文件首页上端居中的空白位置上。文件阅办单随同归档的可盖在阅办单上，以保持文件原貌。第三十二条 归档文件应依据分类方案和定编件号顺序编制归档文件目录。编目应做到准确、全面、详细，以适应档案管理现代化及计算机检索的要求。第三十三条 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒背和备考表项目。不同保管期限的不得装在同一盒内，不同问题不得装在同一盒内。有盒内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，应将整理人、检查人的姓名和日期填上。第三十四条 归档文件整理完毕装盒后，上架排列应按本单位归档文件分类方案，自上而下，自左向右排列。第三十五条 声像档案、电子文件档案、科技档案应用文字标明内容，并加以编号。第六章 档案保管第三十六条 文书档案的保管期限定为永久（51年以上）、长期（16年50年）和短期（15年以下）三种，专门档案按有关规定执行。第三十七条 凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。它主要包括：本机关制定的属于法规政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、总结、综合统计报表、机构演变、机关领导人任免的文件材料；直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级机关针对本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。第三十八条 凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。它主要包括：本机关一般工作问题文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料，下级机关报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。第三十九条 凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。它主要包括：本机关一般事务性的文件材料，上级机关的同级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料，下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。第四十条 档案保管，应根据保存档案资料的数量设置必要的档案专用库房和铁柜。并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。要根据工作需要增置温湿计、复印机、照相机、去湿机、吸尘器、消防设备等必要的保护设备。特殊载体档案要配备专用的管理、保管和利用设备。第四十一条 库房控制的标准温度为1424之间，相对湿度在5060%之间。第四十二条 档案盒多柜存放的应绘制存放示意图。第四十三条 建立全宗卷，积累存储本机关档案整理工作方案，分类方案，鉴定报告，交接凭证，销毁清册，检查记录，全宗介绍等材料。第四十四条 定期组织人员对档案保管的状况进行全面检查。对破损褪变的档案，要进行修裱、复制和其他技术处理。录音带、录像带，要根据需要，每隔一段时间重新缠绕一次，如出现磁带变形、断裂、磁粉脱落等现象，应及时进行补救，发现照片、底片发黄、发霉、变质等现象时，要及时进行清洗和技术处理。第四十五条 本机关档案管理现代化应纳入本机关办公自动化系统，同步发展，以提高科学管理水平和服务效率。第七章 档案保密第四十六条 建立健全本机关档案保密组织，做到领导落实，组织落实，人员落实，对机关的文件材料做到及时登记、及时传阅，及时催（承）办、及时收回，不积压、不错漏、不遗失、不泄密。非本机关档案工作人员不得擅自开启档案箱柜取档案。第四十七条 档案人员必须做到：不该说的机密不说，不在非保密本上记录机密；不在私人通信中涉及机密；不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密；不在不利于保密的地方存放机密文件和资料；不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事宜；不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。第四十八条 加强保密档案的管理和利用。密级的变更和解密，必须按国家有关规定办理。凡是违反保密规定，造成损失的，根据情况轻重，给予处罚，构成犯罪的，依法追究刑事责任。第四十九条 销毁失去保存价值的档案，须由鉴定小组提出意见登记造册，经本机关分管负责人批准后由二人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。第八章 档案利用第五十条 本机关档案人员应熟悉室藏档案的情况，主动了解机关各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。第五十一条 本机关档案部门应根据工作需要编制归档文件目录，并根据利用工作的需要编制必要的检索工具，编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇集和专题文件汇集等。第五十二条 凡利用者都应按规定办理利用手续，并填写档案借阅登记簿，在本机关档案阅览室或指定地点阅档。查阅档案时，不准在档案上圈划、批注、污损、涂改、剪裁及拆散档案，不得擅自将档案带出机关或转借他人，违者要追究责任和赔偿损失。第五十三条 本机关、本系统单位因工作需要查阅档案时，应办理登记手续，外机关、外单位人员查阅档案，需出具单位介绍信，经领导批准，方能查阅。第五十四条 凡经批准查阅的有关档案，可以摘抄，复制（印），但需经档案管理人员审核，确认无误后加盖证明印章方能生效。第五十五条 在向利用者提供档案的同时，应根据需要附一张档案利用效果登记表，利用工作结束后，由利用者如实填写，及时交档案室存查。第九章 档案统计、鉴定和移交第五十六条 按规定填写档案收进和移出登记簿，准确统计档案工作情况统计年报，及时上报有关部门。第五十七条 根据本机关文书档案保管期限表（附件二）由鉴定小组定期对已经超过保管期限的档案进行审查，拣出确无保存价值的档案加以销毁。第五十八条 根据市档案局的规定范围，及时移交应上交的档案。第十章 档案安全保卫制度第五十九条 本机关档案工作实行统一领导、集中管理的原则，维护档案的完整、准确和安全。第六十条 对本机关规定的应当立案归档的材料，必须按照规定，定期向综合档案室移交，集中管理，任何人不得将档案据为己有，也不得擅自销毁。第六十一条 综合档案室保管的档案是现行档案，主要供本机关及上级机关使用，不属于开放范围，对外提供利用需要严格按照本机关制订的档案利用制度执行。第六十二条 综合档案室库房基本达到标准，做到办公、阅览、库房三分开。第六十三条 库房内设有空调器、去湿机、消防设备、防盗门、吸尘器等先进的设备，积极做好“八防”工作，杜绝事故隐患。第六十四条 工作人员离开档案室时应切断电源，关好门窗。第六十五条 逢五一、国庆、春节等重大节日，做好安全保卫工作。第六十六条 对重要的档案，根据需要尽可能编制一些切实可行的资料，以保证档案的安全和方便利用。第十一章 电子文件整理归档制度第六十七条 凡是反映本机关工作活动、具有参考和利用价值、以数码形式存储于磁盘、光盘等载体上依赖于计算机等数字设备阅读、处理的电子文件均属于归档范围。具体归档范围参照纸质文件材料归档范围的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。第六十八条 在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。归档的电子文件在检测合格后以件为单位按照时间进行整理，并编制机读目录和纸质目录。第六十九条 对归档的电子文件应如期移交至本机关档案室集中统一保管。电子文件应拷贝一式3套，一套封存保管，一套供查阅读使用，一套异地保存。第七十条 归档电子文件保管时应作防写处理，单片载体应装盒并竖立存放，存放时应远离强磁场、强热源及有害气体，环境温度应在1720，相对湿度应在35%45%。档案室应每年对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行检查登记。第七十一条 归档电子文件利用时应遵守保密规定，利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。第七十二条 归档电子文件的鉴定销毁，参照纸质档案鉴定销毁的有关规定执行，并应在办理审批手续后实施。第十二章 附则第七十三条 本制度与上级规定有抵触时按上级有关规定执行。第七十四条 本制度从二三年一月一日起执行。附件一吴江市人民政府办公室文件材料归档和不归档的范围为了完整、系统地保存本机关在工作活动中形成的公文、电报、书信、录音、录像等各种门类和各种载体档案，提高归档文件材料的质量，以适应领导决策科学化和机关各项工作的需要，结合部门实际制定文件材料归档和不归档的范围。1、归档的文件材料范围凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。1.1 上级机关的文件材料。1.1.1 上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；1.1.2 上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；1.1.3 党和国家领导人，人民代表，上级机关领导等视察、检查本地区机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。1.1.4 代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；1.1.5 上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）。1.2 本机关的文件材料。1.2.1 本机关党组、行政领导会议文件材料，本机关召开的工作会议、专业会议材料；1.2.2 本机关颁发的各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；1.2.3 本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件；1.2.4 本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；1.2.5 反映本机关业务活动和科学技术管理的专业文件材料；1.2.6 本机关检查下级机关工作，调查研究形成的重要文件材料；1.2.7 本机关汇总的各种统计报表和统计分析资料；1.2.8 本机关党、政、工和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；1.2.9 内容重要的人民来信、来访材料、领导的指示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等。1.2.10 本机关领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文件材料；1.2.11 本机关及本机关批准的有关区域变化和解决边界纠纷、征用土地以及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料，本机关直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料；1.2.12 本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；1.2.13 本机关制订的工作条例、章程、制度等文件材料；1.2.14 本机关的组织沿革、大事记、年鉴，反映本机关重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；1.2.15 本机关工作人员任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党团员、机关工作人员名册、报表，纪律检查，治安保卫以及机关工作人员的录用、转正、定级、调资、退职，离退休、复员、转业、病残、抚恤、死亡等工作及机关工作人员奖惩等文件材料；1.2.16 本机关办理的工作人员的转移工资、行政、党团、工会组织介绍信及存根；1.2.17 本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册；1.2.18 本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；1.2.19 本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；1.2.20 本机关与外国签订的条约、议定书、协定、合同、换文（正本、副本）和机关外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；1.2.21 各种普查工作中形成的文件材料；1.3 同级机关和非隶属机关的文件材料1.3.1 同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；1.3.2 有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件；1.3.3 同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要来往文件。1.4 下级机关的文件材料1.4.1 下级机关报送的重要的工作计划、报告、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件；1.4.2 直属单位报送的重要的科技文件材料；1.4.3 下级机关报送的法规性备案文件。2 不归档的文件材料范围2.1 上级机关的文件材料；2.1.1 上级机关任免、奖惩、非本机关工作人员的文件、普发供参阅、不办的文件材料；2.1.2 上级机关发来供工作参考的抄件；2.1.3 上级机关征求意见未定稿的文件。2.2 本机关的文件材料；2.2.1 重份文件2.2.2 无查考利用价值的事务性、临时性文件；2.2.3 未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿、铅印文件的各次校对稿；2.2.4 无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设或意见的人民来信；2.2.5 机关内部互相抄送的文件材料；不应履行公文的行文、介绍信等；2.2.6 本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料；2.2.7 为参考目的，从各方面收集的文件材料。2.3 同级机关和非隶属机关的文件材料。2.3.1 参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；2.3.2 非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。2.4 下级机关的文件材料。2.4.1 下级机关送来参阅的简报、情况反映、不应抄送或不必备案的文件材料；2.4.2 越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料；2.4.3 下级机关抄送备案的一般性文件材料。附件二吴江市人民政府办公室文书档案保管期限表顺序号 条 款 名 称 保管期限1 上级机关召开的重要会议文件材料1.1 主要文件材料 长期1.2 其它文件材料 短期2 上级机关颁发的文件材料2.1 直属上级机关颁发的，属本机关主管业务的，和 非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要执 行的重要指示、批复（包括通报、转发本机关的文件） 等文件材料 永久2.2 直属上级机关颁发的属本机关主管业务并要执行 的重要普发性文件 长期2.3 其它需要执行的文件材料 短期3 代上级机关起草并被采用的文件的最后草稿 3.1 重要的法规性的 长期3.2 一般性的 短期4 党和国家领导人、上级机关视察、检查本地区、 本机关工作时形成的题词、讲话、声像等重要文 件材料 永久5 本机关市政府常务会议、市长办公会议记录、 纪要、讨论通过的文件 永久6 本机关召开会议的文件材料6.1 本机关召开的政府组成人员会议、工作会议和重要的专业会议文件材料6.1.1 通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、 纪要、重要的声像材料 永久6.1.2 典型材料、代表发言、简报 长期6.1.3 小组会议记录、参考材料 短期6.2 一般专业会议文件材料6.2.1 纪要、通知、总结、讲话、报告、重要的声像 材料 长期6.2.2 典型材料、代表发言、简报 短期7 本机关制发的（包括与其他机关联合制发 的）文件材料7.1 方针、政策法规性的，重要业务问题的 永久7.2 一般业务问题的 长期7.3 事务性有参考价值的 短期8 本机关各种普查工作形成的文件材料8.1 综合成果、专题成果、方案、总结、报告 永久8.2 原始记录 长期9 本机关专题、典型的调查报告9.1 重要的 永久9.2 一般的 短期10 本机关的请示与上级机关的批复，下级机关的 请示，报告与本机关的批复，批示10.1 方针政策性的重要问题的 永久10.2 一般事务性问题的 短期11 本机关工作活动的工作总结、报告11.1 主要职能活动年度和年度以上的、重要专题的 永久11.2 半年度的、季度的、一般专题的 长期