公文写作与处理.ppt

公文写作与处理 吴远 有关法规和国标 中国共产党机关公文处理条例 国家行政机关公文处理办法 天津市实施细则 GB T9704 1999 国家行政机关公文格式 GB T15835 1995 出版物上数字用法的规定 GB T15834 1995 标点符号用法 GB T14706 93 校对符号及其用法 法定计量单位公文主题词表DA T22 2000 归档文件整理规则 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 国家档案局2006年12月18日公布施行 公文工作基本要求 合法 党的路线方针政策 国家的法律法规 上级机关的指令等 合规 语言文字 结构体式 文种等准确规范 合理 全面 准确地反映客观实际 提出的政策 规定 措施等切实可行 紧急公文应体现紧急的原因 并根据实际需要确定紧急程度等 行文规则 1 确有必要 注重效用2 按隶属关系行文3 按职权范围行文4 同级机关可联合行文5 党政分开行文6 请示 的相关规定7 主送与抄送的规定 党的机关公文版头形式 中共 文件 用于各级党委发布 传达贯彻党的方针 政策 作出重要工作部署 转发上级机关的文件 批转下级机关的重要报告 请示 中国共产党 委员会 用于各级党委通知重要事项 任免干部 批复下级机关的请示 向上级机关报告 请示工作 中共 办公厅 室 文件 中共 办公厅 室 用于各级党委办公厅 室 根据授权 传达党委的指示 答复下级党委的请示 转发上级机关的文件 批转下级机关的报告 请示 发布有关事项 向上级机关报告 请示工作 中共 部文件 中共 部 用于除办公厅 室 以外的党委各部门发布本部门职权范围内的事项 向上级机关报告 请示工作 行政机关公文格式 文件格式公文的特定格式信函式格式命令格式会议纪要格式 信函式格式 发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm 推荐用小标宋体字 字号由发文机关酌定 发文机关全称下4mm处为一条武文线 上粗下细 距下页边20mm处为一条文武线 上细下粗 两条线长均为170mm 每行居中排28个字 首页不显示页码 发文机关名称及双线均印红色 发文字号置于武文线下l行版心右边缘顶格标识 发文字号下空l行标识公文标题 如需标识秘密等级或紧急程度 可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识 两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明 命令格式 命令标识由发文机关名称加 命令 或 令 组成 用红色小标宋体字 字号由发文机关酌定 命令标识上边缘距版心上边缘20mm 下边缘空2行居中标识令号 令号下空2行标识正文 正文下空1行右空4字标识签发人签名章 签名章左空2字标识签发人职务 联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称 在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期 分送机关标识方法同抄送机关 其他要素从本标准相关要素说明 会议纪要格式 会议纪要标识由 会议纪要 组成 标识位置距版心上边缘25mm 用红色小标宋体字 字号由发文机关酌定 会议纪要不加盖印章 其他要素从本标准相关要素说明 本标准中的会议纪要的格式主要是针对国家行政机关的办公会议纪要而言 至于用作公文种类的会议纪要 可用 文件式 或 信函式 公文形式来发 并在标题中显示 党的机关法定文种 决议 用于经会议讨论通过的重要决策事项 决定 用于对重要事项作出决策和安排 指示 用于对下级机关布置工作 提出开展工作的原则和要求 意见 用于对重要问题提出见解和处理办法 通知 用于发布党内法规 任免干部 传达上级机关的指示 转发上级机关和不相隶属机关的公文 发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项 通报 用于表彰先进 批评错误 传达重要精神 交流重要情况 公报 用于公开发布重要决定或者重大事件 报告 用于向上级机关汇报工作 反映情况 提出建议 答复上级机关的询问 请示 用于向上级机关请求指示 批准 批复 用于答复下级机关的请示 条例 用于党的中央组织制定规范党组织的工作 活动和党员行为规范的规章制度 规定 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范 函 用于机关之间商洽工作 询问和答复问题 向无隶属关系的有关主管部门请求批准等 会议纪要 用于记载会议主要精神和议定事项 行政机关法定文种 命令 适用于依照有关法律公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性行政措施 嘉奖有关单位及人员 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤消下级机关不适当的决定事项 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 通知 适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 批复 适用于答复下级机关的请示事项 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 会议纪要 适用于记载 传达会议情况和议定事项 公文的要素 主旨材料结构语言 公文主旨 表现形式 标题开头小标题段旨句结尾 公文材料的筛选 切题真实典型现实概括 公文语言的要求 准确庄重平实简明 公文词语 概括 三个代表八荣八耻压缩 中共中央彩电省略 清华非典替代 外文字母WTOCDSARS汉语拼音HSKGB数字9 113 15三五八十新型复合 高考3 X10 3合作组织零词族 零污染零排放零报告 阿拉伯数字 凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方 特别是当所表示的数目比较精确时 均应使用阿拉伯数字 汉字数字 汉字数字书写形式大写 壹 贰 叁 拾 佰 仟 万 零 小写 一 二 三 十 百 千 万 o 缩合 廿 卅 口语 俩 仨使用汉字数字的情况定型的词 词组 成语 惯用语 缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字 行政机关公文成文日期 部分结构层次序数 序数 概数 十以内的数字 可以使用汉字数字也可以使用阿拉伯数字 非公历纪年 星期等 标点符号 GB T15834 1995 标点符号用法 句中点号 句末点号 标号 引号 括号 破折号 省略号 着重号 连接号 间隔号 书名号 专名号 标题的标点符号用法 一般情况下不用标点符号法规 规章的名称加 标题句末的说明或注释用 双标题用破折号 连接主题和副题强调或专用词语用 文内小标题句中可以用点号 句末不用号段旨句句末用句号 数字的标点符号用法 层次序数第一层用顿号 一 第二层用圆括号 一 第三层用圆点 1 第四层用圆括号 1 序数后没有量词时 用逗号 有量词时 不用号 空一个字格 如 第一 第一条概数不用号 如 八九点钟的太阳专用名词中数字超过十时用间隔号 如 一二 九运动 公文标题 公文式标题完全型 单位名称 关于 事由 的 文种简缩型 1 关于 事由 的 文种2 单位名称 文种3 文种附加型 单位名称 附加词 被发公文标题或题意 的 文种 新闻式标题 多用于非法定公文 有单标题 双标题等不同形式 如 总结 调查报告 简报 讲话稿等 公文开头 1 依据开头政策依据惯用模式 根据 据 事实依据惯用模式 以来 但是 2 目的开头惯用模式 为了 为 等 可将目的与依据结合使用 3 背景开头 交代基本情况 常用文种有会议纪要 总结 情况报告 调查报告等 4 说明开头 用于决议 公报 议案等 如 会议听取并审议或讨论了 报告或议案 提案 5 引文开头 用于批复 复函 决定 批转转发通知等 如 你 关于 的请示 号 收悉 已经 现 请 执行 6 提问开头 常用于讲话稿 调查报告等 7 结论开头 常用于总结 决定 请示等 8 祝贺开头 常用于礼仪性文体 表示祝贺或慰问等 公文主体 1 层次与段落2 过渡与照应公文根据需要使用过渡语句 如 现 如下 特 如下 等 公文结尾 1 概括或总结2 要求或希望3 号召4 祝贺5 惯用语句 如 特此 当否 请批示 以上报告如无不妥 请批转执行 等 6 自然结尾 表达方式1 叙述 是一种叙说 介绍人物经历和事物发展过程的表述方式 1 顺叙 就是按照事情发展的顺序来叙述 从发生 高潮到结局一脉相承 层次段落和事物发展过程基本一致 2 倒叙 就是把事件的结局或最突出 精彩 富有吸引力的文段 提到前面叙述 然后再从事件的开头顺叙下来的表达方式 3 插叙 就是在原来的叙述进程中 暂时中断一下 插入另一段叙述 插叙完后再接着原先叙述的线索继续进行下去 4 补叙和分叙所谓补叙 就是整个事件进程叙述完了之后 再补充交代一下个别地方的表达方式 所谓分叙 就是对同一时间内发生在不同地方或单位的事件 先叙述一件再叙述另一件的表达方式 这两种方式在公文中都用得不多 叙述的基本要求 一是语言概括 二是交代明白 三是详略得当 表达方式2 议论 是阐明事理 发表见解 表明观点的一种表达方式 它的主要目的是以理服人 议论的特点是运用概念 判断 推理的思维手段来议事论理 在许多情况下 它与叙述常被结合起来使用 即夹叙夹议 议论的三要素1 论点就是公文作者的观点 主张和看法 是论据所要证明的对象 论点回答的 是什么 的问题 因此 论点必须明确 鲜明 深刻和具有针对性 论点有中心论点和分论点之分 2 论据是议论中所使用的材料 用来证明论点的理由和依据 论据回答的是 为什么 的问题 因此 论据必须可靠 充实和典型 论据分为事实论据和理论论据 3 论证是用论据来证实论点正确的过程 论证要回答的是 怎么样 的问题 因此 论证要求以理服人 有的放矢 有严密的逻辑性 做到无可辩驳 一般说来 公文中常用的议论方法有例证法 引证法 比照法和因果推论法 表达方式3 说明 用简练的语言对事物的状态 性质 特征 成因 关系 结构等进行解释的表达方式 它常用来解说事物和阐明事理 是公文写作中最核心的表达方式 常与叙述和议论结合在一起使用 定义说明 用简明扼要的语言揭示事物的本质属性 从而给人以一个明确的概念 举例说明 通过列举事例来揭示诸种事物的共同特征 比较说明 通过对不同事物的相互比较来揭示诸种事物的内在联系与区别 分类说明 把被说明的事物 按照一个统一的标准划分为若干类别 然后逐类加以说明 数字说明 运用数字和数据 从数量上对事物的情况和特征加以说明 引证说明 运用权威性的材料来说明事物 解释说明 对事物或事理的某一方面加以解说 也称诠释说明 公文处理工作 发文处理草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发收文处理签收 登记 审核 拟办 批办 承办 催办 处置办毕公文 清退文秘部门 应定期对收进和发出的公文列出清单进行清理和清退 并将清理和清退情况向上级机关报告 不得自行处理 销毁凡是不需要立卷和超过保管期限的文件 要定期销毁 不得散失 需要销毁的公文主要包括 所有没有留存价值的公文 没有留存必要的重份公文 不立即销毁有可能造成失密或样子损坏的公文 一般性的没有保存价值的草稿 印制公文中形成的校样 印版等 销毁秘密文件 必须履行登记手续 报经主管领导人批准 并由二人以上监销 立卷与归档 公文办理完毕后 应当概括 中华人民共和国档案法 和其他有关规定 及时整理 立卷 归档 个人不得保存应当归档的公文 归档范围的公文 应当根据其相互联系 特征和保存价值等整理 立卷 要保证归档公文的齐全 完整 能正确反映本机关的主要工作情况 便于保管和利用 应归档的文件材料 1 上级来文需要贯彻执行的上级重要会议文件 上级业务主管部门的法规性文件 上级视察工作形成的文件材料 代上级草拟并被采用的文件 上级单位转发本单位的文件等 2 本单位形成的文件 本单位重要会议文件 各种正式发文 请示与上级的批复 反映本单位业务活动的文件材料 各种工作计划 统计报表 本单位领导公务活动中形成的重要信函 电话记录 本单位成立 合并 撤消 更改名称 启用印信及其组织简则 人员编制等文件材料 本单位的历史沿革 大事记 年鉴 反映本单位重要活动事件的简报 荣誉奖励证书 信访工作材料 本单位与有关单位签订的合同 协议书等文件材料 本单位职工劳动 工资 福利方面的文件材料 本单位外事活动中形成的文件材料等 3 下级报送的文件 下级单位报送的重要的工作计划 报告 总结 典型材料 统计报表 财务预算 决算等文件 下级单位报送的法规性备案文件等 4 相关文件 普查工作中形成的文件材料 同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主管业务但需要执行的法规性文件 有关业务单位对本单位工作检查形成的重要文件 同级机关和非隶属单位与本单位联系 协商工作的文件材料等 不归档的文件材料 1 本单位的重份文件 2 一般事务性的无查考 保存价值的文件 3 上级单位普发的供本单位参阅 不需办理的文件材料 4 上级单位征求意见的未定稿的文件 5 未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿 6 未经会议讨论 未经领导审阅 签发的未生效文件 7 从正式文件 电报上摘录的供工作参阅的非证明材料 8 无特殊保存价值的信封以及一般的民众来信 立卷归档的工作程序 1 收集文件将工作活动中形成的办理完毕的文件材料收集齐全 2 鉴别文件对收集的文件材料进行分析 鉴别出需要归档的文件材料 3 归卷根据归档文件材料的特征 将文件归入案卷 4 调整仔细检查归卷的文件材料是否齐全 是否有重份文件或不需要立卷归档的文件 检查案卷文件的联系 保存价值及卷内文件的数量 进行适当的调整 最后确定组卷 5 文件的排列 编号与编目根据卷内文件数量 来源 时间等情况 按时间 问题 作者 名称 重要程度等进行排列 然后 按照排列顺序逐件编号 最后填写卷内文件目录和备考表 档案保管期限 保管期限从文件产生和形成后的第二年算起 永久定期 10年 30年 永久保管的档案 一 本机关制定的法规政策性文件材料 二 本机关召开重要会议 举办重大活动等形成的主要文件材料 三 本机关职能活动中形成的重要业务文件材料 四 本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复 批示 重要的报告 总结 综合统计报表等 五 本机关机构演变 人事任免等文件材料 六 本机关房屋买卖 土地征用 重要的合同协议 资产登记等凭证性文件材料 七 上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料 八 同级机关 下级机关关于重要业务问题的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料 定期保管的档案 一 本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料 二 本机关召开会议 举办活动等形成的一般性文件材料 三 本机关人事管理工作形成的一般性文件材料 四 本机关一般性事务管理文件材料 五 本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复 批示 一般性工作报告 总结 统计报表等 六 上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料 七 上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 八 同级机关 下级机关关于一般性业务问题的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料 九 下级机关报送的年度或年度以上计划 总结 统计 重要专题报告等文件材料 公文写作与处理 习题解读 编制依据编制目的题型介绍选择题 熟悉知识点修改题 规范公文标题 三要素 熟悉公文结构体式写作题 概括提炼事由 会用文种 法定公文写作填空题 概括提炼小标题 熟悉公文结构体式调整句子顺序 熟悉公文结构体式评析题 发现问题 修改公文 选择题示例 为维护旅客生命财产安全 中国民用航空总局决定调整旅客随身携带液态物品乘坐国内航班的相关措施 文种是 A A 公告B 通告C 决定D 通知归档文件以 件 为整理单位 一般以每份文件为一件 B 为一件 A 原件与附件B 文件正本与定稿C 正文与图册D 转发文与复制件 修改题示例 修改标题关于 讲文明 树新风 清明节放假的通告关于清明节放假的通告关于 区开展 迎奥运讲文明树新风 活动的安排意见 区关于开展 迎奥运讲文明树新风 活动安排的意见 修改题示例 下面的文字是打乱顺序的 国务院关于做好促进就业工作的通知 国发 2008 5号 的开头部分 请选择修改意见中正确的一项填写在答案处 使之恢复原貌 党的十七大提出坚持实施积极的就业政策 实现社会就业更加充分的奋斗目标 当前及今后一个时期 我国劳动者充分就业的需求与劳动力总量过大 素质不相适应之间的矛盾依然存在 促进就业任务十分繁重 近年来 各地区和有关部门认真贯彻落实党中央 国务院关于就业再就业的方针政策 取得显著成绩 体制转轨遗留的下岗失业人员再就业问题基本解决 就业促进法对促进就业工作做出了法律规范 各地区 各部门要根据新的形势和工作要求 切实做好促进就业工作 现就有关问题通知如下 修改意见 调整后的顺序是 A B C D 参考答案 D 写作题示例 写作标题请根据下面一份公文的开头部分 概括公文标题 发文单位是国务院办公厅为深入贯彻落实党的十六大和十六届三中全会精神 加快建设资源节约型社会 推动循环经济发展 解决全面建设小康社会面临的资源约束和环境压力问题 保障国民经济持续快速协调健康发展 经国务院同意 2004年至2006年在全国范围内组织开展资源节约活动 全面推进能源 原材料 水 土地等资源节约和综合利用工作 现就有关问题通知如下 参考答案 国务院办公厅关于开展资源节约活动的通知 写作题示例 根据下面的文字拟写公文的开头部分2006年10月26日至28日 国家环保总局组织专家对临沂市创建国家环保模范城市工作进行了技术评估 专家组在肯定该市创模工作成绩的同时 指出了存在的薄弱环节和问题 提出了进一步深化创模工作的指导意见 根据专家组的意见 临沂市认真扎实地进行了整改 进一步巩固了创模工作成果 临沂市将有关情况报告给国家环保总局 参考答案 临沂市人民政府关于创建国家环保模范城市技术评估整改情况的报告国家环保总局 10月26日至28日 国家环保总局组织专家对我市创建国家环保模范城市工作进行了技术评估 专家组在肯定我市创模工作成绩的同时 指出了存在的薄弱环节和问题 提出了进一步深化创模工作的指导意见 根据专家组的意见 我市认真扎实地进行了整改 进一步巩固了创模工作成果 现将有关情况报告如下 填空题示例 请将恰当词语填入下面公文空白处国务院办公厅 人事部 十一五 行政机关公务员培训纲要的 国办发 2007 8号各省 自治区 直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 十一五 行政机关公务员培训纲要 国务院 给你们 结合本地区 本部门实际 贯彻实施 国务院办公厅二 七年二月七日参考答案 转发 通知 人事部 已 经 同意 现 转发 请 认真 调整句子顺序示例 请按照批复写作要求 调整下面公文中的标号 使之恢复原貌国务院关于同意建立农民工工作联席会议制度的批复国函 2006 19号劳动保障部 你部 关于国务院农民工工作联席会议组建方案的报告 劳社部报 2006 9号 收悉 现批复如下 请按照国务院有关文件精神认真组织开展工作 同意建立国务院农民工工作联席会议制度 联席会议不刻制印章 不正式行文 日常工作由劳动保障部负责 国务院二 六年三月三十一日 附件 国务院农民工工作联席会议制度参考答案 评析题示例 按照命令写作要求 分条列项地指出下面公文存在的主要问题宁都县人民政府禁火令宁府发 2006 18号根据 禁火令 森林防火条例 等有关规定 为确保我县今冬明春森林防火安全 特发布如下禁令 2006年10月1日至2007年5月7日 为全县森林防火戒严期 戒严期间 禁止在林旁山边烧田硬 稻草 禁止在林内烧灰积肥 禁止烧荒烧垦 禁止在林内吸烟 野炊 禁止在林内烧火取暖 禁止在林内上坟烧纸 点蜡烛 鸣放鞭炮 禁止烧山驱兽 炼山 烧木炭 禁止用火把照明在林内行走等一切野外用火行为 各地必须严格执行野外用火巡查制度 做到见烟就查 见火就灭 凡违反上述规定 造成森林火警或火灾的 依照 森林法 森林防火条例 的有关规定从严查处 决不姑息 触犯刑法的 严厉追究其刑事责任 森林防火 人人有责 一旦发现火灾隐患或火警 火灾 请立即向当地乡 镇 村组织或县森林防火指挥部报告 县森林火情举报电话 6832443 二00六年九月十八日 参考答案 发文依据不明确 禁火令 森林防火条例 应写全称 文内 各地必须严格执行野外用火巡查制度 中的 各地 不明确 是政府机关 还是有关责任单位 层次不清 凡违反上述规定 指的是 各地必须严格执行野外用火巡查制度 做到见烟就查 见火就灭 还是包括了 戒严期间 禁止在林旁山边烧田硬 稻草 禁止在林内烧灰积肥 禁止烧荒烧垦 禁止在林内吸烟 野炊 禁止在林内烧火取暖 禁止在林内上坟烧纸 点蜡烛 鸣放鞭炮 禁止烧山驱兽 炼山 烧木炭 禁止用火把照明在林内行走等一切野外用火行为 等禁令内容 凡违反上述规定 决不姑息 触犯刑法的 严厉追究其刑事责任 决不姑息 后应使用分号 一旦发现火灾隐患或火警 火灾 请立即向当地乡 镇 村组织或县森林防火指挥部报告 命令对象不明确 命令语气应坚决 不应用 请 没有领导人署名 成文日期不符合国标要求 应用汉字 文中用的是阿拉伯数字 0 命令 命令的含义 命令是国家机关用来发布强制执行 领导和指挥工作的公文 根据 中华人民共和国宪法 的规定 国家主席 国务院 各部 各委员会 县级以上地方各级人民政府有权发布命令 根据 中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法 的规定 县级以上地方各级人民政府 乡 民族乡 镇的人民政府有权发布命令 法律规定的可以 发布命令 是指发布命令的行为 在实际工作中 使用 命令 文种行文的机关要依据有关法律和公文处理规章的规定 国家行政机关公文处理办法 规定 命令 令 适用于依照有关法律公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性行政措施 嘉奖有关单位及人员 命令的特点 权威性命令的权威是法律赋予的 为了维护它的权威性 发令机关必须根据宪法法律规定的权限范围发号施令 并受到人大机关和上级机关的监督 强制性命令的强制性是法律赋予的权威带来的 受令机关必须无条件服从和执行 因此要求语言准确 庄重 凝练 坚决 专属性命令虽然是下行公文 但是不使用文件格式 命令使用专门的命令格式 署名是机关领导人 命令的类型 发布令国家机关在其职权范围内用命令发布法律 法规和规章 行政令国家机关在其职权范围内用命令宣布施行重大强制性行政措施 嘉奖有关单位及人员 任免令国家主席根据全国人民代表大会的决定和全国人民代表大会常务委员会的决定 任免国务院总理 副总理 国务委员 各部部长 各委员会主任 审计长 秘书长 国务院总理也用 令 任免人员 特赦令国家主席根据全国人民代表大会的决定和全国人民代表大会常务委员会的决定发布特赦令 动员令国家主席根据全国人民代表大会的决定和全国人民代表大会常务委员会的决定宣布战争状态 发布动员令 命令的结构 标题发文机关 文种 如 中华人民共和国国务院令 天津市人民政府令 等 命令标题的发文机关必须使用全称 不用简称 联合行文时 主办机关在前 辅办机关依次排列其后 文种在发文机关名称右侧居中 正文部分内容简单的命令往往采用 篇段合一 的结构 发布令要交代被发布的法律法规 名称 已经什么会议通过 现予公布 自什么时间起施行 被发布的法律法规作为附件与主件 发布令 形成复体公文 复体公文不标识附件说明 附件直接放在主件的成文日期下面 行政令开头交代发文缘由 主体说明具体事项和要求 嘉奖令交代受奖人基本情况和主要事迹 最后说明嘉奖结果 任免令要交代任免依据 任免人员及职务 任期 落款署名发令机关名称和领导人姓名 成文日期在署名下面 联合行文时 主办单位放在前 辅办单位在后 左右排列 决定 决定的含义 决定是党政军机关 社会团体 企事业单位对重大事项或重大行动做出安排而制定的一种决策性公文 中国共产党机关公文处里条例 规定 决定用于对重要事项作出决策和安排 国家行政机关公文处理办法 规定 决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤消下级机关不适当的决定事项 决定的特点 政策性决定 是上级机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的决策性公文 无论是针对存在的问题或情况出台政策 还是调整政策 决定的内容都紧紧围绕政策问题 决定具有政策性强的特点 指示性上级机关用决定来部署 指挥工作 为下级机关指明方向 作出规定 提出要求 决定具有指示性的特点 知照性上级机关要把对重要事项或重大行动作出的决定 对有关单位及人员作出的奖惩决定 变更或者撤消下级机关不适当决定事项的决定告知下级机关 决定又具有知照性的特点 决定的类型 决策性决定决策性决定 具有纲领性 规定性 规范性和指示性 一般内容较多 篇幅较长 带有说理性质 具有较强的约束力 如 国务院关于大力发展职业教育的决定 知照性决定知照性决定 是发文机关就某个问题 情况等作出安排或处置 使受文单位知晓 因此内容比较单一 文字简短 如 国务院关于授予巴金 人民作家 荣誉称号的决定 国务院关于修改 中华人民共和国统计法实施细则 的决定 决定的结构 标题决定一般使用完全型公文标题 即 单位名称 事由 文种 正文开头 交代决定的缘由 可以是发文目的 可以是政策依据或事实依据 也可以是基本情况或结果 主体 写明决定的事项 决策事项 要按照逻辑关系安排层次 条理清楚 知照事项简要交代主要内容及结果 结尾 决定的结尾可以采用自然结尾 提出要求结尾 也可以提出号召或希望结尾 变更或撤消决定的结构一般比较简单 落款落款由署名 印章 成文日期组成 公告 公告的含义 公告是公开发布的文告 公告的使用范围较为宽泛 国家行政机关公文处理办法 人大机关公文处理办法 试行 人民法院公文处理办法 最高人民检察院机关公文处理规定 等法规性文件都将其列为法定文种 此外 公务员法 第二十六条规定 录用公务员 应当发布公告 中华人民共和国民事诉讼法 中也有通知权利人登记公告 送达公告 开庭公告 宣告失踪 死亡公告 财产认领公告 强制迁出房屋 强制退出土地公告等规定 但是 这些用于诉讼程序的公文属于司法文书 使用中注意区别 国家行政机关公文处理办法 规定 公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 行政机关的公告强调的 读者 范围是 国内外 公告的内容是 重要事项或者法定事项 发布渠道是新闻媒体或张贴 不能将其理解为向公众广而告之 非重要事项或者法定事项也用公告 公告的特点 公开性公告的公开性体现在 公开发布 上 由于公告的 读者 是国内外公众或有关方面 因此 采用媒体授权播发或张贴的形式发布 广泛性公告的广泛性包括两个方面 一是使用范围的广泛 不仅行政机关用 人大机关 审判机关 检察机关等都可以使用 二是 读者 范围的广泛 是国内外公众或有关方面 知照性公告的知照性是要让 读者 知道重要事项或法定事项 有些事项还具有约束性 要求公众或有关方面遵守或执行 重要性公告的重要性是其内容的重要 重大 会产生重大的影响 需要引起公众或有关方面的注意或重视 公告的类型 告知性公告告知性公告主要用于告知事项 并不要求遵守或执行 读者 不受其约束 约束性公告约束性公告除了告知事项 还要求 读者 遵守或执行 具有一定约束力 公告的结构 标题完全型标题 发文机关 事由 文种 如 天津市人民政府关于进行防空防灾警报试鸣的公告 简缩型标题 发文机关 文种 如 全国人民代表大会常务委员会公告 省略型标题 事由 文种 如 公安出入境边防检查机关招录公务员公告 简约型标题只有文种 如 公告 正文和部分落款 开头 交代公告的缘由 如依据 目的 原因 背景等 主体部分 交代公告事项 结束语 根据需要安排结束语或 常用的结束语如 特此公告 现予公告 本公告自发布之日起执行 等 落款公告的落款随意性比较大 一般不署名 只标成文日期 也有将成文日期标于标题下方的 通告 通告的含义 通告是向社会各有关方面通知事项的文告 通告的使用范围比较宽泛 国家行政机关公文处理办法 中国人民解放军机关公文处理条例 人民法院公文处理办法 最高人民检察院机关公文处理规定 等法规性文件都将其列为法定文种 国家行政机关公文处理办法 规定 通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 通告的特点 知照性知照性是指通告要告知 社会各有关方面 应当周知的事项 其作用与通知相当 约束性约束性是指通告要求 社会各有关方面 应当遵守或执行的事项 其作用与公告相当 特定性特定性是指通告的 读者 是通告内容所涉及的特定人群 即 社会各有关方面 通告的类型 告知性通告告知性通告是发文机关在自己职权范围内 向 社会各有关方面 发布应当周知的事项 如 天津市人民政府关于解除防治高致病性禽流感部分限制措施的通告 约束性通告约束性通告是发文机关在自己职权范围内 向 社会各有关方面 发布应当遵守的事项 如 天津市人民政府关于加强防治高致病性禽流感工作的通告 公告与通告的区别 发布范围不同公告的发布范围是 国内外 公众或有关方面 通告的发布范围是 社会各有关方面 即与通告内容有关的方面 重要程度不同公告的内容是 重要事项或者法定事项 通告的内容是 应当遵守或者周知的事项 使用频率不同由于公告是用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的文种 因此 基层单位使用频率不高 而通告是只要在本机关职权范围内 需要向社会公布 要求遵守或执行的事项 任何单位都可以使用 因此 基层单位使用频率更高一些 通告的结构 标题完全型标题 发文机关 事由 文种 如 天津市人民政府关于加强防治高致病性禽流感工作的通告 简缩型标题 发文机关 文种 如 中华人民共和国公安部通告 省略型标题 事由 文种 如 关于数字移动电话号码即将升位准备工作的通告 简约型标题只有文种 如 通告 正文部分和落款 正文部分开头 交代通告的缘由 如依据 目的等 主体部分 交代通告事项 分条列项写作的事项 要注意条目之间的逻辑关系 有条理 结束语 根据需要安排结束语或 常用的结束语如 特此通告 本通告自发布之日起实施 等 落款通告的标题中有发文机关名称的 落款一般不署名 只标成文日期 通知 通知的含义 通知是告知 晓谕事项的公文 是各级各类机关 团体 企事业单位广泛使用的文种 中国共产党机关公文处理条例 规定 通知用于发布党内法规 任免干部 传达上级机关的指示 转发上级机关和不相隶属机关的公文 批转下级机关的公文 发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项 国家行政机关公文处理办法 规定 通知适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 通知的特点 广泛性通知的广泛性 是指使用范围的广泛和承载事项的宽泛 使用范围的广泛 是不受机关的层级和类型的限制 任何法定组织都可以使用 承载事项的宽泛 是指可以用通知发布规章 印发 批转 转发公文 指挥 布置工作 告知事项等 多样性通知的多样性 是指通知的类型繁多 由于通知承载的事项宽泛 因此 造成通知比其他文种的类型多 如发布规章用发布性通知 印发 批转 转发公文用批示性通知 指挥 布置工作用指示性通知 告知任免及其他事项用知照性通知等 晓谕性通知的晓谕性 是指发文机关告知其指定 读者 的事项 诸如发布规章 印发 批转 转发公文 指挥 布置工作 任免人员 日常事务等 约束性通知的约束性 是指发文机关用来指挥 布置工作 对指定 读者 提出执行要求等 通知的类型 发布性通知发布性通知用于发布规章 如 国务院关于发布 国家行政机关公文处理办法 的通知 批示性通知批示性通知用于印发 批转 转发公文 如 国务院办公厅转发发展改革委关于完善差别电价政策意见的通知 指示性通知指示性通知用于指挥 布置工作 对指定 读者 提出执行要求 如 国务院关于进一步做好城镇退役士兵安置工作的通知 知照性通知知照性通知用于告知任免及其他事项 如 国务院关于国家安全生产监督管理局 国家煤矿安全监察局 机构调整的通知 通知的结构 标题通知标题的形式比较复杂 常用形式主要有四种 1 完全型结构是发文机关 事由 文种 如 国务院关于进一步做好城镇退役士兵安置工作的通知 2 省略型结构是事由 文种 如 关于元旦放假安排的通知 3 简约型结构是文种 如 通知 4 附加型结构是发文机关 附加词 被发文标题或名称 文种 如 国务院关于发布 国家行政机关公文处理办法 的通知 国务院办公厅转发发展改革委关于完善差别电价政策意见的通知 附加型标题的附加词是 发布 批转 转发 和 印发 被发布的是 法规规章类 公文 要加书名号 被批转的是下级机关的公文 被转发的是上级机关和不相隶属机关的公文 被印发的是非法定公文 如计划类公文 领导讲话 调查报告等 附加型标题要注意多层转文出现的层次套叠及正确使用标点符号问题 例1 县人民政府关于转发 市人民政府关于转发 省人民政府关于 的通知的通知的通知修改 县人民政府转发 市人民政府转发 省人民政府关于 的通知的通知的通知 例2 县人民政府转发 市人民政府转发 省人民政府关于 的意见的通知的通知修改 县人民政府转发 市人民政府转发 省人民政府关于 的意见的通知的通知 正文部分 一 发布性和批示性通知 往往采用篇段合一形式 先引用被发文的标题 发布行政法规和规章时要说明实行具体时间 指明通知事项的意义 必要性 重要性 最后提出执行要求 也有将批语单独成段的 如 国务院办公厅转发发展改革委关于完善差别电价政策意见的通知 发布性和批示性通知属于复体公文 即两篇公文合二为一 被发公文要以通知为载体发出 复体公文的标志是公文标题有附加词 复体公文可以不标识附件说明 正文部分 二 指示性通知开头 发布通知的背景 依据 目的等 要求简明扼要 可使用过渡语句 主体 具体事项 要求明确 具体 有针对性 切实可行 结构安排 分条列项或加小标题 结束语 提出要求 可单独成段 也可以是整篇文章的最后一个问题 正文部分 三 知照性通知 用于要求 读者 知晓某一事项或事情 如会议通知 任免通知 成立或撤并机构通知 放假通知等 告知事项的通知 一般先交代发文缘由 目的 依据等 然后说明告知事项及要求 会议通知包括召开会议的依据 目的 会议名称 主持单位 会议内容 议题 开会 起止 时间 参加人员 会址会场 报到时间 地点及其它有关事项 任免通知开头是任免依据 然后是任免内容 要先任后免 成立或撤并机构通知 开头是依据和目的 然后是事项及说明 放假通知 应该尽可能简短 将放假日期及调整的工作日说清楚即可 知照性通知的结束语可以用惯用语句 特此通知 或自然结尾 要求执行的结束语 1 希 请 遵照办理 希 请 依照执行 希 请 认真贯彻执行 希 请 立即贯彻执行 等 用于通知内容关系全局性的重大方针政策 发布法律法规类公文 或转发上级公文时 2 希 请 研究执行 用于要求结合本地区 本单位实际情况办理时 3 希 请 参照执行 用于有参考价值的意见 建议 经验性的总结或报告等 4 希 请 研究试行 用于探索性的或法律程序不完善的政策性问题 需要下级机关边执行边修改时 落款 落款由署名 印章 成文日期组成 通报 通报的含义 通报是传达精神 告知情况 表彰先进 批评错误时使用的公文 通报的使用范围与通知一样 是各级各类机关 团体 企事业单位广泛使用的文种 人大机关公文处理办法 试行 中国共产党机关公文处理条例 国家行政机关公文处理办法 中国人民解放军机关公文处理条例 人民法院公文处理办法 最高人民检察院机关公文处理规定 等法规性文件都将其列为法定文种 各机关规定的通报适用范围与 国家行政机关公文处理办法 大体相当 国家行政机关公文处理办法 规定 通报适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 通报的特点 教导性通报的教导性 是发文机关用先进或错误的典型事例 事件 重要情况 重要精神 重大事故 恶性案件等 对发文对象进行教育和指导 以达到启迪思想 弘扬正气 规范行为 预防警戒的目的 告知性通报的告知性 是让读者知晓先进或错误的典型事例 事件 发生的重要情况 重要精神 重大事故 恶性案件等 知道发文机关的要求 指挥性通报的指挥性 是发文机关通过树立典型 揭露问题 告知精神或情况等 来指导和指挥工作 因此 通报的结尾都要提出发文机关的要求 通报的类型 表彰性通报表彰性通报 是表扬先进人物 先进事迹的通报 批评性通报批评性通报 是批评错误 揭露问题的通报 传达性通报传达性通报 是传达重要精神或情况的通报 通报与通知的区别 表达方式不同通报与通知虽然都具有告知性的特点 但是 通报不仅要告知 读者 事项 情况 而且还要对事项 情况等进行评议和分析 要陈述事情的大致经过和大体环节 通知则是直接告知 读者 应当遵守或周知的事项 不需要陈述过程 工作方法不同通报与通知虽然都具有指挥性的特点 但是 通报是利用典型事例来启发教育 读者 是间接指挥 通知则是发文机关直接指挥 功用和承载范围不同通报主要是通过对典型事例的表扬或错误言行的批评 对重要精神和重大情况的传达 来启发教育 读者 沟通信息 指导工作 通知除了具有与通报相同的告知事项 指挥工作的功用以外 还用来发布规章 印发 转发公文 任免人员等 通知的承载范围更为宽泛 通报的结构 标题 1 完全型结构是发文机关 事由 文种 如 国务院办公厅关于内蒙古自治区人民政府制止违规建设电站不力并酿成重大事故的通报 教育部办公厅关于近期数起学校传染病流行事件的通报 2 省略型结构是事由 文种 如 关于山东省齐河县事业单位违规进人问题的通报 3 简约型结构是文种 如 通报 正文部分 通报的开头有几种形式 1 交代时间 地点 人物或单位 主要事例 结果等基本要素 一般表彰性 批评性通报常用 2 概述事实 交代发文目的 3 列举事实 4 交代通报的对象 通报的主体部分 承接上文 与开头紧密相连 结构安排主要有 1 列举主要先进事迹或错误行为 或陈述事件 事故的大致经过 大体环节 揭示先进典型的时代意义 精神风貌 高尚品质 以及表彰决定 或分析错误 事故的原因及危害性 对事故 事件责任人的处理结果等 最后 提出要求或希望 2 分析原因 提出要求 3 简要概括情况 落款 落款由署名 印章 成文日期组成 议案 议案的含义 议案 是向人民代表大会和人民代表大会常务委员会提请审议事项时使用的公文 有权提出议案的机关和人员 是国家法律规定的 将 议案 列为法定公文文种 是公文处理规章的规定 国家行政机关公文处理办法 人大机关公文处理办法 试行 人民法院公文处理办法 最高人民检察院机关公文处理规定 等都规定了 议案 的使用范围 国家行政机关公文处理办法 规定 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 议案的特点 法定性按照法律法规的规定 可以提出议案的是全国人民代表大会主席团 全国人民代表大会常务委员会 全国人民代表大会各专门委员会 国务院 中央军事委员会 最高人民法院 最高人民检察院 地方各级人民代表大会主席团 常务委员会 各专门委员会 本级人民政府 以及人民代表 党团组织 社会团体 政府各职能部门 企事业单位等 不使用议案 使用议案的机关和人员 是法律赋予的权力 议案具有法定性 特定性宪法和人民代表大会组织法规定 议案的内容 必须是属于各级人民代表大会及其常委会职权范围之内的事项 超出人大职权范围的议案 不被大会接受 程序性提请审议议案要按照法律程序进行 一定是经过讨论通过的法律法规 经过可行性论证的方案 举措 经过相关程序的机构 人事任免事项等 时效性议案必须在各级人民代表大会或其常委会举行会议期间提出 否则不被列为议案 议案的类型 法律法规类议案法律法规类议案是政府机构制定了某项法律或法规后须提请人大审议通过 或是提请人民代表大会及其常务委员会审议 批准缔结国际条约和协定的议案 重大决策类议案重大决策类议案是涉及政治 经济 文化 教育 科技 卫生等领域 诸如财政预算决算 城乡发展规划 重大工程立项等重大事项的决策 需要提请人民代表大会审议批准时使用的议案 机构 人事任免类议案机构 人事任免类议案是行政机关向同级人民代表大会及其常务委员会提请审议有关机构设立 撤并 任命 免去或撤消行政机关相应级别工作人员职务的议案 议案的结构 标题发文机关 事由 文种事由 文种主送机关议案的主送机关即某级人民政府的同级人民代表大会或人大常委会 只能写一个 应顶格写 写全称 加冒号 正文 开头议案的开头部分叫做案据 要写明提出议案的根据 案据可以是政策依据 事实依据 也可以是目的 意义等 主体议案的主体部分叫做方案 要写明提请审议事项或问题的解决途径 方法 如果是提请审议已制定的法律法规 只需写明提请审议的法律法规名称 如果是提请审议重大决策事项 要列出决策的内容 便于大会审议 如果是任免议案 要写明被任免人员的姓名和拟担任的职务 结尾议案的结尾一般采用惯用结语 如 这个草案已经国务院常务会议讨论通过 现提请审议 业经 同意 现提请审议 落款和附件 落款议案落款必须由同级政府首长签署 署名前冠以职务 不能盖政府机关的公章 成文时间即行政首长签发的日期 附件议案附件是根据正文需要附上的材料 即需要具体审议的法律 法规 草案 和重大政策性文件 议案的主要作用是引出作为 审议对象的附件内容 有些议案事项直接写明在正文中 则可以没有附件 附件的标题注明在正文下方 落款前左方 报告 报告的含义 报告是各级各类机关汇报工作 反映情况答复询问时使用的上行公文 中国共产党机关公文处理条例 规定 报告用于向上级机关汇报工作 反映情况 提出建议 答复上级机关的询问 国家行政机关公文处理办法 规定 报告适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 报告的特点 广泛性报告的广泛性 是指使用范围的广泛 是各级各类机关 团体 企事业单位的常用文种 同时 具有典型性或推广性的报告 经上级机关的批转或转发 即成为应用广泛的指导性公文 陈述性报告的陈述性 是指报告的语言表达方式是陈述式 报告的这一特点是由其内容决定的 向上级机关汇报工作 反映情况 答复询问 无论篇幅长短 只有采用陈述和说明的方式 沟通性报告的沟通性 是指下级机关通过报告得到上级机关的支持和帮助 是 下情上传 的主要手段 上级机关则可以通过报告获取信息 了解下情 报告的类型 工作报告工作报告 是汇报工作情况和问题 并提出改进的意见和措施的报告 工作意见或建议部分 要从实际出发 符合政策精神 使之用得上 行得通 如例文 情况报告情况报告 以反映社会动态 倾向以及工作中正反两方面的情况为主的报告 反映情况要讲清事情的来龙去脉 防止问题交待不清 讲问题要揭示事物的本质 避免被表象迷惑 答复报告答复性报告 是对上级机关所提问题或询问事项的回复 要求有针对性地回答来文中提出的问题 文字力求简要 报告的结构 标题可以使用完全型标题发文机关 事由 文种 也可以使用省略型标题事由 文种形式 如例文 正文部分开头 交代报告缘由 要开门见山 高度概括 主体部分 陈述有关工作或情况 提出解决问题的办法或今后的目标 方向等 要注意突出重点 有调查 有分析 决不能面面俱到 堆砌材料 结尾 一般采用自然结尾 也可以用结束语 特此报告 作为结尾 落款报告的落款由署名和成文日期组成 请示 请示的含义 请示是就有关问题向上级机关请求指示 批准时使用的上行公文 请示的范围大体包括以下几个方面 1 涉及方针政策方面的问题需要明确 具体的解释 2 工作中出现的新问题 新情况无章可循 3 本地区 本