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公文写作与处理技巧培训 公文写作与处理技巧培训讲师 谭小琥 第一篇公文的写作 一 公文的概念和作用二 公文的种类三 公文的特点四 公文写作基本规则五 公文格式 一 公文的概念和作用 一 概念公文是公务文书的简称 有广义和狭义之分 1 狭义公文 是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 2 广义公文 是党政机关 人民团体 企事业单位在各自的公务活动中 为处理公务而形成的 具有一定格式的文字材料 一 公文的概念和作用 3 企业公文 是企业机关治理企业的重要工具 也是企业中的各部门共同使用 企业处理公共事务的书面文字材料 它担负着传达贯彻党和国家的方针 政策 请示答复问题 指导商洽工作 汇报沟通情况 总结交流经验等重要职能 一 公文的概念和作用 二 作用和重要性形象比喻公文就是一个企业的脸面 在公司活动中具有代表公司书面沟通与交流的作用 可以说是公司整体水平的书面代表 此外 公文处理的正确与规范也代表着公司的管理水平 同时也可为公司创造效益并减少不必要的麻烦 二 公文的种类 一 古代公文文种的种类1 上奏文种 上书 奏 疏 状 奏本 题本 折 序 启 表等 2 君命文种 策 诏 圣旨 诫 敕等 3 官署上行文 牒 呈 详等 4 官署平行文 移 关文 咨 照会 朱笔和墨笔 等 5 官署下行文 会 符 谕 札等 二 公文的种类 二 现代公文的种类1 按公文的来源划分 对外文件 收来文件和内部文件 2 从公文的行文关系上来划分 上行文 平行文和下行文 3 从公文的秘密程度和阅读范围来划分 秘密文件 普通文件和公布文件 三 公文的特点 一 政策性 二 规范性 三 实用性 四 时限性 四 公文写作基本规则 一 公文行文的基本规则单位关系确定行文关系 行文规则规定了各级单位的行文关系 即各级机关之间公文的授受关系 它是根据单位的组织系统 领导关系和职权范围来确定的 四 公文写作基本规则 1 上行文的行文规则 请示 报告 总的说来 有这几点需要注意 单头主送 不多头主送 可采取抄送形式 逐级行文 不要越级行文 要向机关行文 不要向领导者个人行文 请示 应一文一事 只主送一个机关 不抄送下级机关 报告 中不得夹带请示事项 通常有逐级上行文 多级同时上行文和越级上行文三种方式 四 公文写作基本规则 2 下行文的行文规则 通知 通报 批复 决定 1 按照职权范围行文 2 部门之间应当经过协商一致 方可就有关问题向下行文 3 通知类普发性文件 各主单位排列顺序应为先外后内 级别先高后低 不同系统间单位用逗号 隔开 系统内单位用顿号 隔开 四 公文写作基本规则 3 平行文的行文规则 1 平级之间不宜使用上行或下行文 2 不相隶属机关之间一般用 函 行文 4 联合行文的规则 1 可以联合行文的主体 2 联合行文的要求 四 公文写作基本规则 二 公文写作基本要则1 公文格式要规范 在下面第五大点专门讨论 2 语言表述要准确 1 语言模式的选择 用书面语言和程序化语言 四 公文写作基本规则 2 词语的选择 词语的涵义 截至与截止 制定与制订 其他与其它 作与做 作为 做法 词语的感情色彩 以平实庄重为基本格调 以记叙说明的明确 规范和简洁为特征 领导同志到会一般为 讲话 不是 发言 四 公文写作基本规则 3 常用的事物和概念的特殊表达要求 时间的表达 精确 完整 恰当 空间的表达 国外 国内 这里 那里 准确 具体地说明有关的单位 处所 数量的表达 倍数 分数 到 了 以上 以下 要反复核实 表述确切无误 要精选数字 切忌过于繁琐 要加强分析 避免零乱堆砌 要规范使用 避免产生歧义 四 公文写作基本规则 职务 姓名的表达 全称 多种职务 党内党外 表明人物职务时一般要使用全称 或使用通用的简称 表明人物姓名时 要写全姓和名 一人担负多种职务时 列出与公文内容有关的职务即可 需要列出一个人物的两个或两个以上职务时 国内的人物按照先党内后党外 由高到低排序 国外的人物 则尊重对方习惯或按照双方的需要标明 公文中需要同时列出若干人物姓名时 要遵循一定标准 如按照职务高低 姓氏笔画 姓氏字母顺序等排序 五 公文格式 一 公文用纸和印装格式1 公文用纸采用国际标准A4型纸 其幅面尺寸为210mm 297mm 2 公文页边与版心尺寸 公文用纸天头 上白边 为37mm 1mm 公文用纸订口 左白边 为28mm 1mm 版心尺寸为156mm 225mm 不含页码 3 文字符号从左至右横写 横排 一般每面排22行 每行排28个字 4 公文左侧骑马订或平订 不掉页 后背平整 不空 见图示 210mm 297mm 37 1mm 28 1mm 225mm 156mm 公文用纸格式 五 公文格式 二 结构和要素1 文头部分 眉首 公文的文头 又称版头 包括文件名称 发文字号 签发人 紧急程度 秘密等级和份号等项内容 位于公文首页上端 一般约占A4型公文纸的1 3或2 5面积 下面请看图示 文件 2005 1号 签发人 特急 机密 一年 000001 文件名称 由发文机关全称或规范化简称后加 文件 两字组成 发文字号左空一格 签发人右空一格 绝密 机密 级公文应当标明份数序号 只有上行文才需注明签发人 紧急公文应根据紧急程度分别标明 特急 急件 上行文的眉首格式 文件 2005 1号 特急 秘密 下行文眉首格式 文件 2005 1号 特急 秘密 党的机关公文眉首 五 公文格式 2 主体部分 公文的主体 是公文最主要的部分 其格式包括标题 主送机关 正文 发至级限 附件 发文机关 印章和成文日期等内容的规定 请看图示 文件 2005 1号 签发人 特急 机密 一年 00001 公文标题 红色反线下空2行 2号小标宋体字 主送机关 标题下空1行 左侧顶格用3号仿宋体字标识 回行时仍顶格 请示 附件 在正文下空1行左空2字标识 附件应与公文正文一起装订 并在附件左上角第1行顶格标识 附件 成文日期右空4字 中文小写 公文如有附注 居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行 附件 1 2 二 五年四月二十日 发至 级 单个机关发文的成文日期和印章格式 两个机关联合发文的成文日期和印章格式 三个机关以上联合发文的成文日期和印章格式 二 九年二月五日 当印章下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心线压在成文日期上 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应采取调整行距 字距的措施加以解决 务使印章与正文同处一面 不得采取标识 此页无正文 的方法解决 发至 级 二 三年二月五日 联合上报的公文 由主办机关盖印 联合下发的公文 发文机关都应盖印 此页无正文 发至 级 二 三年二月五日 此页错误 不能使用 此页无正文 字样 五 公文格式 3 文尾部分 版记 文尾部分包括主题词 抄送机关 印发机关 印发日期 附注和页码等内容的规定 请看图示 印发机关左空1字 印发日期右空1字 印发日期以公文付印的日期为准 用阿拉伯数码标识 公文应标主题词 上行文按上级机关要求标注 发至 级 二 三年二月五日 主题词 抄送 办公室 2005年4月20日印发 抄送机关左空1字 后标全角冒号 抄送机关间用逗号隔开 回行时与冒号后的抄送机关对齐 在最后一个抄送机关后标句号 2 发文机关全称下4mm处为一条武文线 上粗下细 距下页边20mm处为一条文武线 上细下粗 两条线长均为17cm 每行居中排28个字 首页不显示页码 学院 30mm 200 1号 关于 的函 秘密 特急 20mm 信函式格式 会议纪要格式 会议纪要 会议纪要不加盖印章 其他要素与公文的一般格式相同 文件 2005 1号 签发人 王二小 特急 机密 一年 00001 请示 字体字号 3号仿宋体字 文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字 3号黑体字 小标宋体字 用红色标识 字号一般应小于22mm 15mm 高 宽 3号楷体字 2号小标宋体字 附件 1 2 二 五年四月二十日 发至 级 3号仿宋体字 发至 级 二 一 年二月五日 主题词 抄送 办公室 2010年2月5日印发 2 3号黑体字 3号仿宋体字 4号半角白体阿拉伯数码 五 公文格式 三 值得注意的地方1 标题 1 标题使用中 常见的是文种使用错误 其中量最大的是把 申请 当作 请示 把 汇报 当作 报告 申请 和 汇报 不能作为文种来用 2 规章制度类标题 建议 关于印发 通知 而不是 关于下发 的通知 3 标题一般不加标点符号 五 公文格式 2 正文 1 正文中提到撰写此文件的依据时 有时需引用文件 正确引用应为 公司市场经营部 关于XX的通知 安徽源牌 2009 X号 注意各部分的位置 六角括号的用法 方括号 圆括号均不正确 2 若引用文件标题中还含有文件小标题 应为 关于转发集团公司的通知 注意使用单书名号 五 公文格式 3 正文层次序数正确使用 第一层一 第二层 一 第三层1 第四层 1 公文中最好不要采用 1 1 1Aa等符号 4 段落中无论有无层次序数 段落首行须两个汉字符 回行须顶格 若使用自动生成的段落编号 请手动调整排版 五 公文格式 5 表格图形等尽量不在正文出现 可放入附件中 6 正文措词施要得体 条理清楚 感情中立 不宜使用语气词或感情色彩较浓的词 结尾语一般要单另一行 语气要谦虚 结束时使用的标点符号 一般为句号 如 妥否 请批示 不宜用感叹号 等 五 公文格式 7 数字间的逗号为半角 如 123 000元 不能写成全角 123 000元 8 落款时间应为大写汉字 如二 一 年七月十八日 六 常见公文写作 一 请示的撰写第一层 写明请示的原因 背景 即 说明请示问题的依据 原因 出发点 说明为什么要请示 第二层 写明请示的事项 即 要求上级给予批示 批准的具体事项 结尾 妥否 请批示 需要注意的问题 例文 六 常见公文写作 二 报告的撰写1 综合性报告 开头 主体 结尾开头 概括说明全文主旨 把一定时间内各方面工作总的情况做一个概述 主体 是报告的核心 要就各方面工作的主要情况进行说明 结尾 具体写出工作中存在的主要问题 并提出下一步工作意见 六 常见公文写作 2 专题报告 情况 经验 问题情况 开展和进行某一专项工作的依据 工作的大体进展情况 取得的成效等 经验 完成某一项工作的主要做法或取得的经验 问题 讲请存在的问题 今后的意见和建议要针对存在的问题去写 意见和建议提出的措施要得当 方法要行之有效 3 注意事项 4 范文 六 常见公文写作 三 通知的撰写1 适用范围 批转性通知 告知性通知 事项性通知2 功能 3 结构 正文 第一部分 发通知的原因 根据和目的 启承语 现将有关事项通知如下 等 第二部分 所通知的事项 第三部分 对全文加以总结 提出号召 希望 要求等 通常以 特此通知 结尾 六 常见公文写作 4 会议通知 一般应包括以下内容 会议名称 召开会议的根据与目的 会议时间 地点 报到的时间 地点 与会人员 差旅费报销办法 与会者准备工作与注意事项 联系单位 联系人与联系电话号码等 5 范文 六 常见公文写作 四 通报通报是表彰先进 批评错误 传达重要情况时使用的公文 1 表彰 批评性通报正文的写法 发文的原因 根据 介绍事件过程 人物行为 适当地进行评论分析 指出重要意义或后果 提出其中实质性的问题 发文机关对事件 人物做出的决定 要求和采取的措施 规定 六 常见公文写作 2 事项性通报正文的写法 就一个事件 一个情况的演变过程进行概括和叙述 存在的主要问题 解决措施或今后工作的要求 3 范文 六 常见公文写作 五 函函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题 向有关主管部门请求批准等 1 问函 开头 交代去函的缘由 根据 理由 要开门见山 直截了当 主体 写明询问或商洽的内容 要求写得具体 准确 条理清楚 要一事一文 结尾 常用 即请复函 盼复 以上意见 请予函复 等 也可以写一些表示感谢的词语 如 特表示感谢 请函复为感 等 六 常见公文写作 2 复函 开头 X月X日贵单位关于XXXXX来函已悉 经研究函复如下 主体 针对问函所商洽和询问的事项 做明确 具体的答复 结尾 不用寒喧 也可以没有结尾 常用 此复 特此函复 等 3 范文 六 常见公文写作 六 会议纪要会议纪要由标题和正文组成 在结构格式上与其他公文不同的是 会议纪要不用主送单位和落款 成文时间多写在标题下方 会议纪要不盖公章 1 标题 会议纪要的标题通常由会议名称和文种构成 例如 全国农村爱国卫生运动现场经验交流会纪要 六 常见公文写作 2 导言 导言即会议纪要的开头部分 一般是概括会议的基本情况 包括会议的名称 目的 内容 时间 地点 规模 参加人员 主要议题和会议成果等 导言不能写得过长 要简明扼要 让人们读后对会议有个总体的了解 3 主体 主体的写法一般有三种 一是条项式 二是综合式 三是摘要式4 结尾 4 范文 六 常见公文写作 XXX项目组第X次会议纪要 注意标题不用加 关于 X年X月X日 XX项目组第X次会议在X处召开 会议由XXX主持 XXX XX XX单位相关人员参加了会议 会议对XXXXXXX事项进行了讨论 现将会议议定事项纪要如下 一 XXXXXXXXXX 二 XXXXXXXXXX 参会人员 XX XX XX XX 会议记录 XX 第二篇公文的办理 一 公文收文办理二 公文发文程序 一 公文收文办理 一 签收 登记应建立严格的收文签收 登记制度 加强对公文运转的管理 保证收到的公文