印鉴证照管理办法8888.doc

全南科技有限责任公司印鉴证照管理办法文件编号: -WI-BGS-版本: 1修改状态: 0制作： 日期： 审核：日期：审批：日期：1 范围（五号黑体加粗） 为了保证公司印章、证照使用的权威性、合法性和安全性，依据公司规范运营、防范风险的管理规定，有效地维护公司利益，特制定本管理制度。本制度适用于公司及所属子（分）公司所有部门及人员。2 引用文件 无3 术语和定义印鉴证照:是企业法人的资格证明，是企业进行经营管理活动的资信证明，直接关系企业的根本利益和安全，为保护法定权益，促使集团公司的印鉴证照刻制、保管、使用合法性、严肃性、规范性 。4 职责4.1办公室财务部负责保管印章、证照、证照的办理、证照的年审。5 工作内容5.1印信证照管理5.1.1印鉴证照包括公司印章，行政公章、，合同专用章，部门业务章，财务专用章，银行印鉴章；法人章等具有法律效力的印章。企业营业执照正副本、经营许可证、税务登记证、组织机构代码证、资质证、书法人代码证、特许经销证、技术合格证、银行款卡证、社会保险登记证、介绍信、海关注册证书资质证、以及各种证照的影印件等。5.1.2凡对内对外使用的具有代表性的印鉴证照，集团本部统一由集团办公室管理、子公司由总经理授权指定专人或子公司办公室管理，财务类印鉴证照由各财务部指定专人（可兼任）管理，部门的印章由部门负责人管理。印鉴专管员需在集团办公室备案，有异动需重新备案。5.1.3公司及子公司的印章、证照统一由公司办公室和财务部及部门进行管理保管，总经理应确定具体的印章、证照保管及使用责任人，保管部门要树立高度的责任心，保证印章、证照保管和使用的安全。除总经理同意外，不得擅自转交他人代管。5.2印章管理5. 2.1印章包括公章、合同专用章、财务专用章、发票章、法人私章、董事长、总经理私章、各部门章等印章。5.2.2公司及子公司现行的印章、印鉴未经集团批准和授权，不得擅自重刻、复制、注销。如需启用新印章、印鉴，必须经集团同意和授权。5.2.3公司及子公司责任人不得利用公司印章签订各种假经济合同，不得利用印章进行违法活动等等。5.2.4公司及子公司部门印章丢失时应立即向集团行政办公室报告，并依法公告作废，重新刻制。5.2.5公司及子公司实行印章使用登记管理制，使用以及领取、归还印章时应予以登记。5.2.6公司及子公司各部门一律不得自行刻制公章、法人私章。5.2.7行政办公室印章专管员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁进保险柜内，妥善保管，不得将印章存放在办公桌内；次日上班后，应首先检查所保管印章保险柜有无异样，若发现意外情况应立即报告。5.2.7印章专管员因事、病、休假等原因不在岗位时，办公室负责人应指定他人代管印章，印章专管员要向代管人员交接工作，交代用印的注意事项。专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起止日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。5.2.8交接工作时，应严格办理交接手续，填写印章交接单（附件1），登记交接日期、管理印章类别，交接人员签字，印章授权人签字认可后备存。5.2.9公司及子公司和各部门因公务需加盖公司行政公章、合同专用章、业务专用章、财务专用章、法人章的，或公司员工因私事需出具证明而使用公司行政公章的，使用人或需使用的员工应在印章专管员处填写好“印章使用登记表”（附件2），并经双方签字确认。印章专管员应对文件内容和所登记的事项予以核对，经核对无误的方可盖章。5.2.10财务部使用的常规性、一般性的表格、函件，如规范性的各类报表等，由财务部负责人审批后盖财务专用章或公章。5.2.11未经办公室同意，不得在空白公文纸和未填好内容的介绍信、证明以及合同上盖章。5.2.12印章原则上不许带出公司，对确需将印章带出使用的，应填写“印章外借登记表”（附件3），经签字确认后，方可携带使用。外借人员应对印章进行妥善的保管，如损坏或丢失，应承担补办费用及相关责任。5.2.13印章使用完后，需到行政办公室处归还并进行核销，填写归还日期；印章行政办公室专管员应对归还的印章进行检查，确认无损后进行保管。5.3证照管理5.3.1证照包括营业执照（正、副本）、组织机构代码证（卡）、银行帐户、税务登记证（地税、国税）、财政登记证、海关注册证书资质证、书法人代码证、特许经销证、技术合格证、银行款卡证、社会保险登记证、介绍信及各下属公司开展经营活动所需的各种证照。5.3.2公司的营业执照（正、副本）、组织机构代码证（卡）、银行帐户、税务登记证（地税、国税）、财政登记证、海关注册证书资质证、书法人代码证、特许经销证、技术合格证、银行款卡证、社会保险登记证、介绍信及其它证照由公司办公室和财务部门统一管理保管。5.3.3公司及子公司必须按照各地有关机关部门的要求，按时办理各种证照的年检、变更、更换工作，保证公司及子公司经营主体资格符合法律法规的要求。5.3.4公司及子公司的营业执照正、副本及其它证件不得外借与公司及子公司无关人员，不得与其他单位、组织及第三人共同使用。5.2.5公司及子公司责任人不得利用证照签订各种假经济合同，不得利用证照进行违法活动等等。5.2.6公司及子公司和部门的证照丢失时应立即向集团行政办公室报告，并依法公告作废，重新办制。5.2.7公司及子公司实行证照使用登记管理制，使用以及领取、归还证照时应予以登记。5.2.8公司及子公司因公务需借阅或复印公司有关证照的，由办公室和财务部门同后方可借阅或复印5.2.9公司及子公司因公务需外借或复印公司有关证照的，由办公室和财务部门同后方可外借，如损坏或丢失，应承担补办费用及相关责任。5.2.9证照使用完后，需到办公室和财务部证照专管员处归还并进行核销，填写归还日期；证照专管员应对归还的证照进行检查，确认无损后再行签字。附 则本制度解释权，修改权归全南科技有限责任公司办公室。本制度自颁布之日起生效执行，原制度随之作废。6 记录6.1印章交接单6.2印章使用登记表6.3印章外借登记表6.4证照使用登记表6.5证照外借登记表附件1印章交接单部门名称：交接印章名称：交接日期：年月日以上印章自年月日起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人负责。移交人： 接收人：年月日 年月日印章授权人签字确认： 年月日附件2印章使用登记表序号印章类型用途部门使用人签名日期印章专管员签名1234567891011121314附件3印章外借登记表序号印章类型用途部门使用人签名借出日期归还日期印章专管员签名1