XX集团股份有限公司财务管理制度(一整套)【包含26个管理制度,绝版好资料】 XX集团股份有限公司财务管理制度(一整套)【包含26个管理制度,绝版好资料】

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XX 集团 股份有限公司 财 务 管 理 制 度 1 目 录 一、 XX 集团费用 开支 管理制度 ………………………………………………………………. 1 二、 XX 集团成本开支管理制度 …………… ……………………………………………….… 6 三、 XX 集团银行帐户管理制度 …………………………………………………………….… 12 四、 XX 集团票据管理制度 ……………………………………………………………….…… 15 五、 XX 集团发票、收据管理制度 ……………………………………………………….…… 17 六、 XX 集团会计档案管理 制度 ………………………………………………………………. 20 七、 XX 集团各类财务报告的编制与分析制度 ………………………………………………. 25 八、 XX 集团财务信息汇总制度 ………………………………………………………………. 29 九、 XX 集团财务部合同管理制度 ……………………………………………………………. 30 十、 XX 集团印鉴管理制度 ……………………………………………………………………. 32 十一、 XX 集团财务工作移交制度 ……………………………………………………………. 34 十二、 XX 集团销售案场收付款管理制度 ……………………………. ……………………… 36 十三、 XX 集团物业收费管理制度 ………………………………….………………………… 38 十四、 XX 集团现金管理制度 ……………………………….………………………………… 40 十五、 XX 集团资产管理制度 …………………………………………………………………. 43 十六、 XX 集团往来帐款管理制度 ……………………………………………………………. 45 十七、 XX 集团预算管理制度 ………………………………………………………………… 48 十八、 XX 集团 股份有限公司 参与一级市场认购新股管理办法 …………………………… 51 十九、 关于上报新开发项目财务环 境分析报告的通知 ……………………… ……………… 54 二十、 XX 集团合同付款管理作业指引 ………………………………… … …… ………… … 56 二十一、 关 于规范集团对外披露财务信息的通知 …………………………… ……… ……… 61 二十二、 房地产项目 EVA 值计算作业指引 …………………………………… .…………… .63 二十三、 盈利预测编制流程作业指引 ………………………………………………………… 66 二十四、 现金流计划编制作业指引 …………………………………………………………… 72 二十五、 资金计划管理办法 …………………………………………………………………… 78 二十六、 资金计划管 理作业指引 ……………………………………………………………… 80 1 XX 集团费用开支管理制度 第一条: 为加强 XX 集团各企业的财务管理,按预算控制费用开支,本着勤俭节约,提高效益和有利工作的原则,并根据国家的法律、法规及公司的具体情况,特制定本制度。 第二条: 本制度所指的费用开支包括维持公司日常营运的所需的开支(如:租赁费用,办公费用,车辆使用费,业务招待费用、市内交通费用、差旅费用以及薪资奖金等相关费用),但不包括成本项下的开支(如:广告费用,材料采购和工程费用等开支,成本开支管理制度另行规定)。 第三条: XX 集团的费用开支从小帐户列支并实行一支笔的审批制度,各公司的费用开支在该公司总经理授权范围内的,由该公司总经理审批 , 集团公司总裁 授权职能部门和项目公司负责人的,由被授权人审批 ; 在授权范围外的,由集团公司总 裁 审批。 第四条: XX 集团费用开支实施预算管理,各公司必须做出年度费用开支的预算,报集团公司审批后执行;各地区公司总经理有权在整体预算不突破的情况下,灵活安排各个月和季度的费用开支计划;各公司应于每个月的成本分析会上确定下个月的费用开支预算,并报备集团公司财务部。 第五条: 对于预算计划内 除薪资奖金外的费用开支的审批权限与程序: 1、 费用当事人填写费用报销单或付款申请书 (见附表一、二) ; 2、 在填制费用报销凭证时,要按费用类别分别列支; 3、 部门经理审查并签字后送交财务部审核; 4、 主管会计对费用报销单或付款申请书进行统一编号并审核签署意见后送交 财务经理审核确认,之后呈报 总经理 ,或被授权人 批 准; 超过授权审批金额的 ,须经 集团总裁 与财务总监联签批准 ; 5、 费用的事项与金额在授权范围内的,由各公司 被授权人 审批,授权范围外的除各公司总经理审批外还要报集团公司总 裁 审批; 6、 已审批过的费用报销单或付款申请书,转到各公司财务主 管签阅后,交由出纳办理付款手续;如公司没有另设财务主管,则直接返回到出纳处办理付款手续; 7、 出纳付款前核对各原始票据,并复核付款金额,正确无误后将相关款项支付给经办人,同时将已付款的原始票据加盖付讫章,并将已编号的费用报销单或付款申请书存档保管; 第六条:薪资奖金的审批权限与程序: 1、 薪资奖金在年度预算额度内的,每月未 人力资源 部专人负责核算,然后送交财务部审核, 2 财务部审核无异议后,送各公司总经理审批后,发放当月薪资奖金; 2、 人力资源 部门应将总经理鉴署的所有员工 的薪资结构表、薪资调整表,加班表等与工资计算相关的资料 原件报备财务部存档; 3、 超过年度预算额度的薪资奖金报集团总部追加预算后方可发放; 4、 在公司总经理授权范围外的薪资调整应报集团总部审批。 第七条: 超出年度预算的费用开支应报集团公司追加预算额度后方可按上述程序审批,否则财务部有权拒绝支付该款项。 第八条: 费用支出的有关规定: 一、 办公费用 办公费用由 办公室 统一采购、集中向财务部报销。各部门把经审批的 办公购物申请表(见附表三) 报 办公室 , 办公室 每月汇总的办公费用计划抄报财务部一份,由财务部监督执行。 二、 业务招待费 各部门员工(包括部门经理)因业务需要招待 宾客,应事先填制《 礼品 /业务招待申请表 》 (见附表四) ,详细填写招待对象、预计金额及时间 ,一事一单,不得与其他费用项目混合报销 。按金额范围报总经理 或其他被授权人 批准,并严格掌握不得超支,特殊情况外出联系业务临时发生业务招待费的,应电话口头申请,于次日补办手续(遇周末和节假日顺延)。 三、 市内交通 1、 公司员工外出联系业务、工作一般以公交车、中巴为主,特殊情况下,经部门经理同意,公司总经理批准,方可报销出租车费用。 2、 在报销出租车费时, 应填写差旅费报销单(见附表五), 所有的车票反面均需注明起止地点和原因,以便审核。 3、 因工作需要,公司已经为其配备专用车辆的部门经理或员工,原则上不允许报销市内交通费,特殊情况须由公司总经理批准方可。 四、 外埠差旅 1、 员工因公出差必须事先提出申请,经部门经理审核签字,总经理 或其他被授权人 批准。 2、 出差人员可凭批准的申请单向财务部办理暂借款手续,填写《暂借款申请单》,预借金额由财务部根据路程远近,时间长短核定,呈送总经理 或其他被授权人 签字同意后,方予借款。 3、 出差期间的市内交通费、伙食补助费归为 外 勤补贴均按出差的自然(日历)天数计算,实行分项计算、总额包干、调剂使用,节约归己,超支自理的办法。 4、 凡出差到异地超过半个月以上的,按本出差补贴标准的 80%报销,超过一个月以上的,按长期外派人员待遇报支。 3 5、 工作人员出差期间,市内交通费和伙食补助实行包干使用,不再凭据报销。乘坐往返机场或火车站等的交通费用不属包干范围,凭据另外报销。 6、 出差人员如自带交通工具或由接待单位提供交通工具,则不予报销出差地市内交通费用。 7、 如出差人员由接待单位提供食宿的,交通费用据实报销,其它补贴取消。 8、 员工出差返回公司,应在三天内到财务部办理结算手续。财务人员按公司规定标准,认真审核报销单,超过标准的支出,个人自理。暂借款如有剩余,必 须于结算时返还给公司,否则下月工资中扣除。 9、 因公出差发的邮资、电话费(因业务而发生的)、行李寄存费,必须在票据上注明原因一同报销。 10、 长期外派人员或驻外机构人员,其住宿原则上应租房解决。每月补贴生活费(视具体情况定)。当地招收的员工,不享受生活补贴。 11、 出差人员乘坐交通工具、住宿标准及补贴标准依各地公司具体情况而定。 第九条:其他事项: 1、 本制度之修改须经董事会讨论、批准。 2、 本制度自发布之日起执行,解释权属集团公司财务部。 附表 : 1, 费用报销单; 2, 付款申请书; 3, 礼品 /业务招待申请表 ; 表一 4 费用报销单 年 月 日 附单据 张 报销人 公司 部门 金 额 内容 报销金额(大写) 总经理签字 部门经理签字 财务审核 出纳签字 报销人签字 表二 付 款 申 请 书 年 月 日 企业名称: NO: 经办部门填写 申请付款部: 经办人: 部门负责人: 收款单位: 开户行及账号: 申请付款金额:大写: 小写:¥ 款项用途: 合同金额: 已付: 付款方式: 支票 □ 贷记凭证 □ 本票 □ 汇票 □ 电汇 □ 其它: 备 注: 第一联:存 根 财务审批 付款开户行: 票号: 实付金额: 主管会计: 财务部经理: 财 务总监: 总经理批示: 表四 5 礼 品/业 务 招 待 申 请 表 年 月 日 凭证号: 申报部门 招待礼品 □ 招待用餐时间 □ 年 月 日 申报经办人 招待礼品标准 □ 申请用餐标准 □ 元 应酬内容 部门经理意见 总经理审批 注:本表: 1. 由公司各职能部门或项目公司按规定事先办理申报审批手续后,在填制“费用报销单”时,随同提请已获批 的“礼品/业务招待申请表”,或礼品/招待用餐“正式发票联”,办理相关核准手续。 2. 不含项目总经理相关费用。 6 XX 集团成本开支管理制度 第一条 目的 为了进一步加强成本的控制,提高经济效益,合理有序的安排资金的运用,根据公司的具体情况,特制定本制度。 第二条 成本开支的范畴 本制度所指的成本开支的范畴是指除费用开支管理规定中所指的维持公司日常营运的费用以外的开支。(包括土地及拆迁费用、前期费用、建筑安装费、基础设施费、公建配套费、以及项目所承担的贷款利息等)。 建立综合开发核算体制,搞好经济核 算,降低开发建设费用。 第三条 成本开支的预算 根据公司成本分析会的制度,各项目公司按照 集团 公司的年度战略,编制年度工作计划和工程进度,报 集团 公司审批后执行。各地区公司总经理有权在整体预算不突破的情况下,合理安排各个月和季度的成本开支计划。每月各公司工程部门编制 “经营 预算表 ”确定下个月的成本开支预算,于财务部汇总在每月初的成本分析会上确定,并报备集团公司财务部。 第四条 成本开支的帐户管理 本制度所规定的成本开支原则上必须从大帐户列支。如遇特殊情况,在总经理授权审批的额度以内的,可以从小帐户临时列支,但财务部应做相应 的台帐备查。 第五条 成本开支的审批权限 所有的成本开支审批实行一支笔制度,各公司的成本开支在该公司总经理授权范围内的,由该公司总经理审批, 或由总经理授权的被授权人审批 ;在授权范围外的由集团公司审批。 第六条 成本开支审批的一般程序 1. 工程预付款的支付,必须有工程施工合同的依据,付款前必须 按合同 取得施工承包单位履约预付款保函 或保证金 的手续依据,未办理保函 或保证金 手续的不得支付预付款。 2. 所有成本开支的付款都应严格按照合同条款执行,不得 提前 预付或超付款项; 3. 集 团下属各房地产开发公司自行采购的材料、设备(甲供料),要有验收报告 ,并附有规划设计部、工程部、成本合约部等相关部门负责人的联合签名(签单格式由集团工程部制定) 7 a) 需验收后支付的工程款,要附有验收报告并有规划设计部、工程部、成本部等相关部门负责人的联合签名(签单格式由集团工程部制定) b) 支付精装修项目工程尾款时,要有权威机构的环境卫生检测报告 c) 支付最后一笔项目工程款时,应审查工程款发票是否包含保修金,未含保修金的不予支付。 d) 支付保修金时,应附有《保修服务情况征询表》 (见附 表四 ) 并由成本部、工程部、物业管理部门及项目总经理联合签名。 4. 合同项下的付款由经办人填写付款申请书,部门经理 审核后送交财务部; 5. 财务部门参照合同核对后,送公司总经理审批,超出授权范围的,再送集团公司总 裁 审批; 6. 出纳人员凭审批后的付款申请书办理支票,由经办人员签领; 7. 以上流程对于建筑安装工程款项,除按照合同条款约定外,经办人员还必须附有经会签过的《工程款拨付签证 程序 单》 (见附表一) 或工程决算单;如因原设计图纸修改等原因导致工程量的增加或减少,致使工程成本发生变化的应在该合同后另附《 施工图变更 签证表》 (见附表二) ; 第七条 特殊事项的审批 1. 对于土地相关费用、前期的交易规费以及市政配套费用等向政府部门支付不全部具有合同的款项 ,可依照政府规定或相关文件办理; 2. 对于应缴的营业税金及附加 税及预征的企业所得税和土地增值税, 由 各公司 财务部主管会计精确计算后,将当月申报税款填列付款申请书报公司总经理 批准 划转至纳税帐户,税务申报后自动转帐。 3. 银行贷款利息支出由所贷银行每季度末按照贷款合同利率自动扣款,财务部应在每月末预提当月的利息支出。 第八条 超出预算外的成本开支应报集团公司追加预算额度后,方可按上述程序审批,否则财务部有权拒绝支付该款项。 第九条 本制度之修改须经董事会讨论、批准。 第十条 本制度自发布之日起执行,解释权属集团公司财务部。 8 附表 : 1, 工程款支 付审批表; 2, 工程变更审批表; 3, 工程合同质保金 /尾款支付保修服务情况征询表 9 经办人: 流水号:合同编号付款期数最晚付款日期货币 : ( R M B )□预付款 合同金额附件:合同、满足付款的其他凭证 ( 如履约保函 )补充协议□进度款 已批签证附件:合同、承包单位的付款申请、监理审核意见未批变更 ( 估计 )□结算款 合同总额预计附件:合同、结算书 / 竣工验收合格报告累计应付款 满足付款的其他凭证 ( 如质保金保函 )减累计已付款□质保金附件:合同、结算书、维修扣款记录等 本期应付款 满足付款的其他凭证 ( 如质保金保函 )旭辉集团工程款支付审批表项目名称合同名称承包单位付款类别及相关附件 ( 复印件 ):项目公司合约部/设计部事业部总经理(授权额度以上,集团总裁复审)财务部事业部副总 10 经办人: 流水号:合同编号合同总价希望办结日期签字盖章 : 日期 :旭辉集团工程变更审批表项目名称合同名称承包单位变更主张部门变更理由 :项目公司/设计代表事业部总经理(授权额度以上,集团总裁复审)设计单位合约审算部事业部副总 11 工程合同质保金 /尾款支付 保修服务情况征询表 项目名称: 合同名称: 合同承包 单位名称: 合同编号: 质保期 起止日期: 质保期限: 质保金尾款支付征询部门意见: 物业管理部门反馈意见: 1、质保期内保修服务情况(简述): 2、质保期内物业代维代修情况(简述): 3、所发生费用是否已由开发 商支付? 是( ) 否 ( ) 部分 ( ) 4、未支付费用的代维代修项目维修书面通知、项目及费用清单(附后) 共__页 经办人: 日期: 年 月 日 单位负责人: 日期: 年 月 日 物业管理 部门盖章: 项目公司审核反馈意见: 1、质保期内保修服务情况(简述): 2、建设单位代维代修情况(简述): 3、建设单位代维代修项目及费用清单及事先通知事后告知书(附后) 共__页 4、承包单位合同竣工资料编制、归档完整性和及时性情况(简述 ): 经办人: 日期: 年 月 日 项目工程部经理: 日期: 年 月 日 项目总经理: 日期: 年 月 日 注: 1、物业管理单位在保修期限内发生自行维修项目,应事先书面通知项目公司维修项目内容、清单及费用 并 须得到项目公司的书面签字认可,此类书面文件应归档保留作项目公司支付相关费用的依据。 2、项目公司若在保修期限内发生自行维修项目或物业代修项目,应向承包单位采用事先书面通知, 事后 书面告知(含维修项目内容、费用清单),此类书面文件应归 档保留作质保金 /尾款支付时的扣款依据。 12 XX 集团银行帐户管理制度 第一条 为了加强 XX 集团银行帐户使用的监督和管理,贯彻落实 XX 集团财务集中管理的原则,特制定本制度。 第二条 银行账户开销户的审批程序 各公司的银行帐户开设必须符合国家有关规定,原则上不准擅自开设银行帐户,如根据实际经营情况需开设相适应的银行账户时,由公司财务部填写申请表(见附表一),报公司总经理签字,然后报送集团财务部,经集团总 裁 审批后,方可办理银行账户的开设与注销。 第三条 银行账户印鉴管理 公司所有的银行帐户都必须预留三枚印鉴,实行三章分管并用制,分别为:财务 章、法人章和出纳章。财务章由该公司会计保管,法人章分大小账户管理,其中大帐户由集团总 裁 授权 予 专人保管,小帐户由所授权的各公司总经理保管,出纳章由公司出纳本人保管,不准 1 人同时保管两枚印鉴章,印鉴保管人临时出差时必须向财务主管报告备案,由其指定委托人代管。 第四条 银行账号保密原则 各公司银行帐户的账号应严格保密,非因业务需要不准对外提供。 第五条 各公司所有银行的资料(开户资料、开户许可证、银行账本)要妥善保管,银行账本要及时登记,定期同银行核对。 第六条 银行账户只供本单位经营业务以及结算使用,严禁出借账户外单位或个人使用,严禁 为外来单位或个人代收代支、转账套现。 第七条 对于公司未使用的账户应及时办理销户手续,并按开户的程序进行审批; 第八条 各公司财务主管 在年度报表编制中 应将本公司所有的银行帐户的资料填入银行账户的汇总表(见附表 2),并向集团财务部报备; 如银行帐户的情况发生变化,应及时调整汇总表的信息并及时报备。 第九条 本制度之修改须经董事会讨论、批准。 第十条 本制度自发布之日起执行,解释权属集团公司财务部。 附表: 1, 开户银行帐户申请表; 2, 银行帐户汇总表。 13 表一 开设银行账户申请书 年 月 日 申请部门 申请人 开户公司 开户原因 开户银行 账户性质 备注 总经理意见 财务总监意见 集团董事长意见 14 银行帐户汇总表 编制单位: 年 月 日 附表二 序号 开户银行 银行帐号 帐户性质 开户时间 主要用途 备注 复核: 制表: 15 XX 集团票据管理制度 第一条 目的 为 完善 XX 集团的各类票据的管理,杜绝由于票据管理不当而可能导致的经济损失 , 特制定本制度。 第二条 收入的票据管理 1. 本条所指的票据包括财务付款时收入的各类正式的原始凭证以及收款时接收的支票、汇票和本票; 2. 财务人员在付款时,必须要求经办人先行提供正式有效的收款凭证,包括税务局印发的正式收据或者发票或政府部门开立的行政收据(如向政府部门付款,可允许先付款后取收款凭证),不符合规定的收据、发票不得作为财务报销凭证; 3. 财务人员收到收款凭证后,必须仔细核对凭证的真伪以及凭证的填写是否完整无误(尤其是对金额和收款单位事项),对于 金额较大的票据( 20 万元以上),财务人员应向税务局查核; 4. 对于收到的银行支票、汇票或者本票,财务人员应仔细核对票据的真伪,并且注意票据的填写是否完整准确,有无涂改的痕迹,票据是否在有效期内,付款人是否有权签发或者背书转让是否连续,对于大额或者有疑问的票据,应查验持票人身份证件或向开立银行查询; 5. 对于收到银行票据解行遭到拒付的,财务部门应在第一时间内将情况通报上级主管和经办部门,以便及时采取措施; 6. 公司对于票据管理实行审核监督制度,出纳员对票据使用部门的付款审批程序进行审核监督,财务主管对出纳员的付款手续及审 批程序进行审核监督。 第三条 公司票据的购买 公司的支票、汇款凭证以及实际业务中涉及到的其他银行票据,由出纳人员根据实际需要,经财务部经理或者总经理批准后,向开户银行购买。 第四条 公司票据的保管 1. 公司的支票、汇款凭证以及其他银行票据由出纳人员进行保管,出纳人员应负责将票据号码和数量在支票备忘簿进行登记,并妥善保管,不得转交他人; 2. 尚未使用签发前的空白支票,不得加盖印章,支票印章必须按职责分离保管 ,对签发的支票须加盖“不得转让”印章 ; 3. 所有作废的票据均应注销后存档备查,不得擅自销毁; 16 4. 公司的票据如有遗失,应及时向上级主 管报告,并立即采取相应的补救措施(如向相关部门登记备案或登报挂失等); 第五条 公司票据的使用 1. 公司所有的收入款项均应开立正式的票据给客户或付款单位; 2. 公司所有超过现金使用范围的开支均应使用票据支付,原则上一般的采购事项均应使用支票,有特殊原因的经财务主管批准后可以使用本票或银行汇款; 3. 财务人员办理支票(或其他银行票据)时应严格按照支付程序和授权管理制度,并在支票的存根上注明使用事项且要求经办人在存根上签字备查,经办人对未经审批的会签单不得提交财务人员付款,财务人员对未经审批的会签单不得擅自付款; 4. 财务人员在使用 支票时必须填写完整,并仔细核对收款单位和金额,财务人员未经集团公司总部的书面许可不得以任何理由对外开立空白抬头的支票,签发支票的金额必须有足够的存款余额,不得签发空头支票; 5. 对于由于业务需要无法确定准确金额的小额支票(如手续费、登记费等),财务人员可将最高位金额和付款单位填写完整后交给经办人员,经办人员在完成支付后,应在第一时间将实际付款金额告知出纳人员,并在存根联上签字确认; 6. 支票领用人在领用支票时,应在支票存根联上签名(外单位来领取支票时,须由本单位相关人员陪同,并注明领用人的姓名和身份证号码)。 7. 出纳 人员在离岗期间,除财务部指定的人员之外,不得将票据移交给他人 ; 8. 财务人员在收到支票、本票或汇票,在开立收据或发票时,应在收据或发票上注明票据的形式、开票人和票据号码等事项。 第六条 其他事项 1. 未经集团公司财务部书面许可, XX 集团任何公司和部门不得擅自使用自制票据,包括各种类型的收据、白条或代币券等; 2. 本制度之修改须经董事会讨论、批准; 3. 本制度自发布之日起执行,解释权属集团公司财务部。 17 XX 集团 发票 、收据 管理制度 第一条 目的 为了加强发票 、收据 管理,杜绝由于发票管理不当而可能导致的经济损失,根据集团财务制度和 《中华人民共和国发票管理办法》的有关规定,制定本办法,请遵照执行: 第二条 发票 、收据 领取和保管 1、 公司的发票 和收据 由主管会计根据实际需要,填写《购买发票申请表》(见附表),经财务部经理批准后,向所在地税务部门购买 ,并定期进行清点、核对、结报 。 2、 公司的发票 和收据 由主管会计负责保管。主管会计购回发票 和收据 后,作为保管责任人,应设置专用登记本,及时登记号码和数量,并放置保险箱妥善保管。 3、 现场收银员或公司内部出纳人员作为发票 和收据 使用责任人,严格按各公司的业务流程和实际业务需要,向主管会计领取发票,并在票据专 用登记本上进行签收,原则上主管会计只允许下发一本,使用完后 出纳必须登记开票明细, 再以 明细单和 存根换领新票据,内部出纳人员逐号填开,妥善保管,按月盘点发票或收据,不得任意由他人代开、借用、拆本、撕毁、跳号、错位填开发票 ,不得擅自转借、转让、买卖、销毁、涂改及丢失 。 第三条 发票 、收据 使用管理 1、 对通过税控机开票的,内部出纳应设立二道密码,一是启用电脑密码;二是启用开票程序密码,发票作为重要有价凭证,不得泄漏密码给他人或委托他人代开,开票时严格按税务机关管理规定填开、作废、退库、结存,不得任意删除、打印、跳号 、错位使用发票,要做到机号与实际票号相符,机票数与实际数相符,票机同号,每日开完票后应取下黑匣子中的 IC卡交给主管会计保管,并相互签收。 2、 主管会计和开票人员严格按开票程序办理开票手续,由开票人员开具发票并在发票的开票人处签字后交与主管会计,经审核无误后在发票的财务处签字,并盖上发票专用章。 3、 每月发票领用人填写《发票领用存月报表》(见附表),并由主管会计审核,双方确认签字,按年装订成册,妥善保管。 4、 主管会计对开票人缴销发票存根应按册装订,妥善保管。对装订成册封面要记载发票或收据的使用单位、起止号码、开票日期、 本册作废份数、填开金额、开票人员。 5、 财务部门对已开具发票、收据在入帐前应核实其是否合法、合理、合规;收款时应在相应的发票、收据上加盖“收讫”章,并及时入帐。 6、 已作废的票据,不得缺少联次,各联次都要加盖“作废”印章后,与原发票存根联一并妥善保存、备查。 7、 任何企业和个人未经批准,不得跨地域携带、邮寄、运输空白的专用发票。 8、 发票存根的保管期限为五年,在保管期限内,任何企业和个人不得私自销毁。 18 第四条 发票检查制度 1、 财务部派专人每月定期检查发票使用管理情况,并对检查结果作记录报送财务总监;法务审计部不定期的对发 票使用管理进行全程抽查,同时出具检查报告报总经理,并抄送财务总监。 2、 加强对主管会计、内部出纳人员和现场收银员等涉票人员进行培训,经财务部经理考核后上岗。 附件一 购买发票申请表 单位名称: 日期: 类别 联数 金额版面 期初库存 (份数) 本期购买 (份数) 申请人: 财务部经理审批: 发票填列明细表 单位名称: 日期: 发票号码 对方单位 内容 金额(元) 备注 附件二 发票领用存月报表 单位名称: 年 月 日 发票类别 期初库存 本期领购 本期开票已收款 本期开票未收款 本期作废份数 本期遗失份数 本期缴销份数 期末库存 份数 发票号码 份数 发票号码 份 数 金 额 份 数 金 额 份数 发票号码 主管会计 领票人 20 XX 集团会计档案管理制度 第一条 总则 为了强化 XX 集团会计档案的管理工作,确保会计档案的有序管理、妥善保管、方便查阅、严防损毁,特制订本制度。 第二条 会计档案的界定 1、 会计凭证类,包括:原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计 凭证。 2、 会计帐簿类,包括:总帐、明细帐、现金日记帐、银行日记帐、辅助帐簿、电算化备份及其他会计帐簿。 3、 财务报表类 , 包括:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、电算化盘片、附注及文字说明等。 4、 其他类,包括:银行存款余额调节表、银行对帐单、发票存根、固定资产卡片、会计报告、查帐报告、验资报告、财务会计制度以及与经营管理和投资者权益有关的的其他重要文件,如经济合同、公司章程等各种会计资料 ,其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等 。 5、 电算化会计档案,包括储存在计 算机硬盘中的会计数据及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据;会计数据是指记帐凭证、会计帐簿、会计报表等数据。 第三条 会计档案的 装订 1、 对每月形成的会计档案,装订成册,贴上统一规格的封条,填妥凭证的年月、凭证的起 止编号、凭证归档编号、凭证种类、凭证保管期限,并在凭证封口处加盖装订人的骑缝章,以分清责任。 2、 对每年形成的会计报表、会计帐簿,经核对无误后,按年装订成册,并按规定编制归档号码。 3、 每年对会计档案登记清册应单独装订成册。 4、 对每年形成的会计档案,按 上海市档案局要求分报表、帐册、凭证、其他四大类装入财务凭证盒,并编制档号。 第四条 会计档案的保管。 1、 财务部为会计档案主管部门,负责建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度。 2、 财务部应有专人负责保管会计档案,定期将财务部归档的会计资料,按顺序立卷编号登记。当年会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务部保管 1 年,期 21 满后原则上编造清册移交公司档案部门。 3、 对电算化的会计档案,其中重要的会计档案要做双备份,并存放在不同的地点;采用磁性介质保存的会计档案,要定期进行检查,定期进行复制,防止 由于磁性介质损坏而使会计档案丢失 。 4、 会计档案的保管期限为永久保存和定期保存两类。会计档案保管期满需要销毁时,由会计档案管理人员提出销毁意见,经部门经理审查,总经理批准,报上级有关部门批准后执行。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册,销毁时应由审计部和财务部有关人员共同参加,并在销毁单上签名或盖章。 5、 档案部门接受保管的会计档案,原则应当保持原卷册的封装;个别须拆封重新整理的,会同财务部和经办人共同拆封整理,以分清责任。 6、 会计档案应妥善保管、存放有序、查找方便,严格执行安全和保密制度,不得随 意堆放,严防毁损、散失和泄密。 7、 凡遇单位撤消或合并,会计档案由接受单位全部接受并保管。当项目公司清算关闭结束后,项目公司必须把所有的会计档案整理造册及时移交给集团档案库。 第五条 会计档案的借用 1、 财务人员因工作需要查阅会计档案时,必须按规定借用,并及时归还,所借资料不得带出公司;若要查阅入库档案,必须办理有关借用手续。 2、 公司内查阅会计档案要按规定办理手续。公司其他部门或集团内其他单位需要查阅的,要经公司领导批准,且派专人陪同阅看,原件不得借出。 3、 外单位人员因公需要查阅会计档案时,应持有单位介绍信,经公司领导 及集团公司财务部批准后,方能由档案管理体制人员接待查阅,并由档案管理人员详细登记查阅会计档案人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。 4、 会计档案一般不得带出室外,如有特殊情况,需带出外复制时,必须经财务部经理批准,并限期归还。 第六条 会计档案的移交 由于会计人员的变动或会计机构的改变等,会计档案需要移交时,须办理交接手续,并由监交人、移交人、接交人签字或盖章。 第七条 会计档案的销毁 1、 对保管期满的会计档案,按照国家会计档案管理办法的规定,由财务部门和档案部门共同鉴定,严格审核,编制《会计档案销 毁清册》(见附表),按规定程序报经批准,方可销毁。 2、 在待销毁的会计档案中, 有未了的债权债务事项和投资事项,其原始凭证应单独抽出,另行装订,由档案管理部门保管到结清债权债务和投资终了时为止。 3、 各企业按照规定销毁档案时,由单位领导指定档案部门和财务部门共同派专人监销,并在销毁清册上签名盖章。 22 第八条 会计档案保管期限 档案名称 保管期限 1、会计凭证类: ( 1)原始凭证、记账凭证。 15 年 其 中,涉及外来和对私改造的会计凭证。 永久 ( 2)银行存款余额调节表。 5 年 2、会计账簿类: ( 1)日记账。 15 年 其中,现金和银行存款日记账。 25 年 ( 2)明细账、总账、辅助账。 15 年 ( 3)涉及外来和对私改造的会计账簿。 永久 3、会计报表类: ( 1)主要财务指标报表; 3 年 ( 2)月、季度会报表; 3 年 ( 3)年度会计报表。 永久 4、其他类: ( 1)会计档案保管清册及销毁清册; 永久 ( 2)财务成本计 划: 3 年 ( 3)主要财务会计文件、合同、协议; 永久 ( 4) 公司规定的付款申请的附属单据(如验收单、 8 年,工程签证 单等)。 第七条 本制度之修改须经董事会讨论、批准。 第八条 本制度自发布之日起执行,解释权属集团公司财务部。 23 附表 XX 集团 会计档案销毁明细表 年 月 日 单位: 序 号 会计档案名称 内 容 数量 会计 档案 备注 单位负责人 财务总监 财务主管 档案管理员 24 附表 XX 集团会计档案销毁汇总表 年 月 日 序 号 单位名称 内 容 数量 备注 单位负责人 财务总监 财务主管 档案管理员 监销员 25 XX 集团各类财务报告的编制与分析制度 第一条 目的 财务报告的编制是反映一定会计期间内经营业务活动状况以及财务经营成果的书面报告资料,是加强和改善经营管理的重要依据,是汇总平衡财务的重要工具,也是分析预测 、决策的基本依据。为强化 XX 集团各类财务报告在财务管理中的 种要性,确保财务报告的及时、准确、完整、有效,特制定本制度。 第二条 财务报告的分类: 财务报告按使用性质主要可以分成两大类: ( 1) 第一类是对外提供的财务报告。主要为企业以外的各方,如债权人、投资者、供货商以及政府有关部门了解企业财务状况和经营成果提供信息。包括资产负债表、损益表、现金流量表、利润分配表等。 ( 2) 第二类是企业内部管理及财务报告。主要满足经营者本身了解企业生产经营及管理方面信息的需要。包括 开发成本、开发间接费用明细表、无形资产明细表、税目及解缴确认表 、成本台帐、销售台帐、 固定资产折旧表、销售 费用 明细表、三项期间 费用明细表、财务数据分析以及财务情况说明书 等。 ( 3) 财务情况说明书应包括所在公司的财务、经营状况与成果、现金流量等有重大事项的说明;预收房款的进度及应收帐款的预警分析;预算计划的执行对比分析;本月财务工作情况简要总结及建议;下月工作计划安排;其他需要说明的事项等。 第三条 编制财务报表的注意事项 1. 各公司必须按照企业内部管理要求,定期编制财务分析。 各类报表的数字应根据有关帐薄资料,做到数字真实、 计算 准确 、内容完整、说明清楚 ,不准弄虚作假 。 2. 各类报表的内容要全 面、完整,各项数字及补充资料填写齐全,不得编造,如有特殊情况应加文字说明 。 3. 加强会计报表的复核工作,保障会计报表钩稽关系的正确,主表与附表的编制内容,做到内容完整、项目齐全。 未经复核的报表不得上报,上报的各种会计报表应由会计主管制表、复核人员签章,并加盖公章 。 4. 向银行提供的第一类常规会计报表 由 所属 公司财务主管审核后 报集团公司统一对 外报 送;对税务部门提供的第一类常规会计报表,由所属公司财务主管审核后直接对外报送;对统计部门提供的统计类报表,由所属公司办公室负责牵头处理,其相关的财务数据可由财务部整理提供; 如 须 向 其他 部门提供 财务 会 26 计 报告或 相关资料 , 由所属公司 财务主管 整理 审核后应先 审 报集团财务部,再作进一步处理。 5. 及时 报送会计报表,集团所属公司 财务部应 将当期会计报表、附表及财务情况说明书等 形成完整的财务分析报告 分别以书面及电子文档形式上报集团财务部。 6. 月始 2 个工作日内编报资产负债表、利润及利润分配表、现金流量表等三张主表。 4 个工作日内编报完整的财务报表与附表 。报 送包括电子版本和纸制报表。 第 四 条 财务报表 分析 通过对各种 经济指标及 费用开支 等 进行具体分析,有助于企业管理层及时了解公司目前及预期的财务状况,并有利于 安排未来 项目 投 资 和融资 策划的 需求。 集团所属 公司主办会计或会计主管人员应对本公司的财务状况进行定期分析,不少于每月一次,分析内容主要如下: 1、 资产负债表,表明公司在某一特定日期所拥有或控制的经济资源所承担的现有义务和所有者对净资产的要求权,反映了企业资产、负债和所有者权益之间的内在关系。通过对资产负债表中的年初数和期末数的数据比较及各项经济指标比较,综合反映企业的财务状况结构及经营成果能力,包括企业偿债能力、经营能力及盈利能力。 2、 损益表,反映企业一定期间内的经营成果,即利润和亏损的情况。通过对损益表中经济指标进 行分析比较,综合反映企业的盈利能力,包括企业资本金利润率、销售利润率、经营成本利润率及净资产报酬率等。 3、 现金流量表,是以现金流量为基础而编制的财务状况变动表,反映企业在一定期间内的现金流入和流出,表明公司获得现金和支付现金的能力,分析比较现金流入和流出的各种产生因素等。 4、 企业 成本开支明细分析 , 按照房地产企业开发成本的六大类详细编制公司每个项目成本发生额的本月数以及累计发生额 , 对 项目 成本 的实际 开支状况结合工程进度和预算 计划 方案进行比较分析 。 5、 企业 各项费用明细分析 ,企业 的期间费用包括销售费用、管理费用及财务费用 。其中销售费用必须细化至各项目 ; 管理费用中的工资、办公费、交通费、差旅费以及业务招待费 等 必须注明各 使用 部门 及比重分析, 并且作好本月发生额与本月的预算额的比较分析 。 6、 税金计算解缴确认 表 ,将 主营业务 涉及 的各 种税种,如 营业税、城建税、教育费附加、河道税 、 企业所得税 、土地增值税 、个人所得税、印花税等 ,按照税务规定正确计算反映各税种的 年初未交 数、 本年应交 数、本期已交数 及期末未 27 交 数 金额 。 7、 贷款明细表 , 详细列 示 贷款 银行 名称、合同号、金额、利率、期限 、 到期归还日 、分期还本、到期一次偿还、担保单位及抵押物等 ,有助于公司合理 统 筹 安排资金 。 8、 应收帐款明细表,详细列示企业所有应收帐款的单位名称、款项内容、产生原因、应收时效及金额;对购房客户首付款、分期付款及按揭贷款等应收款项,要根据销售台帐数据资料进行重点分析,对无正当理由而延误付款的客户,要及时反映、报告并采取有效的追偿措施。 9、 销售明细台帐,详细列示客户的销售合同、单价、总价、实际收款及未收款情况,按照销售台帐所列示的项目要素,正确反映销售合同收款进度金额的实际结构状况。 10、 工程成本台帐,全面反映项目开发成本的收款单位、款项内容、合同金额、累计付款及未付款等开发成本实际动态状况。 11、 固定资产累计折旧明细表,全面反映企业固定资产的原值、累计折旧及净值的结构变动及使用状况。 12、 无形资产明细表,应当正确反映企业自取得无形资产当月起在预计使用年限内分期平均摊销的无形资产名称、原值、使用摊销年限、月度摊销额、累计摊销额及净值状况。 第五条,财务分析报表名称 1、 会计综合类工作表单 1)合并会计报表 2)资产负债表 3)损益表 4)发生额及余额表 5)开发成本明细表 6)固定资产折旧表 7)无形资产明细表 8)税金计算解缴确认表 2、出纳综合类工作表单 1) 工程进度结算成本台帐 2) 销 售台帐明细汇总表 3) 现金流量分析 4) 期间费用明细表 28 5) 贷款余额明细表 以上内容可根据各公司实际情况进行增 减 ,不得任意删除。 第六条 其他事项 1、 本制度之修改须经董事会讨论、批准。 2、 本制度自发布之日起执行,解释权属集团公司财务部。 附件:《关于统一修订集团内部会计报表及附件的通知》 《关于统一集团会计核算明细科目的通知》 29 XX 集团财务信息汇总制度 第一条 目的: 为使 XX 集团能够及时全面地了解企业的财务状况,为企业管理层提供所需要的全面的、分类的、细化的各类信息,同时收集整理财 会方面的法律法规、财政方针、政策制度的变动信息,使企业根据现行的财经政策方案在企业内部及时地调整,有效地开展财务工作,特制订本制度。 第二条 会计信息汇总的内容 1、 每日资金日报表及销售统计日报表; 2、 各公司的月度三项报表(资产负债表、损益表、主要税金明细表); 3、 每月的财务成本分析,包括集团公司要求的内部报表。(现金流量分析、公司费用明细分析、部门费用分析、往来明细表及成本表等); 4、 财政部的最新颁布的各类法律法规和政策制度; 5、 国内外同行业的业务信息、市场信息,根据管理目标提供各类动态业务信息; 6、 各公司财务部在 日常工作中遇到的问题或改善工作的建议; 7、 其他应汇报事项及集团财务部要求的其他报表(如银行帐户汇总表等)。 第三条 汇总方式 1、 各公司的资金日报表及销售统计日报表于每天下班前以电邮或传真的方式。 2、 月度报表及财务分析在次月上旬完成后及时电邮集团公司财务部,然后通过文本邮寄。 3、 其他各类报表也应在发生或变更后即时传送。 4、 外部信息的收集统计、整理、分析于完成之后的第一时间内以电邮和文本的形式报送集团公司财务部。 第五条 本制度之修改须经董事会讨论、批准。 第六条 本制度自发布之日起执行,解释权属集团公司财务部。 30 XX 集团财务部合同管理制度 第一条 目的 为配合 XX 集团的合同管理制度,维护公司合法权益,根据财务部门工作的实际情况,特制定本办法。 第二条 管辖范围 本制度管辖范围为公司一切经济合同,包括但不仅限于以下合同: 1、 商品房预 (销 )合同; 2、 建设工程承包合同; 3、 设备材料采购合同; 4、 各类服务采购合同(含广告); 5、 与政府部门签订的土地出让和其他配套合同; 6、 借款融资合同; 7、 保险合同; 8、 包销合同; 9、 其他各类经济合同。 第三条 合同管理的一般规定 1、 各公司所有经济合同在签订之后(含销售合同)应及时将合同原件报备 公司财务部。各部门如有进行合同修改或订立补充合同的,应及时将补充合同或更改后的原件报备财务部。 2、 各公司主办会计为该公司所有经济合同的保管责任人,对所保管的合同负全部责任,所有合同原件不得遗失、损毁,否则视情节轻重进行相应处罚。 3、 所有合同原件在移交的过程中均应由双方在移交表上签字确认。 4、 经济合同是财务部收付款的重要依据,对于合同项下的款项收支,主办会计应严格审核,按合同办理。 5、 合同项下的付款审核: 财务部支付款项必须履行合同付款程序,在合同范围之内款项按照公司的费用报销及成本开 支管理制度的付款流程审核,超出合同金额之外的一般费用开支须由相关部门提交说明,成本开支方面的必须提供《工程付款签证单》,并经总经理批准。 6、 合同外借程序:财务部所有的合同原件一般不得外借,如遇特殊情况外借的,须由经办人员提出申请,注明用途、出借日期及归还日期,经部门经理及公 31 司总经理同意后,方可外借。待合同归还后,财务人员做好该合同与原预留复印件的核对,以免外借合同变更或损毁造成公司损失。 7、 公司审计部门对经济合同的保管,合同的履约情况进行不定期的审核,审核结果作为财务人员绩效考核的重要内容。 第四条、 合同保管人员职责范围 1、 合同保管人员接到合同原件后,应将其复印,复印后将正本合同进行统一编号并存档,副本用作付款审核的相关依据; 2、 负责贴制合同印花税; 3、 了解合同订立的事项、内容,熟悉该笔经济业务的缘由。对合同的履约情况进行跟踪了解; 4、 参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼准备及善后工作; 5、 对合同违约或超进展付款的情况应及时向公司管理层汇报。 第五条 附则: 1、 本制度之修改须经董事会讨论、批准。 2、 本办法自发布之日起执行,解释权属集团财务部 32 XX 集团印鉴管理制度 第一条 为 了加强内部控制机制,明确各类印章管理职责分工,维护公司资金财产安全,特订立本制度。 第二条 根据企业会计核算的性质和特点,财务部门各类印章应分类管理, 公司的印鉴可分为: 1、 企业财务专用印章,用于代表本企业办理银行款项支付, 开 具销售发票等业务; 2、 财务人员人名印章,用于办理财务部门有关会计凭证等会计业务,对外提供会计报表等。 3、 企业发票专用章,用于对外开立各类收据和发票使用。 4、 企业合同专用章(如有),用于签订各类合同。 5、 企业法人代表名章,用于办理银行款项支付时预留银行印鉴。 6、 企业公章,用于公司对外的各项业务。 第三条 财务专 用章、财务人员名章以及发票专用章由财务部负责保管,法人章、合同专用章和公章,在财务部开展业务过程中可能临时保管。 第四条 印章管理应由专人管理,并确保企业财务专用印章与财务人员名章分别由不同的人分管。 财务经理(或主办会计)管理企业财务专用章;公司出纳管理出纳个人名章;办公室主任(或指定专人)管理企业法人章。 第五条 各类印章必须分处、专人保管使用,不能擅自将自己保管的印章交由他人使用,也不能私自接受他人保管使用的印章。 第六条 各类印章应严格按照规定的业务范围和批准程序使用,不能乱用、错用。 第七条 印章保管人应负担起监印责任, 在监印过程中应严格审查,防止漏洞。 第八条 各人对各自的印鉴章负全责,对不按规定程序用章所引起的负全部经济和法律责任。 第九条 各类印章平时不用时放在上锁的铁皮厢内,做到 “人走章收 ”。 33 第十条 外出办事若带有财务章和出纳章两章以上的,须经财务主管同意,两人以上同行,分别保管印章。 第十一条 本制度之修改须经董事会讨论、批准。 第十二条 本制度自发布之日起执行,解释权属集团公司财务部。 34 XX 集团财务工作移交制度 第一条 目的 为建立健全现代企业机制,保障企业财务会计资料的持续安全及有效完整,根据国家会计法、财务会计制度及集团财务管理制度的规定,特 制定本制度。 第二条 移交规定 财务人员工作调动或者因故离职,必须将本人所经管的会计工作全部移交给接管人员。未办理或未办清交接手续的,行政部门不得为其办理调动、离职手续,财务部门不得为其办理工资奖金的结算发放工作。 第三条 移交时间 财务人员工作调动或者因故离职,经公司主管部门批准后,应在一周内做好移交的准备工作。 第四条 移交要求 财务人员办理移交手续前,必须及时做好以下工作: 1、 已经受理的经济业务,尚未填制会计凭证的,应当填制完毕。 2、 尚未登记的帐目,应当登记完毕,并在最后一笔余额后加盖经办人员印章。 3、 整理应该移交的各 项资料,对未了事项写出书面说明。 4、 编制移交清册,列明应当移交的会计凭证、帐册、报表、印章、现金、有价证券、支票簿、发票、文件及其它会计资料和物品等内容;实行会计电算化的单位,应当在移交清册中列明会计软件及密码、会计软件数据磁盘及有关资料、实物等内容。 第五条 移交内容 移交人员在办理移交时,必须将移交内容编制移交清册,并按移交清册逐项移交,接替人员要逐项核对点收。 1、 现金、有价证券要根据会计帐簿有关记录进行点收,若有差异,移交人员必须限期查清。 2、 银行存款帐面余额要与银行存款对帐单核对一致,若有差异,应查明原因,并编制银行财会余额调节表。各种财产物资和债权、债务的明细帐户余额要与总帐相关帐户余额核对相符。必要时,要抽查个别帐户的余额,与实物核对相符,或者与往来单位、个人核对相符。 35 3、 会计凭证、帐册、报表和其它会计资料必须完整无缺,若有短缺,必须查明原因,并在移交清册中注明,由移交人员负责。 4、 移交人员经管的票据、印章和其它实物等,必须交接清楚;移交人员从事会计电算化工作的,要对有关电子数据在实际操作状态下进行交接。 5、 移交人员保管的合同必须按目录复核清楚,确保原件完整。 第六条 移交程序 1、 财务人员办理交接手续,必须有监交人负责 监交。一般财务人员交接,由单位会计机构负责人、会计主管人员负责监交;会计机构负责人、会计主管人员交接,由单位领导人负责监交,必要时可由集团财务部门派人会同监交。 2、 交接完毕后,交接双方和监交人员要在移交清册上签名盖章。移交清册应当一式三份,交接双方各执一份,存档一份。 第七条 责任划分 1、 移交人员对所移交的会计凭证、帐册、报表和其它有关资料的合法性、真实性承担法律责任。 2、 接替人员应当认真接管移交工作,并继续办理移交的未了事项。接替人员应当继续使用移交的会计帐簿,不得擅自另立新帐,确保会计记录的连续性,并对移交后的会 计凭证、帐册、报表和其它有关资料的合法性、真实性承担法律责任。 第八条 本制度之修改须经董事会讨论、批准。 第九条 本制度自发布之日起生效,解释权属集团公司财务部。 36 XX 集团销售案场收付款管理规定 第一条 目的:为加强公司销售现场的财务工作,并有效地结合本公司的财务管理规章制度,特制定本规定。 第二条 一般规定: 1、 销售现场由财务部指派专人进行各类款项的收取,非财务人员不得进行款项收取工作,如有特殊情况,财务部将授权指定人员收取款项。 2、 销售现场 每日现金收款时间为上班时间至下午银行企业柜服务截止时间前半小时止。 3、 除个人支票外,客 户如开具的是单位转帐支票,则必须随附: 签发支票单位的证明和购房个人声明,对于小订的客户,一律不收取支票。 4、 对于大额支付(如首付或者一次性付款)的客户,尽量要求其以非现金的形式付款(如:刷卡或银行本票等)或者持公司开具的解款单直接到公司指定的银行交款;对于其他代收代付费用,小订及大定付款的现金,可由现场财务收取。 5、 收入的现金必须严格通过验钞机的检验,仔细辨别真伪。 6、 财务人员当天收到的款项应与销售部现场负责人进行核对,双方在核对清单上签字确认。 第三条 现金保管 1、 现场财务人员必须于当日将现金收款解缴公司银行帐户,不 得以任何理由截留现金。 2、 特殊情况下(如银行下班后客户缴交的现金),未解银行的现金可以存放于保险柜内,但库存现金不得超过 贰 万元。 3、 小订退款现金须提前两天凭审批过的《退订申请表》报财务部预约应付客户退款的现金。 4、 严格执行收支两条线,销售费用或退订款项由财务部另行安排,现场财务人员不得坐支现金,将所收款项直接支付,不得以白条充抵现金。 5、 现场出纳人员必须严守保险柜的秘密,保险柜钥匙不得随意转交他人。 6、 对于保管人员 因 不慎遗失或短缺钱款,则由责任人自负。 第四条 票据管理 1、 每周公司财务部签发的支付手续费的空白支票(注明抬头、 内容、万元以内),必须存放于保险柜内,谨慎保管。 37 2、 案场所有的收款都必须即时开具相应的票据给客户:小订开具普通收据;保险费、代办费、抵押登记费开具税务专用收据;大定金及首付款开具商业发票,严禁以白条代替收据入帐。 3、 按照票据的格式,正确开具收据和发票(注意发票日期的连续性),仔细核对签约合同的金额,注明收款方式(如现金、支票、本票、 POS 机等)及票号(如支票号)。 4、 开具完的票据存根及作废的票据必须做好登记保管,以备核对。 第五条 按揭付款 1、 办理按揭人员支付手续费时,须提前向出纳申领转帐支票,做好登记,写明用途。 2、 按揭 人员领取支票后需妥善保管,仔细核对金额,使用完毕后及时与财务部结清帐款。 第六条 报表 1、 现场财务每日将收款的数据及时输入电脑。 2、 做好日收款统计报表,逐笔记载现金的收款情况,当日结算、帐表相符。 3、 在工作日结束之前,现金收款报表与销售日报表必须做好核对。 第七条 退房款 1、 客户退款须凭总经理签字同意的《退房申请表》,预先向财务部申请,至公司财务部按有关规定办理退款手续,案场 收款 财务人员不经办该手续。 2、 原以支票的形式预付订金的客户,需要退款时应以银行转帐形式支付,一律不得以现金退款。 第八条 本制度之修改须经公司董事会讨论、批准。 第九条 本制度自发布之日起执行,解释权属集团公司财务部。 38 XX 集团物业收费管理制度 第一条 目的 为了规范管理物业的收费工作,了解费用缴交的详情,确保物业收入的实现和有效管理,特制定本制度。 第二条 收款内容 包括物业管理费、绿化养护维修基金、停车费、装修期间的工本押金及收费等,以及代收代付的水、电、煤气费等各项费用。 第三条 收款注意事项 收费人员在收费时必须向业主出示工作身份证明,并开立公司正式的收费凭证,各物业公司管理处应通知业主相关事项。 第四条 现金收入 收费管理员(含兼职,下同)必须妥善保管每日所收之现金,并将所有收到的款项在当日下班前存入公司指定银行,不得将款项存入任何私人户口,不得将所收现金直接坐支,每星期五下班前必须将一星期所有的解款回单交与出纳结算,月末时应在次月 1日将所有上月的票据交与出纳,交单时必须将回单与发票(连同发票票根)一并交与出纳,同时填写交单表并签名。 第五条 现金日报表及周报表 收费管理员须每天向财务部汇报每日收款情况,时间在每日下班前打电话向财务部会计报数,并填制现金日报表,日报表由收费员自保管,周报为根据日报表所汇总之报表,需报财务部会计(报表格式附后),周报时间为每星期五与出纳交单是交与会计。 第六条 装修押 金的支付 装修押金为公司所暂收之款项,在业主装修及办齐手续后退回此款项,退款工作由收费员兼任,装修押金每星期固定二天向业主退回押金,时间将由各管理处安排后贴出公告,退出款项由收费员在此时间提前向公司出纳员申请借支, 不得坐收坐支, 借用的款项如有剩余须及时连同票据交回出纳员处结清,遇特殊情况须在其它时间向业主发放押金的,应向财务部说明情况,才可从备用金中支付。 第七条 发票,收款收据及停车场票据的保管(必须按票据号码顺序使用) 各管理处所需之票据由各管理处主任或收费员向公司财务部申领,各管理处收费管理员应做好票据使用 登记薄,停车场票据应由收费管理员每天向停车场保安结清,每天 39 结算时如有未使用完的票据可自行登记不必收回票根,在每周五与出纳交接时应连同所用的票根一并收回交与出纳,票据的使用情况将连同周报一并报财务部审核。 第八条 票据的填制 收费管理员填制票据时,应就每项费用明细分开填写,不能只填写各项费用的总应收数,所需注意事项如下: 1、 管理费的填制票据为 ×× 市统一收款发票(小本),填清事项:小区名称、楼号、单元号、月份; 2、 代收水费的填制票据为 ×× 市统一收款收据(大本),需填清事项:小区名称、楼号、单元号、月份、水表上月读数及本月 读数; 3、 代收电费的填制票据为 ×× 市统一收款收据(大本),需填清事项:小区名称、楼号、单元号、月份电表上月读数及本月读数; 4、 代收公共维修金的填制票据为 ×× 市统一收款收据(大本),需填清事项:小区名称、楼号、梯号、单元号、月份; 5、 代收清运费的填制票据为 ×× 统一收款收据(大本),需填清事项:小区名称、楼号、单元号; 6、 其它各项收款根据实际情况填写发票或收据,除为本公司收入外,其它各项代收款项均填写上海市统一收款收据。 第九条 备用金的使用 各管理处收费管理员的备用金限额按公司原来规定申请,备用金的使用仅限为一些零星费用的 支出,使用情况每周连同现金周报一同报财务部审核。 第十条 单个用户收款明细及应收款项的明细报表 各小区的收费管理员应每月统计各个单位用户收款情况及应收而未收的管理费、代收水电费等应收款,每月向财务部报一次。 第十一条 公共维修金的台帐编制 各管理处收费管理员须编制各所管辖区的公共维修金台帐,应及时登入所收维修金的金额及支出情况。 第十二条 本制度之修改须经董事会讨论、批准。 第十三条 本制度自发布之日起执行,解释权属集团财务部。 旭辉集团财务管理部 40 XX 集团现金管理制度 第一条 目的 为规范 XX 集团的现金使用管理,加强财务监督,根据国家财经法规和公司相关规定, 特制定本制度。 第二条 现金使用范围: 公司原则上以支票方式对外支付,只有在以下范围内可以使用现金: 1、 职工工资、津贴、奖金; 2、 出差人员携带的差旅备用金; 3、 采购办公用品或其他物品,金额在使用支票结算起点 500 元以下的; 4、 公司各部门审领的部门备用金; 5、 按程序审批过的客户退订金、退房款等; 6、 员工差旅或招待费用的报销; 7、 经总经理批准的其他小额支出。 第三条 库存现金标准 库存现金余额原则上以满足公司 3—5 天日常零星开支为标准,原则上不准超过 2万元人民币,有特殊情况应报集团公司财务部审批。 第四条 现金收入与存 取 1、 不论何种来源收入的现金,原则上应于当日送存开户银行,不得坐支现金; 2、 公司的资金管理采用收支两条线,收入的现金就近存于公司开设的大帐户内; 3、 出纳人员在收取现金后必须开具相应正式的发票或收据,交由财务会计入帐; 4、 对于现金超过 5 万元的解行或提款为安全起见,必须由两人同行; 5、 出纳人员需提取备用金时,须填写《备用金领用申请单》 (见附表一) ,并要求写明用途和金额,经财务主管和公司总经理批准后方能办理提现; 第五条 现金支出 1、退款:销售人员须让客户填写并签字确认的《退订房申请单》,交由销售部经理签字认可,报财务部审 核,然后报总经理批准。财务人员凭已审批后的《退 41 订房申请单》支付客户退款金额,并收回已开出的相关票据,同时将退房申请单连同客户收条等相关资料编号存档(若以支票形式支付房款后要退款的,一律使用支票退款)。 2、采购:对于在支票结算起点 500 元以下的办公用品及其他物品的采购必须由行政部门经办人填写《采购申请单》,部门经理签字,财务部必须审核其是否在预算范围内、商品入库单及商品验收单是否齐备,然后报公司总经理审批,财务部凭审批后的申请单支付款项。 3、费用:报销招待费用必须由经办人事先填制《会务申请单》,注明招待的 对象、时间、人数、地点以及预估的金额,交部门经理、总经理签字同意后,财务部凭审批后的申请单支付款项。 4、薪资:由行政人事部制作《员工薪资表》,交由财务部审核,而后呈送总经理处签字批准后,财务部凭该表发放薪资奖金,工资尽量以银行卡形式支付而不使用现金发放。 5、借款:公司员工如因差旅或业务需要暂借用现金时,需填写《暂借款申请单》 (见附表二) ,部门经理批准,会计审核,交总经理批准签字后方可领款,并且要注名还款日期,超出日期者从当月工资中扣还(差旅借款应在回公司后的三个工作日内到财务部进行结算)。 6、备用金: 各部门根据实际业务需要提出申请,经总经理批准后方能支取,限额不超过 5000 元,且该款项由部门经理作为负责人,每年底收回,次年再借。 7、其他:在特殊情况下不得不使用现金结算的事项,经财务主管和公司总经理批准后方可办理,超出总经理授权额度的,应报集团公司总 裁 审批。 第六条 现金帐目 1、 财务部应建立、健全现金帐目,逐笔登记现金支付情况,帐目日清日结,帐证相符,帐款相符。 2、 不准用不符合财务制度的凭证充抵库存现金,不准谎报用途套取现金,不准将公司收入的现金以个人名义存入银行,不准保留帐外公款、私设小金库。 第七条 处罚 对于违反本制度规定,超出规定范围、限额使用现金,用不符合制度的凭证充抵库存现金,未经批准坐支现金,私设小金库,编造用途套取现金,公款私存的,视情节轻重,给予相应处罚,并追究其经济和法律责任。 第八条 本制度之修改须经公司董事会讨论、批准。 42 第九条 本制度自发布之日起执行,解释权属集团公司财务部。 附件:关于加强银行对帐管理的通知 旭辉集团财务管理部 43 XX 集团资产管理制度 第一条 目的:为加强 XX 集团资产的管理和使用,减少资产消耗,提高经济效益,特制定本制度。 第二条 范围:本制度所指的资产包含了公司的流动资产、固定资产、无形资产 以及低值易耗品等资产。固定资产是指使用期限在一年以上,单位价值在 2000元人民币以上,并在使用过程中保持原来物质形态的资产,包括房屋及建筑物、经营设备、运输设备、办公电器、工具等。无形资产主要指公司所拥有的专利权、非专利权技术、商标权、著作权、土地使用权等,低值易耗品(低值耐用品)是指耐用期限在一年以上,但不列入固定资产核算范围的资产。 第三条 资产的采购 1、 各公司财务部配合行政部门根据公司的总体经营计划,编制年度各项资产采购计划,该计划由公司总经理审核后,报集团公司总 裁 审批,审批过的年度计划报备集团财务部,并由行 政部指定专人在具体使用部门的配合下负责实施,财务部门监督。 2、 行政部门在办理报销采购资产的相关费用时,除提供购货发票外, 3、 还必须附上申请购置部门经总经理室批准的申请书,以及签订的购货合同、验收入库单。 4、 财务部门在审核上述票据外,同时编制公司各类资产清单汇总表,表单内容包括金额、购入日期、折旧年限、残余价值保管责任人和领用人等项目。 第四条 资产的盘点 1、 盘点时间:固定资产和无形资产的盘点一般情况每年一次,定于十二月底;低值易耗品每月进行清点,滚动进行。 2、 盘点组织:固定资产和无形资产的盘点由财务部组织,行政部门参与 配合;低值易耗品由行政部门每月进行清点,向财务部报备,审计人员可抽查。 3、 盘点工作内容包括清点实物、帐实核对,填写《固定资产 /低值易耗品盘点表》,记录类别、日期、物品名称,规格型号、数量、使用部门、保管人。 4、 盈亏处理:行政部对于固定资产的盘盈或盘亏主要进行原因分析,并对下一季度或下一年度需要增减得固定资产提出申请报告。 第五条 资产的报废 44 资产设备(含无形资产)因减损拟报废者,由使用部门填写 “资产报废单 ”提出申请,注明报废原因,经行政部门同意,再由总经理批准后方可执行。财务部则根据报废原因计入 “当前损益 ”或 “营业外 支出 ”,同时调整资产明细账。 第六条 资产的折旧 公司固定资产均按 5 年的使用年限计提折旧,残值的计提根据当地行业惯例按原值的 5%,固定资产计提完折旧的,还可继续使用的,不再提折旧;提前报废的固定资产,要按规定办理固定资产清理手续。凡按规定可以选用加速折旧的,应加速计提。无形资产摊销也按 5 年期限不留残值平均摊销,计入当期损益。低值易耗品的摊销可采用一次摊销法,计入当期损益。 第七条 资产的处理 公司闲置的资产应定期向集团公司财务部报告,由集团公司实行有偿统一划拨;对于已不再使用的闲置资产可以出售,由相关部门提出 申请,公司总经理审核后,报集团总 裁 批准,由财务部门监督执行。 第八条 固定资产修理分日常维修和大修理。大修理应按规定间隔期限进行,对于金额较大的,实行预提大修理费用并纳入预算。 第九条 本制度之修改须经董事会讨论、批准。 第十条 本制度自发布之日起执行,解释权属集团公司财务部。 45 XX 集团往来帐款管理制度 第一条 目的 往来帐款是企业经济业务活动中的一个重要组成部分。往来帐款管理不善,将会造成企业的资金积压,使企业资金周转困难,增加财务成本,或直接造成坏帐损失,影响企业的利润和正常经营。为了加强 XX 集团 往来帐款的管理,创造良好的经营环境,尽可能减少企业的资金占用成本和坏帐风险,特制定本制度。 第二条 一般事项 1、 本制度往来帐款管理的范围包含了应收帐款、其他应收款、应付帐款、其他应付款、预收帐款和预付帐款六大类。但在其中排除了关联企业的内部往来。(内部往来款的管理见《 XX 集团内部资金往来结算制度》)。 2、 各公司应定期核对各项往来帐款,原则上至少每月一次,并形成表单记录存档。各公司往来帐款的核对应包括对内和对外核对,对内是财务部门与往来帐款实际发生的部门(如销售、工程、行政等)进行相互核对;对外是财务部门应与外部应收或 应付单位之间的查询核对。 3、 各公司对于某些长期挂帐无法收付的往来帐款应及时提出处理意见,报各公司总经理审核,经集团公司财务部和总经理审批后,可进行相应的财务处理。原则上此类处理在年底 结 帐前一年一次。 4、 XX 集团公司往来帐款的审批、经办、记录和查证人员应实行岗位分离制度,要有完善的审批及监督机制以杜绝往来帐款管理上的漏洞。 5、 集团公司的内部审计部门将不定期对各公司的往来帐款的管理进行检查,检查的结果将作为相关人员的绩效考核的重要内容之一。 第三条 应收帐款和其他应收款的管理 1、 应收帐款 ⑴ 应收帐款主要包括,销售按揭未 到款,分期付款未到款和首付借款等未达帐款; ⑵ 所有应收帐款由财务每月核对一次,并将核对结果在财务成本分析会上提交项目总经理; ⑶ 应收帐款的催收由销售部相关业务员进行催办,并将催办结果在销售月报上汇总说明;超过合同期限,将收取客户违约金。该款项的催收期限的结果,直接作为业务员奖金的考核。 ⑷ 所有物业公司的应收管理费由财务进行核对汇总,交由物业总经理审核、物业总经理指派专人进行催收; 46 ⑸ 所有逾期应收帐款(除银行原因的按揭款项外)均应报备集团财务部,逾期超过 3 个月的,发律师函催缴,超过 6 个 月的,一律进入法律程序; ⑹ 首付借款要严格限制,要审核客户的信用,提供担保人,而且必须于交房前结清所有款项。 2、 其它应收款 ⑴ 其它应收款包括个人或单位的借款、暂借款、部门备用金、代付代收款项、各类押金等; ⑵ 原则上公司不允许对任何个人或单位借款(部门备用金和差旅暂借款除外),特殊原因报集团公司董事会批准。任何借款都必须有完整的借据存档; ⑶ 公司员工由于出差或小额采购向公司申请暂借款项都必须报项目公司总经理签字审批,超过总经理授权范围的,应向集团公司报审。所有暂借款项都必须于出差归来或采 购完成后的三个工作日之内到财务部办理核销手续,对于逾期不核销者,财务部应及时向总经理报备,并于当月起自其薪资中扣除该款项。 ⑷ 公司各部门领取的备用金应由该部门的负责人领取保管,原则上部门备用金不应超过 5000 元,如有特殊需要, 经 项目总经理审批后报集团财务部备案。各部门负责人为备用金的责任人,无论其是否转授权由他人保管,均应对本部门备用金的保管和使用负全责。各部门备用金在年终时应全部予以收回,次年再借。 ⑸ 公司由于业务所需支付的各类押金(如租赁,政府相关部门押金等),应保存正式完整的押金收据,并 编制成表,对于以到期的各类押金,财务部门及时向项目总经理报备,项目总经理应责成相关部门进行追讨。 ⑹ 对于各类代收代付款项,原则上尽可能减少此类操作,如果由于业务需要,确实要进行的,财务部门应仔细核对代收或代付客户的名称与金额,确保其一致性。如有以代付款项却未代收的情况发生,相关责任人应负责追讨此笔款项,追讨不成的由相关责任人承担相应的经济损失。 第四条 应付帐款与其他应付款的管理 1、 应付帐款主要由应付工程款和其他采购业务与设备的应付款项构成,其他应付款主要是由于收取押金,代收代付费用等原因产生。 2、 财务部应定期 对应付帐款和其他应付款进行统计整理,并形成表单报项目公司总经理和集团公司财务部,(表单及说明可并入月财务分析中)。 3、 所有应付工程款的支付应按照工程款项拨付的流程办理,经财务部审核工程合同,工程签证单,已付款项等进行核查,然后按制度规定支付款项。 第五条 预收帐款与预付帐款的管理 47 1、 预收帐款与预付帐款是指与公司经营相关的销售、工程方面,发票未开具而收取或支付的款项(房地产销售收款在会计处理上作为预收帐款,但在公司内部的财务管理上视同收入,不纳入预收帐款范畴)。 2、 所有预收帐款与预付帐款,由财务部直接核对,并统计整理形成 表单,报公司总经理和集团财务部。 3、 待合同成立及发票开具,即及时冲转预收帐款与预付帐款。相关责任人负责追讨该款项的发票。 第六条 本制度之修改须经公司董事会讨论、批准。 第七条 本制度自发布之日起执行,解释权属集团财务部。 48 XX 集团预算管理制度 为加强预算的分配和监督管理,健全集团对预算的管理及各公司的常规预算体系,加强公司的协调发展,保障集团规划目标的预期效益,结合公司实际,制定本规定。 第一条 预算的指导原则 各公司在集团年度总体战略的指导下,以及各公司项目整体预算的基础上编制年度预算,并应逐月编制次月和后三个月资金预算 表,预算的执行情况将作为各部门的绩效考核的基础。 1、从实际出发,量力而行原则 各公司预算从实际出发、量力而行、收支平衡的原则编制,并应本着循序渐进,真正做到一步一个脚印,这是预算计划综合平衡的前提条件。 2、全局一盘棋计划综合平衡的基本原则 全局和局部本是相互联系的,在保证重点的同时也要兼顾一般。对预算收支的编制,应当统筹兼顾,在确保突发性事项的重点中,妥善安排其他各项预算支出。 3、瞻前顾后,留有余地的原则 将集团长远发展目标同近期的计划安排有机地结合起来,既要考虑必要性,又要考虑可能性,在综合平衡时一 定要瞻前顾后,不要顾此失彼。再次,要考虑经营计划的应变性,因为各种计划之间互为条件、相互制约、相互影响,所以,必须强调计划的弹性,强调人的主观能动性和局部适应性,计划必须留有一定的余地,从而保证各项计划工作的顺序进行和目标的实现。 第二条 预算目标的确定与分解 年度预算目标确定的依据是各公司项目的工程进度情况,以及集团制订的相关财务指标。集团公司根据年度战略与项目的实际情况,对项目总经理提出项目的年度预算目标任务,项目总经理再把该预算目标分解到公司的各个部门,即公司各个部门作为一个小责任中心,项目公司作为一个大责 任中心。 第三条 预算计划的执行和调整 为尽可能提高预算编制的效率,预算目标应自上而下下达,预算编制则应自下而上地体现目标的具体落实。因此,预算的编制过程也是企业预算目标按部门、按业务、按人员分解的过程。 根据公司发展战略及要求,总经理拟定年度工作目标,与各部门经理协商制订年度工作计划。 49 ( 1) 各部门根据年度工作计划的要求及对预算年度相关业务的预测,草拟各自部门的预算, 做到严谨、周密、数额准确、将计划数尽量接近实际数,力争提高计划的质量, 报财务部汇总。 ( 2) 财务部综合各部门的预算草稿,参考集团公司所确定的相关指标和行业内的 某些平均指标来对预算进行初审和调整,并报集团财务部审核。 ( 3) 财务部将审核后的预算方案报公司总经理签发后,预算稿则正式生效执行。 ( 4) 在实施过程中,由于市场情况发生显著变化,或由于某些特殊原因而导致需要调整预算的,必须由相关部门提出,由财务部做相应的调整,经公司总经理审核后,报集团公司财务部和总经理审批后方可执行 。 ( 5) 集团财务部在收到各公司的预算草案时,应及时与各项目总经理进行协调沟通,完成项目概算。 ( 6) 将形成的预算草案交于集团总 裁 及职能部门讨论,形成修改稿。 ( 7) 删除已发生的成本费用金额,按剩余预算作为基础进行编制。 经 营计划的调整,各公司因经营中外部环境变化大,不肯定的因素和不可预见因素多,必须要引起超经营计划的变动;同时,根据贯彻执行中出现的偏差,可能涉及计划本身的缺陷不足,主动变动计划以适应内外环境变化的工作,按公司预算审批程序追加预算。 第四条 预算编制的内容 公司各部门在年度、季度预算编制的基础上,做好月度预算,按月编制“经营预算表”以了解资金实际运用情况。 年度经营计划编制依据: 1、销售收入 销售收入预算是整个预算的编制起点,其他预算的编制都以销售预算作为基础。 1)已签订的商品房销售合同(包括预售合同)计划。其主 要内容是销量、单价和销售收入。销售部依据销售目标、销售条件与政策及收款期限,编制销售收入预算计划。 2)对已签约预售合同的编制要求 在预算期已签约的预售合同,必须明确精细地对住宅、办公楼、商业商铺等销售收入列示进度收款时间,确认预测销售收入,并分别计划定金、首付款、分期款、按揭款的回款进度时间。 2、开发产品成本 项目公司依据工程进度,分解到各部门的编制开发成本预算表。对每一份经济合同列示付款时间,并确认工程款支付结构等计划时间安排。对合同的变更及补充协议的款
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