第七章 控制.ppt

第七章控制 一 控制概述1 控制含义控制是监视组织各方面的活动 保证组织实际运行状况与组织计划要求保持动态适应的一项管理职能 包含两层含义 一是按照计划标准衡量计划的完成情况 针对出现的偏差采取纠正措施 以确保计划得以顺利实现 二是在纠偏的同时还包含着在必要时修改计划标准 使计划更加适合于实际情况 控制概述 2 计划与控制的关系计划越是明确 全面和完整 控制的效果也就越好 控制工作越是科学 有效 计划也就越容易得到实施 控制概述 理解 1 控制产生于计划执行过程中的不确定性 2 控制工作包括 衡量计划执行速度 发现偏差 分析偏差产生的原因 采取纠正措施 3 控制是为保证企业计划与实际作业动态适应的过程 4 控制是确保按计划行事并在需要时采取正确行动的监督策划过程 5 在控制过程中可能导致新的目标 提出新的计划甚至出现组织的重大变革 控制的特点 1 整体性包含两层含义 一是管理控制是组织全体成员的共同职责 二是控制的对象是组织的各个方面 2 动态性控制的标准和方法不可能固定不变 应随内部环境而变化 以提高适应性和有效性 3 为人性控制首先是对人的控制并由人来执行 控制应努力降低人为因素所产生的负面影响 4 指导性控制是提高职工能力的重要手段 控制的纠偏工作只有被职工所认识并具备矫正能力时 偏差才会真正被纠正 控制的功能 1 适应环境变化通过构建有效的控制系统 有助于管理者预测和确定组织内外部环境的变化 对机会与威胁做出反应 2 限制偏差的累积小的偏差和失误并不会立即给组织带来严重损害 但时间一长 小的偏差就会得以积累和放大 对组织带来严重影响 控制的关键是要能够及时获取偏差信息 采取有效矫正措施 3 处理组织内部复杂局面组织内部的复杂局面使得授权成为必要 通过构建有效的控制系统 给管理者提供有关下属工作绩效的充分信息 使授权变得有效 4 降低成本通过有效控制可以降低成本 减少浪费 控制的重要性 控制的重要性基于 1 组织环境的迅速变化2 组织的复杂性3 管理者的失误4 授权中责任的体现注意 控制虽很重要 但控制过度对组织反而会造成伤害 控制应适当 控制的目标 1 人员 管理者对人员控制的目标是使员工按照所期望的方式工作 最简明的方法是直接巡视和评估员工的表现 2 财务 财务控制的目标是降低成本 并使资源得以有效利用 3 作业 作业控制方法可用于评价一个组织转换过程的效率和效果 4 信息 信息控制的目的是要开发出一种有效的管理信息系统 5 组织绩效 二 控制的前提与要素 控制的两个基本前提 1 必须有明确 完整的计划 这是控制的标准 2 必须有明确 完整的组织机构 有控制机构 各部门 各岗位有明确的职责控制的三个基本要素 1 控制标准 考核业绩的尺度 包括明确的控制目的 计划 可考核的目标 各种标准等 2 偏差信息 及时 可靠 适用的信息 3 矫正措施 行之有效的行动措施 二 控制的原理与过程 控制过程的三个环节 三 控制的类型 根据确定控制标准Z值的方法 可以分为四大类 1 程序控制 特点 控制标准Z值是时间t的函数 在企业中 大量的管理工作都属于程序控制的性质 2 跟踪控制 特点 控制标准Z值是控制对象所跟踪的先行量的函数 3 自适应控制 特点 没有明确的先行量 控制标准Z值是过去时刻 或时期 已达状态Kt的函数 即 Z值是通过学习过去的经验而建立起来的 控制的类型 4 最佳控制 特点 控制标准Z值由某一目标函数的最大值或最小值构成 控制的类型 根据时机 对象和目的的不同 将控制划分为三大类 1 预先控制 在企业生产经营活动开始之前进行的控制 控制的内容包括检查资源的筹备情况和预测其利用效果两个方面 2 现场控制 过程控制 企业生产经营活动开始后 对活动中的人和事进行的指导和监督 3 成果控制 事后控制 指在一个事情的生产经营活动已经结束以后 对本期的资源利用状况及其结果进行总结 成果主要包括财务分析 成本分析 质量分析以及职工绩效评定等 控制的类型 补充 按照控制信息获取的时间点划分 反馈控制 用系统过去的情况来指导现在和将来 前馈控制 前馈控制是面向未来的控制 意在防患于未然 不断用最新的信息进行预测 把预测的结果同所期望的结果进行比较 根据比较的结果采取相应的措施进行调整 达到预期的结果 现场控制 在活动进行的同时就施予控制 控制的类型 补充 按控制问题的影响程度和重要性划分 战略控制 对战略计划实现程度的控制 任务控制 运营控制 对基层的生产和业务活动的控制 主要是督促完成工作任务 一般采用反馈控制 管理控制 财务控制或责任预算控制 考评各责任中心的工作实绩 一般企业有三类责任中心 成本中心 利润中心 投资中心 控制的类型 补充 按照控制工作的专业划分为 库存控制 存货数量的控制 进度控制 对各阶段活动开始和结束时间的控制 质量控制 保证产品质量特性规定的要求 预算控制 对预期结果的数量控制 包括销售 生产 投资 费用预算和资产负债情况等 内部和外部审计 检查财务记录的有效性和准确性 控制的类型 补充 人事管理控制 各类人员的构成比率 人员的流动比率 员工缺勤率 人员的绩效考评等 控制的类型 补充 根据控制标准制定方式的不同分为 程序控制 控制标准是时间的函数 活动按预先规定的程序进行 跟踪控制 控制标准随控制对象的变化而改变 自适应控制 控制标准是过去时刻已达状态的函数 即通过学习过去的经验而建立控制标准 最佳控制 控制标准由某一目标函数的最大值或最小值构成 控制的类型 间接控制通过实际结果与标准的对比 发现偏差 追究责任来纠正偏差的方法 所谓间接控制是以这样一些事实为依据的 即人们常常会犯错误 而且常常察觉不到那些将要出现的问题 因而未能及时采取适当的纠正或预防措施 一般来说 直接控制与间接控制相结合 直接控制 通过提高主管人员的素质来控制工作 直接控制的指导思想是 合格的主管人员出的差错最少 前馈控制 前馈控制 又叫事前控制 是主管人员在运用所能得到的最新信息的基础上 对未来情况进行分析预测并制订对策 以确保计划目标的实现 反馈控制 反馈控制 也叫事后控制 这类控制主要是分析工作的执行结果 将它与控制标准相比较 发现偏差 分析其原因和对未来可能的影响 及时拟定纠正措施并予实施 以防止偏差继续发展或防止其今后再度发生 现场控制 现场控制 又称事中控制 这是一种主管人员通过深入现场来亲自监督检查 指导和控制下属人员的活动 控制的作用 1 控制是完成计划 实现目标的保证 纠正计划执行的各种偏差 确保计划 不折不扣 的执行 发现计划工作的缺陷 进行修改和完善 更好地保证计划任务的完成 2 控制是提高组织效率的重要手段 1 及时纠正错误 少走弯路 2 积累经验 提高素质 防止以后类似偏差的出现 3 控制是组织创新的推动力 发现新问题 激发灵感 推陈出新 控制的前提与原则 一 控制的基本前提1 控制要有计划2 控制要依据有效的信息3 必须建立明确的责任制4 控制要有组织5 必须注意对监控人员实施监控 控制的原则 二 有效控制的原则1 控制应该同计划与组织相适应 2 控制应该突出重点 强调例外 3 控制应该具有灵活性 及时性和经济性的特点 4 控制过程应该避免出现目标扭曲问题 5 控制工作应注重培养组织成员的自我控制能力 控制的程序 一 拟制标准 二 衡量成效 考核评价工作成果 客观性 全面性 三 纠正偏差 分析原因 采取措施 关键控制点的选择 1 会影响整个工作运行过程的重要操作与事项2 能在重大损失出现之前显示出差异的事项 3 若干能反映组织主要绩效水平的时间与空间分布均衡的控制点 有效控制标准的基本特性 1 简明性2 适用性3 一致性4 可行性5 可操作性6 相对稳定性7 前瞻性 控制技术和方法 自学 一 预算控制二 非预算控制三 成本控制 一 预算控制 一 预算的概念 预算是数字化的计划 更具体一点说 预算是用财务数字来表明的组织的预期成本或收入 二 预算的种类 按预算控制的力度 可以分为 刚性预算 弹性预算 2 按预算的内容 可分为 支出预算 收入预算 3 按预算的范围 可分为 总预算 部门预算 三 零基预算法 零基预算法 传统预算方法传统预算就是当期的预算以前一期的预算作为基础 考虑当期的情况加以修订之后完成的 缺陷 1 预算固化 2 编制人员责任心弱化 2 零基预算的概念零基预算基本思想是 在每个预算年度开始时 把所有还在继续开展的活动看作是从零开始的 预算也就以零为基础 由预算人员在从头开始思想指导下 重新安排各项活动及各个部门的资源分配和收支 二 非预算控制 一 比率分析 财务比率 经