XX集团人事管理手册VIP

XX 集团 人事管理 手册 第一章、总则 第一条： 为了规范集团人事管理流程、合理界定人事作业权限、科学 的 进行人事管理操作，结合公司实际情况，制订本 手册 。 第二条： 本制度适用于集团总部、各分、子公司人事管理的所有范畴。 第三条： 本制度必须传达至各分、子公司，各单位、部门所有员工，特别是各级管理人员和人力资源从业人员。 第二章、聘用 第 一 条： 集团总部，各分、子公司及各部门、营业厅凡需要从外部进行招聘而进行人力资源需求补充的，必须进行人力资源需求增补的申请，详细填写人力资源需求增补申请表 。 第 二 条： 人力资源需求 增补有 ：增加岗位、 扩大编制 、 缺编补充 、 储备编制 、 短期需要 （即临时用工）等四种类型。以下几种人力资源需求增补申请需要上报至集团审批： 1、所有岗位的扩大编制 和增加岗位的需求 申请； 2、后勤类和管理类的缺编补充、储备编制和短期需要的需求申请。 第 三 条： 各用人部门在详细填写人力资源需求增补申请表时，必须将“任职基本要求”和“岗位工作职责”予以清晰描述。 第 四 条： 各面试官在进行面谈后，必须 在 职位申请表 中“ 初 试栏” 和“复试栏”上签署面谈时对应聘者的评价意见。 第 五 条： 各级人力资源部门负责招聘的工作人员，在通 过最后一轮的面试合格后，上报至有符合权限要求的管理人员处，由其签字同意录用的意见，并 返回人力资源部门。 第三章 、试岗派遣 第一条： 各级人力资源部门招聘工作人员在接到有符合权限要求的管理人员签署同意录用意见的 职位申请表 ，按照用人部门和应聘者双方意愿确认应聘者报到时间，并告知报到事宜。 第二条： 接 到 通知 上岗的员工，必须 按时 先到相应的人力资源 部门报到。 第三条： 各 级人力资源部门 人 事专 员 （ 必须 ）首先依据职位申请表中的基本信息 （ 即 员工姓名、性别、 最高学历、婚姻状况、 身份证号码、电话号码、家庭地址、现住址、紧急 联系人及联系电话）录入 HR 管理系统 ；其次，在录取的同时，予以询问，以求录入 HR 管理系统中的信息准确、真实、有效，特别是姓名、电话号码、紧急联系人及联系电话等重要信息 。 第四条： 由 人力资源部门 人 事专员 开具 试岗通知单 ， 加盖本单位人力资源部的部门章， 通过电话、短信、飞信等方式告知用人部门准备接洽新人到用人单位、部门报到； 告 知 新人到试岗 的单位、部门报 到 。 同时， 人事专员 必须 告 知的事项有： 1、全集团范围内的员工服务热线： 151 9811 0538（短号： 60538）。 2、报到单位、部门的地理位置，报到单位、部 门的负责人、联系人及联系电话，以及怎么到达（不在同一办公点的，须告知怎么乘坐交通工具等信息）； 3、 新员工报到后，于当天到报到单位、部门的考勤管理员处，录取自己的指纹，并于第二个工作日开始计考勤，工资核算是以考勤数据为主。 4、 新员工到由公司指定的医院 体检， 7 天后凭体检报告 （ 必须 ） 到各分、子公司 人事专员 处办理入职手续。 第五条： 新员工 必须 凭试岗通知单（鲜章）到 用人单位、部门 报到，用人单位、部门 负责人必须在试岗通知单上签字， 表明已接收到该新员工 。 新员工在报到当天，必须到该单位、部门考勤管理人员处，录 取指纹。 第六条： 新员工的试岗时间为七天，各用人部门不得随意超过，若确因不可抗拒的因素延长的，必须以短信、飞信等可记录的方式或书面形式向同级人力资源部门告知。 第七条： 在试岗期间的新员工，不得在公司财务部门、资产部门及其他重要部门从事物资、现金及其他财物的申购、借领等手续。 第 八 条： 收 齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号（同员工的工号相同）、员工姓名、性别。 第九条： 办理完试岗派遣手续后的三个工作日之内，将以下 档案 、 证件 和资料 进行再次归档： 、 职位申请书（必须要有初试、复试、录用的审批人签字及录用时的薪资标准等意见签署、贴上一张一寸的彩色照片）； 、身份证（双面都印在同一页上， A4 纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件； 、 试岗通知单（ 部门留存 ） 。 第 四章 、入职手续办理 第一条： 凡有符合入职条件 要求 的试岗员工，由各 级人力资源部门的 人事专员 通过电话、短信、飞信等方式通知该 员工 及其部门主管到 人力资源部门办理入职手续。 第二条： 通知时，必须告知 试岗 员工 需要携带 以下资料办理入职 ： 、由试岗部门或营业厅负责人签署 意见 的 试岗通知单 （ 印章）； 、身份证复印件 3 张（双面印）、一寸证照 3 张、学历 证及 复印件 1 张（如收费人员 年龄在四十岁以上，高中及其以下学历的人员，无学历复印件可用印 有自己名字那页的户口本复印件作为学历证明）； 、 各种资质证件及其复印件； 、 户口 /暂住所在地劳动机构出具的就业情况证明（鉴章） 。 另外，人事专员准备好前来办理入职新员工的 体检报告 。 第三条： 人事专员在办理试岗合格员工的入职手续时，要验证以下证件和资料 及其他事项 ： 、身份证真假的验证； 、学历证、资质证件的真假验证； 、是否需要办理担保手续。 第四条： 人事 专员在验证合格，必须收齐以下资料： 、由试岗部门或营业厅负责人签署意见的 试岗通知单 （印章）； 、身份证复印件 3 张（双面印）、一寸证照 3 张、学历证复印件 1 张 、各种资质证件及其复印件； 、户口 /暂住所在地劳动机构出具的就业情况证明（鉴章）。 第五条： 需要办理担保手续的岗位任职人员，由人事专员办理担保手续。具体的详见艾普集团员工担保管理办法。 第六条： 办理入职时，各级人力资源部门人事专员必须注意以下事项： 、在该员工的 职位申请表 贴上一张一寸照片； 、与该员工须签订 实习协议 （两份，并盖 有鲜章）； 、收齐所有手续证件资料，制作试用期工牌，发放工装一件和微笑工牌一枚。 第七条： 办完前面的手续后 ， 人事专员必须 当即再次将新员工的详细信息录入 HR 管理系统。 第八条： 由人事专员开具 录用通知单 （两份并盖有鲜章，签名那联由 人力资源部门存档）和新员工试用考察表。 第九条： 办理完入职手续后的三个工作日之内，将以下 档案 、 证件 和 资料进行再次归档： 、 签署好的担保书； 、 试岗通知单 （必须有其直接上级对其在试岗期间表现的评价） ； 、 录用通知单、实习协议。 第十条： 员工入职审批流程的权 限详见 艾普集团人事管理权限分配表 。 第 五章 、员工转正 第一条 ： 员工转正分为提前转正、正常转正、延长转正三种情况。 第二条： 员工提前转正的，可以由员工本人提出申请，也可以由用人单位、部门评价后提出转正。 第三条： 正常转正 各级人力资源部门人事专员必须每周查看 HR 管理系统中的转正员工提醒人员名单，通过电话、短信、飞信等方式与该部分未转正员工部门或营业厅负责人联系，告知需要转正的员工及询问是否正常转正。 第四条： 延长转正 各单位、部门负责人 延长试用期的 ，必须以书面的形式告知人力资源部门，由人力资源部门同该员工 签订员工延长试用期协议书。 第五条： 各级 人力资源 部门人事专 员每周定期从 HR 管理系统中导出正常转正的人员名单，在 周例会上向各部门、营业厅负责人进行公布，确定正常、延期 的人员名单。 第六条： 各用人单位、部门负责人将必须详细填写完毕的 新员工试用期考察表 统一交回人力资源部门，并签署正常转正、延长转正的意见。 第七条： 经确定的 艾普集团 公司 年 月 周转正人员名单 ， 并通过公司 OA、电话、短信、飞信、公告栏、 早会等形式告知应转正的新员工 。 第八条： 各级人力资源部门人事专员在情况允许的情况下， 直接将员工转正审批表 发放给 即将转正的员工，领取后由员工 填写 员工转正审批 表 ，相关领导签署意见 。 第九条： 经具有相关审批权限的领导签署同意转正的员工，（必须）携带自己保管的实习协议 和录用通知单 到人事专员处办理转正手续。 第十条： 符合转正条件的员工，由各级人力资源部门人事专员负责 开具 转正通知单 ，同时签订 劳动合同（内含 保密合同书 ） 。 第十一条： 签订 劳动合同 时，根据员工岗位级别及工作性质签订 竞业禁止合同书 ，必须签订 的岗位有 ： 、凡操作、使用 CRM、 ERP、 HR 等信息化管理系统的岗 位任职人员； 、 凡接触销售、收费、拓展、公共关系、财务、资产等资源和数据的岗位任职人员； 、 凡销售、收费、拓展、公共关系、财务、资产等资源和数据管理的部门主管、经理； 、 总监助理级及以上的管理人员。 第十二条： 员工转正手续完成后， 各级人力资源部门人事专员必须 将以下资料 收集齐后， 归入该员工的档案袋： 、 员工 保管的实习协议 和录用通知单 。 、该员工的转正申请表、转正通知单。 、劳动合同。 、 竞业禁止合同书。 第十三条：员工转正审批权限 员工转正的审批权限详见 艾普集团人事管理 权限分配表 。 第十四条： 完成员工转正手续后，由人事专员在 HR 管理系统中，进行转正操作，并由上级在系统中完成审批操作。 第 六章、调 动 第 一 条： 员工调动 1、 员工调动 分为日常调动、批量调动和紧急调动等。 2、 员工 调动 分 为人事异动 、跨部门、跨公司 调动 。 第二条： 调动的需求 1、员工可以根据自身实际情况，向公司提出书面调动申请，由各级人力源部门予以统筹安排。 2、 公司根据发展需要，提出对员工的调动需求，由各级人力资源部门负责执行。 第三条： 同岗位的人事异 动，主要包括晋级、降级 、免职 、 复职 、 调薪 、降薪 等，主要由各级 人力资源部门予以组织安排。 1、人力资源部门人事专员 在接到人员的人事异动指令后，通知人事异动的员工办理人事异动手续。 2、人事异动的员工到人力资源部门领取 人事异动审批表 ，在人力资源部门的指导下，填写完基本信息后，交相关领导签署意见。 3、针对管理人员，编写人事任命文件（调薪和降薪的除外），交相关领导签字后，由行政管理部门发布公告。 第四条： 员工提出调动，具体详见员工正常提出调动流程图。 第五条： 公司提出的正常调动的流程，具体详见公司正常调动的流程图。 第六条： 公司紧急调动，具体详见公司紧急调动 流程图。 第七条： 员工接到可以调动指令后，开始办理调动前的工作移交手续，人力资源部门人事专员必须根据岗位不同指导员工办理不同类别的工作移交： 1、 所有岗位的人员调动，必须按照员工调动工作移交表进行工作移交； 2、行政后勤类工作人员和管理人员，必须按照 文件档案资料移交明细表 中的相关要求，对自己负责管理和管辖的文件、档案和资料进行移交； 3、负责物资、物品管理的工作人员，必须按照 物品资产移交明细表 的相关要求，对自己负责管理和管辖的物资、物品进行移交； 4、负责市场营销、 销售 管理 、拓展、公关等一切与外界联系工作的工作人员 ，必须按照 客户资料移交明细表 的相关要求，进行移交； 5、进行工作移交的员工，未完成的工作事项和事宜，必须按照 待办工作（事宜）移交明细表 的相关要求，进行移交。 第八条： 特殊、关键岗位上的任职员工，在进行岗位调动，工作移交时，必须由该单位、部门负责人亲自担任或指定专人担当工作监督移交人，即监交人，出纳、财务部经理、总监助理及以上人员调动的，必须由集团监察办公室、人力资源中心、财务中心派出工作人员组成工作移交监督小组。 第九条： 完成工作移交后，将所有工作移交表，交 至人力资源部门人事专员处，经人事专员审核通过后，开具调令，加盖印章。 第十条： 拿到 调令的调动人员，凭调令到新单位、部门报到，并（必须）在报到当天，到考勤管理员处，录取指纹。 第十一条： 调动的审批 权限详见 艾普集团人事管理权限分配表 。 第十二条： 完成调动手续后，由调出单位的人事专员在 HR 管理系统中进行调动操作，由上级在系统中进行审批操作。 第十三条： 各级人力资源部门，在完成员工调动手续的三个工作日内，将员工调动手续资料装入该员工的档案案内，具体的资料有： 1、 人事异动审批表 ； 2、 员工调动 工作移交表； 3、 文件档案资料移交明细表 、 物品资产移交明细表 、 客户资料移交明细表 、 待办工作（事宜）移交明细表 ； 3、调令。 第 七章 、借调管理 第 一 条：借调 凡调动时间仅在三个月及其以下的员工调动，属于借调。借调的，必须办理借调手续。 第二条： 凡短期有人员需求的单位、部门，详见填写 人员借调申请表 ，并按照其相关要求，由具有审批权限的领导签字确认后，交回人力资源部门。 第三条： 各级人力资源部门人事专员收到经领导签字的 人员借调申请表 ，检查合格后，开具 借调通知单 。 第四条： 借调审批， 审批流程和权限按照调动流程与权限要求执行。 第五条： 借调期限满后，由 借调单位、部门知会同级人力资源部门，由人力资源部门开具借调人员返回通知单，被借调的人员，凭此返回原单位、部门报到。 第八章、 员工离职管理 第一条： 离职时间要求 试用期员工离职必须提前 三 天 、 转正 后的 员工必须提前一个月（ 30 天） ，向公司正式提交 员工 离职申请书 。 第二条： 员工离职前（试用期员工提前 3 天、转正员工提前一个月）须以书面形式提出离职申请，由其直接上级同该员工进行面谈，予以劝解，尽量挽留 。 若确实没有办法挽留的，其直接上级在员工的离 职申请书 上签 署意见 ，并交至各分、子公司人力资源管理部门，由人力资源部门 安排相关储备人员 替 岗 。 第三条： 离职员工在离职的当天，必须 交回自己 保存的劳动合同 、转 正通知单 和相关附件，到各分、子公司人力资源管理部门领取 离职申 批表 。 第四条： 离职员工首先认真填写 离职申 批表 中的相关内容后 与直属 上级和部门负责人进行面谈 ， 其 部门领导 与其 沟通 后仍要离职的，由部门经理签署意见 ，再到各相关部门进行工作移交。 第五条： 离职员工在有离职审批权限的管理人员签字确认同意离职后，方可 到人力资源部门领取，并认真 按照 员工 离职 工 作移交表 中相关要求办理离职工作移交。 员工离职审批权限详见 艾普集团人事管理权限分配表 。 第六条： 关键、核心岗位从业人员和管理人员离职，必须经相关领导审批后方可办理离职工作移交手续。 同时人力资源部门人事专员必须根据岗位不同指导员工办理不同类别的离职工作移交： 1、行政后勤类工作人员和管理人员，必须按照 文件档案资料移交明细表 中的相关要求，对自己负责管理和管辖的文件、档案和资料进行移交； 2、负责物资、物品管理的工作人员，必须按照 物品资产移交明细表 的相关要求，对自己负责管理和管辖的物资、物品进行移交 ； 3、负责市场营销、 销售 管理 、拓展、公关等一切与外界联系工作的工作人员 ，必须按照 客户资料移交明细表 的相关要求，进行移交； 4、 进行工作移交的员工，未完成的工作事项和事宜，必须按照 待办工作（事宜）移交明细表 的相关要求，进行移交。 第七条： 财务部经理、出纳、采购负责人、总监助理及以上管理人员，办理离职工作移交时，由人力资源中心牵头，汇同财务审计部门、集团监察办公室组织监交小组。由监交小组进行离职审计，完成离职审计后，方可 办理 离职手续 。 第八条： 凡员工未按照规定时间（新员工提前 三 天，转正员工提前三十天） 进行离职 而提前离开公司的，则 员工 须向 公司 支付违约金，违约金计算标准为： （ 30 天 员工 当月实际工作天数） 员工 的日标准薪酬。 若根据以上标准计算出的违约金数额低于甲方遭受的实际损失的， 公司 有权就该差额部分进行追偿。 员工 解除本合同的，如属 公司 出资培训的人员，应根据与 公司 签订的培训合同向 公司 偿付培训费。 在离职手续办理完以前，暂停发放该员工的一切工资、福利待遇。 第九条： 离职手续办完 后，将 离职申 批表交回 各级人力资源部门人事专员 处，由人 事专员 在 HR 管理系统中 进行该离职员工的离职 申请，由其上级在HR 管理 系统 中进行离职审批操作 。 第十条： 各级人力资源部门人事专员，在办完员工离职手续的三个工作日内，将离职相关资料装入该员工的档案案内，必须装入的资料有： 1、该员工的书面离职申请书； 2、该员工交回的自己保存的劳动合同、竞业禁止合同书、转正通知单； 3、离职申 批表 ； 4、员工离职工作移交表； 5、 文件档案资料移交明细表 、 物品资产移交明细表 、 客户资料移交明细表 、 待办工作（事宜）移交明细表 。 第 九 章 、员工自动离职管理 第一条： 自动离职 就是 擅自离职 ，是 指 员工 不向 公司 打招呼 ， 未 提出离 职申请而 随意脱离所在工作岗位和所在单位 、部门 的行为。 即 员工连续三日无故旷工的， 就视为该员工自动离职。 第二条： 凡员工连续三日无故旷工的，且与该员工一直没有 取得任何联系 的，在第 四 日，由其所属各部门、营业厅负责人或直接上级必须通过电话、短信与该员工的紧急联系人进行 再次 联系，确认旷工原因。 第三条： 若仍未能联系上该 员工的，由所属各部门、营业厅负责人 在第 四日下班时 向 同级 人力资源 部门 通报。 第四条： 接受通报的人力资源部门 须在 下 一个工作日内向 省级公司 人力资源部门 上报，并告知公司律师，准备 律师 函 。 第五条： 省级公司 人 力资源 部 门 或分公司安排专人将律师 函 （ 书面形式 ） 直接送达 该员工， 本人不在的，交其同住成年亲属签收。 第六条： 若 直接送达有困难的可以邮寄送达，以挂号查询回执上注明的收件日期为送达日期。 第七条： 只有在受送达职工下落不明，或者用上述送达方式均无法送达的情况下，方可公告送达，即 在公司公示栏上 张贴 员工自动离职 公告 或通过新闻媒介 （如公司官方网站、内部 OA 系统上）公布 员工自动离职 公告 。自发出公告之日起，经过 30 日，即视为送达。 第八条： 在送达后 仍未能来公司办理离职或调职的员工，视为自动离职，且离职时间从该员工 连续三日旷工的第四日起开始计算。 第九条： 自动离职的手续办理 自动离职的员工，由各分 、子 公司 或单位、部门 的行政协调员，代 理其 办理离职手续。手续办理完毕后，由 各分、子公司 人事专员 在 HR 管理系统