电子邮件礼仪培训课件PPT课件.ppt

1 9 2020 1 目录 一 二 三 四 五 电子邮件沟通的重要性 养成使用电子邮箱的习惯 电子邮件基本使用原则 需要发送邮件的情况 邮件格式与回复技巧 六 注意事项 1 9 2020 2 一 电子邮件沟通的重要性 电子邮件是我们与客户以及公司内部沟通的重要方式 规范电子商务信函不仅是对客户和同事的尊重 也体现自身的职业素养 从认真拟定标题 规范邮件正文和及时准确回复邮件开始 让每一封邮件成为我们素质提升的体现 1 9 2020 3 1 9 2020 4 二 养成使用电子邮箱的习惯 1 9 2020 5 基本原则 面对面抄送是为了明晰责任如果当面说或者在电话里讲 对方左耳听右耳也许就忘了 许多事情从此 死无对证 电邮存在公司服务器上 白纸黑字 谁也赖不掉 作用使所有参与方对于所讨论的论题 事实根据和结论 以及达成的共识一目了然 并保持跟进直至工作完成 能准确及时地记录事项进程 讨论内容以及行动细则 并充当了作为每个工作项目历史档案的功能 充当意见不和 起争端时的证明 Email能帮人关注于事实而不是感受 或其他个性和工作风格上的差异 并以合理的方式解决意见不和以及争端 三 电子邮件基本使用原则 1 9 2020 6 通知部门之间事务往来正式的工作报告与客户间的信息传递没有交流条件的其他交流内容难以简单用口头表达说明清楚的事项 四 需要发送邮件的情况 1 9 2020 7 邮件标题称呼语与问候正文附件结尾签名回复技巧正确使用发送 抄送与密送 五 邮件格式与回复技巧 1 9 2020 8 邮件标题 1 9 2020 9 称呼语与问候 1 9 2020 10 2020 1 9 11 称呼语与问候 1 9 2020 12 正文 1 9 2020 13 附件 1 9 2020 14 公司的邮件签名必须采用统一的格式设计 这样体现了公司品牌形象 尤其是当多个人员或者多个部门都需要与用户发生通信联系时 这种效应更加明显 签名档文字应选择与正文文字匹配 简体 繁体或英文 以免成出现乱码 字号一般应选择比正文字体小一些 1 签名档显示公司品牌形象 2 签名档所含信息 3 签名字体规格 结尾签名 签名档可包括姓名 部门 公司 电话 传真 地址等信息 但信息不宜行数过多 你只需将一些必要信息放在上面 对方如果需要更详细的信息 自然会与你联系 1 9 2020 15 1 签名档显示公司品牌形象 2 签名档所含信息 回复技巧 1 9 2020 16 To的人是要受理这封邮件 理应对邮件予以回应 而CC的人则只是需要知道这回事 CC的人没有义务对邮件予以回应 当然如果CC的人有建议 当然可以回mail 而BCC是密送 即收信人是不知道你发给了BCC的人了的 这个可能用在非常规场合 收件人的排列应遵循一定的规则 比如按部门排列 按职位等级从高到低或从低到高都可以 适当地有规则有助于提升你的形象 只给需要信息的人发送邮件 不要占用他人的资源 不滥转 发邮件 正确使用发送 抄送与密送 1 9 2020 17 六 注意事项 沟通确认和反馈 对重要沟通事项 在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注 或请对方确认收到Email 如果重要邮件发出去后石沉大海 不一定是对方不重视 尝试再次提醒 跟催 转发敏感或者机密信息要小心谨慎 不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人 以免带来不必要的麻烦 避免非相关主题性的言语 写电子邮件切忌长篇大论 应尽量简单明了地表达 在语气方面要尽量保持正式和尊敬 勿让自己无心的言论变成他人嘲弄或攻击的话题 保持专业性 避免利用工作的电子邮箱发送私人邮件 1 9 2020 18 关注邮件细节 提升电子商务信函品质 提升与客户的沟通效率是我们