（工商管理专业论文）中国外贸企业管理信息系统的研究与开发.pdf

9 9 m o g 9 金刚中国外贸企业管理信息系统的研究与开发 摘要 在中国即将加入w t o ，经济全球化浪潮席卷世界每个角落和新技术 飞速发展的今天，为了提高中国外贸企业的竞争力，本论文主要探讨 如何研究、开发出适合中国外贸企业和中国外贸经营管理体制的管理 信息系统，并通过使用这一管理信息系统来提高中国外贸企业的运营 管理能力。 f 论文首先从中国的国际贸易行业前景分析入手，由整个国际贸易 行业未来发展的四大趋势一一一般贸易平均利润率下降、贸易商品结 构的不断升级、技术发展对国际贸易行业的影响能力增强和外贸企业 的实业化发展一一引出了中国外贸企业经营成功的四个关键因子，即 外贸企业是否拥有专有的产品、技术、服务或品牌，高素质的人才， 与企业发展相适应的运营机制和广泛的出口渠道。为了能开发出体现 “以人为本、业绩至上”的经营管理思想，实现对经营行为的动态管 理、事前控制，不断创新，帮助外贸企业发展核心竞争力的管理信息 系统，论文的第二部分对我国外贸企业现有的关键业务流程进行了描 述，然后结合国际贸易行业发展趋势、外贸企业成功经营的关键因子 和中国的外贸经营管理体制，运用a e s i a 法对现有外贸企业关键业务 流程进行重组，得到新的关键业务流程。然后，在优化重组后的关键 业务流程基础上规划外贸企业管理信息系统的开发，对包括员工管理、 客户管理、合同管理、财务成本收汇管理、库存生产管理、单证管理 和业务助手、统计查询八个子系统分别进行分析、设计、描述。其中 以财务成本收汇管理子系统为例，对子系统的各个子模块进行了细致 地分析、阐述。论文的最后部分，对外贸企业管理信息系统的实施、 运行、维护和评价谈了一些看法。 ， 关键词：外贸企业、管理信息系统 ； 9 9 m 0 6 9 金刚中国外髓企业管理信息系统的研究与开发 t h er e s e a r c ha n dd e v e l o p m e n to fm i si nc h i n a s f o r e i g nt r a d ee n t e r p r i s e s a b s t r a c t w it ht h e c o n i n go ft h en e we c o n o m y ，t h ec u r r e n tw o r l d h a sb e e n d o m i n a t e db yt r e n d so f9 1 0 b a l i z a t i o na n dt h ef a n t a s t i cd e v e l o p m e n to f h i g ht e c h n 0 1 0 9 y a sap a r to fe c o n o m yg l o b a li z a t i o n ，t h ea p p r o a c h i n g a d m is s i o no fc h i n at ow t oh a sp u to u tav e r yi m p o r t a n tq u e s t i o nt oc h i n e s e f o r e i g nt r a d ee n t e r p r i s e s ，h o wt ou p g r a d et h e i rc o m p e t it i o ns t r e n g t h ? a s t ot h i sp r o b l e m t h i st h e s i st r yt oo f f e rap r a c t i c a ls o l u t i o nb yp r o b i n g i n t ot h er e s e a r c ha n d d e v e l o p m e n t o fm i si nc h i n a s f o r e i g n t r a d e e n t e r p r is e s t h r o u g h t h ew h 0 1 es t u d y ，e m p h a s i s h a sb e e np u to nt h e p r a c t i c a la p p i c a t i o no fm i s a sw e l l a st h ea d a p t a b ilit yo fm i st o c h i n a s f o r e i g n t r a d e c o m p a n y a n d g o v e r n m e n t sf o r e i g n t r a d e m a n a g e m e n ts y s t e m t h et h e s i sb e g i n sw i t hb r i e f a n a l v s i so ff u t u r ep r o s p e c to fc h i n e s e f o r e i g nt r a d ei n d u s t r ya saw h 0 1 e f o u rt r e n d sh a v eb e e np r o p o s e d ，w h i c h a r et h ed e c r e a s eo fp r o f it si no r d i n a r yt r a d e ，t h ei m p r o v e m e n to fp r o d u c t s t r u c t u r el e v e l ，t h er e i n f o r c e m e n to ft e c h n i c a li n f l h e n c ea n dt h ee x t e n s i o n o f f o r e i g n t r a d e e n t e r p r i s e s f r o mt r a d i t i o n a l t r a d i n g f i e l di n t o m a n u f a c t u r i n gf i e l d t h e r e f o r e f o u rf a c t o r sc a nb er e a s o n e do u t ，w h i c h i n f l u e n c e f o r e i g nt r a d ee l l t e r p r i s e s s u c c e s s t h ef i r s ti sw h e t h e r f o r e i g n t r a d ee n t e r p r i s e so w n s p e c i a l i z e dp r o d u c t s ，c o r et e c h n o l o g y ， s e r v i e eo rb r a n d ：t h es e c o n di sw h e t h e rt h e yc o n c e n t r a t ep r o f e s s i o n a l h u m a nr e s o u r c e ：t h et h i r disw h e t h e rt h e yb u i l du par i g h to p e r a t i n g s y s t e m ：a n d t h el a s ti sw h e t h e rt h e ye s t a b l i s he f f i c i e n te x p o r tc h a n n e l s a f t e rt h a t ，i nt h es e c o n dp a r to ft h ea r t i c l e ，d e s c r i p t i o nh a sb e e n g i v e n a b o u tp r e s e n t k e yb u s i n e s sp r o c e s s i nc h i n a 7 s f o r e i g nt r a d e e n t e r p r i s e s w i t h t h ec o n s i d e r a t i o no fn e wt r e n d si ni n t e r n a t i o n a l t r a d e ，t h ea b o v e - m e n t i o n e dk e y f a c t o r si ns u c c e s s f u l f o r e i g n t r a d e e n t e r p r i s e sm a n a g e m e n ta n dc h i n e s eg o v e r n m e n t s c u r r e n tf o r e i g nt r a d e m a n a g e m e n ts y s t e m ，n e wb u s i n e s sp r o c e s sh a sb e e np u tf o r w a r dw it h t h eh e l p o fr e c r e a t i o no fp r e s e n tk e yb u s i n e s s p r o c e s sb ya e s i am e t h u d o n t h i s b a s i s ，p r o p o s a l sa b o u td e v e l o p m e n to fm i sa r em a d e ，w h i e hi n c l u d e se i g h t b r a n c h e s ，e m p l o y e e sm a n a g e m e n t ， c u s t o m e r s m a n a g e m e n t ， c o n t r a c t s m a n a g e m e n t ，f i n a n c i a lc o s tm a n a g e m e n t ， s t o c k sm a n a g e m e n t ，c e r t i f i c a t e s m a n a g e m e n t ，b u s i n e s sa s s i s t a n ta n ds t a t i s t i c si n q u i r y a tt h ee n do ft h e a r t i c l e s ，c o m m e n t sh a v eb e e nm a d ee nt h ei m p l e m e n t ，o p e r a t i o n ，u p h o l da n d e v a l u a t i o no fm i si nf o r e i g nt r a d ee l l t e r p r i s e s k e yw o r d s ：f o r e i g nt r a d ee n t e r p r i s e sm i s 一2 9 9 m 0 6 9 金刚中国外贸企业管理信息系统的研究与开发 1总论 1 1 研究的背景 2 0 0 1 年9 月l7 日关于中国加入w t 0 ( w o r ldt r a d eo r g a n iz a t io n ) 的有关文件在曰内瓦获得通过，这标志着中国加入w t 0 的进程已不可 逆转，各方专家纷纷预计今年内中国可顺利加入w t o 。与此同时，国内 还加快了调整内部程序性管理措施的速度，清理有关不适应新时期经 济发展的有关规定。国家外经贸部在7 月10 日发布了关于进出口经 营资格管理的有关规定，规定一出台，国内各省、市也马上出台 了企业申请对外贸易经营权实行核准制、登记制等一系列新的政策。 一时之间，民营企业、外资企业、国有企业等国内众多企业都开始申 请对外贸易经营权，准备从事对外贸易经营。同时为了提高国家对外 贸经营管理的工作效率，以适应新形势的发展，国家海关、外汇管理 中心在过去几年内也相继实施了网上报关、网上申请核销外汇等一系 列新举措。经过二十多年的快速发展，以及在劳动成本方面的优势， 国内不少企业已将眼光投向国外市场，伴随我国加入w t o 的形势，目 前在国内已掀起了一股成立外贸公司热。凡此种种也正是本课题研究 的国内宏观背景一一中国以更快的步伐推动开放政策，以更开放的姿 态迎接经济全球化的机遇和挑战。 而近二十年来，以美国为代表的发达国家信息技术等新技术飞速 发展，从e r p 到电子商务的热潮席卷了世界上每个角落，为了优化企 业管理，共享信息资源，提高决策水平，增强企业竞争力，获得竞争 优势，许多企业在寻求发展的同时，大胆创新、开发使用了管理信息 系统。将管理科学、信息科学、计算机技术、通信技术有机融为一体 的管理信息系统是为管理决策服务的强大工具。在二十世纪九十年代 中期，国内许多企业己投入了大量财力、物力、人力来建设企业的管 理信息系统，但大多企业均没有达到预期的使用效果，经过段时间 的尝试和借鉴国外成功实施的经验后，近二年来，我国企业出现了新 一轮实施、运用管理信息系统的高潮。而在我国的外贸企业中，管理 信息系统的研究与开发尚在起步，并且有以下二个明显特点。一是由 于我国自身的外贸经营管理体制与其它国家不同，国内的外贸企业无 法全盘采用国外的此类定型产品。二是国内关于外贸企业管理信息系 9 9 m 0 6 9 金刚中国外贸企业管理信息系统的研究与开发 统的研究与开发原先是一片空白，但近二年来许多软件公司意识到这 一市场领域非常有可能成为耨的市场热点，所以各种各样的外贸管理 软件如雨后春笋般的出现在市场上。但这些管理软件大多未能解决好 计算机及其它新技术与外贸企业的结合优势，使软件的整体水平和使 用受到了限制。所以，管理信息系统逐渐引起国内外贸企业、国内软 件开发商及国家有关管理部门的重视，很可能会衍生出一块不小的市 场，这是本课题研究的第二个背景。 近二十年来，世界的政治、经济格局在不断的变化，其中最重要 的一个趋势是经济全球化。伴随着经济和技术的快速发展，全球化的 进程正在从局部走向全部、从区域发展到全世界。信息技术发展和全 球一体化的共同作用也会改变国际贸易的运作方式，自然会对外贸企 业管理信息系统的研究开发有影响，也会为外贸企业管理信息系统的 研究与开发带来不确定因素。 1 2 研究的意义 以一个国际贸易行业的从业者和对管理信息系统的学习者的角 度，探讨如何帮助中国的外贸企业开发运用适合中国国情的管理信息 系统，以帮助外贸企业参与全球竞争，促使外贸企业持续健康快速成 长是本论文最大的目标，也是本论文的最大研究意义。 同时也希望通过自己的学习研究为国内的软件开发公司提供一些 思路，帮助专业公司开发出适合国内外贸企业发展和国内外贸经营管 理体制的管理信息系统。这是本论文第二个研究意义。 当然本课题的研究对本人也是一次很好的学习机会。 1 3 研究的总体思路 本论文研究开发外贸企业管理信息系统的总体思路是探讨以外贸 企业与信息系统专业开发公司联合的方式开发外贸管理信息系统，首 9 9 m 0 6 9 金刚中国外贸企业管理信息系统的研究与开发 先对外贸企业分析咨询，业务流程再造，再根据新流程开发、实施、 运行、维护管理信息系统。 更具体一点的研究思路就是分如下四步来探讨本课题。首先要对 我国宏观国际贸易行业的前景进行分析，尤其是要把握整个行业的发 展趋势，并在此基础上总结、分析我国外贸企业的关键成功因子。其 次，是要对我国现有外贸企业的关键业务流程进行描述、总结，并根 据国际贸易行业发展趋势及外贸企业关键成功因子，结合我国目前正 在调整的外贸经营管理体制，对原有关键业务流程进行优化、再造， 设计符合以人为本的先进管理思想、适合外贸企业构筑自身核心竞争 力的新关键业务流程。第三，以先进管理思想为指导，在新的关键业 务流程基础上开发出相应的软件产品，并在前二者的基础上开发出适 合我国外贸企业和外贸经营管理体制的一整套管理信息系统方案。最 后，我们还要对外贸企业管理信息系统的实施步骤、实施策略、注意 事项进行总结，并对系统的运行调试、维护升级以及整个系统的评价。 9 9 m 0 6 9 金刚中国外贸企业管理信息系统的研究与开发 2 、中国国际贸易行业前景和外贸企业关键成功因子分 析 2 1 中国国际贸易行业前景分析 自从人类社会有了社会分工，就在人与人、种族与种族、地区与 地区、国家与国家之间有了各种形式的物质交换，也就有了贸易。在 过去的5 0 年里，由于出现了新的交通工具和通讯手段，人们一边在感 叹世界变小了，一边也意识到国际贸易在如何影响个人的生活、企业 的经营和国家的发展。从1 9 7 8 年和2 0 0 0 年我国国际贸易的一些相关 数据( 见附表2 1 ) 比较，不难看出我国国际贸易的在过去2 0 年取得 的巨大成绩。而2 0 0 0 年的我国进出口总额已占到我国同期国民生产总 值的3 0 以上，可见我国的国际贸易对整个国家的经济发展的重要影 响。据国家有关权威部门估算，我国的对外出口额每增长8 个百分点， 可拉动我国的国民生产总值增长1 个百分点，而由于今年美国“九一 一”事件的爆发，我国2 0 0 1 年全年的外贸出口额将会损失3 左右的增 长量，我国今年全年的国民生产总值增长速度也将下降0 2 0 5 ， 这也意味着将减少上万个工作岗位。由此可见，国际贸易对我们每个 人、每个企业、每个国家影响的范围之大、程度之深。 表2 1 ：1 9 7 8 一一2 0 0 0 年中国进出口贸易总额统计数据( 摘自中 国统计年鉴) 年度 1 9 7 8 1 9 8 01 9 8 5l9 8 61 9 8 71 9 8 81 9 8 919 9 0 1 9 9 l 进出口总 额2 0 63 8 l6 9 67 3 98 2 71 0 2 8l 1 1 7l1 5 4l3 5 6 增长率o 8 5 o 8 2 0 0 60 12o 2 4o 0 90 0 3o 17 年度 1 9 9 2 l 9 9 31 9 9 419 9 51 9 9 619 9 71 9 9 8 l9 9 92 0 0 0 进出口总 额1 6 5 51 9 5 72 3 6 6 2 8 0 92 8 9 93 2 5 23 2 43 6 0 64 7 4 3 增长率 o 2 2 o 1 80 2 l 0 1 9o 0 3o 12一o 0 0 3 0 1lo 3 2 注：进出口总额指年度进口总额与年度出口额总和，单位：亿美元。 9 9 m 0 6 9 金刚中国外贸企业管理信息系统的研究与开发 增长率为本年度进出口总额比上年度进出口总额增长百分比。 经过十几年的艰苦谈判，按计划我国在今年的年底加入w t o ，众多 专家学者在媒体上发表看法，认为这必将是我国国际贸易大发展的一 个机会。国际贸易大发展，从宏观上来说，这有利于外贸企业的发展； 但对外贸企业的从业者和相关研究人员来说，我们非常有必要对国际 贸易行业的前景和发展特点进行更深层次的探讨。从当今国际形势来 看，经济全球化愈演愈烈，电子商务等新技术的运用对全球国际贸易 的发展影响巨大；而我国即将加入w t o 又会在未来相当长的一段时间 内对我国的国际贸易发展趋势产生重大影响。在未来1 0 年以至2 0 年 的时间内，各种内部和外部的确定因素和不确定因素会使我国的国际 贸易行业呈现以下几点趋势。 第一个大的趋势是我国国际贸易总量将还会有较大幅度的增加， 但一般贸易的平均利润率将会明显下降。从1 9 7 8 年与2 0 0 0 年的进出 口总额统计数字比较，可以看出我国进出口总量上升了2 2 倍，但这2 3 年中的贸易量并不是以一个恒定的速度增长，而是呈现出“快速增长 一调整再快速增长”的循环上升趋势，这种循环上升主要是由于我 国由于在自身发展中产业结构在不断升级造成的。随着全球经济的不 断发展，全世界国与国( 地区与地区) 之间的国际贸易总量也必然不 断增长，而作为最大的发展中国家，未来我国的国际贸易量也将会呈 不断增长的趋势，而且在未来近1 0 年内我国的相对平均增长速度速度 还会高于世界平均水平。 一般国际贸易是通常指利用买方和卖方信息交流不畅或低效的因 素，由贸易商先采购再加价出售的简单贸易方式。当今时代，随着信 息技术突飞猛进地发展，信息交流将更频繁、更便捷，原先由于信息 交流不充分而给国际贸易带来的利润将明显减少，甚至消失。例如利 用i n t e r n e t 开展的网上即时招投标，成本很低，买卖双方的信息交流 很充分，而且给采购方带来成本的明显降低。据2 0 0 0 年环球资源网上 调查，企业利用互联网进行采购，平均采购成本将想将下降2 2 ，可见 信息的充分交流将会明显的减少了中间贸易商的利润。此外，由于贸 易总量的增加和加入w t 0 ，会使国家逐步取消原有的补贴，这也会对外 贸企业的平均利润率有影响。近年来，国内多数从事一般贸易的国际 贸易公司经营情况出现恶化，人才的大量流失，正是一般贸易的平均 9 9 1 _ 1 0 6 9 金刚中国外贸企业管理信息系统的研究与开发 利润率明显下降造成这些企业竞争力迅速下降的直接结果。 第二个大的发展趋势是国际贸易的发展将会进一步促进全球范围 内的产业分工，而全球产业分工也将对我国国际贸易的产品结构产生 重要影响。国际贸易的发展促进经济全球化，为了追求更高的效率， 经济全球化加快了世界范围内产业分工的步伐。在这新轮的产业分 上中，每个国家、每个地区都会选择适合自身发展的产业。西方发达 国家将会因为生产成本高、污染严重等诸多因素而把生产制造基地转 移出去，由生产成本低的不发达国家去生产，而发达国家将大力发展 投入大、回报高的产业。 我国作为世界大家庭的一个重要成员，自然在这新的一轮分工中 会找到自己的位置。根据目前我国的生产成本、市场潜力和工业基础， 许多国内外的专家和企业家认为“中国在新的一轮分工中会发展成全 世界的加工制造中心”。近二年，珠江三角洲、长江三角洲的快速发展 与世界范围内的加工制造产业向这些地区转移是密切相关的，这也验 证了专家和企业家的看法。这一发展趋势将会对我国未来国际贸易中 的出口产品的品种、出口产品的目标市场、进口产品的结构和市场等 诸多因素产生重要影响。我们人类社会发展的历史上，在不同的历史 时期也曾经出现过几次产业的分工，但这次产业分工要比以往几次更 迅速、更广泛、更彻底。 三是通信技术、信息技术等一系列新技术的运用将会对国际贸易 的具体运作、管理产生重大影响。例如现在电子商务正在改变贸易商 寻找市场、开拓市场、巩固市场的行为方式，传统的开拓市场办法是 开展览会、上门拜访寻找潜在客户等方式进行，由于其投入大、时间 短、信息不全面等诸多因素而影响贸易商的市场开拓速度和效率。国 际互联网的出现和网络通信技术的广泛运用，不仅使我们可以一年3 6 5 天在网上开展览会，及时联系沟通客户，还可明显地降低获得客户的 成本。而i n t e r n e t 、结构化数据也克服了以往信息不全面的不利因素， 外贸企业可以运用这些新技术为各种不同的客户提供更个性化的服务 和支持，获得更多的市场。 此外，这些新技术的运用还会对国家管理国际贸易的方式产生影 响，例如为加强外汇管理，我国目前己全面推行的网上申报、核收外 汇制，既提高了管理部门的管理能力，使全国的海关、外汇管理中心 1 0 9 9 m 0 6 9 金刚中国外贸企业管理信息系统的研究与开发 能通过网络来共享全国的相关信息，有效地遏制了套汇、逃汇的不法 行为，又提高了国家管理部门的办事速度、办事效率。 四是从事国际贸易的企业向实业化方向发展。一般贸易平均利润 的减少，使依靠一般贸易生存的外贸企业为了自身的发展而寻求出路。 通常这些外贸企业可选取二个方向调整发展战略，一是采取前向延伸 战略一一向市场端寻求发展，主要是在全球建立外贸企业自己的营销 网络；二是采取后向延伸战略一一向产业、实业端寻求发展。对于从 事一般贸易的外贸企业，在新的竞争环境中由于没有自身独有的优势 ( 自身在中国本土的优势在逐步消失并面临着激烈的国内竞争) ，要想 采取前向延伸战略，只能斥巨资建立全球营销网络，投资设立紧密型 分公司、子公司、办事处成了条出路，但目前国内的外贸企业尚不 具备在全球投资建立营销网络的经济实力和经营管理能力，所以前向 延伸战略不适合国内外贸企业。同时，世界范围内产业分工的发展也 加速淘汰单纯靠贸易存活的企业，而为工贸型外贸企业提供了广阔的 发展空间。所以，从事一般贸易的外贸企业采取后向延伸战略，向实 业发展，走工贸一体化发展道路成为众多从事进出口贸易企业的现实 出路。 2 2 中国外贸企业关键成功因子分析 结合当前国内外经济发展环境，尤其是前面已论述的我国国际贸 易行业发展趋势和特点，总结经营成功的国内外贸企业的经验，我们 可以发现国内外贸企业经营成功主要有下述四个关键因子。 一是要拥有一流的、不易被模仿的产品、技术、服务或品牌。外 贸企业只有拥有自己特有的产品、技术、服务或品牌，才能在竞争日 益激烈的市场中，保持一定的市场份额、一定的利润率，才能构筑进 入壁垒。同时，随着信息沟通效率的提高，更需要外贸企业顺应产业 分工的趋势，拥有自己特有的产品、技术、服务或品牌，走好实业化 发展的道路，构建外贸企业自身的核心竞争力。近年来，国际贸易中 贴牌生产方式、加工外包方式的迅速发展正是许多成功企业充分发挥 了自身的品牌、产品、技术和服务优势。 9 9 m 0 6 9 金刚中国外贸企业管理信息系统的研究与开发 二是要拥有高素质的员工。成功的外贸企业都有一批能熟练使用 外语、了解国际市场及其运营规则、不断开拓进取的员工。有了一流 的员工才能使外贸企业自身的产品、技术、服务、品牌在国际市场上 实现成功的销售，才能成功地制定和实施适合本外贸企业的经营战略。 三是要有能促进企业不断发展的企业运营机制。成功的外贸企业 通常都有与之相适宜的考核激励与运营机制，良好的机制是实现外贸 企业和优秀员工持续发展的保证。我们应该认识到只有推行与外贸企 业经营相适应运营机制才能聚拢优秀的员工，充分发挥员工的潜力和 智慧，实现外贸企业的可持续发展。近年来，我国的外贸企业和相关 管理部门日益认识到让在关键岗位上工作的高素质员工参与持股经营 外贸企业的必要性，在可以预见的将来我国的国有独资外贸企业将越 来越少。 四是要有广泛而稳定出口渠道。如果一个外贸企业有一个相对稳 定的全球营销网络，对外贸企业业务的发展会有重要的战略意义。外 贸企业与自身全球各地营销网点之间通常有两种关系，一种是由外贸 企业直接投资经营管理的营销网点，外贸企业与营销网点是投资和被 投资的关系，这种网点的优点是比较稳定、关系紧密，但由于投资大、 难管理，对大部分外贸企业并不合适，而对国内的绝大部分外贸企业 更是不具备建立这类营销网络的经济实力和经营管理能力。另一种是 外贸企业通过以签署定的协议形式来维持关系的营销网点，如代理 商、经销商等，外贸企业与营销网点之间是协议约定的合同关系，如 果外贸企业己拥有上述三个关键成功因子，尤其是拥有自身特有的一 流的、不易被模仿的产品、技术、服务或品牌，建立这一种全球营销 网络是适合目前我国国内外贸企业的现实情况的。 当然，外贸企业要经营好，除了上述四点关键成功因子外，还需 要良好的国际宏观政治经济环境、各级政府的有力支持和充裕的资金 等诸多因素。 中国外贸企业管理信息系统的研究与开发 3中国外贸企业关键业务流程分析与设计 根据业务流程再造( b u s i n e s sp r o c essr e e n g i n e e r i n g ) 的。般 步骤，我们要想对外贸企业关键业务流程进行再造，第一步我们要对 外贸企业现有关键业务流程描述。第二步是运用一些方法设计出外贸 介业新的关键业务流程。第三步再根据流程重构组织，建立能促使外 贸企业持续改进的相关制度，以保持外贸企业运营管理水平持续提高。 现就根据这一顺序分三步对我国外贸企业的关键业务流程进行分析、 设计。 3 1 现有中国外贸企业关键业务流程的描述与分析 图3 1我国现有外贸企业的关键业务流程图 为了研究开发出既适合国内现有外贸经营体制，又能帮助外贸企 业优化自身管理运营能力的管理信息系统，我们最重要的工作之一是 充分分析现有外贸企业的关键业务流程，并在此基础上对其进行优化。 图3 1 是我国现有外贸企业的关键业务流程图。 9 9 m 0 6 9 金刚 中国外贸企业管理信息系统的研究与开发 这一流程是目前国内绝大部分外贸企业现在正在运行的流程，这 一流程有比较明显的特点是：组织结构与业务流程密不可分，各部门 职能分块清晰，但业务流程不清晰。其中各出口业务部主要负责与国外 客户、经销商、代理商联系，由业务员与之开展业务，签订相关买卖 合同，同时联系供货商，签订合同安排生产或与仓库联系供货。进口 部主要负责与国内客户、国外供应商联系，签订执行进口合同。单证 部主要负责业务员已签订合同并准备出运报关的单证制作，通常由他 们与海关、各种检验部门和保险公司联系，在部分没有专门仓库的公 司，甚至船货代公司的联系也由他们负责。财务部主要负责各项业务 的事后结算和全公司的财务运行，核收外汇、买卖外汇由该部门与银 行联系完成。一些大型外贸企业还会有个储运部，主要负责管理仓库、 联系船公司，协助业务部、单证部完成货物运输工作，但更多的外贸 公司这块工作外包给专门船货代公司。大部分外贸公司通常还有一个 管理部门，主要负责员工的人事管理、业绩考核等公司管理性工作。 进一步分析这一关键业务流程，发现公司内部各部门之间的工作 重复面很大，虽然业务部门与客户、代理商和经销商之间是单点接触， 但业务员为了开展业务，他要与公司其它的每一个部门都进行工作协 调、沟通、交接。这无疑极大地浪费了业务员的时间和精力，影响了 公司业务的增长，降低了效率，并且很容易造成公司内部管理的混乱。 而在有的外贸公司，业务员甚至还要与公司外部的管理部门打交道。 这一流程在一定程度上是国有外贸体制的延续，是一定经济经营 管理体制的产物，是忽视企业运营效率的典范。例如为了避免暗箱操 作，除了财务监督外，单证独立操作既是为了减少业务员重复劳动， 又是为了对业务操作进行监控。这种管理思路不仅对提高工作效率不 利，同时也不利于积聚人才，这种仅靠分权来监督管理的经营方式已 不适合外贸企业的发展。外贸企业要实现持续健康发展，首先要能积 聚人才，并且要让在关键岗位上的人才充分发挥潜力。我国外贸企业 经过过去二十多年的经营探索，认识到了惟有通过外贸企业所有权改 革才能实现这一目标。而原来的关键业务流程的缺点是部门间业务交 接协调难，业务交接中间有漏洞，重复劳动多，重点不突出，很难实 现业绩考核的导向目标，更无从谈起建立业绩至上的企业文化。如果 不对这一流程进行重组，我们的外贸企业不可能实现高效率运营，无 法积聚优秀人才，也无法实现整个企业的持续健康快速发展。 中国外贸企业管理信息系统的研究与开发 3 2 优化重组后的中国外贸企业关键业务流程 为_ ：r 能开发出管理功能强的企业管理信息系统，避免只是简单地 将现有外贸企业工作搬到计算机中存储，我们用a e s i a 法，即按“增加 ( a d d ) 一清除( e l i m i n a t e ) 一简化( s i m p l y ) 一整合( i n t e g r a t e ) 一自动 化( a u t 0 1 1 1 f t t e ) ”顺序对现有外贸企业的关键业务流程进行优化再造。 a g s i a 法的第一步要增加能增值的业务流程( a d d ) 。是指对外贸企 业关键业务流程中原来没有但能为外贸企业带来附加价值的流程进行 增补。例如在外贸企业业务流程再造中，为了能及时了解不同业务员、 不同时期、不同代理商等业务进行情况，以便于管理，需要在原流程 上增加统计查询流程。在外贸企业管理信息系统的研究开发中，为了 真正实现“以人为本，业绩至上”的经营管理思想，我们还要增加员 工管理子系统、客户管理子系统等一系列新的业务流程。 第二步删除无附加价值的步骤( g l i i n i n a t e ) 。是指对于在原工作流 程中不能为外贸企业带来价值的流程要剔除。例如在单证部和业务部 之间因信息交流不充分而增加了不少重复性的工作，这些工作并无附 加值，又增加了出错的可能，可以运用管理信息系统，通过共享信息， 各种单证由业务员在对客户及合同相关数据录入后自动生成，合并单 证员的工作由业务员完成，从而简化流程，减少人员，提高效率。 第三步简化所有过于复杂的环节( s i m p ly ) 。是指通过明确流程后， 对于可以简化的流程要尽可能简化，简捷就是效率。例如在原流程中， 业务部的业务员和代理商、供应商之间的工作比较复杂，常常无法实 现高效运营，我们开发出客户管理子系统，对销售代理商和供应商进 行规范管理，利用计算机的强大存储能力自动收集管理有关信息，大 大简化了业务员的工作，还可实现业务员之间供应商信息的共享、代 理商的个性化管理等功能。 第四步集成功能，理顺流程过程( i n t e g r a t e ) 。是指能通过使用计 算机这一新工具和一些新技术，将原来分散的流程归并、集成，以使 流程更简捷。例如，在原流程中没有清晰的员工管理考核思路，我们 通过员工管理、客户管理、合同管理和财务成本管理四个子系统，由 员工到其服务的客户，再到每个客户不同的合同，最后到财务的核算， 9 9 m 0 6 9 金刚中国外贸企业管理信息系统的研究与开发 实现了清晰的员工管理考核思路，而原先需要单证员来做的工作全部 通过数据源共享和单证选择打印共同集成来完成。 第五步运用先进的信息技术加速流程运转，提高流程运行质量 ( a u t o m a l e ) 。即在新流程中，从员工的日常业务联络到签订合同，从 每一笔业务的利润控制到每名业务员、整个公司的利润监控，从接定 单到是否排产都实现了闭环运行控制。当这些不同流程反复运营时， 会因为运用的新技术、新工具，而能提高整个流程的运营效率。例如 为能使每名员工充分运用整个系统的资源，业务员、财务核算员、管 理人员等每名员工都在进入使用系统时通过身份代码的输入和确认， 由系统根据原先设定的每名员工权限记录处理员工输入的信息，并发 挥计算机的自动批量处理优势，实现业务流程的运转。 经过上述办法优化重组后的外贸企业关键业务流程如图3 2 。 9 9 m 0 6 9 金刚中国外贸企业管理信息系统的研究与开发 关键业务流程重组后的外贸企业组织结构图见图3 3 。 图3 3 对比新、旧组织结构图，新的组织结构图中减少了储运部和单证 部，这是因为新的关键业务流程中单证部的大部分工作已由业务员利 用管理信息系统自动完成。而对于储运部的工作因为其不是外贸企业 的核心业务，所以已将其从关键业务流程中剥离。对于进出口量不够 大的外贸公司，建议将储运工作外包，由专业公司来做；而对于进出 口量大的公司，或想在物流领域寻求发展的外贸企业，建议将储运部 门独立成企业运作，以利其迅速发展。 3 2 优化后的关键业务流程与现有关键业务流程对比分 析 对比外贸企业新、旧二个关键业务流程，可以总结出新的关键业 务流程有以下几个特点。 1 、强调系统集成，通过自动化提高了工作效率。在新的关键业务 流程中，对许多原先的业务进行了集成。例如，例如在单证管理子系 统中，我们不但要能按规定的格式生成三十多种单证，而且要求其能 具备选择分套打印的功能，甚至能生成w e b 页面，以实现无纸化网上 数据交换功能。单证子系统的集成功能，大量减少了工作量，可以实 现单证工作由业务员自己完成，提高工作效率。 2 、加强了动态管理功能，实现事前控制。在财务成本收汇管理子 系统中，既有应收款的上限控制，又有收汇期的控制，在合同管理子 中国外贸企业管理信息系统的研究与开发 系统中，有成交价下限的控制，在库存生产管理子系统中，也有先使 用库存，后生产的选择控制。这些控制不但能通过设置软件函数由计 算机自动完成，而且能实现动态化要求，事前控制，改变了传统管理 中事后控制、分时间段控制的旧方法，非常有利于管理效率的提高。 3 、共享信息平台，实现了良好的分权和交流。新的关键业务流程 使用了计算机等新的工具及技术，不仅能实现信息的有效收集，还通 过内部网这一平台充分实现了信息的效用，促进了部门与部门之间、 员工与员t 之间、管理者与一般员工之间的交流，可以避免大量的重 复性劳动，从而提高整个公司的运营管理效率。 4 、注重简化流程，企业的核心能力集中明确。新流程中剥离储运 工作，合并单证部，突出“业务员客户合同一财务管理”的主要 管理思路都体现了上述特点，有利于实现更细致、准确的业绩考核管 理，实现整个公司“以人为本，业绩至上”的经营管理理念。 9 9 m 0 6 9 金刚中国外贸企业管理信息系统的研究与开发 4中国外贸企业管理信息系统的系统设计和分析 任何一个企业，要想经营成功，必须要有一个与其自身相适应的、 先进的经营管理思想作指导。只有在这一先进的、与企业自身相适应 的经营管理思想指引下，我们才能设计出成功的关键业务流程，才能 塑造出适合企业自身发展的文化，进而设计开发出好的、适用的软件 产品。有了这个软件产品，我们才能在此基础上，开发实施管理信息 系统。所以，管理思想、关键业务流程、软件产品、管理信息系统之 间的层次关系如图4 1 ： 图4 1 4 1 我国现有外贸企业应用管理信息系统的现状 外贸企业管理信息系统是众多企业管理信息系统中的一种，它与 一般的销售管理系统有许多相似之处，是企业为了实现自身的战略目 标、经营目标、落实先进管理思想、实现有效管理的一个工具。但到 目前为止，国内还没有比较成熟的一整套解决方案，许多外贸企业原 先在这方面的投入较少，从事研究与开发此类管理信息系统的人也较 少，而随着我国加入w t o 日期的临近，国家外贸管理经营体制的变革， 外贸企业自身发展的需求，国内不少软件公司、咨询公司也开始重视 这一系统的研究、开发。 目前国内外贸企业对计算机管理信息系统及先进信息技术的运用 还处在很低的水平，还没有一套适合外贸企业的管理信息系统，即使 9 9 m 0 6 9 金刚中国外贸企业管理信息系统的研究与开发 是一般的外贸企业管理软件也普遍是功能单一、管理功能弱、缺乏宏 观管理思想。目前使用比较广泛的外贸管理类软件是单证制作软件， 据中国机电贸易网( c h in a m e t c o m ) 网上调查，有4 7 的参加调查外贸 企业已在使用单证制作软件。而在单证制作软件中，使用比较广泛的 也比较典型的是一个叫轻松制单的软件，它主要是起到一个办公 助手的作用，帮助外销员有选择的成套打印各种外贸单证。 造成我国外贸企业很少运用企业管理信息系统帮助自身发展的原 因有很多。首先是我国整个外贸企业界的管理水平普遍比较低，外贸 企业经营管理人员在这方面的意识较落后，甚至有相当一部分经营者 认为中国的企业不适合采用管理信息系统，而国内近年来许多企业在 实施m r p 、e r p 中鲜有成功的现状也对我国企业信息化浇了冷水。其次， 部分外贸企业在推行实施自身企业的管理信息系统时，对外贸企业管 理信息系统的定位出现了偏差，一种看法认为企业管理信息系统是万 能药，包治企业百病，所以持这种观点的人对企业管理信息系统的期 望很高，而实际实施后造成很大反差。还有一种看法认为企业企业管 理信息系统是“面子工程”一一是用来宣传的而不是用来为企业改善 运营服务的，自然企业管理信息系统就难免流于形式。还有种看法 认为，企业管理信息系统根本一无是处，浪费资金上这个项目还不如 给员工加工资实在。凡此种种，都说明了我国企业，包括外贸企业， 对企业管理信息系统认识的误区。总结国内企业近年来在实施企业管 理信息系统的成功经验和失败教训，我们从事国际贸易的外贸企业要 想成功实施企业管理信息系统，最重要的一点是，企业的员工，尤其 是经营管理人员应该对企业管理信息系统有一个客观的正确认识。我 们应该认识到企业管理信息系统是为了实现改善企业运营的一个工 具，它会对企业组织、管理和战略有改变和影响，但它终究是为了实 现企业的战略、改善管理、提商企业运营效率、增强企业竞争优势和 竞争能力服务的。为了成功实施企业管理信息系统，我们要对企业原 先的情况进行彻底地反思，最好能借助“外脑”来对企业的战略、管 理文化、管理思想进行彻底地客观思考，并在此基础上对企业原有的 关键业务流程进行重组，根据新关键业务流程调整组织结构，实施自 上而下的管理思想革命，在全公司内推动企业管理文化的重塑。 此外，目前我国国家对外贸易管理体制尚在调整完善过程之中， 尤其是我国按计划将在本年内加入w t o ，这将会对我国原有的政治体 9 9 m 0 6 9 金刚中国外贸企业管理信息系统的研究与开发 制、经济体制都有深刻的影响，为实现我国自身的承诺，为实现我国 经济持续快速增长，为积极推动我国经济、企业的全球化进程，我国 现有国际贸易管理体制已经发生了很大变化，在未来这一体制还将会 发生重大变化。我们在对我国外贸企业管理信息系统的研究与开发中， 不仅要看到过去这种变化的体制对我们研究开发管理信息系统的影 响，还要注意研究它对我们将来研究开发管理信息系统的重要意义。 在我国外贸企业以往实施企业管理信息系统的过程中，由于企业 自身、实施者、软件开发供应商的多方面原因，使我国大部分外贸企 业实施管理信息系统的成功率较低，这也是我国外贸企业管理信息系 统推广实施中的一大障碍。但随着我国政府为了进一步开放市场，加 快了国际贸易的信息化管理，这一趋势必然推动和加速管理信息系统 在我国外贸企业中的运用。 4 2 中国外贸企业管理信息系统的战略规划 管理信息系统的开发通常按下述流程图( 图4 2 ) 进行 图4 2 中国外贸企业管理信息系统的研究与开发 根据这一信息系统开发流程，我们要想开发出符合我国外贸企业 经营和国家外贸经营管理体制的管理信息系统，首先必须要有个正 确的信息系统战略规划。做好外贸管理信息系统的战略规划，最重要 的是明确开发实施管理信息系统的目标( v i s i o n ) 。在论文的第一部分 已就我国的国际贸易行业前景和外贸企业的关键成功因子进行了论 述。外贸企业为了在日益激烈的竞争中处于不败之地，一定要不断地 改善自身的运营，树立以人为本的经营理念，塑造业绩至上的企业文 化，构建自身的核心竞争力。所以，开发使用外贸企业管理信息系统 的远期目标是为了实现中国外贸企业的经营能力，贯彻“以人为本， 业绩至上”的经营管理理念，构建企业自身