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公文写作规范性浅谈 格式规则结构语言 严守格式标准 遵循行文规则 善谋结构方式 把握语言规范 GW 公文写作规范性浅谈 讨论框架 第一节严守格式标准 公文因事而成文 以应用为目的 是表达意志 传递政令 依法管理和开展公务活动的重要工具 因此 公文格式都是相对固定的 它是公文程式化 规范化的体现 所谓公文格式标准 是指在行文过程中 必须严格按照 条例 所规定的行文规则和 国标 所规定的编排方法 正确标注公文构成的每一个要素 以实现公文体式规范化的要求 它对于保证公文的合法性 有效性 权威性和外观形式的美感性起着重要规范的作用 本节以介绍 条例 和 国标 为切入点 来说明正确标注公文构成各要素 对于公文格式标准化和公文写作规范化的重要作用 口严守格式标准化 导语 GW xiez 公文通用格式要素编排规则 公文特定格式要素编排规则 公文用纸及版式要求 党政机关公文处理工作条例 党政机关公文格式 GW 本节讨论要点 一 党政机关公文处理工作条例 简介 一 党政机关公文处理工作条例 1 为了适应中国共产党机关和国家行政机关工作需要 推进公文处理工作的科学化 制度化 规范化 2012年4月16日 中办 国办联合印发了 党政机关公文处理工作条例 简称 条例 同年7月1日起施行 2000年8月国务院发部的 国家行政机关公文处理办法 以下简称原 办法 和1996年5月中办印发的 中国共产党机关公文处理条例 以下简称原 条例 停止执行 GW xiez 口党政机关公文处理工作条例 简介 口本题要点 条例 的主要特点 公文种类和适用范围 口 党政机关公文处工作条例 简介 一 条例 的主要特点 条例 与原 办法 原 条例 相比较的主要特点是 党政合一 扩大了 条例 的适用范围 调整了公文种类 调整了公文格式要素 行文规则增加了一些具体规定 公文拟制更加强调程序的规范性 简化了公文办理的环节 公文管理更加注重安全保密 GW xiez 口党政机关公文处理工作条例 简介 一 条例 的主要特点1 党政合一 扩大了适用范围 原 党的机关公文处理工作条例 仅适用于党的机关范围 不仅公文种类与国家行政机关公文有所差别 而且处理工作的某些环节和某些要素也不相同 原 国家行政机关公文处理办法 仅适用于国家行政机关和相关领域 其公文种类有的与党的机关公文也不相同 处理工作的某些环节和某些要素与党的公文也有所不同 新 条例 党政合一 从而扩展了适用范围 口党政机关公文处理工作条例 主要特点 GW xiez 一 新 条例 的主要特点2 调整了公文种类 1 原 办法 所规定的行政公文文种有13种 原 条例 所规定的党的公文文种有14种 两个文件的文种相加共有27种次 如果除去一方与另一方所重复的公文文种 再加上双方各有的特定文种 那么 我们平时所说的原法定公文共有18种 如下表 口党政机关公文处理工作条例 主要特点 本页1 一 新 条例 的主要特点2 调整了公文种类 2 如果将新 条例 与原 办法 规定的公文文种相比 那么 现行法定文种共有15种 与 办法 相比增加了 决议 和 公报 原 条例 中 指示 条例 规定 本次未被吸入 同时将 会议纪要 改称 纪要 其他13个文种的适用范围与 办法 规定基本相同 口党政机关公文处理工作条例 主要特点 续页2 党政机关原有公文文种 停止执行 口党政机关公文处理工作条例 原法定公文 一 条例 的主要特点2 调整了公文种类 2 如果将新 条例 与原 办法 规定的公文文种相比 那么 现行法定文种共有15种 与 办法 相比增加了 决议 和 公报 原 条例 中 指示 条例 规定 本次未被吸入 同时将 会议纪要 改称 纪要 其他13个文种的适用范围与 办法 规定基本相同 口党政机关公文处理工作条例 主要特点 续页2 决议 决定 命令 令 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 函 纪要 党政机关公文种类 即现行法定文种 条例 第二章 口党政机关公文处理工作条例 公文种类 公告 通告 议案 党政机关公文种类共15种 续页3 一 条例 的主要特点3 调整了公文格式要素 1 条例 规定 公文一般由份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件 抄送机关 印发机关和印发日期 页码等组成 从格式要素看 与 办法 比较其主要变化是 第一 增加了发文机关署名 第二 规定涉密公文应当标注份号 办法 只要求对绝密 机密公文标注份号 口党政机关公文处理工作条例 主要特点 GW xiez 一 条例 的主要特点3 调整了公文格式要素 2第三 原 办法 要求标注的 特急 急件 条例 改为 持急 和 加急 第四 规定联合行文时发文机关标志可以单独用主办机关名称 第五 明确规定公文标题应标注发文机关 三个要素应齐全 办法 未作强制性要求 第六 规定有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章 第七 版记部分撤销了 主题词 口党政机关公文处理工作条例 主要特点 一 条例 的主要特点4 行文规则增加了一些具体规定 主要有 上行文 原则上主送一个上级机关 办法 只对请示作此规定 党委 政府的部门向上级主管部门请示 报告重大事项 应当经本级党委 政府同意或者授权 下级机关的请示事项 如需以本机关名义向上级机关请示 应当提出倾向性意见后上报 不得原文转报上级机关 不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文 属于党委 政府各自职权范围内的工作 不得联合行文 口党政机关公文处理工作条例 主要特点 一 条例 的主要特点5 更加强化公文拟制的规范性 在 起草 环节强调 一切从实际出发 分析问题实事求是 所提政策措施和办法切实可行 深入调查研究 充分进行论证 广泛听取意见 机关负责人应当主持 指导重要公文起草工作 在 审核 环节强调 需要发文机关审议的重要公文文稿 审议前由发文机关办公厅 室 进行初审 在 签发 环节强调 重要公文和上行文由机关主要负责人签发 办法 只对上行文作此规定 党委 政府的办公厅 室 根据党委 政府授权制发的公文 由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发 口党政机关公文处理工作条例 主要特点 一 条例 的主要特点6 简化了公文办理的环节 在 收文办理 中 将 审核 改为 初审 将 拟办 批办 并入 承办 并增加了 传阅 答复 2个环节 发文办理 环节由8个减少为4个 其中 起草 审核 签发 三个环节列入 公文拟制 用印 并入 印制 条例 将发文办理的 分发 改为 核发 规定 公文印制完毕 应当对公文的文字 格式和印刷质量进行检查后分发 口党政机关公文处理工作条例 主要特点 GW xiez 一 条例 的主要特点7 公文管理更加注重安全保密 条例 在第七章 公文管理 中着重强调了有关保密规定 提出了设立保密室和阅文室的要求 对公文定密和解密 密级文件的复制和汇编 公文的销毁和移交等做出了明确规定 新设立单位的应向本级党 政办公厅或办公室提出发文立户申请 翻印文件 应注明翻印机关名称和日期等作出具体规定 口党政机关公文处理工作条例 主要特点 GW xiez 二 公文文种的适用范围1 决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项 2 决定 适用于对重要事项作出决策和部署 奖惩有关单位和人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 3 命令 令 适用于公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性措施 批准授予和晋升衔级 嘉奖有关单位和人员 4 公报 适用于公布重要决定或者重大事项 5 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 6 通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 7 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 8 通知 适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项 批转 转发公文 口党政机关公文处理工作条例 公文种类 二 公文文种的适用范围9 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和告知重要情况 10 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 回复上级机关的询问 11 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 12 批复 适用于答复下级机关请示事项 13 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项 14 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 15 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项 口党政机关公文处理条例 公文种类 二 党政机关公文格式 国标 二 党政机关公文格式 根据 党政机关公文处理工作条例 第三章所规定的公文格式 国家质量监督局 国家标准化管理委员会于2012年6日29日发布的 GB T9704 2012 党政机关公文格式 简称新 国标 同年7月1日起施行 以此代替GB T9704 1999 国家行政机关公文格式 简称原 国标 口严守格式标准化 国标 简介 本标准适用范围 口 党政机关公文格式 简介 口本题要点 公文格式的类型 公文格式的主要变化 二 党政机关公文格式 一 本标准适用范围1 规定了党政机关公文通用的纸张要求 2 规定了公文格式各要素的编排规则及其在页面上的标注位置 3 承载公文的纸介质 主要包括纸张的开本 规格 排版 印刷 装订等要求 4 公文数据的表现形式 主要包括文字 数字 外文字符 计量单位和标点符号等的使用规范 5 本标准适用于各级党政机关制发的公文 其他机关和单位的公文可以参照执行 GW gshi 口严守格式标准化 国标 简介 二 党政机关公文格式 二 公文格式的主要变化1 标准名称改为 党政机关公文格式 适用范围扩展到党政机关制发的公文 2 新标准根据新 条例 所制定 因此 格式的某些变化与 条例 的某些变化相同 主要表现为 版头 份号固定用6位阿拉伯数字标注 眉首改称 版头 发文机关标识改称 标志 红色反线改称 红色分隔线 密级和保密期限 急缓程度 由右上角顶格书写改为左上角顶格书写 上行文签发人标注方法和版头上留白也有较大改变等 主体 增加了发文机关署名 成文日期由汉字改为阿拉伯数字 标题强调了完整型的 三要素 式 版记 撤销了主题词 抄送 三号仿宋字改用四号仿宋字 口严守格式标准化 国标 简介 二 党政机关公文格式 三 公文格式的种类 根据公文载体的不同 公文格式分为 文件格式 信函格式 电报格式 命令格式 纪要格式 等 口严守格式标准化 国标 简介 GW gshi 口公文格式示意图之一 三 公文用纸及版式要求 公文用纸要求 口公文用纸及版式要求 口本题要点 字体 版式及颜色要求 一 公文用纸要求 1 用纸质量 一般使用纸张定量为60g 80g 的胶版印刷纸或复印纸 纸张白度80 90 横向耐折度 15次 不透明度 85 pH值为7 5 9 5 2 纸张大小 A4型纸 210mm 297mm 口严守格式标准化 国标 公文用纸 GW gshi 一 公文用纸要求3 版面 版心 公文用纸天头 上白边 为37mm 公文用纸订口 左白边 为28mm 左侧装订 版心尺寸为156 225mm 口严守格式标准化 国标 公文用纸 一 公文用纸要求3 文件式格式的上留白 文件式格式的上留白空间均为 版心上边缘至页边为37mm 发文机关标志上边缘至版心上边缘由25mm扩大至35mm 取消了原上行文多留白空间 版心上边缘至页边37mm 发文机关标志上边缘至版心上边缘留白80mm的文件首页特殊格式 即无论是下行文还是上行文上留白都是37mm 35mm 口严守格式标准化 国标 公文用纸 GW gshi 口严守格式标准化 下行文与上行文首页留白 35mm 35mm 37mm 37mm 二 字体及版式 颜色1 字体 如无特殊说明 公文各要素一般用3号仿宋字 特定情况可作适当调整 发文机关标志推荐使用小标宋体字 标题一般用2号小标宋体字 签发人姓名用3号楷体字 2 秘密等级 保密期限 紧急程度用3号黑体字 版记4号仿宋字3 行数和字数 一般每面排22行 每行排28个字 撑满版心 特殊情况可作适当调整 正文一般用3号仿宋体 4 公文应当双面印刷 5 公文应当左侧装订 6 发文机关标志 印章为红色 7 如无特殊说明 公文中文字均为黑色 口严守格式标准化 国标 字体版式 GW xiez 二 字体及版式 颜色 四 公文通用格式要素编排规则 版头各要素编排规则 口公文通用格式要素编排规则 口本题要点 主体各要素编排规则 版记各要素编排规则 导语 公文文面布局 口导语 公文文面布局 000001机密 1年特急 市人民政府文件 发 2012 号 关于 的通知 附件 1 2 2012年10月26日 附注 抄送 办公室2010年 月 日印发 公文文面布局公文由版头 主体 版记三部分组成 公文首页红色分隔线 含 以上部分称为版头 公文首页红色分隔线 不含 以下 末页首条分隔线 不含 以上部分称为主体 公文末页首条分隔线以下 末条分隔线以上部分称为版记 口严守格式标准化 要素编排规则 文面布局 口公文格式示意图之一 一 版头各要素编排规则 一 版头各要素编排规则版头由 份号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 红色分隔线7个要素组成 000001机密 1年特急 市人民政府文件 发 2012 号 关于 的通知 附件 1 2 2012年10月26日 附注 抄送 办公室2012年10月26日印发 口严守格式标准化 要素编排规则 版头要素 文件 000001机密特急 签发人 2012 10号 一 版头要素编排规则1 份号 份号 即公文份数序号 是为了掌握公文的发放方向 便于公文的保密管理 凡涉密公文一定要标注份号 如果发文机关认为有必要 也可对不涉密公文标注份号 份号 一般用6位阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第1行 份号用黑色标注 GW xiez 口严守格式标准 要素编排规则 版头要素 一 版头要素编排规则2 密级和保密期限 涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限 国家秘密分为秘密 机密和绝密三种 密级和保密期限 一般用3号黑体字 顶格编排在版心左上角份号之下 保密期限数字用阿拉伯数字 GW xiez 口严守格式标准 要素编排规则 版头要素 一 版头要素编排规则3 紧急程度 紧急公文应当根据紧急程度分别标明 特急 加急 电报格式的公文紧急程度从急到缓依次为 特提 特急 加急 平急 紧急程度 顶格编排在版心左上角 如同时标注份号 密级和保密期限 紧急程度 则按照份号 密级和保密期限 紧急程度的顺序自上而下分行排列 GW xiez 口严守格式标准 要素编排规则 版头要素 一 版头要素编排规则4 发文机关标志 1 发文机关标志是公文版头部分的核心 用套红大字居中印在公文首页上半部 字体要庄重 规范 美观 大小适度 一般应小于上级机关的字体大小 GW xiez 口严守格式标准 要素编排规则 版头要素 一 版头要素编排规则4 发文机关标志 2形式 发文机关标志主要有两种形式 一是发文机关标志由发文机关全称或规范化简称加 文件 二字组成 二是也可用发文机关全称或规范化简称 以醒目 美观 庄重为原则 发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm 发文机关标志推荐使用小标宋字体 用红色标注 GW ges 口严守格式标准化 要素编排规则 版头要素 国务院文件文化部文件北京市人民政府文件北京国电环保工程有限公司文件厦门大学文件 GW ges 口严守格式标准化 要素编排规则 版头要素 文件 0000001 机密 1年 特急 文件 发 2000 1号 口发文机关标志上边缘与版心上边缘的距离 35mm 口严守格式标准化 要素编排规则 版头要素 一 版头要素编排规则4 发文机关标志 3 联合行文时可并用联合发文机关名称 一般主办机关名称排列在前 也可单独用主办机关名称 联合上报公文一般不单独使用主办机关名称 因为联合上行文需要将所有联署机关签发人的姓名都标出 如果发文机关名称只用主办机关 这样与签发人的标注就不相匹配 联合行文机关过多时 必须保证公文首页显示正文 口严守格式标准化 要素编排规则 版头要素 文件 000001机密特急 签发人 2012 10号 一 版头要素编排规则5 发文字号 发文字号由发文机关代字 年份和发文顺序号三个要素组成 发文字号编排在发文机关标志下空2行位置 居中排布 年份 发文顺序号用阿拉伯数字 年份用全称4位 用六角括号 括入 发文顺序号不编虚位 不加第字 上行文发文字号标注在发文机关之下居左空1字 GW xiez 口严守格式标准 要素编排规则 版头要素 国发 2012 3号中办发 2012 14号国办发 2012 10号京办发 2012 6号校研发 2012 7号杭燃发 2012 7号 GW ges 口严守格式标准化 要素编排规则 版头要素 000001机密特急 签发人 2012 10号 一 版头要素编排规则6 签发人 1 上报的公文需标注签发人姓名 此时 发文字号应标注在发文机关标志之下居左空1字 签发人姓名平行居右空1字 签发人用3号仿宋体字 签发人姓名用3号楷体字标注 口严守格式标准化 要素编排规则 版头要素 000001机密特急 签发人 2012 10号 一 版头要素编排规则6 签发人 2 联合行文有多个签发人 签发人姓名按发文机关的顺序排列从左到右 自上而下依次均匀顺排 一般每行排2个姓名 回行时与上一行第一个签发人姓名对齐 最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行并使红色分隔线与其的距离为4mm 口严守格式标准化 要素编排规则 版头要素 7 红色分隔线 发文字号之下4mm处居中印一条与版心同宽的红色分隔线 一般认为红色分隔线的作用在于 即表示版头与主题的区隔 又使公文文面显得美观 庄重 GW xiez 口严守格式标准 要素编排规则 版头要素 二 主体各要素编排规则 二 主体要素的编排规则 主体由 标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期和印章 附注 附件等几个部分组成 000001机密 1年特急 市人民政府文件 发 2012 号 关于 的通知 附件 1 2 2012年10月26日 附注 抄送 办公室2012年10月26日印发 口严守格式标准化 要素编排规则 主体要素 二 主体要素编排规则1 公文标题 标题由发文机关名称 事由和文种组成 一般用2号小标宋体字 编排与红色分隔线下空二行位置 公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 公文标题编排于红色分隔线下空2行的位置 分一行或多行居中排布 回行时要做到词意完整 排列对称 长短适宜 间距恰当 标题排列应使用梯形或菱形 GW xiez 口严守格式标准 要素编排规则 主体要素 例1 国务院办公厅关于进一步加强政府信息公开回应社会关切提升政府公信力的意见 例2 中共中央办公厅国务院办公厅关于印发 党政机关公文处理工作条例 的通知 口严守格式标准化 要素编排规则 主体要素 例3 国务院关于坚决遏制部分城市房价过快上涨的通知 例4 北京国电龙源环保工程有限公司关于做好科环集团公司第一届职工代表大会代表选举工作的通知 口严守格式标准化 要素编排规则 主体要素 二 主体要素编排规则2 主送机关 主送机关是公文的主要受理机关 主送机关应当使用机关全称 规范化简称或同类型机关的统称 机关的规范化简称和统称应由上级机关明确 不得随意编造简关简称 口严守格式标准 要素编排规则 主体要素 二 主体要素编排规则2 主送机关 2 主送标注的几种方法 1 上行文只能标注一个主送机关 如果还有其他机关需要掌握有关情况 可以用抄送形式 2 下行文分专发性下行文和普发性下行文 专发性的主送单位一般只有一个 普发性主送单位名称不能一一注出 一般采用统称的写法 例如 各省 自治区 直辖市人民政府 各分公司 分厂 各部 室 等 3 告知性的公文 例如 公告 通告 纪要 等 一般不标注主送机关 4 如因主送机关过多导致首页不能显示正文时 可将主送机关移至版记 口严守格式标准化 要素编排规则 主体要素 二 主体要素编排规则3 正文 正文是公文主体和核心所在 用来表述公文的内容 公文首页须显示正文 一般说来 首个盖章页应当同时显示正文 发文机关署名和印章 GW xiez 口严守格式标化准 要素编排规则 主体要素 二 主体要素编排规则 正文中数字的标识 按国家标准GB 15835 出版物上数字用法 规定执行 1 表示数量的数字一般用阿拉伯数字 回行时不将数字割裂 2 在表示数值的范围时 可采用 浪纹式 连接号或 一字线 连接号 前后两个数值 如果省略一个数值的附加符号容易发生歧义时 则这个附加符号不应省略 例如 3亿 5亿 不能写为3 5亿 13万元 15万元 不能写为13 15万元 15 20 不能写为15 20 等 GW ges 口严守格式标准化 要素编排规则 主体要素 二 主体要素编排规则 正文中数字的标识 按国家标准GB 出版物上数字用法 规定执行 3 表示层次结构的数字 其层级标注方法是 第一层 一 二 三 第二层 一 二 三 第三层 1 2 3 第四层 1 2 3 一般第一层用黑体字 第二层用楷体字 第三层和第四层用仿宋字标注 GW ges 口严守格式标准化 要素编排规则 主体要素 口严守格式标准化 要素编排规则 主体要素 二 主体要素编排规则 正文中数字的标识按国家标准GB 15835 出版物上数字用法 规定执行 4 已定型的含汉字数字的词语应采用汉字数字 例如 四平八稳 六神无主 七上八下 九牛二虎 等 八荣八耻 三大法宝 三个代表 一国两制 等 一刀切 三不管 四不像 春打六九头 等 五线谱 九头鸟 三环路 三河市 等 五四运动 一二九 九一八 七七事变 等 口严守格式标准化 要素编排规则 主体要素 二 主体要素编排规则4 附件说明 附件说明位于正文和发文机关署名之间空1行 用3号仿宋字 附件 2字前空2字 后接排附件名称 名称后不加标点符号 附件序号用阿拉伯数码编排 每行位置对齐 如 附件 1 2 有两个以上附件时 应注明序号 并分别标注于各附件的首页的左上方 口严守格式标准化 要素编排规则 主体要素 二 主体要素编排规则5 发文机关署名 1 发文机关署名应当用发文机关全称或规范化简称 特殊情况如议案 命令 令 等文种需要由机关负责人署名的 应当写明职务 GW xiez 口严守格式标准 要素编排规则 主体要素 二 主体要素编排规则5 发文机关署名 2单一机关行文时 发文机关署名在成文日期之上 以成文日期为准居中编排 口严守格式标准化 要素编排规则 主体要素 附件 1 2 2012年7月1日 抄送 办公室2012年10月26日印发 二 主体要素编排规则5 发文机关署名 3 不加盖印章的公文 单一机关行文时 在正文下一行右空2字编排发文机关署名 在发文机关署名下一行 编排成文日期 成文日期首字比发文机关署名首字右移2字 口严守格式标准化 要素编排规则 主体要素 二 主体要素编排规则5 发文机关署名 4联合行文时 应将各发文机关署名按发文机关顺序排列在相应位置 并使印章加盖其上 口严守格式标准化 要素编排规则 主体要素 二 主体要素编排规则5 发文机关署名 5如成文日期长于发文机关署名 应使成文日期右空2字编排 并相应增加发文机关署名右空字数 附件 1 2 附注 抄送 办公室2012年10月26日印发 2012年10月26日 口严守格式标准化 要素编排规则 主体要素 二 主体要素编排规则5 发文机关署名 6加盖签发人签名章的公文 加盖签发人签名章的公文在正文或附件说明下空二行 右空四字加盖签发人名章 签名章左空二字标注签发人职务 在签发人名章下空一行 右空四字编排成文日期 联合行文时 应先编排主办机关签发人职务 签名章 其余机关签发人职务 签名章 依次向下编排 与主办机关签发人职务 签名章上下对齐 每行只编排一个机关的签发人的职务 签发人名章 口严守格式标准化 要素编排规则 主体要素 二 主体要素编排规则6 成文日期 成文日期是公文的生效时间 是党政机关公文生效的重要标志 成文日期确定的原则和标注位置有三种 一是会议通过的决议 决定等以会议正式通过的日期为准 成文日期编排在公文标题之下 写全年 月 日 用圆括号 括起来 二是经机关负责人签发的公文以签发日期为准 联合行文以最后签发的机关负责人签发的日期为准 三是联合行文以最后签发的机关负责人签发的日期为准 口严守格式标准 要素编排规则 主体要素 例1 中共中央国务院关于加强人口与计划生育工稳定低生水平的决定 2000年3月2日 例2 第十二届全国人民代表大会第一次会议关于2012年国民经济和社会发展计划执行情况与2013年国民经济和社会发展计划的决议 2013年3月17日第十二届全国人民代表大会第一次会议通过 口严守格式标准化 要素编排规则 主体要素 二 主体要素编排规则7 印章 1 加盖印章的公文 成文日期一般右空四字编排 印章用红色 不得出现空白印章 单一机关行文时 在成文日期之上 以成文日期为准居中编排发文机关署名 发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置 印章顶端应当上距正文 或附件说明 一行之内 GW xiez 口严守格式标准 要素编排规则 主体要素 二 主体要素编排规则7 印章 2除会议纪要和印有版头的向下普发的公文外 公文一般应加盖发文机关印章 用印页 即发文机关署名页 至少应有二行正文 不能采用页首加圆括号标注 此页无正文 字样 口严守格式标准 要素编排规则 主体要素 二 主体要素编排规则7 印章 3 联合行文时 应将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置 并使印章加盖其上 最后一个印章端正 居中下压发文机关署名和成文日期 印章之间排列整齐 互不相交相切 每排印章两端不得超出版心 每排最多放三个印章 GW ges 口严守格式标准化 要素编排规则 主体要素 口严守格式标准化 要素编排规则 主体要素 口严守格式标准化 要素编排规则 主体要素 二 主体要素编排规则8 附注 一般用于向下普发的公文 对印发 传达范围作说明 加圆括号 标注于成文日期左下方 见后页 字体字号用3号仿宋 上空1行 居左排 前空2个字 用小括号括起 GW ges 口严守格式标准化 要素编排规则 主体要素 口严守格式标准化 要素编排规则 主体要素 二 主体要素编排规9 附件 指附件本身 附件正文部分 用3号黑体在左上角顶格注明 附件 有序号时应加序号 序号后不再加标点符号 附件应排在版记之前 附件序号和附件标题应与附件说明表述一致 附件标题与 附件 之间空两行 被批转的下级机关公文或被转发的上级 同级机关公文 不属于公文的附件 应在批转 转发 通知 之后另页排印 口严守格式标准化 要素编排规则 主体要素 口严守格式标准化 要素编排规则 主体要素 三 版记各要素编排规则 000001机密 一年特急 市人民政府文件 发 2010 号 关于 的通知 附件 1 2 2012年10月26日 附注 抄送 办公室2012年10月26日印发 三 版记要素编排规则版记由 版记中的分隔线 抄送机关 印发机关和印发日期三个要素构成 GW ges 口严守格式标准化 要素编排规则 版记要素 三 版记要素编排规则1 版记中分隔线 版记中的分隔线与版心等宽 首条分隔线和末条分隔线用粗线 推荐高度为0 35mm 中间的分隔线用细线 推荐高度为0 25mm 首条分隔线位于版记中第一个要素之上 末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合 GW ges 口严守格式标准 要素编排规则 版记要素 6 口严守格式标准化 要素编排规则 版记要素 中共中央办公厅秘书局2012年4月16日印发中共 省委办公厅2012年4月24日翻印 16 口严守格式标准化 要素编排规则 版记要素 三 版记要素编排规则2 抄送机关 指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级 下级和无隶属关系的机关 抄送机关名称标注于印发机关和印发日期之上一行 左右各空一字 字体字号用4号仿宋字 如需把主送机关移至版记时 应将 抄送 二字改为 主送 编排方法同 抄送 机关 如既有 主送 又要有 抄送 时 应当将主送机关置于抄送机关上一行 之间不加 分隔线 例如 口严守格式标准化 要素编排规则 版记要素 6 口严守格式标准化 要素编排规则 版记要素 三 版记要素编排规3 印发机关和印发日期 由公文印发机关名称 印发日期组成 一般在公文末页下部印两条横线 印发机关居左排 前空一字 印发日期居右排 后空一字 字体字号用4号仿宋 翻印的文件 在印发机关和印发日期下标注翻印机关和翻印日期 格式相同 GW ges 口严守格式标准 要素编排规则 版记要素 6 口严守格式标准化 要素编排规则 版记要素 中共中央办公厅秘书局2012年4月16日印发中共 省委办公厅2012年4月24日翻印 16 口严守格式标准化 要素编排规则 版记要素 3 页码 一般用4号半角宋体阿拉伯数字 编排在公文版心下边缘之下 数字左右各方一条一字线 一字线上距版心下边缘7mm 单页码居右空一字 双页码居左空一字 公文的版记页前有空白页的 空白页和版记页均不编排页码 GW ges 口严守格式标准化 要素编排规则 版记要素 五 公文特定格式要素编排规则 信函格式各要素编排规则 口公文特定格式要素编排规则 命令格式各要素编排规则 纪要格式各要素编排规则 口本题要点 一 信函格式各要素编排规则 一 信函各要素编排规则 公文的信函格式是被广泛采用的一种公文特殊格式 主要用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项 报送方案 商洽 询问 答复或者说明某件具体事项 信函格式相对简单 易操作 在各级行政机关的公文中广泛应用 常用于通知 批复 函等文种的公文中 口严守格式标准化 特定格式编排规则 信函格式 一 信函各要素编排规则1 发文机关标志 发文机关标志使用发文机关全称或规范化简称 其上边缘至上页边为30mm 推荐用红色小标宋字体 字号大小由发文机关酌定 以版心为准居中排布 联合行文时使用主办机关标志 30mm 口严守格式标准化 特定格式编排规则 信函格式 一 信函各要素编排规则1 发文机关标志 发文机关标志使用发文机关全称或规范化简称 其上边缘至上页边为30mm 推荐用红色小标宋字体 字号大小由发文机关酌定 以版心为准居中排布 联合行文时 使用主办机关标志 2 红色分隔线 发文机关标志下4mm处为一条红色双线 上粗下细 距下页边20mm处为一条红色双线 上细下粗 线长均为170mm 均以版心为准居中 口严守格式标准 特定格式编排规则 信函格式 一 信函各要素编排规则3 份号 密级和保密期限 紧急程度 如需标识份号 顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下 如需同时标注密级和保密期限 紧急程度 密级和保密期限顶格编排在份号下1行 紧急程度顶格编排在密级和保密期限下1行 4 发文字号 发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下 发文字号与红色双线的距离为3号汉字高度的7 8 GW ges 口严守格式标准化 特定格式编排规则 信函格式 一 信函各要素编排规则5 标题标题居中编排 与其上最后一个要素相距2行 6 页码信函格式公文首页不显示页码 由第2页开始标注 只有2页的信函式公文 第2页可以不显示页码 7 版记信函格式公文的版记中不加印发机关 印发日期及分隔线 GW ges 口严守格式标准化 特定格式编排规则 信函格式 二 命令 令 格式各要素编排规则 二 命令各要素的编排规则命令格式的公文 适用范围有特殊的限制 一般用于公布行政法规和政府规章 口严守格式标准 特定格式编排规则 命令 令 格式 二 命令各要素的编排规则 发文机关标志 由发文机关全称加命令或令组成 居中排布 上边缘至版心上边缘为35 推荐使用红色小标宋 发文机关标志下空两行集中编排令号 令号下空两行编排正文 在正文下空两行右空四字 加盖签发人签名章 签名章左空二字标注签发人职务 以签名章为准上下居中排布 在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期 口严守格式标准 特定格式编排规则 命令 令 格式 三 纪要格式各要素编排规则 三 纪要各要素的编排规则 纪要适用于记载会议主要情况和议定事项 各级党政机关办公会和专题会讨论议定的事项都是本机关的决策事项 都应以纪要的形式印发公文 作为指导开展工作的依据 GW ges 口严守格式标准化 特定格式编排规则 纪要格式 三 纪要各要素编排规则1 纪要标志由 会议名称 纪要 组成 例如 纪要 居中排布 上边缘至版心上边缘为35mm 推荐使用红色小标宋字体 2 编号 纪要标志下空2行居中编排纪要编号 第 号 并用圆括号括入 不受年度限制 也可按年度编排 如 2012 号 3 发文机关和成文日期 纪要编号下空1行编排发文机关和成文日期 发文机关居左空1字 成文日期居右空1字 口严守格式标准化 特定格式编排规则 纪要格式 三 纪要各要素编排规则4 出席 列席和请假人 标注出席人员名单 一般用3号黑体字在正文 或附件说明 下空1行左空2字编排 出席 二字 后标全角冒号 冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位 姓名 回行时与冒号后的首字对齐 标注请假 列席人员名单 除依次另起1行并将 出席 二字改为 请假 或 列席 外 编排方法同前 5 纪要不加盖印章6 纪要格式可以根据实际制定 GW ges 口严守格式标准化 特定格式编排规则 纪要格式 纪要 2012 号 局办公室2012年 月 日 纪要 1 出席 请假 外出开会 列席 分送 抄送 2 口严守格式标准化 特定格式编排规则 纪要格式 综上所述 公文格式标准化是公文写作规范化的一种重要体现 严格按照 条例 所规定的行文规则和 国标 所规定的方法 正确标注公文构成的每一个要素 对于维护公文的严肃性 合法性 有效性 权威性起着重要规范性的作用 它有利于公文制发 便于公文处理 可以有效地提高公文质量和提高办事效率 GW xiez 口结语 第二节遵循行文规则 所谓行文规则 是指组织之间公文往来时 必须共同遵守的制度和准则 遵从这一规则 重要作用和意义在于 可以保证 公文传递方向准确无误 线路便捷有效 阻止部分公文进入不必要的流通过程 抑制无价值公文的产生 本节主要涉及四个方面的问题 遵循规范 行文规则 含义 GW xiez 行文关系 行文规则的基本内容 行文方向 GW 本节讨论要点 目前行文存在的主要问题 一 行文关系 行文关系的含义 口行文关系 行文关系与文种选择的意义 口本题要要点 一 行文关系的含义 一 行文关系 一 行文关系的含义 所谓行文关系 是指组织之间的公文往来关系 也就是公文制发者与受文者之间的授受关系 行文关系是由组织系统或专业系统归属 地位 职责 职权范围等因素决定的 它对行文关系有决定性影响 规定着公文传递的基本方向 这种关系包括如下四种类型 隶属关系 同一组织系统中上级与下级之间领导与被领导的关系 业务指导关系 同一专业系统中上级业务部门与下级业务部门之间的指导与被指导关系 同一系统中同级单位之间的平行关系 不相隶属关系 非同一系统的单位之间 不论级别高低 均是不相隶属关系 口遵循行文规范 行文关系 含义 二 行文关系与文种选择的意义 二 行文关系与文种选择的意义口公文文种 是衡量行文关系的基本依据之一 因此正确地选择文种 是保证行文规范的基础 它主要表现在三个方面 1 文种表示隶属关系和职权范围 命令 决议 决定 批复 通知等下行文 表示对下级机关或单位一种不容质疑的领导和指挥的关系 请示 报告等上行文 表示对上级机关或单位一种尊重和遵从关系 函等平行文 表示对不相隶属的机关与单位之间的一种商洽 平和与谦恭的关系 2 文种表示公文内容的重要程度 3 文种决定语言表达与语气的运用 口遵循行文规范 行文关系 法定文种 GW xiez 新 条例 所确定的公文文种 就是我们所说的法定文种 是秘书公文写作的法定依据 是保证行文规范的重要导向 非法定应用文书远远多于法定文种 常用文种约有数十种 使用频率很高的约20余种 企业文案撰写模式大全 一书把企业文案分为13类 214个文种 上述后两类的文书格式虽非法定 但也是约定俗成的 也必须按照既定的模式来办理 是不可以标新立异 口遵循行文规范 行文关系 法定文种 GW ges 二 行文方向 二 行文方向 依据不同的隶属关系和职权范围 运用不同文种 决定不同的行文方式 也是确保行文规范性要求的一种重要表现 根据组织之间不同的行文关系 可以将组织的行文分为下行文 上行文和平行文三个方向 也称三种行文方式 GW xiez 口遵循行文规范 行文关系 行文方向 下行文 口行文方向 口本题要点 上行文 平行文 一 下行文 一 下行文下行文是指上级领导机关对所属下级机关的行文 根据发文不同目的和要求 下行文可分为三种方式 逐级下行文 多级下行文 直达基层组织和群众的下行文 GW xiez 口遵循行文规范 行文方向 下行文 1 逐级下行文所谓逐级下行文 就是逐级下达或者只对直属下级机关下达的一种行文方式 2 多级下行文所谓多级下行文就是指党政领导机关根据工作需要 同时下达几级机关的一种行文方式 3 直达基层组织和群众的下行文 俗称一竿子插到底 这种行文还可以通过媒体直接与群众见面 口遵循行文规范 行文方向 下行文 二 上行文 二 上行文上行文是指下级机关向所属上级或者只对直属上级机关呈送的一种行文方式 1 逐级上行文所谓逐级上行文 就是指下级机关直接向所属上级领导机关呈送公文的一种行文方式 这是上行文中最基本 最常用的一种方式 一般情况下 不得多头行文 更不得越级行文 口遵循行文规范 行文方向 上行文 GW xiez 2 多级上行文 所谓多级上行文 是指各级各类组织依据工作需要 同时向几个领导机关呈送公文的一种行文方式 这是在特殊情况和体制允许的情况下 而采用的一种行文方式 3 越级上行文 所谓越级上行文 就是指在非常必要时 下级机关可以越过直接上级领导机关 向更高一级的领导机关直至中央行文的一种行文方式 强调 非常必要时 口遵循行文规范 行文方向 上行文 GW xiez 人们一般认为 可以越级行文的特殊情况包括 遇有特殊重大紧急情况 如自然灾害 突发事件等 如逐级上报 可能会延误时机 造成重大损失时 即 特事特办 被直接上级单位长期搁置或拒不解决而又确需解决的急迫性的重大问题 上级领导或领导机关交办 并指定越级直接上报的事项 按有关管理体制 可以越级请示的有关事项 询问 联系无需经过直接上级机关的一些工作问题等 企业权益受到重大伤害或将要受到重大伤害时 对直接上级机关或领导进行检举 控告 口遵循行文规范 行文方向 上行文 GW xiez 三 平行文 三 平行文平行文是指没有隶属关系 业务指导关系的同级机关 或者不属同一系统的机构部门之间的一种行文 A市卫生局 A市文化局 B省人民政府 A市 区街道办事处 口遵循行文规范 行文方向 平行文 三 行文规则的基本内容 三 行文规则的基本内容根据 条例 规定 行文规则主要包括如下内容 一 行文应当确有必要 讲求实效 注重针对性和可操作性 二 一般不得越级行文 特殊情况需要越级行文的 应当同时抄送被越过的机关 三 向上级机关行文 应当遵循以下规则 1 原则上主送一个上级机关 根据需要可同时抄送相关上级机关和同级机关 不抄送下级机关 2 党委 政府的部门向上级主管部门请示 报告重大事项 应当经本级党委 政府同意或者授权 口遵循行文规范 行文规则 具体内容 转下页 本页 1 三 行文规则的内容3 下级机关的请示事项 如需以本机关名义向上级机关请示 应当提出倾向性意见后上报 不得原文转报上级机关 4 请示应当一文一事 不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项 5 除上级机关负责人直接交办事项外 不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文 不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文 6 受双重领导的机关向一个上级机关行文 必要时抄送另一个上级机关 口遵循行文规范 行文规则 具体内容 接上页 2 转下页 三 行文规则的内容 5项 四 向下级机关行文 应当遵循以下规则 1 主送受理机关 根据需要抄送相关机关 重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关 2 党委 政府的办公厅 室 根据本级党委 政府授权 可以向下级党委 政府行文 3 党委 政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委 政府的相关部门行文 口遵循行文规范 行文规则 具体内容 接上页 3 转下页 三 行文规则的内容 5项 四 向下级机关行文 应当遵循以下规则 4 涉及多个部门职权范围内的事务 部门之间未协商一致的 不得向下行文 擅自行文的 上级机关应当责令其纠正或者撤销 5 上级机关向受双重领导的下级机关行文 必要时抄送该下级机关的另一个上级机关 五 联合行文同级党政机关 党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文 部门内设机构除办公厅 室 外不得对外正式行文 口遵循行文规范 行文规则 具体内容 接上页 4 GW xiez 四 发文工作目前存在的主要问题 口目前发文工作中存主要问题 口本题要点 文种选择不当或乱加请求语 有的附件说明编排不规范 误将被转发的公文当附件等 语言运用缺乏提炼枝蔓过多等 有的请示与报告不分或并用 滥用或误用文种 多头请示 越级请示仍存在 有的版记要素编排有误 有的发文字号编排不规范 四 目前发文工作中存在的主要问题 一 文种选择不当或乱加请求语有的用 申请 代替 请示 有的在请示标题中误加 请求 或 申请 要求 等 见下各例 例1 市苗圃公司关于申请增加培训经费的请示 市苗圃公司关于追加培训经费的请示 例2 建筑公司关于恳请搭建民工临时宿舍的请示 建筑公司关于搭建民工临时宿舍的请示 例3 医院关于请求设立心理门诊的请示 医院关于设立心理门诊的请示 口遵循行文规范 行文规则 存在问题 例4 国电 公司关于申请办理第四批赴港长期工作签注的请示 国电 公司关于办理第四批赴港长期工作签注的请示 国电 公司关于办理赴港长期工作签注的请示 例5 街道办事处关于请求建立老年活动站的申请 街道办事处关于建立老年活动站的请示 口遵循行文规范 行文规则 存在问题 GW xiez 二 有的 请示 与 报告 不分 有的 请示报告 并用 例1 中学关于购置计算机所需资金的请示报告 中学关于购置计算机所需资金的请示 例2 饮食公司关于翻建食品冷藏库的请示报告 饮食公司关于翻建食品冷藏库的请示 口遵循行文规范 行文规则 存在问题 GW xiez 四 目前发文工作中存在的主要问题 例3 公司关于要求开放 空港的请示报告 公司关于开放 空港的请示 例4 学院关于请求设置秘书实训室的请示报告 学院关于设置秘书实训室的请示 口遵循行文规范 行文规则 存在问题 GW xiez 遵循行文规范 行文规则 存在问题 请示与报告的区别 三 越级行文 多头行文的现象仍有存在 四 滥用文种1 对 公告 严重侵权 公示 启事 等误用成 公告 招标书用招标公告等 现在 公告 满天飞 形成文种 侵权 等现象 这是 很不正常的 条例 规定 公告 适用于向国内外宣布重要事项和法定事项 显然 只有相当级别的机关才可以使用 公告 这一文种 2 请示与请批函相混用 批准函与批复相混用 市文化局请该市财政局拨付相关经费 其写法是 市文化局关于拨付 工作会议经费的请示 市文化局关于拨付 工作会议经费的函 口遵循行文规范 行文规则 存在问题 公文中除了主送机关外只有抄送机关 抄报 应改为 抄送 校对 不属于公文格式的构成要素 应予删除 同时 分隔线也存在一些问题 例如 五 版记某些要素标识不