公文写作基本原理.ppt

公文寫作基本原理 1 辦理公務的文書 一 公文的含義 特點 作用 A 規範性文件 B 連絡單 C 行政用表單 需填寫說明 2 基本性質 A 直接效用性 務實而不務虛 區別於宣傳教育文章 B 體式規範性 八股味 3 公文的種類 A 廣義 通用文書外 法律 財經 文教 外交 軍事 稅務 工商 B 狹義 公文寫作基本原理 4 公文的特點 一 公文的含義 特點 作用 A 政策性 B 實用性 C 可靠性 虛構 想像 添枝加葉 拸花接木 D 定向性 E 時間性 迅速及時 F 規範性 種類 用途 文面統一規定 另外在結構 用語等方面約定俗成 5 公文的作用 A 頒布法規 B 指揮管理 公文起草 就是管理工作實施過程 C 交流信息 D 宣傳教育 E 商洽協調 F 憑證依據 公文寫作基本原理 1 角色意識 二 公文作者 一 A 代言人意識 代言人身份 B 群體化寫作 C 法定作者與執筆人的關系 2 思維方式 A 對象化思維 與主體化思維相反 思想 感情 意志 願望 情緒 心境 思維展開來源於對象 基本功能是辯證客觀事物 以事物的形狀 程度 性質 特征 關係 功用等為思維終端 實用性目的 不是審美目的 公文寫作基本原理 二 公文作者 二 B 模式化思維 創造性思維 結構 開頭 根據 目的 意義 主體 敘述基本事實 闡明性質意義 或提出措施要求 排列法規條文 結尾 表達方式 敘述 順敘 概敘 描寫 抒情 議論判斷多 推理少 說明多 語言模式化 來函收悉 希即遵照 擬請 敬請批復 特此函復 惠請知照 公文寫作基本原理 二 公文作者 三 C 替代思維 站在他人立場 設身處地 替他人思考 被動性 限制性 組織性 結構組織 表達方式選擇 造詞造句 非認知性 D 邏輯思維 形象思維 D 邏輯思維 形象思維 借助概念 判斷 推動反映現實的過程 而非借助於表象 想象 意象來創造 公文寫作基本原理 三 主旨 1 主旨 又可稱主題 中心思想 中心意思 主題思想 中心論點等 A 所有的公文必須有主題 旨 B 主題是公文表現的思想觀點 意見態度 是明確的理性認識 C 公文一事一文的特點決定其主旨是集中單一的 2 公文五要素 主題 材料 結構 表達方式 語言 中主題占核心地位 A 決定材料的取舍 B 支配公文的謀略布局 C 制約公文的表達方式 D 影響文章的造詞造句 公文寫作基本原理 四 公文的材料 1 事實性材料 客觀存在的現實事物 主要包括人物 事件 事物 現象 統計數字等 2 觀點性材料 作者從別人那里引用來證明自己觀點的理性認識 這些理性認識一般都在實踐中經過反復驗證 其正確性得到了人們的公認 主要包括科學原理 定義 名人名言 格言 諺語等 3 材料的選擇和使用 A 材料要真實 确确鑿 引用時完全一致 B 材料要有典型性 C 材料要新穎 公文寫作基本原理 五 公文的結構 1 結構就是文章內容的組織和銜接 布局 謀篇 2 結構的要求 A 完整性 體現在 開頭 主體 結尾齊全 各個部分相對飽滿 脈絡暢通 貫穿首尾 B 連貫性 內容連貫 過渡合理 C 嚴密性 各個部分 段落間嚴密的邏輯聯系 公文寫作基本原理 3 文章結构的環節 層次和段落過渡和照應主次和詳略開頭和結尾 A 層次含義 小于篇大于段 有時等于段 的結构單位有明顯標志 如以總則 第一章 第二章 附則來构成無明顯標志閱讀時可區分形態 并列式并列分析 不同側面考察 陳述遞進式逐步深入B 段落自然段 划分時應段意單一 段意完整 長短适度 風格統一 C 過渡段落之間 層次之間進行銜接的形式或手段 分過渡段 過渡句 關聯詞語D 照應首尾照應 例 為 制定本規定本規定從月日起施行 公文寫作基本原理 序列照應 首先 其次 最后 第一 第二 第三注釋性照應 注釋要解釋清楚E 主次層次及篇幅份量上体現主次F 詳略詳寫 略寫以主次地位及典型程度确定詳略G 開頭寫作要求 開門見山 文筆簡練常見体式 根據式開頭敘述式開頭結論式開頭目的式開頭H 結尾寫作要求 明确提出結論性意見 請求或執行要求 不可 言有盡而意無窮 公文寫作基本原理 常見体式 總結式希望式說明式 以上 套語式六 公文的語言1 公文語言的基本特征 一字入公文九牛拔不出 實用性 表達認知而非感覺 區別于文學語言 規范性 循規蹈矩詞匯 遵照辭典意義造句 語法規則嚴格修辭 一般不用夸張 通感 暗示模式性 特此函复 來函收悉 敬請批复等 公文寫作基本原理 2 語言要求 准确 例 优异 优秀 優良 鼓舞 鼓勵 煽動 簡練 盡量使用短句 适當采用文言詞語 質朴 公司常用文种類型的寫作 一 行文格式A 版頭 富士康富金 B 份號 只重要文件使用 C 秘密等級 基層較少使用 D 緊急程度E 行 受文單位 會辦單位F 文號G 主旨概括公文的主要內容 准确標明公文种類 除書名號外不用標點符號二 指揮性公文A 命令 令 人事獎懲令單位最高主管命令等B 決議C 決定 公司常用文种類型的寫作 三 指示性公文A 指示B 批复C 意見D 通知特點 功能多樣性 布置工作 傳達指示 曉諭事項 發佈規章 批轉和轉發文件 任免幹部運用廣泛性 不受限制一定的指導性 功能确定了這一特點較強的時效性 公司常用文种類型的寫作 四 曉諭性公文A 公告B 通告C 公報D 通報 适用于表彰先進 批評錯誤 傳達重要精神或情況 特點 題材的典型性思想的引導性制發的時效性類型和寫法 表彰通報 介紹先進事跡 先進事跡的性質和意義 表彰決定希望號召批評通報 錯誤事實或現象 錯誤性質或危害性的分析 懲罰決定或治理措施 提出希望要求情況通報 緣由与目的 情況与信息 希望与要求 公司常用文种類型的寫作 五 呈請性公文A 請示1 應用范圍 遇到新情況 新問題 因無章可循而沒有對策或沒有把握 需要上級給以指示 處理較為重要的事件和問題時 因涉及有關政策必須慎重對待 需要報請批准 由于受職權 條件限制 無權力或能力實施既有辦法 需上級幫助解決 對有關規定 指示有疑問需要上級給予解答 下級机關之間在較重要的問題上出現意見分歧 需要上級裁決2 請示的特點期复性 注意不可越級 單一性 一事一請示 針對性 不可推卸責任 時效性 公司常用文种類型的寫作 五 呈請性公文B 報告1 功能 應用范圍 向上級 机關 匯報工作 反映情況 提出意見或建議 答复上級 机關 的詢問 檢討工作2 報告的特點 單向性不需批复 陳述性 事后性3 報告的類型工作報告 情況報告 建議報告 答复報告 報送報告 一句話 公司常用文种類型的寫作 五 呈請性公文C 報告的寫法1 導語 背景式導語 交代報告產生的現實背景 根據式導語 交代報告產生的根據 敘事式導語目的式導語2 主体 總結式寫法 情況 原因 教訓 措施 四步寫法 指導式寫法 多用于建議報告3 結語簡略結束即可 公司常用文种類型的寫作 五 呈請性公文D 基本程序1 準備 确認報告的目的 向誰報告需要報告什么要何种程度的報告何時提出報告 擬定報告撰寫計劃 所需資料是否毫無遺漏的準備好 決定報告的形式 能用圖表時多用圖表內容應依據主管的習性而定盡量使用彩色打印2 寫法技巧 公司常用文种類型的寫作 五 呈請性公文 1 形式扉頁 標題 副標題 呈送對象 寫作人 時間 目錄 必要時使用 綱要或摘要 可使主管一眼即可理解結构完整 標題簡要准确 多分段使文章易懂 圖表的使用 數字說明目的 2 內容先求 達 易懂 簡單明了 條理分明 用字正确 不用抽象和模棱兩可的詞語 重視事實的陳述 推理合理次求 雅 和 信 用字盡量優雅 不用罕字和俚語 注意文章的气勢 廣求事實和証据 內容力求真實 考慮對方的立場 3 查核文字 標點符號 名稱 標題是否一气呵成 條理分明 六 商洽 紀要性公文 1 函用于机關之間商洽工作 詢問和答复問題 向無隸屬關系的有關部門請示批准特點 平等性和溝通性靈活性和廣泛性單一性 2 會議紀要适用于記載和傳達會議情況和議定事項与 會議記錄 的關系 公司常用文种類型的寫作 一 計劃PDCA的第一環 對今后一段時間工作活動作出預想和安排 1 特點預見性針對性可行性約束性 執行時不得違背和拖延 2 類型按領域 工作 學習 生產 教學 銷售 采購 分配 財務計划按范圍 國家 地區 單位 班組 個人按時間 長期 中期 短期按涉及面 綜合性 專題性計劃 事務性文書寫作 3 寫法 標題 四要素 單位名稱 适用時間 指向事務 文种 正文 前言 簡要說明制定計劃的背景 根据 目的 意義 指導思想主体 列出任務 並提出步驟 方法 措施 要求 結尾 書名單位名稱 時間 如需下發要蓋章或簽核二 總結對前段時間的工作活動進行全面回顧 檢查 分析 判別 從理論高度概括經驗教訓 以明确努力方向 指導今后工作 1 特點自我性 以第一人稱書寫回顧性 客觀性 經驗性 理論高度 事務性文書寫作 2 分類 按范圍 按性質 領域 按時間 按內容 全面 專題 3 內容基本情況 自身情況 單位名稱 工作