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行政公文写作 行政公文的定义 行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 行政公文构成的基本要素 文种事由收发机关生效日期 文种 文种就是公文的品种 国务院办公厅2000年8月24日发布的 国家行政机关公文处理办法 2001年1月1日起执行 规定 国家行政机关公文分为13种 一 命令 令 二 决定 三 公告 四 通告 五 通知 六 通报 七 议案 八 报告 九 请示 十 批复 十一 意见 十二 函 十三 会议纪要文种的要求 准确 规范 稳定 事由 事由是指公文的基本内容 在多数公文标题中都有极其简要的事由表述 如 中共中央关于经济体制改革的决定 事由的要求 真实 确凿 具体 收发机关 收发机关是收文机关和发文机关的合称 生效日期 公文的生效日期 多数就是发文日期而不另外标明 也有在发文日期之外 标明生效日期的 行政公文的基本格式 国家行政机关公文处理办法 规定 公文一般由发文机关 秘密等级 紧急程度 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件 印章 成文时间 附注 主题词 抄送机关 印发机关和印发日期等部分组成 可分成文头 行文 文尾三部分 文头部分 眉首 占首页的三分之一 以间隔横线与正文部分分开 1 公文份数序号 份号 公文份数序号是同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 带有保密性质的公文必须标明份号 左上角第一行 顶格 用阿拉伯数字 2 秘密等级和保密期限 公文的秘密等级是指公文秘密程度的等级 分绝密 机密 秘密三种 若无保密内容 不得标注此页 右上角第一行 顶格 秘密等级 保密期限 3 紧急程度 公文的紧急程度是指对公文送达和办理所规定的时间要求 分特急件 急件 限时送达三种 不作特别时间要求的为平件 右上角秘密等级下方 顶格 4 发文机关标识 由发文机关全称 规范化简称 加 文件 二字组成 一般红色套印 俗称 红头文件 位置居中 5 发文字号 是某一机关的某一公文的代称 也是引用和查找公文时代重要依据 发文机关标识正下方 文头部分和正文部分的间隔横线的正上方 发文机关代字 发文年度 年份 发文顺序号 序号 年份必须外加六角括号 必须用阿拉伯数字写全 不得缩写 如 2011 序号是机关发文的流水号 不能在数字前加 0 可从 1 开始 依次顺排 6 签发人 指代表 发文机关 最后核查并批准公文发出的领导人姓名 以示对签发的公文负有全面的责任 与发文字号同行 靠右排列 签发人后用 签发人姓名如 签发人 一般用在上行文中 平行文和下行文不需此项 行文部分 主体 集中而鲜明地反映出公文的基本精神 要求精确简练 简明扼要 位于间隔横线下方 居中排列 回行时要做到词意完整 排列对称 发文机关 可略 事由 可略 文种 不可略 事由一般用 关于 的 表达 标题一般不用标点符号 法规或规章名称可用 或表示 1 标题 2 主送机关 公文的主要行文对象即受理公文的机关 公文标题下方 靠右顶格 主送机关应用全称或规范化简称或同类型机关的统称 下行文的主送机关可以有若干个 排列时 同类型 相并列的机关用顿号间隔 不同类型 非并列的机关之间用逗号间隔 最后用冒号 在上行文中 一般只写一个主送机关 如需其他相关的上级机关阅知 可以用 抄送 主送机关需正确 不能再主送机关前带有感情色彩的形容词 3 正文 正文是公文的主体 位于标题或主送机关下方 开头 发文的目的 根据 原因 主体 结尾 文种的习惯用语 首行空两格 回行顶格写 结构层次的排列序数是 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 文中的数字必须用阿拉伯数字 习惯用语 成语等除外 4 附件 附件是指对正文内容作补充说明的相关资料 位于正文之后 落款之前 左上角顶格注明顺件顺序和名称 置于主件之后 与主件装订在一起 5 落款 位于正文部分或附件部分以下偏右位置 机关名称 成文年月日 印章 标题中有机关名称 则此处可省略 年月日需完整 且用汉字表达 零写成 印章要端正盖章成文日期的上方 上不压正文 下则压成文日期 做到 骑年压月 文尾部分 版记 1 附注 解释公文中的名词术语 表明公文的传达范围 使用方法等落款之下 顶格 2 主题词 主题词要反映公文的主要内容和文种 附注以下 抄送以上 数量一般三到五个 不超过七个 3 抄送机关 抄送机关指主体机关以外的其他需要阅知公文内容的上级 下级和不相隶属机关 主题词下方 印制版记 印发机关和时间 份数 上方 用等宽的平行细实线和