行政与秘书的公文写作.ppt

公司常用公文写作需把握的要点 总裁办 合法 实效 规范 严谨 总体原则 公文特点 1 2 3 4 5 1 2 3 写作程序 写作要求 1 2 3 4 5 6 公文写作要做到六个维护 常用公文类型 每一类公文都可根据实际需要 依照一定的标准再具体分为若干种 为了使各种公文都能有稳定的性质 特定的用途 并使更多的人能对这些性质和用途有准确的了解 以便于正确有效地形成和办理公文 客观上需要我们对常用的每一种公文都赋予一个能概括表明其性质 用途的统一规范的称谓 这种称谓就是文种 由于文种是经过统一规范的 称谓统一 含义精确 准确揭示了发文机关的权限 发文机关与主要受文者的工作关系 行义的目的和要求 表明了公文的具体用途 因此 正确选择并在公文上标明文种 将会给公文的形成和办理带来便利 并有助于维护公文的严肃性和有效性 常用公文类型有 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要等14种 另日常常用文稿 计划 总结 述职报告等 8 相应排版工具使用不正确 换行 空格 换行 序号 加底色 公文写作常见问题 1 文不对题 文种使用不当 望文生义 张冠李戴 4 字体不规范 文中多种字体和字号 2 格式不规范 文头 标题 主送机关排列 结构层次序号 附件不符 主 抄 送单位不正确 承办单位 承办人 3 口语化 同词不当 词不达意 语序搭配不当 5 下发前未仔细校对 错字 别字 多余符号等 6 发文口径不一致 政出多门 无归口部门统一管理 7 落款不规范 任命 命令 落款为人名 CEO 而非部门名称 不规范文件示例 参考示例 基本标准国标GB T148 标准A4复印或胶版印刷纸 重量60 80克 M2 上天头37CM 左白边28CM 版心尺寸156MM 225MM 标题2号黑体或大宋体加粗 正文3号仿宋字 每页22行 每行28字 装订线位于页面左侧 2颗书钉分别位于页面上下半部居中距左边缘1CM处 所有内容 文字 图形 符号 均应写在图文规范区域内 企业常用标准 A4 边距 CM 左2 5 右2 上2 5 下2 标题2号或小2号黑体字 正文5号宋体字 主体标识按照公文要素划分为眉首 主体 版记三部分 发文字号由发文机关代字 年份和序号组成 年份序号使用阿拉伯数字标识 年份用全称并用六角括号括入 序号不用虚位 即1不能编为001 不加 第 字 重要信息对人名 地名 时间 数字 引文出处必须具体 引用文献须先引标题后引发文字号 文内使用简称一般应先用全称 并注明简称 文稿内容及排版要求 结构层次序数依次为 一 一 1 1 文中数字除成文日期 部分结构序数和作为词素的数字必须使用汉字外 其他都应使用阿拉伯数字 标准写法 如 文中三大纪律八项注意 不能写为3或叁 8或捌 本月营业收入84 4万元不能写成八拾四点四万元 文中表格不主张使用表格 大型表格可以附件形式体现 印章标准总的要求是 上不压正文 下骑年盖月 成文日期右空4字 加盖印章应上距正文1行之内 端正 居中下压成文时间 印章用红色 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 采取调整行距 字距的措施加以解决 务使印章与正文同处一面 不得采取标识 此页无正文 的方法解决 落款要求日常文件 通知 通报只写部门名称 不必写单位名称 任 免职 人员晋升文件落款为CEO或COO签名 呈送单位 抄送单位及承办单位 承办人应写具体 成文日期用汉字将年月日标全 零写为0 不得出现大写数字 如 零 公文秘级绝密 机密 秘密 普通签发人是指代表机关核准签发或会签公文的负责人 是为了督促各部门负责人认真履行职责 体现公文的严肃性和领导人对公文的负责性 专用稿纸使用范围 专用文件稿纸 决定 决议 人员任免职 命令 重大事件 奖惩 通报 规定等专用通知稿纸 日常通知 一般业务流程和标准变更等日常办公稿纸 总结 报告 请示 函 批复 计划 简报 章程 办法 调研报告 工作研究 讲话稿等 可根据工作需要增设 会议纪要模版及批阅件模版等 建议文稿格式 常用公文写作指引 用途用于重大事项或行动作出安排时使用的具有规定性与决策性的公文 有三大特点 规定性 指导性 稳定性 结构由标题 成文时间 主送部门 正文 制发部门几大部分组成 写作要求内容合法 符合实际 结构合理 文字精炼 分类与撰写要点对重要事项作出处理或安排的决定 重点突出 事实准确 入情入理 概括简要 对重大行动作出安排的决定 首先讲清形势 其次阐明政策 原则 措施和步骤 最后要层次分明 词语严谨 庄重肯定 规定重要管理原则 办法的决定 按条款形式安排内容 重点写明应当做什么和怎样做 词语庄重准确 语气坚决肯定 1 决定 用途用于布置工作 阐明指导原则 是指导性公文 特点1 作者广泛 不限制发范围 2 具有强制约束作用 3 内容广泛 具体结构由标题 主送部门 正文 制发部门和成文时间构成 要求1 有明确的政策依据和法规依据 2 从实际出发 具有明确的针对性 3 内容明确具体 即工作原则明确政策界限清楚 措施与方法具体 4 文字表述简明易懂 条理清晰 2 指示 种类和适用范围1 指示性通知 明确交代政策依据及行文目的 并说明工作任务与执行要求 2 知照性通知 将说明的事项简要周密地交待清楚 不必议论评价和阐发意义 3 转发公文的通知 两种写法 1以简要文字写明所转发公文的制发机关 标题与转发机关的原则要求 2结合实际 对受文单位提出如何贯彻执行的指示性意见 4 发布规章的通知 需说明印发意义和施行要求 5 会议通知 一般有三种形式 1 一般性会议 写明名称 目的 时间 地点 人员 准备事项即可 2 内容比较复杂的会议 要写清名称 期限 报到时间地点 与会范围 准备事项与注意事项 入场凭证 联系单位 联系人 联系电话号码等 3 隆重会议 在会议通知之后 还应附上会议日程安排和相关资料 用途用于下达指示 布置工作 传达有关事项 传达领导意见等具体问题都可以用通知 上级机关对下级机关可用通知 平行机关之间有时也可以用通知 3 通知 特点应用广泛 告知性强 执行性强 六要素 标题 成文日期 发文机关 要求 主送机关 内容 注意事项1 依法行文 无论是指示性通知还是批转性通知 都要受机关职权制约 只有直接上级机关才能对下级发指示性通知 只有具有批准权力的机关 才可以使用批转性通知 不具有批准权力的机关或者平行机关之间 也只有重大的或者必须遵照执行的事项 才用批转 而一般事项或仅供参考的事项 则不用批转 而用转发 对本机关形成的文件或资料 用印发 2 要求具体 指示性通知主要用于布置工作 下达指示或要求办理某些事项 应该把执行要求写具体 如写上完成的时间 必要的程序等 以便受文单位贯彻执行 批转性通知要求批语的文字精炼 能够比较深刻而准确地体现上级领导机关的政策水平 工作意图和发文目的 对全局工作有普遍的指导意义 但切忌过于简单 如果没有对被批转 转发的文件进行评价 提出的要求不具体 目的不清楚 下级机关也难以执行 也就达不到发通知的目的 3 重点突出 通知的主要特点是告知性强 要把事项交代清楚 就要求在撰文时分清通知事项的主次 按其轻重缓急 层层展开 突出重点 把主要事项讲清说透 特点1 具有教育性质 2 通过事实与数据来表达作者的观点和意图 3 具有较强的时效性 结构由标题 主送部门 有时可以省略 正文 开头写明批评或表彰对象的基本情况 中心部分写明事实 结尾部分写明批评或表彰决定 提出希望要求 若情况通报则写明针对情况所提出的对策 日期四部分组成 要求内容典型 材料真实 叙述具体 分析入理 其中 表彰性通报 重在把事迹写深写细 批评性通报除要求平实准确之外 还要注意不良影响 情况通报 应写明通报的情况 应采取的对策和希望与要求 做到五个清楚 事实 责任 依据 结果 要求 4 通报 用途用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或情况 用途是向上级汇报工作 反映情况 提出意见和建议及答复上级机关询问的使用的陈述性公文 根据内容分为工作报告 调查报告 答复询问的报告 特点使用普遍 适用面广 平铺直述 不需批复 要求概括叙述 避免冗长 重点突出 中心明确 提供信息 点面结合 实事求是 不带请求 把握好六个方面1 需要上级知晓掌握的事项 2 事项的来龙去脉要如实写清楚 注意五要素 3 事项已产生或将产生什么结果 4 采取的对策和措施有几条 5 提出意见和建议 6 报告 领导可批复可不批复 5 报告 特点1 使用比较广泛的上行文 2 属于要求领导必须予以回复的公文 3 内容属于本机关职权范围内无权处理或难以处理的问题或事项 4 表达方式上采用叙述和说明 忌用议论 结构由标题 主送部门 正文 附件 制发部门与成文时间六部分组成 要求观点鲜明 理由具体 层次清楚 表述明确 主题集中 一文一事 选择主送 忌送多头 把握五要点1 要达到什么目的或结果 2 要作利弊分析 3 要有方法措施 4 要有倾向性意见或建议 5 要领导或上级批复 6 请示 用途是下级向上级请求指示或批准的呈请性公文 特点1 制成于会议后期或会议结束之后 2 具有一定的约束力 要求与会单位或下属单位予以遵守或执行 3 具有知照性 参考性 规定性 协议性 指导性等多种性质 4 结构由标题 成文时间 正文三部分构成 分类会议纪要可分为例会 专题性会议 座谈会 现场会等 写法专题会议用归纳叙述法 例会用分条列项法 座谈会先概括后分述发言 专题会概括成若干层次 按小标题分项叙述 座谈会先按逻辑关系分列问题 再按发言顺序分别叙述 例会按讨论顺序整理纪要 各类纪要均要明确会议期望 要求或号召 7 会议纪要 用途用于记载和传达会议情况与要求有关单位共同执行的议定事项 把握六要点1 何时何地何组织机构开了何种会 2 参加会议人员名单 分正式和列席 3 会议主持人是谁 4 研究通过或形成了哪些决议 决定 5 有何安排部署 6 会议记录人 写作要求真实准确 主持签发 突出重点 简明精炼 层次分明 条理清楚 7 会议纪要不加盖印章 不标识主送机关 用途对即将开展工作的设想和安排 如提出任务指标 完成时间步骤方法等 种类按内容分 有全面的综合性计划 有单项计划等 按覆盖的范围分 有系统的 部门的 单位的 个人的计划等 按针对的时间分 有多年性的 一般又称为规划 有近期的 如年度 季度 月份的计划等 按计划的详细程度分 有计划要点 简要计划和详细计划 五项原则对上负责 切实可行 集思广益 突出重点 防患未然 六个环节任务目标 实施步骤 责任区分 完成时限 标准要求 奖惩规定 8 计划 用途是对过去某一时期或某项工作的情况 包括成绩 经验和存在的问题 的总回顾 评价和结论 分类全面总结 专题总结 个人总结结构一般分为 标题 主送机关 正文 署名四部分 要到两抓两结合大而全的工作总结抓重点 单项或阶段性工作抓特点 数字表格和文字表述相结合 典型事例和高度概括相结合 9 总结 用途 查找履行职责情况 自我评述性的汇报 突出表现德 能 勤 绩四个方面 要点 一 要实事求是 忌华而不实讲实话 讲心里话 不自吹自擂也不过分谦虚 肯定成绩时 也敢于承担责任 真正全面地体现出述职者德 能 勤 绩四个方面的情况 二 要突出重点 忌报流水帐抓住主要成绩来写 不要事无巨细 一概罗列 三 要情理相宜 忌考虑个人要有适当的感情色彩 不可融入过多 肯定成绩 找出差距